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【摘 要】 人事档案管理改革要从理念、制度、体制、管理方式等方面进行必要的调整,才能适应新型人力资源管理对人事档案工作的要求。文章通过对人事管理改革的分析,提出人事档案管理及利用的一些新思路,以谋求人事档案工作能够焕发出新的生机。
【关键词】 人事管理 人事档案管理 改革
人事档案作为人事管理的重要工具，是人事管理重要的组成部分。随着社会信息化不断加速，人事档案应该发挥更多的现实作用，这是由人事档案本身特定属性所决定的。本文将人事管理改革与人事档案管理改革联系在一起，对人事档案未来发展进行阐释，并从理念入手，深层次挖掘人事管理以及人事档案管理之内涵，尝试探讨人事档案利用思路。
１ 更新管理理念
人事档案管理重点该放在哪里？人事档案工作的目的任务究竟应怎样确定？这直接影响着人事档案工作未来的发展。人事档案管理首先要从管理理念上进行改革，彻底抛弃从前的“严管观”。人事档案重在利用，要服务于人的发展。只有坚持这样的理念，才能指导整个人事档案工作，使其服务于人力资源开发建设。在这种新的理念指导下，人事档案管理要将管理视野从原有狭隘的“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来，要充分整合反映个人成长、体现历史能力与现实能力的各类档案信息。做到这一点，人事档案管理将真正由约束管理走向服务管理。这种服务不仅服务于本单位的人事管理和单位内人员的发展，更能够在未来服务于相关部门的人事管理及相关人员的发展。服务于人，就要求人事档案管理顺应现代人力资源管理发展趋势。将人事档案的发展放到现代人力资源管理之内，才能使人事档案管理取得新突破，才能使人事档案工作跟上时代发展的节奏。
２ 健全管理制度
鉴于制度对管理行为的重要性，为适应人才流动对所有用人单位所采用的传统档案管理方式带来的诸多挑战，应改革现行的人事档案管理制度，以制度的形式对人事档案管理部门如何开展人事档案信息利用提出要求，规定所有单位的人事档案管理部门实行权限制人事档案信息管理。无论是本单位人员，还是已经流出的人员，只要具备相应的权限，都应取得利用个人人事档案信息的权利。只有这样才能满足社会化人力资源管理实践对人事档案信息的要求，实现对人的发展的充分尊重。人事档案管理制度若要变革，必须要摘掉套在头上几十年的“保密帽子”。将制度的重点落实到利用这一层面上。保管的确重要，但脱离了利用的保管实在是毫无意义可言。人事档案的利用制度要务求方便快捷，简化一些不必要的程序，保证信息利用的时效性。当然，我们所说的是“摘帽子”，绝不是“扔帽子”。人事档案的利用更多的是针对本人和被授权人的利用。在个人隐私方面还是要坚持保密原则，达到人事档案半开放。
３ 改革管理体制
近年来，尽管国内各项改革日趋深入，但现行的人事档案管理体制仍旧带有浓厚的计划经济色彩。因而人事档案要求生存、谋发展，现行体制必须变革。现在的人事档案从个人入学起建立，随着个人的升学、就业而在个人所属单位内逐级流动。流动是流动了，但流动的主要意义在于明确个人与组织的所属关系。而人事档案的维系之生命——内容，却是甚为陈旧。人事档案管理改革就是要变档随人走为人档的适当分离。即建立人事档案的分段管理体制。这种体制，就是要充分发挥人事档案服从服务于人的发展这一根本。充分利用现代信息技术，打破死板的人事档案管理模式，将载体管理和信息管理适当分离。具体来讲，人事档案实体可仍由用人单位保存，但用人单位有责任将部分人事档案信息数字化处理后进行数据库管理。通过公务信息网络或专用网络，对授权单位或个人开放利用。
４ 变革管理方式
人事档案管理方式提升效率，信息化、网络化是其出路所在。同传统的纸质型档案相比，数字化处理后的人事档案具有占用空间小、检索方便、信息载体易分离、不易损坏等诸多优点。再利用现代网络技术，使人事档案的信息“活”起来、“动”起来，在一定范围内传播起来。这里的一定范围内指的是个人及授权单位，当希望利用人事档案信息时，可以不必再像从前那样，必须到人事档案保存部门办理查阅、借阅。可以利用现代网络，通过相应的授权密钥来调取档案信息，从而打破了地理空间上的限制。
５ 完善利用手段
５．１ 改革人事档案内容。要对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度严格要求，阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更科学、全面、完整，为人才考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。要充实档案内容，提高人事档案的“立体感”和“折射度”，为人事档案发挥作用提供基本条件。针对不同的对象和需要，充实档案材料。对各级领导干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察等材料及时收入档案，为凭实绩提用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集一些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。此外，还可建立目前档案学界讨论热烈的“信用档案体系”。建立社会信用体系符合科学发展观，对构建社会主义和谐社会也将起到积极的作用。
５．２ 提高人事档案的社会效能。虽然人事档案的一些传统功能在逐步弱化，但并不代表可以放松管理。相反，在新的形势下，人事档案会承载起一些新的职能，如信用凭据功能、业绩认定功能等，需要进一步加强管理。与这些新的职能相适应的是，要切实转变档案管理理念，变控制型管理为服务型管理，充分发挥人事档案效能。人事档案的终极目的是利用，而不是保存，一方面利用它的时效性；另一方面利用它的不可预见性。因此，要做到服务性管理，非常重要的一点就是人事档案记载的速度要跟上人员流转的速度，收集的内容要力求全面、准确、科学、适用。
５．３ 拓宽编研范围，提高利用效率。人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。过去的人事部门往往只重视档案的收集、整理、鉴定、编目等前期工作，而忽略十分重要的编研工作。这恰恰不能体现前期档案工作的价值，直接影响人事档案信息的开发利用，直接影响人事档案的社会价值。在人事档案的编研过程中，不仅要做到重点突出，有的放矢，还要做到点面结合，拓宽编研范围，从人事档案中获取和挖掘有关人事信息，编制成一定形式的信息资料。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
５．４ 加强人事档案的信息化建设工作。在新的形势下，从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。但要注意使用权和管理权问题，严防失密。
5.5 网络环境下的人事档案创新服务。当前人事档案工作者的重要使命就是转向为现代人力资源开发服务，不断创新服务机制，要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使人事档案管理现代化。具体到创新服务手段上，有以下几点提议：①建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。人事部门充分利用企事业单位的网站制作成自己的人事档案管理系统，组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。②建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”，集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷、内容丰富、利用率高。③人事档案材料的自动上传收集。人事档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在人事处（人力资源部）的服务器上归档。④开展在线服务。人事部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与人事部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对人事档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。使传统的手工式的人事档案利用方式逐步被现代化所代替。
综上所述，人事档案立命在内容，发展在利用，对人事档案利用工作进行改革是人事档案基业常青之关键。人事档案利用，要从过去的侧重为管理者所用转向为个人所用、为组织发展所用、为人才队伍建设所用上来。新时期，党和国家要求人事档案部门要坚持与时俱进，不断创新人事档案管理的方式、方法。只有这样，人事档案工作才有持久的生命力。否则，一成不变，不能适应时代的需要，迟早要被历史淘汰。因此，档案工作人员要牢固树立与时俱进、科学发展的思想，加强调查研究，摸清档案工作现状，努力探索人事档案管理的新途径、新方法，不断开拓人事档案管理的新局面。
参考文献
１ 王英玮．信息时代的人事档案管理——理论·实践·方法·技术［Ｍ］．北京：中共党史出版社，２００４
２ 倪丽娟．完善档案信息资源开发模式的思考［Ｊ］．档案学通讯,２００６ ，（６）．
３ 张桂珍．关于人事档案工作改革的设想［Ｊ］．河北科技图苑,１９９８(1)
４ 陆滢．对人事档案管理改革的思考［Ｊ］．经济与社会发展，２００５（９）
５王英玮，周艳．我国人事档案管理改革若干问题的思考［Ｊ］．档案学通讯，２００７，（１）
【关键词】 人事管理 人事档案管理 改革
人事档案作为人事管理的重要工具，是人事管理重要的组成部分。随着社会信息化不断加速，人事档案应该发挥更多的现实作用，这是由人事档案本身特定属性所决定的。本文将人事管理改革与人事档案管理改革联系在一起，对人事档案未来发展进行阐释，并从理念入手，深层次挖掘人事管理以及人事档案管理之内涵，尝试探讨人事档案利用思路。
１ 更新管理理念
人事档案管理重点该放在哪里？人事档案工作的目的任务究竟应怎样确定？这直接影响着人事档案工作未来的发展。人事档案管理首先要从管理理念上进行改革，彻底抛弃从前的“严管观”。人事档案重在利用，要服务于人的发展。只有坚持这样的理念，才能指导整个人事档案工作，使其服务于人力资源开发建设。在这种新的理念指导下，人事档案管理要将管理视野从原有狭隘的“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来，要充分整合反映个人成长、体现历史能力与现实能力的各类档案信息。做到这一点，人事档案管理将真正由约束管理走向服务管理。这种服务不仅服务于本单位的人事管理和单位内人员的发展，更能够在未来服务于相关部门的人事管理及相关人员的发展。服务于人，就要求人事档案管理顺应现代人力资源管理发展趋势。将人事档案的发展放到现代人力资源管理之内，才能使人事档案管理取得新突破，才能使人事档案工作跟上时代发展的节奏。
２ 健全管理制度
鉴于制度对管理行为的重要性，为适应人才流动对所有用人单位所采用的传统档案管理方式带来的诸多挑战，应改革现行的人事档案管理制度，以制度的形式对人事档案管理部门如何开展人事档案信息利用提出要求，规定所有单位的人事档案管理部门实行权限制人事档案信息管理。无论是本单位人员，还是已经流出的人员，只要具备相应的权限，都应取得利用个人人事档案信息的权利。只有这样才能满足社会化人力资源管理实践对人事档案信息的要求，实现对人的发展的充分尊重。人事档案管理制度若要变革，必须要摘掉套在头上几十年的“保密帽子”。将制度的重点落实到利用这一层面上。保管的确重要，但脱离了利用的保管实在是毫无意义可言。人事档案的利用制度要务求方便快捷，简化一些不必要的程序，保证信息利用的时效性。当然，我们所说的是“摘帽子”，绝不是“扔帽子”。人事档案的利用更多的是针对本人和被授权人的利用。在个人隐私方面还是要坚持保密原则，达到人事档案半开放。
３ 改革管理体制
近年来，尽管国内各项改革日趋深入，但现行的人事档案管理体制仍旧带有浓厚的计划经济色彩。因而人事档案要求生存、谋发展，现行体制必须变革。现在的人事档案从个人入学起建立，随着个人的升学、就业而在个人所属单位内逐级流动。流动是流动了，但流动的主要意义在于明确个人与组织的所属关系。而人事档案的维系之生命——内容，却是甚为陈旧。人事档案管理改革就是要变档随人走为人档的适当分离。即建立人事档案的分段管理体制。这种体制，就是要充分发挥人事档案服从服务于人的发展这一根本。充分利用现代信息技术，打破死板的人事档案管理模式，将载体管理和信息管理适当分离。具体来讲，人事档案实体可仍由用人单位保存，但用人单位有责任将部分人事档案信息数字化处理后进行数据库管理。通过公务信息网络或专用网络，对授权单位或个人开放利用。
４ 变革管理方式
人事档案管理方式提升效率，信息化、网络化是其出路所在。同传统的纸质型档案相比，数字化处理后的人事档案具有占用空间小、检索方便、信息载体易分离、不易损坏等诸多优点。再利用现代网络技术，使人事档案的信息“活”起来、“动”起来，在一定范围内传播起来。这里的一定范围内指的是个人及授权单位，当希望利用人事档案信息时，可以不必再像从前那样，必须到人事档案保存部门办理查阅、借阅。可以利用现代网络，通过相应的授权密钥来调取档案信息，从而打破了地理空间上的限制。
５ 完善利用手段
５．１ 改革人事档案内容。要对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度严格要求，阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更科学、全面、完整，为人才考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。要充实档案内容，提高人事档案的“立体感”和“折射度”，为人事档案发挥作用提供基本条件。针对不同的对象和需要，充实档案材料。对各级领导干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察等材料及时收入档案，为凭实绩提用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集一些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。此外，还可建立目前档案学界讨论热烈的“信用档案体系”。建立社会信用体系符合科学发展观，对构建社会主义和谐社会也将起到积极的作用。
５．２ 提高人事档案的社会效能。虽然人事档案的一些传统功能在逐步弱化，但并不代表可以放松管理。相反，在新的形势下，人事档案会承载起一些新的职能，如信用凭据功能、业绩认定功能等，需要进一步加强管理。与这些新的职能相适应的是，要切实转变档案管理理念，变控制型管理为服务型管理，充分发挥人事档案效能。人事档案的终极目的是利用，而不是保存，一方面利用它的时效性；另一方面利用它的不可预见性。因此，要做到服务性管理，非常重要的一点就是人事档案记载的速度要跟上人员流转的速度，收集的内容要力求全面、准确、科学、适用。
５．３ 拓宽编研范围，提高利用效率。人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。过去的人事部门往往只重视档案的收集、整理、鉴定、编目等前期工作，而忽略十分重要的编研工作。这恰恰不能体现前期档案工作的价值，直接影响人事档案信息的开发利用，直接影响人事档案的社会价值。在人事档案的编研过程中，不仅要做到重点突出，有的放矢，还要做到点面结合，拓宽编研范围，从人事档案中获取和挖掘有关人事信息，编制成一定形式的信息资料。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
５．４ 加强人事档案的信息化建设工作。在新的形势下，从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。但要注意使用权和管理权问题，严防失密。
5.5 网络环境下的人事档案创新服务。当前人事档案工作者的重要使命就是转向为现代人力资源开发服务，不断创新服务机制，要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使人事档案管理现代化。具体到创新服务手段上，有以下几点提议：①建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。人事部门充分利用企事业单位的网站制作成自己的人事档案管理系统，组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。②建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”，集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷、内容丰富、利用率高。③人事档案材料的自动上传收集。人事档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在人事处（人力资源部）的服务器上归档。④开展在线服务。人事部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与人事部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对人事档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。使传统的手工式的人事档案利用方式逐步被现代化所代替。
综上所述，人事档案立命在内容，发展在利用，对人事档案利用工作进行改革是人事档案基业常青之关键。人事档案利用，要从过去的侧重为管理者所用转向为个人所用、为组织发展所用、为人才队伍建设所用上来。新时期，党和国家要求人事档案部门要坚持与时俱进，不断创新人事档案管理的方式、方法。只有这样，人事档案工作才有持久的生命力。否则，一成不变，不能适应时代的需要，迟早要被历史淘汰。因此，档案工作人员要牢固树立与时俱进、科学发展的思想，加强调查研究，摸清档案工作现状，努力探索人事档案管理的新途径、新方法，不断开拓人事档案管理的新局面。
参考文献
１ 王英玮．信息时代的人事档案管理——理论·实践·方法·技术［Ｍ］．北京：中共党史出版社，２００４
２ 倪丽娟．完善档案信息资源开发模式的思考［Ｊ］．档案学通讯,２００６ ，（６）．
３ 张桂珍．关于人事档案工作改革的设想［Ｊ］．河北科技图苑,１９９８(1)
４ 陆滢．对人事档案管理改革的思考［Ｊ］．经济与社会发展，２００５（９）
５王英玮，周艳．我国人事档案管理改革若干问题的思考［Ｊ］．档案学通讯，２００７，（１）