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【摘要】2015年9月份,我所迎来了两个固定资产投资项目的档案验收,在领导的重视与档案工作人员的努力下最终顺利通过验收。档案验收工作是固定资产投资项目管理的重要环节,且验收要求也越来越严格。笔者作为固定资产档案管理的新手,从最初的手足无措到现在的从容应对,经历了很多阶段的学习与思考。
【关键词】项目档案; 验收;建设项目;工作效率
一、制度建设是工作的指引
根据《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》,结合我所实际情况,制定了《五十所军工固定资产投资项目档案管理办法》,明确了项目档案的管理职责及管理要求。009和012两个项目建设过程中,在档案部门的指导下,技改办、计量中心、工程科同步开展了仪器、设备、软件、基建等档案的收集和整理立卷归档工作。
项目档案的收集、整理、立卷归档分为综合类、基建工程类、设备仪器软件三大类,针对每一类档案的不同特性,划分了收集范围与保管期限,并制定了《五十所基本建设项目档案管理实施细则》和《五十所设备仪器档案管理实施细则》,保证了项目档案的准确性和系统性,并根据集团公司要求,修订了《五十所档案分类编号方法》,类目设置科学合理。
二、细化流程是提高效率的保障
根据已经制定的制度,项目档案管理流程环环相扣,从档案的收集、整理、组卷到编目、装订、装盒,每一个环节的要求都有据可循,大大提高了兼职档案员的工作效率。在009项目中,新所区的生产研发楼是项目建设的重点,也是项目档案验收的重中之重,由于新建楼房属于建安工程,且工期紧张,对于我所来说是个巨大的挑战,档案工作更是如此,基建工程的管理流程非常复杂,势必造成基建工程文件收集的复杂性。档案员在不同阶段有不同的收集要求,工程准备阶段、施工、监理阶段、竣工阶段都必须保证文件的齐全完整,根据专业的不同,还要对桩基、土建、安装等不同的文件进行分类组卷,工作量之大可想而知。制度的制定及流程的细化很好地指导工程档案员的收集工作,在项目开始签订合同时,就在合同中注明工程各个阶段需要收集的档案,以提高施工单位及监理单位对档案的重视程度。
012项目的重点是设备仪器,对档案员来说,大型设备及精密仪器档案的收集完整程度显得格外重要,如果资料收集不全,今后设备仪器的维修及保养将无据可寻。制度及严格的流程要求设备仪器开箱时档案员必须到场,严格清点开箱材料,对照合同中的条款及装箱单一份份地对照相应资料,保证档案收集的完整性。
项目综合管理文件的收集也是全过程的,如项目建议书、可行性研究报告的请示与批复、初步设计的请示与批复、项目投资计划、三同时文件、竣工验收的批复等,都是项目建设的依据,这些文件在财务审计及最后的现场竣工验收中起着至关重要的作用,在注意收集整理的同时,这些文件的密级都很高,还要注意密级文件的保存。
在这两个项目的建设过程中,各业务部门档案员兢兢业业,对照收集范围及整理要求,细致认真地做好每一项工作,有时还需加班加点赶进度,大家都抱着既然是工作就必须认真、负责、仔细完成的信念,为我所的档案工作贡献力量。
三、迎接档案验收认真整改遗留问题
9月下旬,我所终于迎来两个项目的档案验收,这是集团在技改项目档案验收中第一次实行打分制,各位专家在听取项目档案汇报后进行了现场审查,核验了生产研发楼及所内新增的大型设备仪器,在档案室审阅了档案的基础管理工作,随后就开始两个项目档案的审查工作。009项目共形成档案案卷94卷,888件。012项目共形成档案案卷71卷,1281件,各位专家在肯定了我单位档案工作进步的同时,也指出了很多不足之处。
项目档案验收后,相关业务部门一同讨论了验收过程中的不足之处,根据每一条扣分点制定整改措施。对于我来说,每一次的检查都是学习的机会,大家集思广益,有时候把固定的思想模式打破,便豁然开朗了。
档案管理是一项基础性管理工作,它看似琐碎平凡,但在一代代檔案人的努力下,留给后人的是一个真实可信的世界,对于一个单位来说,档案的价值不言而喻,它反映了这个单位的历史,见证了这个单位的发展轨迹,无论岁月如何变迁,只要档案还在,我们便能追根溯源,它是历史、现实与未来的纽带,带给我们无限的启示与思考。
作为一名档案人,我将继承前辈们的精神,在平凡的岗位中默默奉献自己的力量,在档案工作中不断地学习与探索,争取学到更多,获得更大的进步。
【参考文献】
[1]朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案,2007(4).
[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案,2007(01).
[3]卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者,2009(09).
【关键词】项目档案; 验收;建设项目;工作效率
一、制度建设是工作的指引
根据《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》,结合我所实际情况,制定了《五十所军工固定资产投资项目档案管理办法》,明确了项目档案的管理职责及管理要求。009和012两个项目建设过程中,在档案部门的指导下,技改办、计量中心、工程科同步开展了仪器、设备、软件、基建等档案的收集和整理立卷归档工作。
项目档案的收集、整理、立卷归档分为综合类、基建工程类、设备仪器软件三大类,针对每一类档案的不同特性,划分了收集范围与保管期限,并制定了《五十所基本建设项目档案管理实施细则》和《五十所设备仪器档案管理实施细则》,保证了项目档案的准确性和系统性,并根据集团公司要求,修订了《五十所档案分类编号方法》,类目设置科学合理。
二、细化流程是提高效率的保障
根据已经制定的制度,项目档案管理流程环环相扣,从档案的收集、整理、组卷到编目、装订、装盒,每一个环节的要求都有据可循,大大提高了兼职档案员的工作效率。在009项目中,新所区的生产研发楼是项目建设的重点,也是项目档案验收的重中之重,由于新建楼房属于建安工程,且工期紧张,对于我所来说是个巨大的挑战,档案工作更是如此,基建工程的管理流程非常复杂,势必造成基建工程文件收集的复杂性。档案员在不同阶段有不同的收集要求,工程准备阶段、施工、监理阶段、竣工阶段都必须保证文件的齐全完整,根据专业的不同,还要对桩基、土建、安装等不同的文件进行分类组卷,工作量之大可想而知。制度的制定及流程的细化很好地指导工程档案员的收集工作,在项目开始签订合同时,就在合同中注明工程各个阶段需要收集的档案,以提高施工单位及监理单位对档案的重视程度。
012项目的重点是设备仪器,对档案员来说,大型设备及精密仪器档案的收集完整程度显得格外重要,如果资料收集不全,今后设备仪器的维修及保养将无据可寻。制度及严格的流程要求设备仪器开箱时档案员必须到场,严格清点开箱材料,对照合同中的条款及装箱单一份份地对照相应资料,保证档案收集的完整性。
项目综合管理文件的收集也是全过程的,如项目建议书、可行性研究报告的请示与批复、初步设计的请示与批复、项目投资计划、三同时文件、竣工验收的批复等,都是项目建设的依据,这些文件在财务审计及最后的现场竣工验收中起着至关重要的作用,在注意收集整理的同时,这些文件的密级都很高,还要注意密级文件的保存。
在这两个项目的建设过程中,各业务部门档案员兢兢业业,对照收集范围及整理要求,细致认真地做好每一项工作,有时还需加班加点赶进度,大家都抱着既然是工作就必须认真、负责、仔细完成的信念,为我所的档案工作贡献力量。
三、迎接档案验收认真整改遗留问题
9月下旬,我所终于迎来两个项目的档案验收,这是集团在技改项目档案验收中第一次实行打分制,各位专家在听取项目档案汇报后进行了现场审查,核验了生产研发楼及所内新增的大型设备仪器,在档案室审阅了档案的基础管理工作,随后就开始两个项目档案的审查工作。009项目共形成档案案卷94卷,888件。012项目共形成档案案卷71卷,1281件,各位专家在肯定了我单位档案工作进步的同时,也指出了很多不足之处。
项目档案验收后,相关业务部门一同讨论了验收过程中的不足之处,根据每一条扣分点制定整改措施。对于我来说,每一次的检查都是学习的机会,大家集思广益,有时候把固定的思想模式打破,便豁然开朗了。
档案管理是一项基础性管理工作,它看似琐碎平凡,但在一代代檔案人的努力下,留给后人的是一个真实可信的世界,对于一个单位来说,档案的价值不言而喻,它反映了这个单位的历史,见证了这个单位的发展轨迹,无论岁月如何变迁,只要档案还在,我们便能追根溯源,它是历史、现实与未来的纽带,带给我们无限的启示与思考。
作为一名档案人,我将继承前辈们的精神,在平凡的岗位中默默奉献自己的力量,在档案工作中不断地学习与探索,争取学到更多,获得更大的进步。
【参考文献】
[1]朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案,2007(4).
[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案,2007(01).
[3]卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者,2009(09).