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摘要:本文主要是从加强院级教学档案收集工作的重要意义,以我校院级教学档案收集与管理工作为例,发现院级教学档案收集过程中存在的问题,进而提出院级教学档案收集的方法与对策,期待能够对我校以及各个高校院级教学档案的收集工作提供一些帮助。
关键词:院级教学档案;收集;对策
一、加强高校院级教学档案收集工作的重要性
所谓院级教学档案,是指高等院校各学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始文字记录,是对院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源,也是院级档案工作的核心。因此加强高校院级教学档案收集工作具有以下重要性:
1.充分利用本学院教学档案可以提高教学质量与效果。本学院每学期的试卷与试卷分析资料作为重要的档案资料被保存在本学校的教学档案中,充分利用这些重要的试卷和试卷分析材料,进行数据分析及典型错例的分析,从分析中找出问题所在,通过分析,每位教师就可以有针对性地处理学生在学习过程中出现的问题,及时改进教学进度与方法,从而提高教学质量与效果,因此必须加强每个学院试卷与试卷分析资料的收集与保管工作。
2.青年教师可以充分利用本学院的教学档案来熟悉和提高业务水平。在实际教学过程中,教师的教学质量与方法都是循序渐进的,每一位教师都有属于自己的一套教学方法,特别是长期战斗在教学第一线的老教师,他们在长期的教学过程中形成了许许多多独特的、非常有效的教学方法与教学经验,这些方法与经验值得在全学院乃至整个学校得到推广。刚刚步入工作岗位的青年教师,他们的教学经验不够,业务水平不够,充分利用这些教学档案,可以使这些青年教师不走弯路,尽快掌握教学方法,熟悉教学业务,为学院乃至学校的教学工作作出贡献。
二、高校院级教学档案信息资源的收集面临的问题分析
1.目前院级教学档案的收集工作没有积极开展起来。以我校教学档案的收集范围来讲,在实践过程中,教学档案收集范围主要集中在教务处、研究生学院等部门,这些仅仅是学校教学档案的一部分,而各个二级学院在教学工作中形成的教学档案材料没有得到充分的重视,因此收集工作也没有积极地开展起来,院级教学档案是全校教学档案的重要组成部分,它反映了每个学院教学工作开展的情况,是衡量每个学院教学工作质量的重要材料,因此应充分重视院级教学档案的收集工作。
2.目前各院级教学档案收集人员更换频繁,严重影响了本学院教学档案资料的收集工作。目前各二级学院的教学管理比较薄弱,教学秘书一般都是承担本学院教学档案资料收集的重要人员,但是这个岗位更换比较频繁,新上岗的人员一般都是先熟悉重要的工作,而教学档案的收集工作往往都是被搁置到重要工作之余来开展,而很多的重要档案资料就在这个工作阶段就被忽略,被遗漏,这样就造成了很多教学档案的收集不全,致使本学院教学档案资源的缺失,因此应把本学院的教学档案收集与管理规范化、标准化、责任到人,使每位新上岗的教学秘书进行相应的档案工作培训,使其能够重视本学院教学档案的收集与管理工作。
3.目前各院级教学档案的收集内容比较单一。以我校某学院为例,教学档案的收集主要侧重在试卷、学生论文的收集,而教师的业务档案却没有被重视起来,纵然教师教学工作比较繁忙,而其教学笔记、课程设计等材料不轻易外传,但这些是衡量每位教师以及本学校教学工作水平的重要材料,各个学院应提高教师的档案意识,将这些档案资料及时存档,学院办公室应及时收集这些材料,为学院乃至学校的发展添砖加瓦。
三、高校院级教学档案信息资源收集的对策及方法
1.集中定期收集本学院教学档案材料。鉴于高校教学工作的连续性和长期性,为了配合学校整体教学档案收集工作,因此各个学院可抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期定期收集本学院的教学档案,把本学院教学档案的收集整理工作纳入经常化、制度化和正规化的工作程序上来,这样,也有利于按着学校教学档案归档范围定时定期移交到校档案管理部门,以免到时弄得措手不及。
2.责任到人,及时收集归档。根据高校院级教学档案材料的特点制定详细的院级教学档案的归档范围,并将各归档范围分别落实到人,纳入到个人岗位职责,作为年终考核的一项重要内容,使有关人员明确自己的职责,按着每个岗位的归档范围在每学期结束的时候及时上交归档,由本学院专兼职档案员保管以便整理组卷。此外,还要经常检阅归档范围和已收集的材料,对照检查是否收集齐全,最后专(兼)职档案员还必须有一份更加详细的归档范围及要求,严格把关。一定要把握好收集上交原则:不该收的不收,该收的绝对不能缺少;应该上交到学校档案馆的档案一定要及时上交,不需要上交的集中保存在本学校的二级档案室,以便为学院发展提供参考。
3.灵活运用各种收集方式,确保教学档案资源的完整无缺。
高校各院级教学档案的整个高校教学档案的重要组成部分,而各院级教学档案具有多种特点,例如:在来源上具有分散性;在内容上的具有复杂性;在时间划分上的具有特殊性;在制成材料上的具有多样性及综合性、专业性等等。由于每个学院都拥有多个教研室,因此各院系专兼职档案员应在学校档案部门的指导下,深入本学院的各个教研室,扩大档案收集的范围,拓宽本学院教学档案收集的渠道,查缺补漏,灵活运用各种收集方式,尽量做到常规收集与集中收集相结合、督促收集与上门收集相结合、归档范围内与归档范围外相结合等,最终实现对本学校教学档案资源不流失、不断档,为学校的未来发展储蓄资本。此外,各学院专兼职档案员收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注,也可将需收集的本学院的教学档案归档范围制定明确后发放给每位教师,让各位教师在教学过程中自然而然的制成有关电子文档,利用学校校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱,这样既方便快捷的实现了相关教学资料的收集,又可方便教学档案的提供利用,岂不是一举两得?
4.重视本学院教师教学工作中教学档案的收集。
教师个人档案信息综合反映了教师教学、科研等能力和水平,是学校人才资源的重要信息库。而教师在教学工作中形成的教学档案资源更是本学院教学档案资源的重要组成部分,这部分教学档案是教师教学工作的历史记录,反映了教师的教学领域,教学工作量和教学效果,是衡量教师履行其基本职责情况的档案材料。其主要内容包括:
(1)衡量教师教学工作领域的相关资料,包括课程的名称、类别,如基础课、专业课等,此外如果该课程申请了国家级精品课、省级精品课、校级精品课,都需要佐证材料,这些佐证材料也属于课程设计中的重要资料,对于以后该课程的发展具有重要的凭证作用,这些资料能够充分证明每位教师在自己的工作领域中的优势。
(2)衡量教师教学工作量的相关材料。包括每位教师每学期教学授课的名称、班级、学生人数、学生姓名、周学时数、总学时数等等的总结,以及对授课对象的层次情况也要分类统计记录,指导学生毕业论文的写作,指导学生实行,以及编写教学大纲等工作量也都属于这类档案材料的收集范围。
(3)衡量教师教学水平的教学效果的相关材料。这是衡量教师教学水平的重要指标,其材料应包括日常考核、学生的测评、专家考核组对其的考核记录等相关资料。
本文受黑龙江大学青年科学基金项目资助(项目编号:QW200835)。
参考文献:
[1]连红,李元江.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].2007年浙江省高等学校档案优秀论文集,2007.
[2]邸家琴.高校档案信息资源收集工作初探——以黑龙江大学档案信息资源收集工作为例[J].云南档案,2009,(5).
[3]闫连山.高校档案收集与管理工作刍议[J].兰台世界,2006,(8).
[4]吴慧红.高校教学档案收集的盲区及其对策[J].浙江档案,2005,(3).
编辑/刘文捷
关键词:院级教学档案;收集;对策
一、加强高校院级教学档案收集工作的重要性
所谓院级教学档案,是指高等院校各学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始文字记录,是对院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源,也是院级档案工作的核心。因此加强高校院级教学档案收集工作具有以下重要性:
1.充分利用本学院教学档案可以提高教学质量与效果。本学院每学期的试卷与试卷分析资料作为重要的档案资料被保存在本学校的教学档案中,充分利用这些重要的试卷和试卷分析材料,进行数据分析及典型错例的分析,从分析中找出问题所在,通过分析,每位教师就可以有针对性地处理学生在学习过程中出现的问题,及时改进教学进度与方法,从而提高教学质量与效果,因此必须加强每个学院试卷与试卷分析资料的收集与保管工作。
2.青年教师可以充分利用本学院的教学档案来熟悉和提高业务水平。在实际教学过程中,教师的教学质量与方法都是循序渐进的,每一位教师都有属于自己的一套教学方法,特别是长期战斗在教学第一线的老教师,他们在长期的教学过程中形成了许许多多独特的、非常有效的教学方法与教学经验,这些方法与经验值得在全学院乃至整个学校得到推广。刚刚步入工作岗位的青年教师,他们的教学经验不够,业务水平不够,充分利用这些教学档案,可以使这些青年教师不走弯路,尽快掌握教学方法,熟悉教学业务,为学院乃至学校的教学工作作出贡献。
二、高校院级教学档案信息资源的收集面临的问题分析
1.目前院级教学档案的收集工作没有积极开展起来。以我校教学档案的收集范围来讲,在实践过程中,教学档案收集范围主要集中在教务处、研究生学院等部门,这些仅仅是学校教学档案的一部分,而各个二级学院在教学工作中形成的教学档案材料没有得到充分的重视,因此收集工作也没有积极地开展起来,院级教学档案是全校教学档案的重要组成部分,它反映了每个学院教学工作开展的情况,是衡量每个学院教学工作质量的重要材料,因此应充分重视院级教学档案的收集工作。
2.目前各院级教学档案收集人员更换频繁,严重影响了本学院教学档案资料的收集工作。目前各二级学院的教学管理比较薄弱,教学秘书一般都是承担本学院教学档案资料收集的重要人员,但是这个岗位更换比较频繁,新上岗的人员一般都是先熟悉重要的工作,而教学档案的收集工作往往都是被搁置到重要工作之余来开展,而很多的重要档案资料就在这个工作阶段就被忽略,被遗漏,这样就造成了很多教学档案的收集不全,致使本学院教学档案资源的缺失,因此应把本学院的教学档案收集与管理规范化、标准化、责任到人,使每位新上岗的教学秘书进行相应的档案工作培训,使其能够重视本学院教学档案的收集与管理工作。
3.目前各院级教学档案的收集内容比较单一。以我校某学院为例,教学档案的收集主要侧重在试卷、学生论文的收集,而教师的业务档案却没有被重视起来,纵然教师教学工作比较繁忙,而其教学笔记、课程设计等材料不轻易外传,但这些是衡量每位教师以及本学校教学工作水平的重要材料,各个学院应提高教师的档案意识,将这些档案资料及时存档,学院办公室应及时收集这些材料,为学院乃至学校的发展添砖加瓦。
三、高校院级教学档案信息资源收集的对策及方法
1.集中定期收集本学院教学档案材料。鉴于高校教学工作的连续性和长期性,为了配合学校整体教学档案收集工作,因此各个学院可抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期定期收集本学院的教学档案,把本学院教学档案的收集整理工作纳入经常化、制度化和正规化的工作程序上来,这样,也有利于按着学校教学档案归档范围定时定期移交到校档案管理部门,以免到时弄得措手不及。
2.责任到人,及时收集归档。根据高校院级教学档案材料的特点制定详细的院级教学档案的归档范围,并将各归档范围分别落实到人,纳入到个人岗位职责,作为年终考核的一项重要内容,使有关人员明确自己的职责,按着每个岗位的归档范围在每学期结束的时候及时上交归档,由本学院专兼职档案员保管以便整理组卷。此外,还要经常检阅归档范围和已收集的材料,对照检查是否收集齐全,最后专(兼)职档案员还必须有一份更加详细的归档范围及要求,严格把关。一定要把握好收集上交原则:不该收的不收,该收的绝对不能缺少;应该上交到学校档案馆的档案一定要及时上交,不需要上交的集中保存在本学校的二级档案室,以便为学院发展提供参考。
3.灵活运用各种收集方式,确保教学档案资源的完整无缺。
高校各院级教学档案的整个高校教学档案的重要组成部分,而各院级教学档案具有多种特点,例如:在来源上具有分散性;在内容上的具有复杂性;在时间划分上的具有特殊性;在制成材料上的具有多样性及综合性、专业性等等。由于每个学院都拥有多个教研室,因此各院系专兼职档案员应在学校档案部门的指导下,深入本学院的各个教研室,扩大档案收集的范围,拓宽本学院教学档案收集的渠道,查缺补漏,灵活运用各种收集方式,尽量做到常规收集与集中收集相结合、督促收集与上门收集相结合、归档范围内与归档范围外相结合等,最终实现对本学校教学档案资源不流失、不断档,为学校的未来发展储蓄资本。此外,各学院专兼职档案员收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注,也可将需收集的本学院的教学档案归档范围制定明确后发放给每位教师,让各位教师在教学过程中自然而然的制成有关电子文档,利用学校校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱,这样既方便快捷的实现了相关教学资料的收集,又可方便教学档案的提供利用,岂不是一举两得?
4.重视本学院教师教学工作中教学档案的收集。
教师个人档案信息综合反映了教师教学、科研等能力和水平,是学校人才资源的重要信息库。而教师在教学工作中形成的教学档案资源更是本学院教学档案资源的重要组成部分,这部分教学档案是教师教学工作的历史记录,反映了教师的教学领域,教学工作量和教学效果,是衡量教师履行其基本职责情况的档案材料。其主要内容包括:
(1)衡量教师教学工作领域的相关资料,包括课程的名称、类别,如基础课、专业课等,此外如果该课程申请了国家级精品课、省级精品课、校级精品课,都需要佐证材料,这些佐证材料也属于课程设计中的重要资料,对于以后该课程的发展具有重要的凭证作用,这些资料能够充分证明每位教师在自己的工作领域中的优势。
(2)衡量教师教学工作量的相关材料。包括每位教师每学期教学授课的名称、班级、学生人数、学生姓名、周学时数、总学时数等等的总结,以及对授课对象的层次情况也要分类统计记录,指导学生毕业论文的写作,指导学生实行,以及编写教学大纲等工作量也都属于这类档案材料的收集范围。
(3)衡量教师教学水平的教学效果的相关材料。这是衡量教师教学水平的重要指标,其材料应包括日常考核、学生的测评、专家考核组对其的考核记录等相关资料。
本文受黑龙江大学青年科学基金项目资助(项目编号:QW200835)。
参考文献:
[1]连红,李元江.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].2007年浙江省高等学校档案优秀论文集,2007.
[2]邸家琴.高校档案信息资源收集工作初探——以黑龙江大学档案信息资源收集工作为例[J].云南档案,2009,(5).
[3]闫连山.高校档案收集与管理工作刍议[J].兰台世界,2006,(8).
[4]吴慧红.高校教学档案收集的盲区及其对策[J].浙江档案,2005,(3).
编辑/刘文捷