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摘 要 随着信息技术及互联网应用的逐步普及，档案已经不再单一的以纸质形式存在，而以电、光、磁等多种介质为载体的档案形式应用越来越多，并由此产生了一系列电子档案。随着电子档案信息量的剧增，传统档案管理方式已经难以满足信息化时代档案管理工作的需求。因此，加快构建电子档案管理系统已经成为企事业单位档案管理工作的主要方向。本文重点针对电子档案管理系统的关键技术及其实现方法进行了分析。
关键词 电子档案；管理系统；关键技术
中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2015）04-0065-02
近些年来，电子政务信息资源日趋丰富，并有效改善了企事业单位的信息化水平及服务效能。因此，随着信息时代的到来，加快发展电子政务具有十分重要的现实意义。电子档案信息化管理是电子政务信息化建设工作中十分重要的组成部分，也是社会信息化的先导，因此，更应当基于足够的重视。因此，加快构建电子档案管理系统刻不容缓。
1 系统需求分析
本文所开发电子档案管理系统，旨在实现如下目标：
1）实现用户登录入口的统一。系统应当为用户提供统一的登录入口，在登录系统后，应能够依据用户的角色，提供其相应的操作功能。
2）实现权限的有效分配。系统管理员负责对各用户权限进行控制，并为各用户分配相应的功能。
3）实现数据存储的集中性。系统负责通过扫描仪对纸质资料进行扫描入库，并对附件数据进行加密处理，将其存储于相应的附件服务器中，有关资料依据不同类型存入相应的数据库中，对于较为重要的资料，需要加密处理后再存储。
4）便于数据检索和统计工作的开展。系统的集中性存储是为了方便管理人员检索与统计，系统应能够提供多种组合查询的检索功能，定期对数据进行自动化统计和分析，并依据用户需求将数据报表以Word、PDF、Excel等不同格式进行输出。
5）保障数据的安全性。系统必须保障所有数据的安全性，避免数据出现丢失、损毁等问题。
2 系统关键技术分析
本文系统所涉及关键技术主要包括：.NET、XML、ADO.Net 及Web Services等技术。
2.1 .NET技术
Microsoft.Net以“软件”作为核心概念，提供了一个综合性商业平台，有效实现了对互联网各项服务的订阅。该技术特点如下：1）跨平台。能够同时支持开放式互联网标准及有关协议；2）互操作性良好。支持20种以上的语言环境，几乎所有语言均能采用.Net环境；3）可操作性强。.Net语言首先利用所选语言环境加以编译，利用Just In Time即时编译器将其转换为可识别代码，实现了不同平台下的可操作性；4）.Net技术通过运行过程中加强资源对象的管理，确保了其安全性；5）.Net环境对常用服务，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通过Internet标准及相关协议的支持，可以及时获取远程服务器有关信息，实现了应用界面的远程交互性。
本文系统设计采用的是.NET应用体系架构，所采用的开发工具为Visual Studio.NET。ADO.NET主要负责在.NET Framework平台中进行数据存储，以便通过该平台进行分布式数据共享应用程序的构建。利用新型数据访问技术，将数据访问同数据查看、操纵等相互分离。
2.2 XML技术
XML同HTML具有一定的相似之处，但XML更关注内容结构表示及组织，不仅仅局限于对布局的描述，也关注数据传输流程及其处理。XML属于语言范畴，同SGML属于子集和父集之间的关系，且其能利用自身可扩展、可移植等特点，在不同领域中得到应用，满足用户的不同应用需求，并实现有效的互动，具有安全、稳定、实用性、互动性强等诸多优点。当前，XML技术的应用领域极广，主要包括：1）属于标准化的数据格式；2）以结构、内容、数据源分离等为依据，相同的XML可采用不同方法；3）XML无需依赖某些应用，因而适用于多种应用平台间异构数据的整合、交换；4）XML网络服务可通过分布式计算，实现由局域网到互联网之间的有效延伸，为多种资源、应用、数据库及网站之间搭建了无缝连接的桥梁。
2.3 ADO.Net技术
ADO.NET负责.NET Framework平台的数据存储，以便在该平台中构建分布式数据共享程序。对于ASP.NET的Web应用程序而言，其中各组件间并无相互连接的情况。浏览器通过服务器发出相应的请求页面，经处理后发送到该页面，服务器不再同浏览器连接，直至下次请求发生。若组件间需进行数据共享，必须将二者连接，或需要在组件间设计能够传递数据的方式。由此采用了ADO.NET开展数据访问，是通过有节制使用连接的结构作为中心加以设计的，应用程序同数据库相连的时间只够对数据进行获取或更新。由于数据库并未为多数空闲连接所占用，因此，能够为更多的用户提供良好的服务。由此可见，该技术与XML的结合，使得其在Microsoft.NET环境中的数据操作更高效、更便捷。
2.4 Web Services技术
该技术为异构网络程序提供了一种有效的分布式计算方法，可运行于经因特网连接下的应用集成。该技术标准规范拥有独立性的编程语言及软硬件平台，服务商为透明状态。Web Service是建立在标准技术基础上的，其可被视为一个部署部件，其在网络环境下实现时需要建立在XML基础上，并在互联网、SOAP协议下进行远程调用。利用XML技术，该技术能够提供WSDL语言，经包装服务、集成的描述，找到能够在互联网提供服务的相关企业或机构所出具的信息，利用HTTP，结合SOAP协议，对Web Service进行访问。
3 系统结构功能的设计与实现
3.1 基于.NET的体系架构 本文系统采用的是基于.NET平台的开发环境，其体系架构见图1，主要包括三层：1）表现层。该层用以在用户浏览器中对用户界面进行显示。该层需要通过适当的形式，对业务层所发送信息进行显示，同时，负责获取用户所输入的数据信息，并对数据进行校验，将其发送给业务层；2）业务层，包括外观层与逻辑层，属于整个体系架构的分层中介，也是最关键一层。该层负责为表现层提供其所需的业务功能，也负责提供调用该函数数据访问层所提供的访问功能；3）数据访问层。该层位于系统底部，用以实现同数据库之间的互动，即数据的检索、插入、修改、删除等功能，以便为业务层提供相应的服务。
图1 系统体系结构图
3.2 功能模块的设计
系统包括四大功能模块：1）用户登陆模块。用户通过该模块登陆系统，并进行维护或管理操作，需要对访问权限进行设定，以保障系统的安全性；2）档案管理模块。该模块负责进行档案的搜索，目录的添加、修改与删除，同时，为便于日后查看，会将所有变更操作记录在日志之中，以便对档案信息进行有效管理；3）数据管理模块。该模块主要负责数据的备份与维护；4）系统管理模块。主要为系统管理员提供操作权限，如密码、日志、用户、参数的管理，档案信息的鉴定与销毁，用户的退出、注销或切换。
3.3 系统主要功能的实现
1）登录功能的实现。系统登录模块属于系统的入口，只有具有权限的用户方可进入系统中，即用户名、密码均正确方可使用该系统。用户在登陆过程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同数据库进行连接，连接之后发送相应的SQL语句，对用户信息进行获取，再对比所返回的DataSet数据、权限信息等，确保用户能够成功登陆权限页面，对于无权限用户，则登陆错误。
2）增加档案信息。在系统界面中，对添加档案信息列表进行点击，即可成功进入界面，可上传所需添加的档案图片、扫描件等材料，上传后应对档案管理截面浏览选项进行点击，并对所上传资料进行查阅。
3）编辑档案信息。进入档案信息编辑界面，加载信息模板，通过指向XML架构的Schema，判断模组控件是否对应，若对应，则可对文字、关键词、智能标签、任务窗口进行编辑，若不对应，则直接退出。
4）档案信息的查询。档案信息查询的实现主要是利用包括所有Document类型的对象，显示于控制台上，采用类、特征对表、列进行替代，采用类名对表进行代替，利用特征对列进行代替，在关联对象间展开查询。
5）打印功能的实现。系统是否能够打印也十分重要，由于电子档案管理系统所需打印的信息颇多。因此，本文系统编写了打印接口，利用一个打印基类实现该接口，为各个打印编写相应的工具类，对这些基类进行继承，由于各个打印难以完全保持一致，有些打印需进行特别处理，因此，可利用重写该基类，实现对于特殊效果的打印。这样有助于对打印工具类进行集中性管理，以便后续打印表单较多时，对系统进行扩展，无需修改系统框架即可实现。
4 结论
通过试用本文电子档案管理系统的各个模块，系统各功能模块均符合使用要求，满足了电子档案管理工作及业务的需求，所提供界面友好、方便，达到了系统的设计要求。系统试运行效果良好，具有一定的推广应用价值。
参考文献
[1]吴彩荣，陈志华，罗艳，沈彩霞.电子档案管理系统的设计[J].广西科学院学报，2011（04）：167-169.
[2]娄承浩.网络环境下的信息管理、知识管理与电子档案管理[J].上海档案，2012（10）：238-242.
[3]杨盛泉，刘海泉，刘萍萍，姚全珠.MVC模式电子档案管理系统的设计[J].西安工业大学学报，2010（03）：87-92.
作者简介
王萍（1970-），女，南阳医学高等专科学校，馆员。
关键词 电子档案；管理系统；关键技术
中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2015）04-0065-02
近些年来，电子政务信息资源日趋丰富，并有效改善了企事业单位的信息化水平及服务效能。因此，随着信息时代的到来，加快发展电子政务具有十分重要的现实意义。电子档案信息化管理是电子政务信息化建设工作中十分重要的组成部分，也是社会信息化的先导，因此，更应当基于足够的重视。因此，加快构建电子档案管理系统刻不容缓。
1 系统需求分析
本文所开发电子档案管理系统，旨在实现如下目标：
1）实现用户登录入口的统一。系统应当为用户提供统一的登录入口，在登录系统后，应能够依据用户的角色，提供其相应的操作功能。
2）实现权限的有效分配。系统管理员负责对各用户权限进行控制，并为各用户分配相应的功能。
3）实现数据存储的集中性。系统负责通过扫描仪对纸质资料进行扫描入库，并对附件数据进行加密处理，将其存储于相应的附件服务器中，有关资料依据不同类型存入相应的数据库中，对于较为重要的资料，需要加密处理后再存储。
4）便于数据检索和统计工作的开展。系统的集中性存储是为了方便管理人员检索与统计，系统应能够提供多种组合查询的检索功能，定期对数据进行自动化统计和分析，并依据用户需求将数据报表以Word、PDF、Excel等不同格式进行输出。
5）保障数据的安全性。系统必须保障所有数据的安全性，避免数据出现丢失、损毁等问题。
2 系统关键技术分析
本文系统所涉及关键技术主要包括：.NET、XML、ADO.Net 及Web Services等技术。
2.1 .NET技术
Microsoft.Net以“软件”作为核心概念，提供了一个综合性商业平台，有效实现了对互联网各项服务的订阅。该技术特点如下：1）跨平台。能够同时支持开放式互联网标准及有关协议；2）互操作性良好。支持20种以上的语言环境，几乎所有语言均能采用.Net环境；3）可操作性强。.Net语言首先利用所选语言环境加以编译，利用Just In Time即时编译器将其转换为可识别代码，实现了不同平台下的可操作性；4）.Net技术通过运行过程中加强资源对象的管理，确保了其安全性；5）.Net环境对常用服务，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通过Internet标准及相关协议的支持，可以及时获取远程服务器有关信息，实现了应用界面的远程交互性。
本文系统设计采用的是.NET应用体系架构，所采用的开发工具为Visual Studio.NET。ADO.NET主要负责在.NET Framework平台中进行数据存储，以便通过该平台进行分布式数据共享应用程序的构建。利用新型数据访问技术，将数据访问同数据查看、操纵等相互分离。
2.2 XML技术
XML同HTML具有一定的相似之处，但XML更关注内容结构表示及组织，不仅仅局限于对布局的描述，也关注数据传输流程及其处理。XML属于语言范畴，同SGML属于子集和父集之间的关系，且其能利用自身可扩展、可移植等特点，在不同领域中得到应用，满足用户的不同应用需求，并实现有效的互动，具有安全、稳定、实用性、互动性强等诸多优点。当前，XML技术的应用领域极广，主要包括：1）属于标准化的数据格式；2）以结构、内容、数据源分离等为依据，相同的XML可采用不同方法；3）XML无需依赖某些应用，因而适用于多种应用平台间异构数据的整合、交换；4）XML网络服务可通过分布式计算，实现由局域网到互联网之间的有效延伸，为多种资源、应用、数据库及网站之间搭建了无缝连接的桥梁。
2.3 ADO.Net技术
ADO.NET负责.NET Framework平台的数据存储，以便在该平台中构建分布式数据共享程序。对于ASP.NET的Web应用程序而言，其中各组件间并无相互连接的情况。浏览器通过服务器发出相应的请求页面，经处理后发送到该页面，服务器不再同浏览器连接，直至下次请求发生。若组件间需进行数据共享，必须将二者连接，或需要在组件间设计能够传递数据的方式。由此采用了ADO.NET开展数据访问，是通过有节制使用连接的结构作为中心加以设计的，应用程序同数据库相连的时间只够对数据进行获取或更新。由于数据库并未为多数空闲连接所占用，因此，能够为更多的用户提供良好的服务。由此可见，该技术与XML的结合，使得其在Microsoft.NET环境中的数据操作更高效、更便捷。
2.4 Web Services技术
该技术为异构网络程序提供了一种有效的分布式计算方法，可运行于经因特网连接下的应用集成。该技术标准规范拥有独立性的编程语言及软硬件平台，服务商为透明状态。Web Service是建立在标准技术基础上的，其可被视为一个部署部件，其在网络环境下实现时需要建立在XML基础上，并在互联网、SOAP协议下进行远程调用。利用XML技术，该技术能够提供WSDL语言，经包装服务、集成的描述，找到能够在互联网提供服务的相关企业或机构所出具的信息，利用HTTP，结合SOAP协议，对Web Service进行访问。
3 系统结构功能的设计与实现
3.1 基于.NET的体系架构 本文系统采用的是基于.NET平台的开发环境，其体系架构见图1，主要包括三层：1）表现层。该层用以在用户浏览器中对用户界面进行显示。该层需要通过适当的形式，对业务层所发送信息进行显示，同时，负责获取用户所输入的数据信息，并对数据进行校验，将其发送给业务层；2）业务层，包括外观层与逻辑层，属于整个体系架构的分层中介，也是最关键一层。该层负责为表现层提供其所需的业务功能，也负责提供调用该函数数据访问层所提供的访问功能；3）数据访问层。该层位于系统底部，用以实现同数据库之间的互动，即数据的检索、插入、修改、删除等功能，以便为业务层提供相应的服务。
图1 系统体系结构图
3.2 功能模块的设计
系统包括四大功能模块：1）用户登陆模块。用户通过该模块登陆系统，并进行维护或管理操作，需要对访问权限进行设定，以保障系统的安全性；2）档案管理模块。该模块负责进行档案的搜索，目录的添加、修改与删除，同时，为便于日后查看，会将所有变更操作记录在日志之中，以便对档案信息进行有效管理；3）数据管理模块。该模块主要负责数据的备份与维护；4）系统管理模块。主要为系统管理员提供操作权限，如密码、日志、用户、参数的管理，档案信息的鉴定与销毁，用户的退出、注销或切换。
3.3 系统主要功能的实现
1）登录功能的实现。系统登录模块属于系统的入口，只有具有权限的用户方可进入系统中，即用户名、密码均正确方可使用该系统。用户在登陆过程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同数据库进行连接，连接之后发送相应的SQL语句，对用户信息进行获取，再对比所返回的DataSet数据、权限信息等，确保用户能够成功登陆权限页面，对于无权限用户，则登陆错误。
2）增加档案信息。在系统界面中，对添加档案信息列表进行点击，即可成功进入界面，可上传所需添加的档案图片、扫描件等材料，上传后应对档案管理截面浏览选项进行点击，并对所上传资料进行查阅。
3）编辑档案信息。进入档案信息编辑界面，加载信息模板，通过指向XML架构的Schema，判断模组控件是否对应，若对应，则可对文字、关键词、智能标签、任务窗口进行编辑，若不对应，则直接退出。
4）档案信息的查询。档案信息查询的实现主要是利用包括所有Document类型的对象，显示于控制台上，采用类、特征对表、列进行替代，采用类名对表进行代替，利用特征对列进行代替，在关联对象间展开查询。
5）打印功能的实现。系统是否能够打印也十分重要，由于电子档案管理系统所需打印的信息颇多。因此，本文系统编写了打印接口，利用一个打印基类实现该接口，为各个打印编写相应的工具类，对这些基类进行继承，由于各个打印难以完全保持一致，有些打印需进行特别处理，因此，可利用重写该基类，实现对于特殊效果的打印。这样有助于对打印工具类进行集中性管理，以便后续打印表单较多时，对系统进行扩展，无需修改系统框架即可实现。
4 结论
通过试用本文电子档案管理系统的各个模块，系统各功能模块均符合使用要求，满足了电子档案管理工作及业务的需求，所提供界面友好、方便，达到了系统的设计要求。系统试运行效果良好，具有一定的推广应用价值。
参考文献
[1]吴彩荣，陈志华，罗艳，沈彩霞.电子档案管理系统的设计[J].广西科学院学报，2011（04）：167-169.
[2]娄承浩.网络环境下的信息管理、知识管理与电子档案管理[J].上海档案，2012（10）：238-242.
[3]杨盛泉，刘海泉，刘萍萍，姚全珠.MVC模式电子档案管理系统的设计[J].西安工业大学学报，2010（03）：87-92.
作者简介
王萍（1970-），女，南阳医学高等专科学校，馆员。