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信息化管理工作是研究生招生工作的重要组成部分，笔者根据从事研究生招生信息管理工作的实践经验，深切感受到推进和深化研究生招生信息化管理进程是一项任重而道远的工作。
必要性
在当前信息工程高度发达的社会形势下，迅猛发展的计算机网络和日臻完善的计算机技术对教育工作的支持和促进作用越来越明显，例如高考招生录取工作已经完全实现网上阅卷、网上投送电子档案、网络远程录取；自2004年起，研究生招生工作也全面实现计算机网上报名、网上调剂录取等，不仅大大提升了招生工作的技术含量，而且增加了招生工作的透明度，体现了公开、公平、公正。从招生工作的微观层面来看，计算机技术的应用已经逐渐渗透到日常工作的各个环节，越来越多的工作唯有依赖于高效的计算机和发达的网络才能顺利完成，信息采集、试卷管理、考务管理、成绩管理、复试录取、数据上报、统计分析等各个招生环节都离不开计算机和网络的应用。因此，做好信息管理工作是保证研究生招生工作稳妥有序进行的基础。
可行性
目前，我院校研究生招生部门已经配备了具有较快运行速度、较强数据处理能力和网络处理能力以及较高安全保密系数的个人计算机；在校园网络建设方面，已搭建完成传输通畅、安全性好的局域网，并通过接入教育网实现了与国际因特网的互联互通，为研究生招生工作的信息化管理奠定了坚实的硬件基础。另一方面，信息化管理的主体是高素质的管理者，我院校研究生招生部门不但安排专人负责计算机信息管理工作，还有既熟悉招生工作的政策和内容，又深知信息化管理的方法和流程，具有多年丰富管理经验的管理人员，为研究生招生管理信息系统的研制、改进和提高提供了有力的保障，有利于推动研究生招生信息化管理的进程。
紧迫性
1.工作量大，信息管理系统需更新、优化
近年来，硕士研究生的报考人数连年大幅度增长，2006年全国报考人数已经达到127万；同时，博士研究生的报考人数也在逐年增加，如我院校2006年博士研究生的报考人数增幅就达到35.6%。报考人数和录取人数的大幅增加导致研究生招生工作量的成倍增长和工作复杂程度的严重加剧，有关的招生政策、招生信息、工作内容、工作方法等变化较大，原有的信息管理系统、信息管理流程已经不能完全适应新形势下的研究生招生工作，计算机管理系统迫切需要加以改进和更新，流程需要整体再造和优化。
2.二级垂直管理子系统应纳入整个信息管理系统中
我院校的研究生招生工作实行二级垂直管理体制，由研究生院招生处全面负责，各二级单位研究生管理部门负责本单位的研究生招生的具体工作。鉴于目前各个二级单位负责研究生招生工作的管理人员的计算机应用水平参差不齐，为了保持信息化管理工作的一贯性和连续性，有必要开发一套操作简便、通俗易懂、适用于所有二级单位研究生招生管理人员使用的计算机辅助软件，并将其作为子系统纳入到整个研究生招生信息管理系统当中。
3.积极进行数据标准规范建设
整个研究生招生信息管理工作中亟待解决的问题是：数据标准不统一，各种类型格式的数据交叉并存，给工作造成了不便，如以往在招生专业目录制作阶段和复试录取阶段，二级单位上报的数据涉及Word、Excel、Visual FoxPro等多种软件生成的不同格式的数据，相互间存在较大差异，互相转换困难，不利于数据的共享和利用，同时也加大了二次输入发生错误的几率和信息校对的难度，个别二级单位甚至仅采取最原始的手写材料进行上报，无疑更增添了额外的人工录入数据的工作量，造成了大量的浪费。因此，提高研究生招生工作信息管理的规范化程度迫在眉睫。
总体设计
该信息管理系统以Visual FoxPro 6.0为基础开发设计平台，采取自顶向下的结构化程序设计方法。在对系统需求进行认真细致分析的基础上，首先从宏观角度整体考虑系统功能定位，然后依据每个工作环节的内容逐层进行功能分解，直至细化到最单一、最具体、最易实现的功能为止；同时在纵向剖析伸展的基础上，加强横向类似功能之间的联系，形成一定的功能模块，力求做到功能丰富到位，布局简洁有序。除此之外，其他的软件技术也被综合运用在相应的信息管理工作中，例如，使用Office办公软件制作电子文本通过网络传达工作信息、打印存档的文字材料；利用Dreamweaver、FrontPage等制作动态网页用于招生信息的网络发布等，都已成为研究生招生信息管理系统不可或缺的有机组成部分，多种软件技术的综合应用极大地丰富了系统的功能，扩展了系统的使用范围。
流程分析
1.制订招生目录阶段
各个二级单位的研究生管理部门在制作上报本单位招生专业目录时均统一使用研究生招生信息管理系统的子系统——专业目录信息采集系统。管理人员可以直观地在操作窗口中根据下拉菜单中的有关提示选择或者直接输入所需的信息项目，采取限制输入和逻辑校验的办法判断关键信息是否正确和规范，如招生导师和招生专业只能在符合条件的事先设定的范围内点击选择，不能随意输入；对招收推免生的专业研究方向则禁止对该方向考试科目的录入；管理人员可以根据需要增删、修改、查看和打印招生专业目录信息，在校对无误后则可利用系统的上报功能模块生成上报数据库通过网络上报，同时上报文字材料备查。在集中汇总所有二级单位的上报数据库后，经过数据检查、整理及文字信息校对无误后，则可通过系统中的格式转换程序将现有的数据格式转换成教育部管理软件所需的数据格式，完成全院校的数据上报。同时，利用Dreamweaver制作动态查询网页，通过网络公开发布招生专业信息，方便考生获取招生专业信息。
2.报名考试阶段
通过网络上传下载报考考生数据信息，并对考生报考信息进行逻辑校验，对条件不符者不予准考，对怀疑有误的填报信息经核实后加以修改，同时生成考生编号等考试必须的数据信息。完成计算机采集考生照片、打印准考证、打印招生工作各环节所需报表和标签等任务。
3.成绩处理阶段
⑴完成考生业务课成绩的录入、校对以及上报工作。⑵在规定的时间内以网上动态查询的形式向社会发布，考生可凭个人考生编号和身份证号，查询本人此次研究生考试的成绩及排名，此举可有效保障考生的隐私权。⑶对考试成绩进行初步统计分析，待分数线确定后，自动生成上线考生数据库。
4.复试录取阶段
各个二级单位均使用研究生招生管理信息系统的子系统——录取信息采集系统。管理人员在输入拟录取考生的考生编号后即可查阅此考生的相关信息，并可进行适当修改，但关键信息的修改将会出现修改提示，如导师、专业、院所、录取类别等，管理人员确认后可通过简单操作将其添加到拟录取考生库中。全部修改添加完毕后系统将对拟录取考生数据库进行逻辑校验，因未严格遵守规定而出现的问题将被一一列举出来，使管理人员有针对性的加以解决。各个二级单位在对使用系统打印的拟录取名单进行认真核对无误后利用系统上报功能模块生成上报数据库，同时上报文字材料备查。招生处汇总各个二级单位的上报数据库和文字材料后，经检查、整理保证数据准确，将录取的新生信息上报教育部、市招办审查，最后将录取数据移交研究生培养、学籍等管理部门，用于下一步新生网上选课。
5.新生报到阶段
开学两周后，删除未报到者以及由于资格审查未通过、体检不合格等原因被退学者的数据信息，最终生成并打印新生报户口名单，用于新生落户等事宜。
系统特点
1.功能齐全，实用性强
整套研究生招生管理系统的功能完善多样，与每个工作环节相对应的各个功能模块之间相互衔接紧密，有力地提高了各个工作环节的信息化程度，减轻了以往人工操作的繁重负担。充分结合我院校的实际情况，采取集中式管理和分散式管理相结合的方法，合理分配和调整院校研究生招生部门与各二级单位研究生管理部门的工作任务和工作关系，有效降低了同类工作的重复率以及由此产生的人为出错率，信息化管理从整体上大幅度提高了研究生招生管理工作效率。
2.格式统一、通用性好
系统设计和运行的平台为Visual FoxPro，各个工作阶段产生的和使用的信息数据均采用固定统一的数据格式，一方面避免了由多种数据格式（.doc，.xls等）并存产生的数据信息共享和重复劳动等诸多问题，降低了出错率；另一方面，各个阶段采用相同的数据格式也有利于不同工作阶段数据信息的共享和移植，减少了数据冗余度，提高了基础数据的使用率，从而尽可能地保持不同阶段相同数据信息的准确性和一致性。在此基础上，一旦工作需要，内部统一格式的数据可以迅速通过相应的格式转换程序生成上报软件所需格式的数据，从而方便、快捷地完成数据上报工作。
3.简便易学，使用率高
目前，所有二级单位的研究生管理部门都已经安装配备了专业目录信息采集子系统和录取信息采集子系统，系统运行平稳、状态良好，管理人员基本都能够很快熟悉系统的使用步骤和操作方法，顺利完成数据采集、数据上报和打印工作。
结语
我院校研究生招生管理信息系统的开发是在原有的研究生招生管理信息系统基础上，经过不断改进和完善建立起来的，在研究生招生管理过程中发挥着不可替代的作用。相信随着研究生招生工作的继续深入开展和管理人员的不懈努力，研究生招生信息管理系统将会不断更新，继续向前发展。
必要性
在当前信息工程高度发达的社会形势下，迅猛发展的计算机网络和日臻完善的计算机技术对教育工作的支持和促进作用越来越明显，例如高考招生录取工作已经完全实现网上阅卷、网上投送电子档案、网络远程录取；自2004年起，研究生招生工作也全面实现计算机网上报名、网上调剂录取等，不仅大大提升了招生工作的技术含量，而且增加了招生工作的透明度，体现了公开、公平、公正。从招生工作的微观层面来看，计算机技术的应用已经逐渐渗透到日常工作的各个环节，越来越多的工作唯有依赖于高效的计算机和发达的网络才能顺利完成，信息采集、试卷管理、考务管理、成绩管理、复试录取、数据上报、统计分析等各个招生环节都离不开计算机和网络的应用。因此，做好信息管理工作是保证研究生招生工作稳妥有序进行的基础。
可行性
目前，我院校研究生招生部门已经配备了具有较快运行速度、较强数据处理能力和网络处理能力以及较高安全保密系数的个人计算机；在校园网络建设方面，已搭建完成传输通畅、安全性好的局域网，并通过接入教育网实现了与国际因特网的互联互通，为研究生招生工作的信息化管理奠定了坚实的硬件基础。另一方面，信息化管理的主体是高素质的管理者，我院校研究生招生部门不但安排专人负责计算机信息管理工作，还有既熟悉招生工作的政策和内容，又深知信息化管理的方法和流程，具有多年丰富管理经验的管理人员，为研究生招生管理信息系统的研制、改进和提高提供了有力的保障，有利于推动研究生招生信息化管理的进程。
紧迫性
1.工作量大，信息管理系统需更新、优化
近年来，硕士研究生的报考人数连年大幅度增长，2006年全国报考人数已经达到127万；同时，博士研究生的报考人数也在逐年增加，如我院校2006年博士研究生的报考人数增幅就达到35.6%。报考人数和录取人数的大幅增加导致研究生招生工作量的成倍增长和工作复杂程度的严重加剧，有关的招生政策、招生信息、工作内容、工作方法等变化较大，原有的信息管理系统、信息管理流程已经不能完全适应新形势下的研究生招生工作，计算机管理系统迫切需要加以改进和更新，流程需要整体再造和优化。
2.二级垂直管理子系统应纳入整个信息管理系统中
我院校的研究生招生工作实行二级垂直管理体制，由研究生院招生处全面负责，各二级单位研究生管理部门负责本单位的研究生招生的具体工作。鉴于目前各个二级单位负责研究生招生工作的管理人员的计算机应用水平参差不齐，为了保持信息化管理工作的一贯性和连续性，有必要开发一套操作简便、通俗易懂、适用于所有二级单位研究生招生管理人员使用的计算机辅助软件，并将其作为子系统纳入到整个研究生招生信息管理系统当中。
3.积极进行数据标准规范建设
整个研究生招生信息管理工作中亟待解决的问题是：数据标准不统一，各种类型格式的数据交叉并存，给工作造成了不便，如以往在招生专业目录制作阶段和复试录取阶段，二级单位上报的数据涉及Word、Excel、Visual FoxPro等多种软件生成的不同格式的数据，相互间存在较大差异，互相转换困难，不利于数据的共享和利用，同时也加大了二次输入发生错误的几率和信息校对的难度，个别二级单位甚至仅采取最原始的手写材料进行上报，无疑更增添了额外的人工录入数据的工作量，造成了大量的浪费。因此，提高研究生招生工作信息管理的规范化程度迫在眉睫。
总体设计
该信息管理系统以Visual FoxPro 6.0为基础开发设计平台，采取自顶向下的结构化程序设计方法。在对系统需求进行认真细致分析的基础上，首先从宏观角度整体考虑系统功能定位，然后依据每个工作环节的内容逐层进行功能分解，直至细化到最单一、最具体、最易实现的功能为止；同时在纵向剖析伸展的基础上，加强横向类似功能之间的联系，形成一定的功能模块，力求做到功能丰富到位，布局简洁有序。除此之外，其他的软件技术也被综合运用在相应的信息管理工作中，例如，使用Office办公软件制作电子文本通过网络传达工作信息、打印存档的文字材料；利用Dreamweaver、FrontPage等制作动态网页用于招生信息的网络发布等，都已成为研究生招生信息管理系统不可或缺的有机组成部分，多种软件技术的综合应用极大地丰富了系统的功能，扩展了系统的使用范围。
流程分析
1.制订招生目录阶段
各个二级单位的研究生管理部门在制作上报本单位招生专业目录时均统一使用研究生招生信息管理系统的子系统——专业目录信息采集系统。管理人员可以直观地在操作窗口中根据下拉菜单中的有关提示选择或者直接输入所需的信息项目，采取限制输入和逻辑校验的办法判断关键信息是否正确和规范，如招生导师和招生专业只能在符合条件的事先设定的范围内点击选择，不能随意输入；对招收推免生的专业研究方向则禁止对该方向考试科目的录入；管理人员可以根据需要增删、修改、查看和打印招生专业目录信息，在校对无误后则可利用系统的上报功能模块生成上报数据库通过网络上报，同时上报文字材料备查。在集中汇总所有二级单位的上报数据库后，经过数据检查、整理及文字信息校对无误后，则可通过系统中的格式转换程序将现有的数据格式转换成教育部管理软件所需的数据格式，完成全院校的数据上报。同时，利用Dreamweaver制作动态查询网页，通过网络公开发布招生专业信息，方便考生获取招生专业信息。
2.报名考试阶段
通过网络上传下载报考考生数据信息，并对考生报考信息进行逻辑校验，对条件不符者不予准考，对怀疑有误的填报信息经核实后加以修改，同时生成考生编号等考试必须的数据信息。完成计算机采集考生照片、打印准考证、打印招生工作各环节所需报表和标签等任务。
3.成绩处理阶段
⑴完成考生业务课成绩的录入、校对以及上报工作。⑵在规定的时间内以网上动态查询的形式向社会发布，考生可凭个人考生编号和身份证号，查询本人此次研究生考试的成绩及排名，此举可有效保障考生的隐私权。⑶对考试成绩进行初步统计分析，待分数线确定后，自动生成上线考生数据库。
4.复试录取阶段
各个二级单位均使用研究生招生管理信息系统的子系统——录取信息采集系统。管理人员在输入拟录取考生的考生编号后即可查阅此考生的相关信息，并可进行适当修改，但关键信息的修改将会出现修改提示，如导师、专业、院所、录取类别等，管理人员确认后可通过简单操作将其添加到拟录取考生库中。全部修改添加完毕后系统将对拟录取考生数据库进行逻辑校验，因未严格遵守规定而出现的问题将被一一列举出来，使管理人员有针对性的加以解决。各个二级单位在对使用系统打印的拟录取名单进行认真核对无误后利用系统上报功能模块生成上报数据库，同时上报文字材料备查。招生处汇总各个二级单位的上报数据库和文字材料后，经检查、整理保证数据准确，将录取的新生信息上报教育部、市招办审查，最后将录取数据移交研究生培养、学籍等管理部门，用于下一步新生网上选课。
5.新生报到阶段
开学两周后，删除未报到者以及由于资格审查未通过、体检不合格等原因被退学者的数据信息，最终生成并打印新生报户口名单，用于新生落户等事宜。
系统特点
1.功能齐全，实用性强
整套研究生招生管理系统的功能完善多样，与每个工作环节相对应的各个功能模块之间相互衔接紧密，有力地提高了各个工作环节的信息化程度，减轻了以往人工操作的繁重负担。充分结合我院校的实际情况，采取集中式管理和分散式管理相结合的方法，合理分配和调整院校研究生招生部门与各二级单位研究生管理部门的工作任务和工作关系，有效降低了同类工作的重复率以及由此产生的人为出错率，信息化管理从整体上大幅度提高了研究生招生管理工作效率。
2.格式统一、通用性好
系统设计和运行的平台为Visual FoxPro，各个工作阶段产生的和使用的信息数据均采用固定统一的数据格式，一方面避免了由多种数据格式（.doc，.xls等）并存产生的数据信息共享和重复劳动等诸多问题，降低了出错率；另一方面，各个阶段采用相同的数据格式也有利于不同工作阶段数据信息的共享和移植，减少了数据冗余度，提高了基础数据的使用率，从而尽可能地保持不同阶段相同数据信息的准确性和一致性。在此基础上，一旦工作需要，内部统一格式的数据可以迅速通过相应的格式转换程序生成上报软件所需格式的数据，从而方便、快捷地完成数据上报工作。
3.简便易学，使用率高
目前，所有二级单位的研究生管理部门都已经安装配备了专业目录信息采集子系统和录取信息采集子系统，系统运行平稳、状态良好，管理人员基本都能够很快熟悉系统的使用步骤和操作方法，顺利完成数据采集、数据上报和打印工作。
结语
我院校研究生招生管理信息系统的开发是在原有的研究生招生管理信息系统基础上，经过不断改进和完善建立起来的，在研究生招生管理过程中发挥着不可替代的作用。相信随着研究生招生工作的继续深入开展和管理人员的不懈努力，研究生招生信息管理系统将会不断更新，继续向前发展。