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［摘 要］ 随着信息技术的发展，人们的工作和生活越来越离不开计算机。技工学校档案管理工作也要适应这一趋势，努力发展电子档案，并完善其各方面的管理工作，提高档案管理质量，为技工学校发展提供有利条件。
［关键词］ 电子档案； 技工学校； 档案管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 01 . 027
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）01- 0058 - 02
随着信息技术的发展以及计算机与网络技术的成熟，人类的各项活动越来越多地依赖于计算机。电子文件的出现是社会发展的必然，在当今社会各项活动中，电子文件已经成为人类信息流通的主要形态之一。档案工作者必须顺应这种趋势，加强电子档案的管理，促进技工学校的发展。
一、电子档案的特点分析
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性、联系性、社会性特征外，还具有其他的特点：第一，对软硬件系统的依赖性。电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，只有通过相应的软硬件及解密，才可以窥得电子档案信息的全貌。技术的更新、软硬件设备的升级也会导致原有的信息无法识别。第二，存储的高密度性。电子档案信息存储的信息密度大，稍微不注意都会导致大量的信息被破坏。第三，信息与载体之间的可分离性。电子档案信息载体和信息之间可以分离，信息易于更改，易于复制，易于传输，能够在网络环境下自由流动，容易导致电子信息出现安全问题。第四，传输的广域性。电子档案的处理环境是计算机及网络技术，信息可以共享，摆脱时间和空间的制约。
二、电子档案的安全性
电子档案通过计算机进行操作，它具有非人工识读性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等特性，同时，在电子档案的管理和操作过程中会产生误操作、丢失、病毒及黑客入侵等问题。因此，我们要加强对电子档案的安全管理工作。
１． 采用技术防范
电子档案要实现安全管理首先要从技术上进行防范。可以为档案网络加装防火墙和入侵检测、杀毒软件。为安全起见，档案管理人员应对电子档案载体进行定期的检测和备份。检测可根据学校具体情况，每年或每半年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。抽样检测样品数量应不少于２０％。拷贝应每两年一次，对重要资料可以要求多重备份，以防数据丢失。另外还可以采用身份验证和文档加密手段，以防止电子档案安全问题的发生。
２． 要健全规章制度
为确保电子档案的安全性，我们必须建立一套完整的规章制度来规范档案管理人员的行为，防止由于人为原因造成的档案安全问题。要建立岗位责任制，落实岗位责任，实现人尽其责。对档案工作人员加强管理和教育，加强对密码、机房的安全管理，加强对应用软件、数据库管理的维护工作。
三、电子档案管理人员的培养
现阶段，我国技工学校档案管理专业人才缺乏，个别工作人员对档案管理工作知识和技术较差，有些人经过简单的培训，有些人甚至没有经过培训就上岗。现阶段，电子档案管理工作不同于传统的档案管理工作，电子档案管理人员素质低下，导致技工学校电子档案管理工作效率低下。
１． 对电子档案管理人员的要求
电子档案的管理人员，不但要具备电子计算机应用知识及自然科学基础知识，如电子计算机技术、网络技术、办公自动化技术等，还要掌握档案知识，并熟练地掌握英语。档案管理人员同时还要有良好的思想道德品质、认真的工作态度以及为学校和档案工作奉献的精神。
２． 对电子档案管理人员的选拔和培训
选拔电子档案管理人员可以从以下几方面来进行：第一，从社会上招募。从社会上广泛招集具有本科学历，懂电子计算机软硬件技术的技术人员，由相关部门进行集中培训，使他们快速掌握档案管理的基础知识、管理环节等。当然这部分人员在上岗后还需要由一些资历比较深的工作人员来指导，以防止其由于知识不扎实导致问题。第二，从高校招聘。高校是人才培养的主要阵地。技工学校可以从高校档案专业应届毕业生中选拔优秀人才来充实档案管理的队伍。各高等院校的档案专业，要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求，对学生进行严格的教育和培训。要使其不但掌握电子计算机相关知识，还要掌握档案学相关知识，要尽快造就成批的电子档案管理人员，为满足社会需求发挥其应有的作用。第三，从现有的档案人才中选拔。现有的档案管理人员中，也有许多的人才，虽然他们对电子档案可能不太熟悉，但只要经过相关的培训，他们也能很好地工作。我们可以从档案战线抽调一批具有本科学历，且对电子档案有一定了解的档案人员，由相关部门进行培训，使其能掌握电子计算机网络技术、电子计算机软硬件技术等相关技术，然后充实到电子档案管理队伍中来，为技工学校的档案管理工作发展贡献力量。
四、电子档案与纸质档案的并存
电子档案正在以很快的速度发展，并有取代纸质档案的趋势。当然，不可否认，电子档案确实有很大的优势，如便于查询和整理，便于长久的保存。但是我们也不能忽视了电子档案的不利方面。电子档案的安全性是很值得我们考虑的。在相当长的一段时期内，我们应该既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不能放松对纸质档案的管理，在坚持档案管理基本原则的同时，又不妨碍电子档案根据自身的特殊性创建自己的保管方法、技术和标准。我们要充分发挥电子档案和纸质档案的优势互补作用，扬长避短，实现二者的有机结合。
电子档案的发展已经是技工学校档案发展的必然趋势。技工学校要重视档案管理的作用，充分支持电子档案的管理和发展，提高档案管理的质量。
主要参考文献
［１］ 孟微．浅析电子档案的生命周期与管理［Ｊ］．黑龙江史志，２０１０（１３）：７６．
［２］ 王芳．电子档案及其网络安全性［Ｊ］．档案管理，２０１０（４）：８６．
［３］ 江微．浅谈电子档案的保管与利用［Ｊ］．办公自动化，２０１０（１２）：１９．
［关键词］ 电子档案； 技工学校； 档案管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 01 . 027
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）01- 0058 - 02
随着信息技术的发展以及计算机与网络技术的成熟，人类的各项活动越来越多地依赖于计算机。电子文件的出现是社会发展的必然，在当今社会各项活动中，电子文件已经成为人类信息流通的主要形态之一。档案工作者必须顺应这种趋势，加强电子档案的管理，促进技工学校的发展。
一、电子档案的特点分析
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性、联系性、社会性特征外，还具有其他的特点：第一，对软硬件系统的依赖性。电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，只有通过相应的软硬件及解密，才可以窥得电子档案信息的全貌。技术的更新、软硬件设备的升级也会导致原有的信息无法识别。第二，存储的高密度性。电子档案信息存储的信息密度大，稍微不注意都会导致大量的信息被破坏。第三，信息与载体之间的可分离性。电子档案信息载体和信息之间可以分离，信息易于更改，易于复制，易于传输，能够在网络环境下自由流动，容易导致电子信息出现安全问题。第四，传输的广域性。电子档案的处理环境是计算机及网络技术，信息可以共享，摆脱时间和空间的制约。
二、电子档案的安全性
电子档案通过计算机进行操作，它具有非人工识读性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等特性，同时，在电子档案的管理和操作过程中会产生误操作、丢失、病毒及黑客入侵等问题。因此，我们要加强对电子档案的安全管理工作。
１． 采用技术防范
电子档案要实现安全管理首先要从技术上进行防范。可以为档案网络加装防火墙和入侵检测、杀毒软件。为安全起见，档案管理人员应对电子档案载体进行定期的检测和备份。检测可根据学校具体情况，每年或每半年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。抽样检测样品数量应不少于２０％。拷贝应每两年一次，对重要资料可以要求多重备份，以防数据丢失。另外还可以采用身份验证和文档加密手段，以防止电子档案安全问题的发生。
２． 要健全规章制度
为确保电子档案的安全性，我们必须建立一套完整的规章制度来规范档案管理人员的行为，防止由于人为原因造成的档案安全问题。要建立岗位责任制，落实岗位责任，实现人尽其责。对档案工作人员加强管理和教育，加强对密码、机房的安全管理，加强对应用软件、数据库管理的维护工作。
三、电子档案管理人员的培养
现阶段，我国技工学校档案管理专业人才缺乏，个别工作人员对档案管理工作知识和技术较差，有些人经过简单的培训，有些人甚至没有经过培训就上岗。现阶段，电子档案管理工作不同于传统的档案管理工作，电子档案管理人员素质低下，导致技工学校电子档案管理工作效率低下。
１． 对电子档案管理人员的要求
电子档案的管理人员，不但要具备电子计算机应用知识及自然科学基础知识，如电子计算机技术、网络技术、办公自动化技术等，还要掌握档案知识，并熟练地掌握英语。档案管理人员同时还要有良好的思想道德品质、认真的工作态度以及为学校和档案工作奉献的精神。
２． 对电子档案管理人员的选拔和培训
选拔电子档案管理人员可以从以下几方面来进行：第一，从社会上招募。从社会上广泛招集具有本科学历，懂电子计算机软硬件技术的技术人员，由相关部门进行集中培训，使他们快速掌握档案管理的基础知识、管理环节等。当然这部分人员在上岗后还需要由一些资历比较深的工作人员来指导，以防止其由于知识不扎实导致问题。第二，从高校招聘。高校是人才培养的主要阵地。技工学校可以从高校档案专业应届毕业生中选拔优秀人才来充实档案管理的队伍。各高等院校的档案专业，要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求，对学生进行严格的教育和培训。要使其不但掌握电子计算机相关知识，还要掌握档案学相关知识，要尽快造就成批的电子档案管理人员，为满足社会需求发挥其应有的作用。第三，从现有的档案人才中选拔。现有的档案管理人员中，也有许多的人才，虽然他们对电子档案可能不太熟悉，但只要经过相关的培训，他们也能很好地工作。我们可以从档案战线抽调一批具有本科学历，且对电子档案有一定了解的档案人员，由相关部门进行培训，使其能掌握电子计算机网络技术、电子计算机软硬件技术等相关技术，然后充实到电子档案管理队伍中来，为技工学校的档案管理工作发展贡献力量。
四、电子档案与纸质档案的并存
电子档案正在以很快的速度发展，并有取代纸质档案的趋势。当然，不可否认，电子档案确实有很大的优势，如便于查询和整理，便于长久的保存。但是我们也不能忽视了电子档案的不利方面。电子档案的安全性是很值得我们考虑的。在相当长的一段时期内，我们应该既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不能放松对纸质档案的管理，在坚持档案管理基本原则的同时，又不妨碍电子档案根据自身的特殊性创建自己的保管方法、技术和标准。我们要充分发挥电子档案和纸质档案的优势互补作用，扬长避短，实现二者的有机结合。
电子档案的发展已经是技工学校档案发展的必然趋势。技工学校要重视档案管理的作用，充分支持电子档案的管理和发展，提高档案管理的质量。
主要参考文献
［１］ 孟微．浅析电子档案的生命周期与管理［Ｊ］．黑龙江史志，２０１０（１３）：７６．
［２］ 王芳．电子档案及其网络安全性［Ｊ］．档案管理，２０１０（４）：８６．
［３］ 江微．浅谈电子档案的保管与利用［Ｊ］．办公自动化，２０１０（１２）：１９．