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摘要：班费是班集体的共同财产，高校班费的管理是班级管理的一项重要组成部分。本文针对高校班费管理现状，运用Excel软件对高校班费核算管理进行了实践性的探讨，提出高校班费收支核算管理的思路和流程。
关键词：Excel软件；班费管理；班费核算
一、问题提出
目前，大部分高校班费管理体制采用的是班级班委自主管理。虽然有些班级设置了班级班费管理制度，形成了班费管理办法，采用了账、钱分离的管理制度，但是班费管理缺乏规范化、科学化，班费的收支情况和结余公示没有做到及时化、程序化。高校班费管理中的不足主要体现在班费收支核算管理的流程和方法上，所以，建立规范的班费核算管理系统显得尤为重要。
Excel可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，应用广泛，操作简单方便。运用Excel建立班费核算管理系统，可以便于数据的记录、存储、传递和共享。
二、班费核算管理流程
（一）规范班费管理制度
加强班费管理，规范班费收支行为，结合班级实际情况，制定班费收支制度。一般而言，班费核算管理可以采用收付实现制。
（二）设立班费管理委员会
班费管理委员会，可以设置三个职位：出纳员，负责现金收支以及班费银行卡的管理。审核员，负责审核报销单据的真实性。记账员，负责记录班费收支账的情况。
（三）规范班费核算管理流程
1.班费预算程序。根据班级具体情况，合理设置预算，完成班费的收取。2.班费审批程序。小额的零星支出（具体额度由班费管理委员会开会讨论），经办人应先向班费管理委员会报备，由审核员审核批准。大额的班费支出，需班级2/3以上同学表决通过才可实施。3.班费报销程序。经办人签字后的报销单应得到审核员的审核批准，记账员据此入账。4.班费公示程序。记账员定期与出纳员核对账实是否相符，定期向班级同学公开班费的收支情况。5.班费监督程序。班集体所有同学都有合理使用班费的权利以及监督班费使用情况的义务。
三、Excel班费核算管理系统
（一）班费核算管理系统工作簿的设立
首先，启动Excel2010，选择“文件”、“新建”命令，创建一个新的工作簿，以所在的班级名称进行命名，如“14级财务管理1班”。然后，在该工作簿下将工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分别命名为“班级基本情况”“班费收支明细”以及“班费查询系统”。
（二）“班级基本情况”表的设立
在该工作表下，分别在A1、B1、C1单元格输入文本“学号”、“姓名”、“职务”，并在所在列分别输入对应项目的基本信息。
（三）“班费收支明细”表的设立
该工作表是班费核算管理系统的主体部分，主要包含班费具体的收支情况以及结余情况，如图1所示。此表格中的第一列的日期可以手动输入，也可以适当采用自动填充的功能。第二列，我们采用“数据有效性”选项设置下拉菜单，以便减少输入工作量，提高工作效率。具体操作步骤为：首先，选中“班级基本情况”中第二列，进行名称定义，即选中“公式”菜单，然后单击“定义名称”按钮，将其定义为“经办人”。最后，设置“班费收支明细”表中第二列的“数据有效性”，允许类型为序列，在来源的文本框中输入“=经办人”即可。同样的道理，我们对图1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分别设置数据有效性，允许类型均为序列，在其来源的文本框中分别输入“现收，银收”，“现付，银付”。
图1中，摘要、收款金额、付款金额、附件编号所在列分别手动输入，主要用来记录班费的收支情况以及登记班费收支明细表所依据附件。期末结余所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：
银行存款结余（I3单元格）= IF（$D3= “银收”，$E3，0）-IF（$F3=“银付”，$G3，0）
库存现金结余（J3单元格）= IF（$D3= “现收”，$E3，0）-IF（$F3=“现付”，$G3，0）
银行存款结余（I4單元格）= $I3 IF （$D4=“银收”，$E4，0）-IF（$F4=“银付”，$G4，0）
库存现金结余（J4单元格）= $J3 IF （$D4=“现收”，$E4，0）-IF（$F4=“现付”，$G4，0）
I5及其下方单元格，直接采用I4单元格自动向下填充功能即可。J5及其下方单元格，直接采用J4单元格自动向下填充功能即可。
此外，为了防止用户不小心误删或改动表格，增强表格的安全性，可以对“班费收支明细”工作表进行保护功能的设置。具体操作步骤为：先选定需要保护的工作表“班费收支明细”，选择“审阅”菜单，然后单击“保护工作表”按钮。打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，并选中“选定锁定单元格锁定”的复选框，单击确定即可。
为了随时追踪班费的结余情况，可以设置一个最低结余额度，一旦低于最低结余额度，就应该考虑再次征收班费。最低结余额度的预警状态，可以通过条件格式来实现。例如，设置的银行存款最低结余额度为200元，当结余低于最低结余额度时，就会用浅红色填充该单元格。具体操作步骤为：首先，选定银行存款所在的第I列。然后，选择“开始”菜单中的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框。最后，在“条件”下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项，接着选定“小于”并输入200，且选择“浅红色填充”，再单击“确定”按钮即可。
（四）“班费查询系统”的设立
班级同学可以在工作表“班费查询系统”中，进行班费的查询。此工作表可参照图2进行设置。
余额所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：
B3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，9，0）
C3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，10，0）
D3= B3 C3
（五）图表分析班费使用情况
可以通过Excel中的“数据透视表”功能，对班费的收支情况进行排序、筛选、分类汇总，还可以通过Excel强大的图表功能，将数据变的形象化，更为简明扼要的总结班费的收支情况。
参考文献：
[1] 宋正强.Excel2010在会计与财务管理日常工作中的应用[M].人民邮电出版社，2014.
[2] 张礼萍，刘毅华.Excel在财务中的应用[M].湖南师范大学出版社，2016.
[3] 隋艳.运用企业财务管理制度有效管理高校班费[J].经营与管理，2016，03：157-159.
（作者单位：安徽工贸职业技术学院）
关键词：Excel软件；班费管理；班费核算
一、问题提出
目前，大部分高校班费管理体制采用的是班级班委自主管理。虽然有些班级设置了班级班费管理制度，形成了班费管理办法，采用了账、钱分离的管理制度，但是班费管理缺乏规范化、科学化，班费的收支情况和结余公示没有做到及时化、程序化。高校班费管理中的不足主要体现在班费收支核算管理的流程和方法上，所以，建立规范的班费核算管理系统显得尤为重要。
Excel可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，应用广泛，操作简单方便。运用Excel建立班费核算管理系统，可以便于数据的记录、存储、传递和共享。
二、班费核算管理流程
（一）规范班费管理制度
加强班费管理，规范班费收支行为，结合班级实际情况，制定班费收支制度。一般而言，班费核算管理可以采用收付实现制。
（二）设立班费管理委员会
班费管理委员会，可以设置三个职位：出纳员，负责现金收支以及班费银行卡的管理。审核员，负责审核报销单据的真实性。记账员，负责记录班费收支账的情况。
（三）规范班费核算管理流程
1.班费预算程序。根据班级具体情况，合理设置预算，完成班费的收取。2.班费审批程序。小额的零星支出（具体额度由班费管理委员会开会讨论），经办人应先向班费管理委员会报备，由审核员审核批准。大额的班费支出，需班级2/3以上同学表决通过才可实施。3.班费报销程序。经办人签字后的报销单应得到审核员的审核批准，记账员据此入账。4.班费公示程序。记账员定期与出纳员核对账实是否相符，定期向班级同学公开班费的收支情况。5.班费监督程序。班集体所有同学都有合理使用班费的权利以及监督班费使用情况的义务。
三、Excel班费核算管理系统
（一）班费核算管理系统工作簿的设立
首先，启动Excel2010，选择“文件”、“新建”命令，创建一个新的工作簿，以所在的班级名称进行命名，如“14级财务管理1班”。然后，在该工作簿下将工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分别命名为“班级基本情况”“班费收支明细”以及“班费查询系统”。
（二）“班级基本情况”表的设立
在该工作表下，分别在A1、B1、C1单元格输入文本“学号”、“姓名”、“职务”，并在所在列分别输入对应项目的基本信息。
（三）“班费收支明细”表的设立
该工作表是班费核算管理系统的主体部分，主要包含班费具体的收支情况以及结余情况，如图1所示。此表格中的第一列的日期可以手动输入，也可以适当采用自动填充的功能。第二列，我们采用“数据有效性”选项设置下拉菜单，以便减少输入工作量，提高工作效率。具体操作步骤为：首先，选中“班级基本情况”中第二列，进行名称定义，即选中“公式”菜单，然后单击“定义名称”按钮，将其定义为“经办人”。最后，设置“班费收支明细”表中第二列的“数据有效性”，允许类型为序列，在来源的文本框中输入“=经办人”即可。同样的道理，我们对图1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分别设置数据有效性，允许类型均为序列，在其来源的文本框中分别输入“现收，银收”，“现付，银付”。
图1中，摘要、收款金额、付款金额、附件编号所在列分别手动输入，主要用来记录班费的收支情况以及登记班费收支明细表所依据附件。期末结余所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：
银行存款结余（I3单元格）= IF（$D3= “银收”，$E3，0）-IF（$F3=“银付”，$G3，0）
库存现金结余（J3单元格）= IF（$D3= “现收”，$E3，0）-IF（$F3=“现付”，$G3，0）
银行存款结余（I4單元格）= $I3 IF （$D4=“银收”，$E4，0）-IF（$F4=“银付”，$G4，0）
库存现金结余（J4单元格）= $J3 IF （$D4=“现收”，$E4，0）-IF（$F4=“现付”，$G4，0）
I5及其下方单元格，直接采用I4单元格自动向下填充功能即可。J5及其下方单元格，直接采用J4单元格自动向下填充功能即可。
此外，为了防止用户不小心误删或改动表格，增强表格的安全性，可以对“班费收支明细”工作表进行保护功能的设置。具体操作步骤为：先选定需要保护的工作表“班费收支明细”，选择“审阅”菜单，然后单击“保护工作表”按钮。打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，并选中“选定锁定单元格锁定”的复选框，单击确定即可。
为了随时追踪班费的结余情况，可以设置一个最低结余额度，一旦低于最低结余额度，就应该考虑再次征收班费。最低结余额度的预警状态，可以通过条件格式来实现。例如，设置的银行存款最低结余额度为200元，当结余低于最低结余额度时，就会用浅红色填充该单元格。具体操作步骤为：首先，选定银行存款所在的第I列。然后，选择“开始”菜单中的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框。最后，在“条件”下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项，接着选定“小于”并输入200，且选择“浅红色填充”，再单击“确定”按钮即可。
（四）“班费查询系统”的设立
班级同学可以在工作表“班费查询系统”中，进行班费的查询。此工作表可参照图2进行设置。
余额所对应的单元格可以设置公式，达到自动计算结余的目的，其公式分别为：
B3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，9，0）
C3= VLOOKUP（B1*1，班费收支明细！A：J，10，0）
D3= B3 C3
（五）图表分析班费使用情况
可以通过Excel中的“数据透视表”功能，对班费的收支情况进行排序、筛选、分类汇总，还可以通过Excel强大的图表功能，将数据变的形象化，更为简明扼要的总结班费的收支情况。
参考文献：
[1] 宋正强.Excel2010在会计与财务管理日常工作中的应用[M].人民邮电出版社，2014.
[2] 张礼萍，刘毅华.Excel在财务中的应用[M].湖南师范大学出版社，2016.
[3] 隋艳.运用企业财务管理制度有效管理高校班费[J].经营与管理，2016，03：157-159.
（作者单位：安徽工贸职业技术学院）