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［摘要］“句无可削、字不得减”是衡量文章简练与否的标准，公文担当处理公务的重任，在简练为文方面较其他文体有更严格的要求。结合公文写作教学的实践，文章探讨了简化公文的相关技巧。
［关键词］公文写作教学 简化技巧 探讨
［作者简介］李国英（1969- ），女，河南唐河人，平顶山工业职业技术学院文秘教研室主任，讲师，硕士，研究方向为应用文写作教学。（河南平顶山467001）
［中图分类号］G424.1［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2007）18-0148-02
公文是法定组织在公务活动中撰写的表达其工作实施意图与措施，并具有一定法定效力与规范体式的文书，是党政机关、企事业单位和社会团体处理公务的工具，具有很强的实用性、鲜明的政策性和严肃的法定性。因此在简练为文方面，公文较其他文体有更严格的要求，既要符合“句无可削、字不得减”的标准，又要达到“言简
意赅、文约事丰”的效果。这就要求教师在公文写作教学中不断进行探索，使学生掌握简化公文的技巧。
一、准备工作的技巧
“凡事预则立”。写作教学的实践证明，做好写作前的准备工作，对简化公文可以起到事半功倍的效果。
首先，要做好调查研究工作。动笔前，要在充分领会制文意图和公文主旨的基础上，对所写对象进行调查了解，广泛地收集材料。在广泛掌握材料的基础上，根据公文主旨的要求，正确地选择和运用材料，凡是与主题无关的词汇、语句都要舍弃。这样才能避免写作中因不着边际而空话连篇，或因无充分的材料支撑而主题不丰满。例如，模拟写作“在校庆30周年会议上的讲话”，要求学生先收集有关会议议题、与会者、开会时间、开会地点和有关会议的保障等资料，做到有的放矢。同时，还要设法了解与会者的身份，特别是一些特殊人物，比如上级领导、来宾、特邀人员、老同志等等，以增强写作的针对性。通过训练，不仅可以提高学生的写作水平而且能够培养他们收集和利用信息的能力。
其次，整理写作思路。这是动笔前十分重要的环节，文章的结构与质量，主要取决于作者的思路。因此，写作前要先理顺思路，对于任务急、篇幅短的公文，多采取打腹稿的办法；而对于复杂的公文最好先列提纲。动笔前，对于公文的层次、段落、篇幅的长短都事先考虑清楚，把大小标题、开头结尾、过渡照应等都列出来，形成一个比较成熟的提纲。重要公文，尤其是多人参与写作的公文，如工作报告之类，提纲应尽可能列得详细一些。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇像样的公文。
二、开门见山的技巧
俗话说，“好的开始是成功的一半”。出于对开头的重视，许多学生在开篇时极尽铺张渲染之能事，制造出一定的氛围后才切入正题，结果不是显得头重脚轻，就是整篇文章不乏繁文缛词。公文的特点决定了开头不能像文学作品那样进行铺垫，而是愈简洁愈好。开头应当点题或揭示公文的内容走向，并领起下文。
1.概述情况。这种方式要求开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。
2.说明根据。开头即引用上级指示精神或有关法律、法规，常以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文，鲜明标示出行文有据，表明公文内容的权威性。通知、批复、规章等常这样开头。
3.直陈目的。开头常用“为了”“为”等领起下文。法规、规章、决定、通知等公文常用此方式。
4.交代原因。开头常用“由于”“因为”“鉴于”等领起下文，也可直接陈述发文原因。
5.阐明观点。开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。
6.表明态度。开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。
7.引述来文。开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。公文中的复函、批复普遍使用此方式开头。
8.提出问题。开头提出问题，提示公文的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。
三、提炼语言的技巧
公文的作用主要是传递信息与指令，其实用性的目的要求公文用语必须简洁，即用比较精练的文字表达丰富的内容，从而使受文者一目了然，而不必在无谓的文字阅读上花费时间和精力。而初学者往往因为缺乏经验找来很多参考材料，觉得哪句话都好，一概采用，结果文章写得很长还不切中要害。
1.运用概括性语言。尽可能用最少的语言，清楚明白地表达更丰富的内容，达到“以一当十”的效果。这样的例子，俯拾皆是。《婚姻法》第三章第27条规定：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。”而修改之前的法律条文是这样的：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”修改后的条文用16个字代替原条文40个字。前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成“继父母与继子女双向都不得虐待或歧视”。
2.尽量使用短句。公文中除了在阐发道理，说明事物性质、状态，叙述复杂或精细的事物时用长句外，其他多用短句。长句的成分较多，读者常常需要反复阅读，才能明白句子的含义，不符合公文讲究实效的特点。而用短句，简短的几个字，意思就能表达清楚，且文笔简练、流畅。如党的“十六大”报告中有大量的短句，如“继往开来，与时俱进，全面建设小康社会”“和平的力量，正义的力量，进步的力量，终究是不可战胜的”“万众一心，发愤图强”等。此外，使用缩略句，如“经与财政局商榷”；使用无主句，如“请示收悉答复如下”，都可以达到简化公文的效果。
3.使用专用词语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语，这就是公文专用语。这些词语的使用，有助于文章表述得简练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”的话，文字多了一倍，意思却一点没变。常用的专用词语有开头用语、承启用语、结尾用语、称谓用语、经办用语、引叙用语、表态用语、批转用语、征询用语等。在写作实践中，需要根据不同的文种和写作要求选择使用。
4.多用单音节词。这是公文对文言词语的继承，继承文言词语的一个主要原因，即文言词语比现代汉语更精练，也是公文用语权威性和庄重性的体现。如“共识”代替“共同的认识”；“已经”代替“已经经过”。通过以下公文的练习，可以使学生更好地掌握单音节词的用法（以下是经学生修改后的公文，有下划线的字都是删去的，括号中的字是添加或者改正的）。
“查我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期，往往官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国）这些文化遗产蒙受莫大的损失。现在，（今）反动政权（业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使，没有阻碍了，为了防止这些珍贵文物图书继续失散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行办法》，随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单位遵照办理为要。”其中，用“我国”取代“我们国家”，用“官商”取代“官僚商人”，用“盗运”取代“偷盗贩运”，用“业已”取代“已经被”，用“海陆”取代“海上陆上”等，这些单音节词的替代不仅没有改变文章的内容，而且使文章显得更加严谨、庄重。
四、运用数字的技巧
善用数字简化文字表述是简化公文的一种好方法，要让学生充分认识到数字在简化公文方面所起的作用。来看下面的一段文字：
“五年来我国平均每年年均新增电话用户1亿户，目前中国的电话用户已达到8.2亿户，居世界第一。其中，固定电话3.7亿户，是2001年的2倍；移动电话4.5亿户，是2001年的3倍；互联网用户突破1.2亿户，是2001年的4倍；电子信息产品进出口额达到5200亿美元，是2001年的近5倍；电子信息产品销售收费达到3.84万亿元，是2001年的6倍。2005年信息产品增加值占全国GDP的比重已经达到了7.2％，信息产业已经成为中国的基础性、先导性和支柱性产业。”
这是信息产业部副部长蒋耀平先生在2006年12月11日中国加入世贸组织五周年纪念活动上的讲话，其中包含绝对数、平均数、百分数、对比数和倍数。绝对数可以简明清晰地说明各种通讯工具的数量；平均数表现了通讯业的发展水平；百分数表明了加入世贸后通讯业的工作成绩和变化的情况；对比数和倍数在比较入世前后通讯业不同发展程度的时候，可收到强烈的、鲜明的效果，是用文字叙述所不能达到的。通过分析，学生不仅认识了数字的重要性而且学习了各种数字在公文中的用法。
为了言简的需要，在公文中常对一些特定内容的长句，以数词手法进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”等。采用这种浓缩句式的方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩使句意难懂，甚至带来歧义。
数字的使用固然能起到简化公文的效果，但若使用不当，则会影响表达的准确性，从而适得其反。在学生习作中常常会出现数字不实、数字“打架”、数字增减时用词不准确、数字书写不规范等现象。比如增加数字时往往把增加到多少写成增加了多少，前者是原数加上增加数，后者则只表明增加数，不能混淆。
所以，在公文写作中使用数字，首先，要注意核实数字的准确性，选取最具说服力的数字，不要形成数字罗列；其次，不要孤立引用数字，要做纵向或者横向的比较，以增加使用效果。
五、修改的技巧
“三分写，七分改”，修改是公文写作的最后一道程序。通过修改，使文章符合“句无可削，字不得减”的标准，从而达到简化公文的目的。在写作教学中，应本着“宁求精不求多”的原则，让学生在对公文一次次修改的过程中，逐步把握写作的要领，做到熟能生巧。
修改的重点是16个字：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘与深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否正确、深刻、鲜明和集中。第二，改动材料。累赘的，要删减；不足的，要增补；过细的，要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚、联结不紧凑、交代不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的字、词、句、段删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成分；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改的方式有三种：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请大家共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏颇。四是求助高手。可请写作经验丰富者帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执己见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写作方面有长进，就必须要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。
此外，用增加附件的办法，使用成语、格言、比喻的手法等，也可以达到简化公文的目的。当然，简化公文的技巧不止这些，有待于在以后的教学实践中去不断探索和积累。
［参考文献］
［1］陈功伟.最新公文精要［M］.广州：广东人民出版社，2001.
［2］郭冬.当秘书写作［M］.北京：高等教育出版社，2004.
［3］秦浩波.浅谈公文的语言艺术［J］.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2003（1）.
［4］方玉军.也谈公文的语言艺术［J］.办公室业务，2005（2）.
［关键词］公文写作教学 简化技巧 探讨
［作者简介］李国英（1969- ），女，河南唐河人，平顶山工业职业技术学院文秘教研室主任，讲师，硕士，研究方向为应用文写作教学。（河南平顶山467001）
［中图分类号］G424.1［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2007）18-0148-02
公文是法定组织在公务活动中撰写的表达其工作实施意图与措施，并具有一定法定效力与规范体式的文书，是党政机关、企事业单位和社会团体处理公务的工具，具有很强的实用性、鲜明的政策性和严肃的法定性。因此在简练为文方面，公文较其他文体有更严格的要求，既要符合“句无可削、字不得减”的标准，又要达到“言简
意赅、文约事丰”的效果。这就要求教师在公文写作教学中不断进行探索，使学生掌握简化公文的技巧。
一、准备工作的技巧
“凡事预则立”。写作教学的实践证明，做好写作前的准备工作，对简化公文可以起到事半功倍的效果。
首先，要做好调查研究工作。动笔前，要在充分领会制文意图和公文主旨的基础上，对所写对象进行调查了解，广泛地收集材料。在广泛掌握材料的基础上，根据公文主旨的要求，正确地选择和运用材料，凡是与主题无关的词汇、语句都要舍弃。这样才能避免写作中因不着边际而空话连篇，或因无充分的材料支撑而主题不丰满。例如，模拟写作“在校庆30周年会议上的讲话”，要求学生先收集有关会议议题、与会者、开会时间、开会地点和有关会议的保障等资料，做到有的放矢。同时，还要设法了解与会者的身份，特别是一些特殊人物，比如上级领导、来宾、特邀人员、老同志等等，以增强写作的针对性。通过训练，不仅可以提高学生的写作水平而且能够培养他们收集和利用信息的能力。
其次，整理写作思路。这是动笔前十分重要的环节，文章的结构与质量，主要取决于作者的思路。因此，写作前要先理顺思路，对于任务急、篇幅短的公文，多采取打腹稿的办法；而对于复杂的公文最好先列提纲。动笔前，对于公文的层次、段落、篇幅的长短都事先考虑清楚，把大小标题、开头结尾、过渡照应等都列出来，形成一个比较成熟的提纲。重要公文，尤其是多人参与写作的公文，如工作报告之类，提纲应尽可能列得详细一些。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇像样的公文。
二、开门见山的技巧
俗话说，“好的开始是成功的一半”。出于对开头的重视，许多学生在开篇时极尽铺张渲染之能事，制造出一定的氛围后才切入正题，结果不是显得头重脚轻，就是整篇文章不乏繁文缛词。公文的特点决定了开头不能像文学作品那样进行铺垫，而是愈简洁愈好。开头应当点题或揭示公文的内容走向，并领起下文。
1.概述情况。这种方式要求开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。
2.说明根据。开头即引用上级指示精神或有关法律、法规，常以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文，鲜明标示出行文有据，表明公文内容的权威性。通知、批复、规章等常这样开头。
3.直陈目的。开头常用“为了”“为”等领起下文。法规、规章、决定、通知等公文常用此方式。
4.交代原因。开头常用“由于”“因为”“鉴于”等领起下文，也可直接陈述发文原因。
5.阐明观点。开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。
6.表明态度。开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。
7.引述来文。开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。公文中的复函、批复普遍使用此方式开头。
8.提出问题。开头提出问题，提示公文的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。
三、提炼语言的技巧
公文的作用主要是传递信息与指令，其实用性的目的要求公文用语必须简洁，即用比较精练的文字表达丰富的内容，从而使受文者一目了然，而不必在无谓的文字阅读上花费时间和精力。而初学者往往因为缺乏经验找来很多参考材料，觉得哪句话都好，一概采用，结果文章写得很长还不切中要害。
1.运用概括性语言。尽可能用最少的语言，清楚明白地表达更丰富的内容，达到“以一当十”的效果。这样的例子，俯拾皆是。《婚姻法》第三章第27条规定：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。”而修改之前的法律条文是这样的：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”修改后的条文用16个字代替原条文40个字。前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成“继父母与继子女双向都不得虐待或歧视”。
2.尽量使用短句。公文中除了在阐发道理，说明事物性质、状态，叙述复杂或精细的事物时用长句外，其他多用短句。长句的成分较多，读者常常需要反复阅读，才能明白句子的含义，不符合公文讲究实效的特点。而用短句，简短的几个字，意思就能表达清楚，且文笔简练、流畅。如党的“十六大”报告中有大量的短句，如“继往开来，与时俱进，全面建设小康社会”“和平的力量，正义的力量，进步的力量，终究是不可战胜的”“万众一心，发愤图强”等。此外，使用缩略句，如“经与财政局商榷”；使用无主句，如“请示收悉答复如下”，都可以达到简化公文的效果。
3.使用专用词语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语，这就是公文专用语。这些词语的使用，有助于文章表述得简练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”的话，文字多了一倍，意思却一点没变。常用的专用词语有开头用语、承启用语、结尾用语、称谓用语、经办用语、引叙用语、表态用语、批转用语、征询用语等。在写作实践中，需要根据不同的文种和写作要求选择使用。
4.多用单音节词。这是公文对文言词语的继承，继承文言词语的一个主要原因，即文言词语比现代汉语更精练，也是公文用语权威性和庄重性的体现。如“共识”代替“共同的认识”；“已经”代替“已经经过”。通过以下公文的练习，可以使学生更好地掌握单音节词的用法（以下是经学生修改后的公文，有下划线的字都是删去的，括号中的字是添加或者改正的）。
“查我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期，往往官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国）这些文化遗产蒙受莫大的损失。现在，（今）反动政权（业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使，没有阻碍了，为了防止这些珍贵文物图书继续失散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行办法》，随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单位遵照办理为要。”其中，用“我国”取代“我们国家”，用“官商”取代“官僚商人”，用“盗运”取代“偷盗贩运”，用“业已”取代“已经被”，用“海陆”取代“海上陆上”等，这些单音节词的替代不仅没有改变文章的内容，而且使文章显得更加严谨、庄重。
四、运用数字的技巧
善用数字简化文字表述是简化公文的一种好方法，要让学生充分认识到数字在简化公文方面所起的作用。来看下面的一段文字：
“五年来我国平均每年年均新增电话用户1亿户，目前中国的电话用户已达到8.2亿户，居世界第一。其中，固定电话3.7亿户，是2001年的2倍；移动电话4.5亿户，是2001年的3倍；互联网用户突破1.2亿户，是2001年的4倍；电子信息产品进出口额达到5200亿美元，是2001年的近5倍；电子信息产品销售收费达到3.84万亿元，是2001年的6倍。2005年信息产品增加值占全国GDP的比重已经达到了7.2％，信息产业已经成为中国的基础性、先导性和支柱性产业。”
这是信息产业部副部长蒋耀平先生在2006年12月11日中国加入世贸组织五周年纪念活动上的讲话，其中包含绝对数、平均数、百分数、对比数和倍数。绝对数可以简明清晰地说明各种通讯工具的数量；平均数表现了通讯业的发展水平；百分数表明了加入世贸后通讯业的工作成绩和变化的情况；对比数和倍数在比较入世前后通讯业不同发展程度的时候，可收到强烈的、鲜明的效果，是用文字叙述所不能达到的。通过分析，学生不仅认识了数字的重要性而且学习了各种数字在公文中的用法。
为了言简的需要，在公文中常对一些特定内容的长句，以数词手法进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”等。采用这种浓缩句式的方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩使句意难懂，甚至带来歧义。
数字的使用固然能起到简化公文的效果，但若使用不当，则会影响表达的准确性，从而适得其反。在学生习作中常常会出现数字不实、数字“打架”、数字增减时用词不准确、数字书写不规范等现象。比如增加数字时往往把增加到多少写成增加了多少，前者是原数加上增加数，后者则只表明增加数，不能混淆。
所以，在公文写作中使用数字，首先，要注意核实数字的准确性，选取最具说服力的数字，不要形成数字罗列；其次，不要孤立引用数字，要做纵向或者横向的比较，以增加使用效果。
五、修改的技巧
“三分写，七分改”，修改是公文写作的最后一道程序。通过修改，使文章符合“句无可削，字不得减”的标准，从而达到简化公文的目的。在写作教学中，应本着“宁求精不求多”的原则，让学生在对公文一次次修改的过程中，逐步把握写作的要领，做到熟能生巧。
修改的重点是16个字：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘与深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否正确、深刻、鲜明和集中。第二，改动材料。累赘的，要删减；不足的，要增补；过细的，要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚、联结不紧凑、交代不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的字、词、句、段删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成分；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改的方式有三种：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请大家共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏颇。四是求助高手。可请写作经验丰富者帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执己见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写作方面有长进，就必须要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。
此外，用增加附件的办法，使用成语、格言、比喻的手法等，也可以达到简化公文的目的。当然，简化公文的技巧不止这些，有待于在以后的教学实践中去不断探索和积累。
［参考文献］
［1］陈功伟.最新公文精要［M］.广州：广东人民出版社，2001.
［2］郭冬.当秘书写作［M］.北京：高等教育出版社，2004.
［3］秦浩波.浅谈公文的语言艺术［J］.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2003（1）.
［4］方玉军.也谈公文的语言艺术［J］.办公室业务，2005（2）.