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[摘 要]当前，数字化档案建设工作逐渐引起国企领导的注意，这推动了该项工作的发展。本文首先分析了数字化档案管理的概念，然后阐述了其措施方法，并探讨了其技术保障，最后研究了电子文件的认定。
[关键词]国有企业，数字化档案，档案建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）37-0326-01
现阶段，国企发展较快，各级领导对建设数字化档案管理系统的作用与意义也提起重视。将国企及下属每一个部门的各类文档材料进行有机整，得到一个资源库，然后确定其彼此之间的联系，由网络进行传输，然后通过智能化、电子化、数字化的形式来完成相应的信息采集、存储工作，通过信息化方法加以管理，实现网络化利用，是今后国企开展档案管理工作的必经之路。因此，本文以国企为研究对象，深入的探讨了数字化档案建设的相关问题。
1、数字化档案管理系统的概念
即指利用计算机与网络技术，并且利用数据库系统，完成对各类档案资料的自动化管理，对那些有用的资料适当加工，把它保存起来，确保资料不断增值，且给予电子存取服务。其是电脑能够处理的、有序组织的信息集合，还可以视为保存数字资料的场所。其是利用相应的数字方法来管理各类信息，可以用来保存许多信息，使用者能利用网络实现迅速查询、检索，摆脱时空限制，随时随地进行访问与存储。其拥有多方面功能：在网络社会进行全文检索、归档等。利用它来统一管理每个部门的文档，能有效防止多次重复录入数据而浪费时间人工成本，另外，其中引入了多层的授权控制机制，可以有效确保信息的安全性。
2、数字化档案管理措施
2.1形成新的管理观念
国企构建该系统必须先将传统的做法摒弃，例如“一味地强调设备配备、而忽略服务”，应形成创新与开放的观念，推动档案工作尽快转变到档案信息中心模式。为利用相关信息资料提供好的条件，为国企发展提供服务，开阔服务渠道，从长远的角度分析用户的需求变化趋势，为他们提供更优质的服务。
2.2加强人员培训
近年来，随着科技的进步，档案管理技术逐渐朝着多样化、现代化的方法发展，从而对相关工作者提出新的要求。所以，要想进一步提高该项工作的现代化水平，不但要具备良好的技术、设备，制定合理的管理体制，而且应打造优秀的人才队伍，使从业者熟悉各种新的管理技术，这样可以通过电脑来进行档案处理，充分利用与管理好档案资源，推动公司经济不断发展。
2.3建立技术标准
新系统平台的引入以及自动化管理的实现，要规范处理信息，统一标准要求。档案资料质量优劣主要是由数据质量所决定，所以，今后应当建立起数据格式标准。
2.4加强数据库建设
电脑对于所要进行处理的档案数据要求苛刻，要确保其规范、正确。所以，建设系统过程中，database构建成为其中最关键的问题。档案管理部门要把握下列几方面：首先，编制出著录规则与细则；其次，熟悉各种标引工具以及档案；在此，反复审核得到的信息资料。还应当加大对电子档案管理力度，有目的、有针对性地对那些价值较高、容易受损、经常使用的纸质材料进行著录标引；然后按照国企战略规划目标，设计出更加优秀的软件，在此基础上，强化对电子文件相关环节的指导与管理，确保存档资料的可靠性、科学性、真实性。
2.5开发并共享信息资源
在今后的数值档案管理过程中，网络化已经成为大势所趋。应根据科学、安全等基本原则，在企业内部构建起更加优秀的局域网，主动投入到企业上网工程之中，逐步构建立与国际Internet联通的网站，利用高效的网络来共享档案信息资源。
3、技术保障
该项工作对生活以及工作带来极大地方便，但是其中仍面临着许多问题，若不能妥善处理，容易导致电子文件受损。所以，一定要做好下列工作。
3.1建设系统工程
国企档案数字化工作较为繁杂，涉及到多方面的工作，例如整体设计、硬件采购、设计软件、档案整理等内容。因平时业务中会形成许多文字档案，必须将它们录到系统里面加以保管，所以，其中应引入双服务器、磁盘阵列存储，并且还需要配备相应的高速扫描仪，以双备份的解决方案。另外，为改善利用率，需要配置上科学有效的查询系统，用户利用触摸屏就可以实现对资源的查询与共享。
3.2编制科学合理的数字化管理制度
按照该类档案的具体特征，编制出科学的管理制度，主要涉及到归档、保密、鉴定、安全等，以确保建设工作顺利推进，而不会发生泄密事件，尤其是安全管理制度。作为比较特别的文献资料，档案之中部分资料可公开，而部分资料需做好保密工作。这既涉及到硬件，还涉及到软件环节。硬件环节需要控制住存储载体质量，尽可能延长其保存寿限，为长时间存储好文件资料做好铺垫；软件环节需要选择安全技术手段，确保其具有良好的保密性，确保平台及其信息资料不会受到非法访问，避免其被恶意篡改。
3.3建立信息技术支撑系统
第一，具备足够的升级能力；第二，相对较可靠；再次，性能必须良好。最后，要拥有开放性，能对多系统都支持。
4、电子文件的认定
具体实践中，要想认定电子文件的真实性与原始性，难度较大。第一，其原件不容易判断；第二，其易被修改，同时其结构以及载体易变化；再次，认定过程中，传统的笔迹鉴定技术手段已经没有用武之地。为充分保证其真实、原始等特点，应选择下列方法来进行：
4.1加密技术
可通过DES、RSA 等方法来实施加密处理，各通信者具备1对密钥：其一为能够公开的加密钥，其二为不能公开的解密密钥。
4.2签署技术
截止现在，签署电子文件的技术包括以下2种：其一为光笔签名；其二为数字签名。上述两者是最为常用的方法。不仅如此，还包括数据加密法、数字水印法等方法负责保护相关资料被篡改、偷取。
4.3身份验证
为避免非授权者访问或者恶意篡改信息，应当采用虹膜、指纹、磁卡、passcode等方法，以确认访问者是否合法，当授权用户输入合适验证条件要求登陆时，电脑将自動把“密码”和保存于内部的信息加以比较，要是验证没有通过，那么系统将会拒绝该用户。
4.4防火墙
该方法能在区域网间构筑起一道屏障，防止非法用户访问，以确保信息免受损害、修改，确保其安全性，保证电子文件的真实、原始。相关技术方法包括数据包过滤、代理服务等。
4.5防写措施
在一些软件产品里面能够把电子文件设成“只读”状态。该状态下，用户只能从电脑上进行读取，无法做出任意修改。
以上各种方法具有非常重要的作用，有助于保护文件的可靠性与真实性，伴随技术的不断发展与成熟，能提高认证的效果与质量，使其凭证作用得到充分发挥。不仅如此，还可以采用许多合理的管理措施。
5、结束语
综上所述，维护电子文档的真实性，牵扯很多环节，要不断更新硬件系统，优化升级软件系统，这都离不开科技的发展和管理水平的改善，同时还必须构建起相应的律法制度，构建完善的管理制度，并且进行落实，从各环节入手，防止信息失真，这些都是维护电子文件凭证作用的重要措施，从而为国有企业做好数字化档案建设工作建言献策。
参考文献：
[1]周宏.国有企业档案管理的创新思考[J].现代经济信息，2016（02）：45.
[2]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].档案天地，2016（03）：55-57.
[3]陈艳艳.加快数字化档案建设促进国企可持续发展[J].城建档案，2016（11）：24-25.
[4]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].黑龙江档案，2016（05）：58-59.
[关键词]国有企业，数字化档案，档案建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）37-0326-01
现阶段，国企发展较快，各级领导对建设数字化档案管理系统的作用与意义也提起重视。将国企及下属每一个部门的各类文档材料进行有机整，得到一个资源库，然后确定其彼此之间的联系，由网络进行传输，然后通过智能化、电子化、数字化的形式来完成相应的信息采集、存储工作，通过信息化方法加以管理，实现网络化利用，是今后国企开展档案管理工作的必经之路。因此，本文以国企为研究对象，深入的探讨了数字化档案建设的相关问题。
1、数字化档案管理系统的概念
即指利用计算机与网络技术，并且利用数据库系统，完成对各类档案资料的自动化管理，对那些有用的资料适当加工，把它保存起来，确保资料不断增值，且给予电子存取服务。其是电脑能够处理的、有序组织的信息集合，还可以视为保存数字资料的场所。其是利用相应的数字方法来管理各类信息，可以用来保存许多信息，使用者能利用网络实现迅速查询、检索，摆脱时空限制，随时随地进行访问与存储。其拥有多方面功能：在网络社会进行全文检索、归档等。利用它来统一管理每个部门的文档，能有效防止多次重复录入数据而浪费时间人工成本，另外，其中引入了多层的授权控制机制，可以有效确保信息的安全性。
2、数字化档案管理措施
2.1形成新的管理观念
国企构建该系统必须先将传统的做法摒弃，例如“一味地强调设备配备、而忽略服务”，应形成创新与开放的观念，推动档案工作尽快转变到档案信息中心模式。为利用相关信息资料提供好的条件，为国企发展提供服务，开阔服务渠道，从长远的角度分析用户的需求变化趋势，为他们提供更优质的服务。
2.2加强人员培训
近年来，随着科技的进步，档案管理技术逐渐朝着多样化、现代化的方法发展，从而对相关工作者提出新的要求。所以，要想进一步提高该项工作的现代化水平，不但要具备良好的技术、设备，制定合理的管理体制，而且应打造优秀的人才队伍，使从业者熟悉各种新的管理技术，这样可以通过电脑来进行档案处理，充分利用与管理好档案资源，推动公司经济不断发展。
2.3建立技术标准
新系统平台的引入以及自动化管理的实现，要规范处理信息，统一标准要求。档案资料质量优劣主要是由数据质量所决定，所以，今后应当建立起数据格式标准。
2.4加强数据库建设
电脑对于所要进行处理的档案数据要求苛刻，要确保其规范、正确。所以，建设系统过程中，database构建成为其中最关键的问题。档案管理部门要把握下列几方面：首先，编制出著录规则与细则；其次，熟悉各种标引工具以及档案；在此，反复审核得到的信息资料。还应当加大对电子档案管理力度，有目的、有针对性地对那些价值较高、容易受损、经常使用的纸质材料进行著录标引；然后按照国企战略规划目标，设计出更加优秀的软件，在此基础上，强化对电子文件相关环节的指导与管理，确保存档资料的可靠性、科学性、真实性。
2.5开发并共享信息资源
在今后的数值档案管理过程中，网络化已经成为大势所趋。应根据科学、安全等基本原则，在企业内部构建起更加优秀的局域网，主动投入到企业上网工程之中，逐步构建立与国际Internet联通的网站，利用高效的网络来共享档案信息资源。
3、技术保障
该项工作对生活以及工作带来极大地方便，但是其中仍面临着许多问题，若不能妥善处理，容易导致电子文件受损。所以，一定要做好下列工作。
3.1建设系统工程
国企档案数字化工作较为繁杂，涉及到多方面的工作，例如整体设计、硬件采购、设计软件、档案整理等内容。因平时业务中会形成许多文字档案，必须将它们录到系统里面加以保管，所以，其中应引入双服务器、磁盘阵列存储，并且还需要配备相应的高速扫描仪，以双备份的解决方案。另外，为改善利用率，需要配置上科学有效的查询系统，用户利用触摸屏就可以实现对资源的查询与共享。
3.2编制科学合理的数字化管理制度
按照该类档案的具体特征，编制出科学的管理制度，主要涉及到归档、保密、鉴定、安全等，以确保建设工作顺利推进，而不会发生泄密事件，尤其是安全管理制度。作为比较特别的文献资料，档案之中部分资料可公开，而部分资料需做好保密工作。这既涉及到硬件，还涉及到软件环节。硬件环节需要控制住存储载体质量，尽可能延长其保存寿限，为长时间存储好文件资料做好铺垫；软件环节需要选择安全技术手段，确保其具有良好的保密性，确保平台及其信息资料不会受到非法访问，避免其被恶意篡改。
3.3建立信息技术支撑系统
第一，具备足够的升级能力；第二，相对较可靠；再次，性能必须良好。最后，要拥有开放性，能对多系统都支持。
4、电子文件的认定
具体实践中，要想认定电子文件的真实性与原始性，难度较大。第一，其原件不容易判断；第二，其易被修改，同时其结构以及载体易变化；再次，认定过程中，传统的笔迹鉴定技术手段已经没有用武之地。为充分保证其真实、原始等特点，应选择下列方法来进行：
4.1加密技术
可通过DES、RSA 等方法来实施加密处理，各通信者具备1对密钥：其一为能够公开的加密钥，其二为不能公开的解密密钥。
4.2签署技术
截止现在，签署电子文件的技术包括以下2种：其一为光笔签名；其二为数字签名。上述两者是最为常用的方法。不仅如此，还包括数据加密法、数字水印法等方法负责保护相关资料被篡改、偷取。
4.3身份验证
为避免非授权者访问或者恶意篡改信息，应当采用虹膜、指纹、磁卡、passcode等方法，以确认访问者是否合法，当授权用户输入合适验证条件要求登陆时，电脑将自動把“密码”和保存于内部的信息加以比较，要是验证没有通过，那么系统将会拒绝该用户。
4.4防火墙
该方法能在区域网间构筑起一道屏障，防止非法用户访问，以确保信息免受损害、修改，确保其安全性，保证电子文件的真实、原始。相关技术方法包括数据包过滤、代理服务等。
4.5防写措施
在一些软件产品里面能够把电子文件设成“只读”状态。该状态下，用户只能从电脑上进行读取，无法做出任意修改。
以上各种方法具有非常重要的作用，有助于保护文件的可靠性与真实性，伴随技术的不断发展与成熟，能提高认证的效果与质量，使其凭证作用得到充分发挥。不仅如此，还可以采用许多合理的管理措施。
5、结束语
综上所述，维护电子文档的真实性，牵扯很多环节，要不断更新硬件系统，优化升级软件系统，这都离不开科技的发展和管理水平的改善，同时还必须构建起相应的律法制度，构建完善的管理制度，并且进行落实，从各环节入手，防止信息失真，这些都是维护电子文件凭证作用的重要措施，从而为国有企业做好数字化档案建设工作建言献策。
参考文献：
[1]周宏.国有企业档案管理的创新思考[J].现代经济信息，2016（02）：45.
[2]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].档案天地，2016（03）：55-57.
[3]陈艳艳.加快数字化档案建设促进国企可持续发展[J].城建档案，2016（11）：24-25.
[4]修云洁.对国有企业数字化档案建设相关问题的思考[J].黑龙江档案，2016（05）：58-59.