浅谈高校图书馆关于剔旧图书的处置

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  摘 要:本文主要探讨了高校图书馆剔旧工作中剔旧图书经过筛选后的处置问题。从归纳总结剔旧图书的含义和类型着手,详细探讨了根据剔旧图书的类型将其按照在馆内留存、转移出馆和报废处理的方式进行有针对性的后续处置。强调处置工作中需要注意的若干问题,并提出了对应的解决方案。
  关键词:高校图书馆;剔旧图书;处置
  剔旧,在不同国家、地区和不同类型、规模的图书馆中也被称为藏书剔旧、文献剔除、馆藏淘汰等,是图书馆工作人员针对外观损毁严重、思想内容陈旧、复本量过剩以及流通率过低等情况的馆藏图书进行剔除和注销,将仍有保留价值的图书进行后续留存处置的工作。科学性的常规剔旧对于图书馆各项工作的开展大有裨益,如优化馆藏结构,缓解书架空间的紧张状况,为图书采购提供有效的反馈指导,促进读者知识结构的更新进步,提升读者在开架书库查找图书的效率等。确保整个剔旧流程的严谨、科学且符合各馆馆藏系统特点对于处于最后一步的剔旧图书的处置工作有着至关重要的影响。
  目前,以“高校”“图书馆”“剔旧”为关键词在中国知网和万方数据知识服务平台进行检索,可以看出大部分相关论文着眼于剔旧的意义(原因、必要性)、原则标准、方法策略和困境及解决方案的探讨。剔旧主题相关文章中涉及到被剔旧图书的处置的内容常常是寥寥几笔带过,鲜少有用完整篇幅进行深入全面探讨的文章。
  基于以上发现,本文针对我国高校图书馆剔旧中的剔旧图书处置的相关问题进行梳理和探索性研究,以及为各高校图书馆中致力于剔旧工作的相关人员提供一定的参考。
  一、确定剔旧图书的含义和类型
  1.本文中剔旧图书的两种含义
  剔旧图书在普遍意义上是指经过剔旧人员在开放书架根据本馆剔旧标准进行筛选后判定为应该被剔除出馆内日常流通的图书。本文所探讨的需要进行后续处置的剔旧图书在此基础上又可以分为两种含义,一是指经剔旧筛选后被认为对于本馆仍有保留价值,将继续以不同形式收藏在馆内的图书;二是指经剔旧筛选后被认定为对于本馆已无保留价值,需要剔除出馆的图书。
  2.剔旧图书的类型
  明确剔旧图书的不同类型,即可在剔旧筛选阶段就按照各类型的特点将剔旧图书分门别类放置,在后续的处置工作中再安排人员根据不同类型进行相应的处理。由于部分图书同时兼具多种类型特点,在实际操作时无法做到每本都按类型分别放置,但即使仅能够实现部分图书的分类放置,也可以很大程度上提高工作效率,还可有效降低后续处置工作中的失误率。在高校图书馆的剔旧筛选工作中按各馆的剔旧标准所确定的剔旧图书的类型大致可以归纳概括为以下几种类型。
  (1)陈旧过时的剔旧图书
  此类图书一般是指发行时间久远,早于剔旧标准中预先设定的某一年限。普遍特征为知识内容早已过时或者版本过于陈旧;书中的概念和理论等在所涉及的学科领域中已被更新的版本所替代。
  (2)副本量过多的剔旧图书
  图书的副本量是否多于馆内正常的流通需求,其判斷标准往往要参考借阅率和各馆对于不同种类图书在购入时的副本量标准。筛选此类剔旧图书时要综合参考多种情况。如果在同种类的图书中,某册书的数量明显多于其他图书,入藏多年但外观如新,且借阅记录寥寥可数,那么一般可以判定为是副本量过多的剔旧图书。
  (3)利用率过低的剔旧图书
  指在历史借阅记录中显示的借阅次数过低或从未被借阅过的图书。入藏时间越长,借阅次数越少的图书越符合此类型特点。这一类型的剔旧图书可以侧面反映出本校师生读者的阅读偏好,以此作为参考向采编部门提供反馈报告,可优化本馆在未来的订购计划,适当缩减采买流通利用率过低的图书类型。
  (4)外观破损严重的剔旧图书
  此类剔旧图书大多是馆内借阅率最高的一部分图书。由于频繁借阅外带而导致的外观损毁,其常见情况有开胶掉页、涂抹标记等。但也不能排除其中一部分是由于购入年代久远自然老化或意外情况所导致的(如书库漏水、书架坍塌、读者意外损坏等原因)。无论属于何种情况,如果破损程度已经严重到影响读者的正常阅读,且修复难度过大或成本过高,则应该被剔除。
  (5) 与学校教学科研和本馆的文献收藏原则相违背的剔旧图书
  高校图书馆的发展方向和收藏重点应与当前学校各学科的教学、科研目标和本馆的文献收藏原则相一致。而某些明显违背此项原则的图书,即使可能本身具有较大的科学或收藏价值,也应该适时削减其流通比例,以避免图书馆在人力或书架空间上的浪费。
  (6) 时效性强的剔旧图书
  时效性强的剔旧图书在此特指各种类型的专业考试型用书。由于教学内容的调整以及考试大纲的更新,考试用书会每年出新,一两年内便会失去时效,成为滞架图书。因此应每年定期对此种图书进行有针对性的筛查和剔除。
  (7)思想性政治性错误的剔旧图书
  此类图书也属于时效性强的图书,多为配合某一时期的政治形势或某项政治运动而集中出版。但也要注意这里所谓的“错误”并不代表永远是错的或完全是错的。因此判断甄别此类图书是否应被剔旧时应该采取辩证的、实事求是的科学态度。
  二、根据剔旧图书的含义和类型进行有针对性的处置
  确定了剔旧图书的含义和类型后,再结合各馆自身的存储空间、剔旧人员分工、可接触到的社会资源以及资金预算等进行有针对性的处置。要始终秉持科学处置原则,重视剔旧人员的岗前教育和培训,尽可能最大程度地发挥剔旧图书的再利用价值。
  1. 以不同形式在馆内继续保存收藏
  (1)建立密集书库,闭架集中保存
  经过剔旧筛选后被认为对于本馆仍然具有保存价值的剔旧图书可以继续收藏在馆中,为此许多高校图书馆所采用的方式是建立密集型剔旧书库。之所以选择此种方式,一方面是因为密集书库可以在有限的空间内尽可能收藏更多的图书。与传统的开架式书库相比,密集型书库在相同大小的空间中所能存储的图书数量可达前者的4.5倍之多。另一方面是由于各馆在建馆之时基本都配备有地下密集书库等空间,将部分密集书库的空间用来存储剔旧后的保存图书,相较于再另外租借或重建场地来说是效率较高的一种操作。   部分陈旧过时、副本量过多和利用率过低的剔旧图书可以保留种类,有选择性地收藏版本较新或相对较好的在此保存,如外语辞典工具书、专业经典教科书和早年有影响力的专著类图书等。这些图书平时的流通借阅率一般较低,学校内的其他单位也不会收藏,但是对于进行科研或备考的读者们的借阅参考价值较大。如果有正在流通中的同种图书丢失或被损坏也可以及时进行替换。密集书库同时还可以设置成闭架借阅书库,发挥流通功能,供师生读者们通过在线或到馆预约的方式进行借阅,使收藏在此的剔旧图书发挥最大的剩余价值。东华大学图书馆就采用流水号排架法将剔旧图书根据尺寸大小,重新贴流水号、条形码储存在密集书库中。如果需要借阅的图书在密集书库中的,读者可以提交借阅请求,由馆员帮助入库根据新贴的流水号检索定位图书。
  (2)将部分剔旧文献资源电子化存储
  电子化阅读因其高效和便捷的阅读模式,早已成为以高校大学生为代表的年轻读者阅读的主要途径之一。当今各高校图书馆的数字资源建设工作也有很大一部分是与各数字资源公司合作共建而成的。借助数字资源公司的帮助,将仍有保存价值,但外观破损严重已不适合借阅的,或占架空间较大的成套剔旧图书电子化储存起来,供有需要的读者在线查阅也不失为一种资源利用的好方法。除此之外,部分高校图书馆收藏的古籍善本一般不对外开放,如涉及到需要剔旧的情况也可考虑利用数字化技术制成电子古籍文献。一方面使得古籍资源得到再生性保护,另一方面对于古籍文献资源的推广宣传也能起到一定的作用。
  2.调拨、交换、转赠或出售
  最终确定对于本馆已无保留价值,可以剔除出馆的图书,经综合检查后可以以多种形式转赠或出售给相关图书或社会机构。这部分图书主要从利用率过低、副本量过多和已不符合学校教学科研和本馆的文献收藏原则的剔旧图书中挑选。此外,还应注意在挑选时应尽量选择外观较好、版本较新的图书。
  各个高校的院系众多,其中不乏重点专业学科建立的资料室。图书馆可定期联络邀请各学院和专业资料室的负责人前来按需挑选剔旧图书后,按固定的程序调拨给他们。
  高校圖书馆之间可以将剔旧图书互相交换。图书馆每年会根据本校教学科研重点的调整或专业学科的增减来调整本馆的采买计划。在制定计划之后先与其他图书馆就彼此需要的剔旧图书互通有无,进行交换。对于各馆来说,不仅可以节省部分购书成本,还为增进馆际之间的联系提供了机会。
  捐赠是剔旧图书转移出馆的处置方式中最常见且操作难度较低的一种,但也需要对受捐对象进行前期的调查和选择,确定其实际情况,如图书室/馆规模大小、读者群体、地理位置、运输渠道和成本等,也可邀请受捐单位领导来馆参观考察,共同商议捐赠图书的主要类别和具体数量。捐赠对象一般选择偏远山区的基层图书馆、高校临近街道社区图书室、对口援建院校图书馆、福利养老机构、部队文化建设等。辽宁对外经贸学院图书馆由于和附近的驻扎部队关系良好,将挑选后的部分剔旧图书捐赠给他们,帮助其共同建设部队图书室,丰富部队官兵的文娱生活。
  有条件的图书馆还可以定期开展线上或线下的剔旧图书义卖活动,出售给有意向收藏某些在书店已买不到的图书的读者。对于藏书爱好者来说,某些出版发行时间久远的图书正是他们的收藏目标。同时也可联络出售给专业的二手书收购机构(如多抓鱼等)或二手书交易网站(如孔夫子旧书网)等。
  3.将剩余类型的剔旧图书进行报废处理
  思想政治性错误、时效性强和外观破损严重影响阅读以及部分版本、内容过于陈旧的剔旧图书基本已没有保存和阅读价值。这些类型的剔旧图书在经过馆内的多层级审验和全校范围的公示后,可做报废处理。废旧图书和纸张的循环再利用不仅能为环保事业尽一份力,由此获得的收益还可以用于补贴馆内剔旧工作或购置新书的经费花销。
  三、剔旧图书处置中应注意的问题
  1. 对于剔除出馆的图书的处理要持慎重态度,切忌盲目作报废处理
  剔旧图书的筛选从工作性质上来说具有较高的个人主观倾向性。由于目前仍然没有图书馆学界公认的关于筛选和判断剔旧图书的标准,虽然在各馆的剔旧工作中都有预先研究设置的剔旧原则,但由于剔旧工作人员本身的学识专业、价值取向和个人喜好等差异的存在,在决定图书去留的判断上还是会不可避免地出现因人而异的结果。同样,在剔旧图书处置的环节中对于要剔除出馆的图书也会出现相同的情况。所以各图书馆要成立专门的核查小组,在核查剔除出馆的剔旧图书时尤其要慎重判断最终计划作报废处理的部分。部分剔旧图书可能同时符合上文所总结的多个剔旧类型的特征,但却有其特殊的保留价值,所以仍然要继续留存收藏,如杰出校友捐赠、有特殊的纪念意义或绝版图书等。
  为进一步避免争议,可定期将剔旧图书的信息清单在学校信息平台进行全校范围的公示通知,请全校师生读者共同帮助检验,提供意见建议。根据师生的合理反馈信息,重新核查相应的剔旧图书,将确实仍有留存价值的图书继续收藏在馆中。
  2.尽可能采取多元化、联合化的处置方式
  处置工作始终要秉持以实现剔旧图书利用价值的最大化为出发点,因此在工作过程中应尽可能地利用多种途径和方式,多元化、联合化地实施操作。余春燕在其2014年的研究综述中就曾总结说“剔旧图书的处理工作的整体方向早已趋向于联合化”。随着大数据技术的发展和各领域区域性联合一体化进程的加快,在一定的区域范围内的高校图书馆也可考虑以各自的剔旧图书为主体建立共享书库,共同研究制定统一的收藏和管理标准。运作条件成熟后也可为区域内的读者提供开放性借阅,真正实现剔旧图书“焕发新生”。目前来看,国内高校图书馆之间关于剔旧图书的联合化共建共享工作还有很大的发展空间,如果考虑实施操作,可以先参考借鉴国外一些成功的经验方法,如美国的48所大学联合建立的中心保存书库等。
  3.注意固定资产注销相关工作
  由于剔旧图书属于国有资产的一部分,高校图书馆工作人员在处置过程中还应注意固定资产注销等相关工作。剔旧图书的转卖、出售、电子化制作和报废处理等处置方式都涉及到资产的变动。在操作过程中应随时注意整理、保存相关票据,编辑填写相应材料。最好请专人负责将所有材料电子化备份加以保存,同时还应及时向学校备案,申请财务核销。在《同济大学图书资料剔旧工作管理办法》和《重庆大学图书资产管理办法》中都明确写明由剔旧产生的资产变动应填写《图书资产处置申请表》交由学校国有资产管理相关单位,待审批通过后还应通知各学院有关资料室和部门等将拟剔旧书目清单等相关材料一并上报,并及时在图书资产管理系统中录入资产变动信息。   4.注意剔旧图书本身的改造处理和维护保存
  剔旧图书在进行后续处置之前应先集中进行逐册的注销处理。首先,应在电子馆藏系统中及时准确地变更馆藏地址及相关信息以使剔旧图书显示为不可外借的状态,目的是维护馆内日常流通秩序,避免造成误导读者,浪费读者时间的情况。其次,为逐册加盖注销章,拿掉目录卡及装袋,批量消磁,确认消磁无误后打包放在馆内指定位置,以便后续集中处理。对于残损较严重但仍需保留的图书,可视其可修复程度进行判断筛选,再进行更进一步的简单性修复。
  对于要交换、转赠或出售的剔旧图书,由于已经确定要剔除出馆,各馆往往都是临时找一个如地下室等条件相对较差的场所放置。一旦发生浸泡或虫鼠啃咬等不可挽回的状况,等到需要搬运出馆之前才发现問题,不仅会造成资源上的浪费,还会导致后续的工作安排无法顺利进行。所以对于无法立即处理,需要暂存在馆中的剔旧图书,在保存和搬运的过程中一定要特别注意防范踩踏、浸水、霉变等“二次污染”的情况。
  四、结语
  剔旧图书的处置工作步骤繁杂,按照剔旧图书的类型进行有针对性的分类处置只是一种思路。在各馆的实际操作中想要达到最优化的科学处置效果,不仅应该多多参考他馆的成功经验,还应在剔旧工作中根据进展实时改进完善处置方式。以最大程度地实现剔旧图书的利用价值作为出发点,尽可能以多元化和联合化的方式来开展工作。在处置工作中还应注意剔旧图书本身的改造处理和维护保存,并做好固定资产注销相关工作。严谨、慎重地处理要剔除出馆的图书。
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  (作者单位:对外经济贸易大学图书馆)
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