用活替换 批量插入表格和文字

　　在平时撰写文档的时候，我们经常要插入一些固定的表格。比如在制作一些仓库盘点报表统计文档的时候，在每段文字后都需要插入制作好的仓库盘点表。传统的操作是每完成一段文字的输入后使用插入表格的方法实现，或者先复制表格再每次粘贴完成。现在可以利用替换功能实现表格的批量插入。
　　假设现在需要在文档中“本部门仓库盘点如下表”文字下添加表格，首先将需要插入的表格复制到剪贴板，接着点击“开始→替换”，打开查找替换窗口。
　　查找内容：（本部门仓库盘点如下表）（^13）
　　这里使用两个小括号表示需要查找的内容是两部分，一部分是特定的文字（本例为“本部门仓库盘点如下表”），另一部分则为“^13”（通配符中的换行符），表示查找上述文字以及换行符（方便在后续换行下插入表格）。

　　替换为：＼1^c
　　这里使用通配符＼n搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式。上述查找内容是（本部门仓库盘点如下表）（^13），这里“＼1”表示替换前面查找的内容（即保留文字），^c则表示剪贴板的内容（即表格），意思是在保留原来文字的前提下，将剪贴板的表格替换为换行符的内容（图1）。
　　展开“更多”，勾选下方的“使用通配符”，最后点击“全部替换”。这样在原文的文字下方就会自动插入剪贴板的表格，从而实现表格的批量插入（图2）。
　　这里主要利用剪贴板内容实现批量的替换，使用类似的方法，我们可以用它来实现多段文字的批量输入。比如笔者在撰写稿件的时候，很多杂志对软件推荐都有一定的格式要求，现在只要将软件格式要求先复制到剪贴板，同上打开查找替换对话框后，按提示使用下列格式进行替换：

　　查找内容：（软件介绍）（^13）
　　替换为：＼1^c
　　同上这里使用两个括号表示查找的文字是“软件介紹”和换行符，替换的内容为剪贴板内容，同上勾选“使用通配符”（图3）。
　　这样完成上述替换后，原来文章中所有“软件介绍”文字的下方就会出现固定格式的文字内容，省去我们每次手动插入的不便（图4）。

用活通配符 特殊字符批量替换

　　Word的替换支持各种通配符的使用，用好这些通配符，在执行一些替换操作的时候就可以达到事半功倍的效果。比如很多公司在举办抽奖活动时，在公布获奖名单的时候为了保护中奖者的隐私，一般都要对中奖者的手机号码、身份证号码进行遮盖，如将手机号码的中间信息使用*号替代。如果手工处理这些信息，费时费力而且容易出错。此时我们就可以使用Word的替换操作实现。
　　打开包含用户电话信息的文档，同上打开查找替换对话框，按下面的提示输入查找和替换的信息：
　　查找内容：（1？？）？？？？（？？？？）
　　这里同上使用小括号来表示查找1开头的手机号码（11位），同时将手机号码分为三部分。前三个数字和最后四个数字分成了两组表达式，中间部分则用字符替代。
　　替换为：＼1****＼2
　　表示中间部分4位号码替换为*，首尾部分则保持原来的数字不变，这里＼1和＼2就对应上述小括号标记的对象（图5）。
　　同上勾选“使用通配符”，然后点击“全部替换”，这样用户手机号码中间的四位就会被*号替代，可以很好地保护用户的隐私（图6）。
　　大家可以根据自己的实际需要举一反三进行更多设置，比如只要保留手机尾号4位数字，查找则写成“1？？？？？？（？？？？）”的形式，替换则写成“*******＼1”的形式。这样用户号码被分为两部分，前面的数字会被数字替代，后续位数则保留原来的数字形式，这样替换后保留的只是用户手机的后四位数字了（图7）。
　　当然Word替换的另类功能还有很多，比如在查找输入“[0-9]{1，}，替换输入“^32^&^32”，单击“格式”按钮，在其下拉菜单中点击“字体”。接着在“字体”选项卡中设置“下划线线型”和“下划线颜色”，然后单击“确定”。这样即可给文中所有的数字添加空格和下划线，实现字体格式的批量替换（图8）。
　　总之，灵活使用Word的通配符可以实现很多高效批量替换，更多高级设置大家可以参考过刊的介绍。