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科研档案是指在科学研究活动中形成的经过整理具有保存价值的、可归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案是院校科研人员学术水平的真实记录，是科研人员知识与智慧的积累。随着院校科研水平的迅速提升，科研活动的范围越来越广，科研档案的内容也日益丰富。如何对科研档案进行规范化管理，并对科研档案资源进行重新整合，充分利用，目前已经成为院校科研人员和档案工作者必须认真思考的一个重要问题。
一、院校科研档案管理规范化的基本要求
院校科研档案工作的主要任务是：认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法，正确地组织科研材料的归档，科学地做好保护与管理工作，充分发挥科研档案为教学服务、为科研服务的作用。科研档案的任务决定了科研档案管理的规范化应当包括以下几方面的内容。
1、科研文件形成与科研文件归档的规范化。即要求承担项目单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。科研文件归档范围包括：科研准备阶段中科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件；研究实验阶段中各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请等有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况；成果和奖励申报阶段中的成果和奖励申报资料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结等。
2、科研档案管理和对科研工作指导检查的规范化。档案馆要严格按照科研档案管理原则对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化、科学化管理。这就要求科研档案要有专用库房或柜架保管；档案部门要对接收的科研档案按有关规定划分保管期限和密级，定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定；要对科研材料进行必要的加工整理、鉴定，编制必要的检索工具和参考资料，建立健全科研档案保密、利用、统计、更改等各项管理制度；档案部门和科研管理部门要对科研档案工作进行定期检查，及时掌握科研工作及科研档案管理工作的落实情况、科研档案与科研管理工作“四同步”情况、材料归档情况、制度执行情况、档案统一管理情况、科研档案开发利用情况等。
3、科研档案信息资源开发与利用的规范化。科研档案信息资源开发与利用的规范化要求大力开发科研档案信息资源，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展服务；加强与其他院校的横向联系，开展科研档案信息交流；加强科研档案的加工整理工作，例如，编制必要的检索工具、编撰档案参考资料如简介、文摘、汇编、手册、图集、史料等，积极为科研档案利用者提供信息服务。
二、院校科研档案管理规范化的重要意义
1、有利于院校科研工作的开展，推进知识创新。科研档案是反映科研活动的系统的历史资料，也是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科技管理水平、以及使科学技术转化为社会生产力的重要条件和依据。
2、有利于科研成果的迅速转化，促进知识物化。开发利用档案信息资源是科研档案管理工作的重要环节，这就要求档案馆在不违背法规制度的前提下，大力开发、传播科技信息资源，促进科研成果开发利用。科研档案管理规范化要求档案部门成为科技开发的中介。
3、有利于提高科研人员的素质，增强创新能力。科研档案管理的规范化要求对科研项目进行全过程管理。这对于目前院校中自发组织从事科研工作的人员来说，造成了科研档案管理的规范化要求与他们在科研档案形成与归档活动中自由化倾向的矛盾。院校科研部门通过加强科研工作指导，加强思想教育与组织管理，按照规范要求使管理方法科学化、管理工作计划化、管理手段现代化，有利于使广人科研人员在规范指引下不断地提高自身的综合素质和创新能力。
三、院校科研档案管理规范化存在的主要问题
1、科研档案管理制度不够健全。目前，多数院校没有健全的科研档案管理制度，在科研档案归档管理方面缺少行之有效的制约手段，致使院校科研档案归档管理工作处于失控状态。档案部门、科研业务主管部门、科研档案形成单位之间管理权限不明确，有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取原件，不予归还，造成科研成果载体的院校科研档案不能系统完整归档，处于分散零乱的保管状态。另外，要求归档的资料必须是原件，但因为没有相关的制度进行制约，广大教员如果不配合，档案管理员因为无章可循、无法可依，也只好听之任之，责任心不强。
2、科研工作人员缺乏归档意识。科研档案的收集是档案管理工作中难度较大的一环。由于学校没有制定严格的科研档案管理办法和制约措施，平时言传教育工作做得又不够，科研人员对科研档案工作的意义缺乏了解，不重视，认为在科研过程中形成的材料和成果出版或发表后的信息反馈材料归不归到自己的档案中无关紧要。平时只注重埋头搞科研而不注意保存或没有及时归档自己在科研活动中形成的各种材料，最终导致材料的缺失，严重影响了科研档案的完整性、系统性和准确性。
3、科研档案管理人员素质亟待提升。科研档案管理人员必须了解科学研究的一般规律和程序，掌握本单位科学研究涉及有关专业领域的基本知识，才能真正把握每个科研项目具体应产生多少文件，哪些文件是关键性材料。在实际工作中，由于科研档案人员科学素养不够，缺乏相应的专业知识，其会同科研管理部门根据科研流程制定的归档范围千篇一律，不具有多少实用价值，直接造成了科研档案材料的漏歸、少归。
四、院校科研档案管理规范化的对策措施
1、制定完善的科研档案管理制度。要对负责科研档案的工作人员以及科研人员归档移交和接收、管理、利用等做出明确规定，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，管理有措施。首先，要真正落实“三纳入”、“四同步”制度。“三纳入”即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围;同时要做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。
2、全面提高科研人员的归档意识。要采取多渠道、多形式广泛学习贯彻《档案法》，进一步提高科研人员对科研档案重要性的认识，使之了解和熟知档案法，增强档案意识。在所从事的科研工作中，进一步认识到材料的形成、积累、整理、归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒为己有”，明确了科研人员在科研档案方面的法定权利和义务。要设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，调动其积极性，在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动院校科研档案管理工作的发展。
3、加强科研档案管理队伍的建设。档案工作是一项专业性较强、业务要求较高的工作，加强队伍建设是做好建档工作的关键。院校应重视科研档案管理人员队伍建设，并不断通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导，使他们的业务水平不断提高。科研档案管理现代化是科研档案管理规范的重要手段。科研档案管理员应该主动以现代管理学方面的知识武装自己，不断优化自身的知识结构和能力结构，提高综合素质，以适应信息化社会对档案管理人员的要求。同时，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，尽快依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合。另外，院校还应该不断增加投入，购置科研档案工作所需要的管理设备，改善管理手段，从而实现科研档案管理的规范化。
（作者单位：军事经济学院科研部）
一、院校科研档案管理规范化的基本要求
院校科研档案工作的主要任务是：认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法，正确地组织科研材料的归档，科学地做好保护与管理工作，充分发挥科研档案为教学服务、为科研服务的作用。科研档案的任务决定了科研档案管理的规范化应当包括以下几方面的内容。
1、科研文件形成与科研文件归档的规范化。即要求承担项目单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。科研文件归档范围包括：科研准备阶段中科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件；研究实验阶段中各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请等有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况；成果和奖励申报阶段中的成果和奖励申报资料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结等。
2、科研档案管理和对科研工作指导检查的规范化。档案馆要严格按照科研档案管理原则对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化、科学化管理。这就要求科研档案要有专用库房或柜架保管；档案部门要对接收的科研档案按有关规定划分保管期限和密级，定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定；要对科研材料进行必要的加工整理、鉴定，编制必要的检索工具和参考资料，建立健全科研档案保密、利用、统计、更改等各项管理制度；档案部门和科研管理部门要对科研档案工作进行定期检查，及时掌握科研工作及科研档案管理工作的落实情况、科研档案与科研管理工作“四同步”情况、材料归档情况、制度执行情况、档案统一管理情况、科研档案开发利用情况等。
3、科研档案信息资源开发与利用的规范化。科研档案信息资源开发与利用的规范化要求大力开发科研档案信息资源，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展服务；加强与其他院校的横向联系，开展科研档案信息交流；加强科研档案的加工整理工作，例如，编制必要的检索工具、编撰档案参考资料如简介、文摘、汇编、手册、图集、史料等，积极为科研档案利用者提供信息服务。
二、院校科研档案管理规范化的重要意义
1、有利于院校科研工作的开展，推进知识创新。科研档案是反映科研活动的系统的历史资料，也是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科技管理水平、以及使科学技术转化为社会生产力的重要条件和依据。
2、有利于科研成果的迅速转化，促进知识物化。开发利用档案信息资源是科研档案管理工作的重要环节，这就要求档案馆在不违背法规制度的前提下，大力开发、传播科技信息资源，促进科研成果开发利用。科研档案管理规范化要求档案部门成为科技开发的中介。
3、有利于提高科研人员的素质，增强创新能力。科研档案管理的规范化要求对科研项目进行全过程管理。这对于目前院校中自发组织从事科研工作的人员来说，造成了科研档案管理的规范化要求与他们在科研档案形成与归档活动中自由化倾向的矛盾。院校科研部门通过加强科研工作指导，加强思想教育与组织管理，按照规范要求使管理方法科学化、管理工作计划化、管理手段现代化，有利于使广人科研人员在规范指引下不断地提高自身的综合素质和创新能力。
三、院校科研档案管理规范化存在的主要问题
1、科研档案管理制度不够健全。目前，多数院校没有健全的科研档案管理制度，在科研档案归档管理方面缺少行之有效的制约手段，致使院校科研档案归档管理工作处于失控状态。档案部门、科研业务主管部门、科研档案形成单位之间管理权限不明确，有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取原件，不予归还，造成科研成果载体的院校科研档案不能系统完整归档，处于分散零乱的保管状态。另外，要求归档的资料必须是原件，但因为没有相关的制度进行制约，广大教员如果不配合，档案管理员因为无章可循、无法可依，也只好听之任之，责任心不强。
2、科研工作人员缺乏归档意识。科研档案的收集是档案管理工作中难度较大的一环。由于学校没有制定严格的科研档案管理办法和制约措施，平时言传教育工作做得又不够，科研人员对科研档案工作的意义缺乏了解，不重视，认为在科研过程中形成的材料和成果出版或发表后的信息反馈材料归不归到自己的档案中无关紧要。平时只注重埋头搞科研而不注意保存或没有及时归档自己在科研活动中形成的各种材料，最终导致材料的缺失，严重影响了科研档案的完整性、系统性和准确性。
3、科研档案管理人员素质亟待提升。科研档案管理人员必须了解科学研究的一般规律和程序，掌握本单位科学研究涉及有关专业领域的基本知识，才能真正把握每个科研项目具体应产生多少文件，哪些文件是关键性材料。在实际工作中，由于科研档案人员科学素养不够，缺乏相应的专业知识，其会同科研管理部门根据科研流程制定的归档范围千篇一律，不具有多少实用价值，直接造成了科研档案材料的漏歸、少归。
四、院校科研档案管理规范化的对策措施
1、制定完善的科研档案管理制度。要对负责科研档案的工作人员以及科研人员归档移交和接收、管理、利用等做出明确规定，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，管理有措施。首先，要真正落实“三纳入”、“四同步”制度。“三纳入”即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围;同时要做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。
2、全面提高科研人员的归档意识。要采取多渠道、多形式广泛学习贯彻《档案法》，进一步提高科研人员对科研档案重要性的认识，使之了解和熟知档案法，增强档案意识。在所从事的科研工作中，进一步认识到材料的形成、积累、整理、归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒为己有”，明确了科研人员在科研档案方面的法定权利和义务。要设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，调动其积极性，在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动院校科研档案管理工作的发展。
3、加强科研档案管理队伍的建设。档案工作是一项专业性较强、业务要求较高的工作，加强队伍建设是做好建档工作的关键。院校应重视科研档案管理人员队伍建设，并不断通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导，使他们的业务水平不断提高。科研档案管理现代化是科研档案管理规范的重要手段。科研档案管理员应该主动以现代管理学方面的知识武装自己，不断优化自身的知识结构和能力结构，提高综合素质，以适应信息化社会对档案管理人员的要求。同时，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，尽快依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合。另外，院校还应该不断增加投入，购置科研档案工作所需要的管理设备，改善管理手段，从而实现科研档案管理的规范化。
（作者单位：军事经济学院科研部）