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摘要：在项目建设过程中，施工总承包单位与业主监理及各分包单位均需保持频繁且紧密的沟通，因此，沟通的有效、及时与否很大程度影响项目施工的进行。传统方式往往存在效率低、流程繁琐、速度慢的弊端，因此建立各方互通智能沟通平台的设想将可作为一次重要尝试。
关键词：项目建设；沟通；管理；智能平台
一.背景：
笔者在日常涉及到需与业主等各方对接的工作中总结并列举以下几项受传统沟通方式影响较大的工作。
1 方案等资料报审
作为施工总承包，在建设过程中，需要将方案等各种施工相关资料报审业主及监理，贯穿整个工程，无节制的打印，导致大量纸张被消耗，期间还因各种原因导致出现错打、多打等现象造成不必要的浪费，在提倡绿色可持续发展的时代，这显然违背环保理念。同时，资料的报审过程相对繁琐，现实情况是，资料报审过程为：施工单位技术人员→施工单位资料员→业主/监理资料员→负责人，在这一过程中，资料员常常有大量资料需要在同一时间与对接单位进行交接，在每一个环节都可能出现错报、漏报或者资料丢失的情况，因此对每位人员都增加对资料管理的工作量。除此之外，受人员因素影响较大，在涉及到需要相关管理人员进行签字审批时，一旦因管理人员在该时刻无法在场进行签字，也导致了方案和资料的拖滞。
2 技术确认单
在现场施工中，不可避免出现无法按施工图纸正常施工及做法不明确等情况，那么此时需要由施工单位发起技术确认单，向业主或设计单位进行做法确认。实际情况常常是，该类单子往往需要经由多人交接进行确认，单子在各经手人处停滞时间的叠加，整体推迟了单子的回复时间，降低了回复速度和效率，从而导致现场对应施工的停滞不前或质量问题。
3质量安全整改单
作为施工总承包，在对现场进行施工安全及质量进行管理中，对于存在的安全质量问题需及时通知相关单位进行整改，情况严重者需采取停工处理。对于安全问题，更早地解决意味着更小可能的意外发生，这也是企业对工作人员生命安全负有的基本责任。对于质量问题，及时的解决将保证施工各项的順利进行。因此，这一过程必须保证时效性，而实际情况却常常是整改单常常未能在问题发现后第一时间送达至相关单位手中，同时后续整改也常迟迟未能及时回复，时间收到拖延后，一旦工作人员未能做到对每一项整改实时跟进，导致部分问题被置之脑后。除此之外，过程中单子发生丢失，将同样使得部分整改不到位或未整改，原本的质量问题未能得到有效解决，对后续的验收及施工均造成了不同程度的影响。
综上所述，降低效率原因如下：
在涉及到需与业主及其他单位的对接工作中，一旦文件需要经由多人进行交接，那么各人员自身因素都可能造成事情进展速度缓慢，影响问题解决的时效性。从客观因素考虑，纸质版资料的打印常受设备影响。
从环保效益、时间效益、经济效益和人员办公效率角度出发，智能沟通平台能够很好的解决上述存在的问题都可得到合理的解决。
二.优点
1.加快信息传送效率
施工单位编制完成的文件可在第一时间发送至部门领导进行审批审核，确认无误后，利用平台数字化签署系统加入署名及章印，即可马上发送至平台上业主方和监理方的负责人，省去人力报送和层层审批盖章的环节，同时，当文件等资料需进行修改，也可通过平台立即反馈给编制人，以达到及时修改，及时报审的效果。施工方案的尽早过审，意味着能够更早的进行交底，从而推进现场施工。
对于现场发现的质量安全问题同样能够在第一时间告知相关单位，并在平台上设置整改进度和时间，以实时跟进整改进程，若整改未在规定时间内完成，则可进行对该单位进行处罚，并在平台留存记录。
2.提升了资料整理及检索能力
在进行内外收发文的工作过程中，会产生大量的资料文件需要进行整理和存档，同时，工作中常常需要对已有的文件进行查阅等等，往往造成资料整理变得混乱、更有可能出现资料的损坏或丢失。而通过智能平台，可实现对资料加密管理，分类存储，有效排序，既保证了资料的完整也方便了各部门对资料的检索和查阅。极大的减轻资料管理人员的工作负担，也节省了各方人员的时间，提升了工作效率。
3.加快了工程进度
各单位间工作效率高低与否很大程度决定了项目整体工期的长短，如果能够在每一处流程都能够节省一些不必要的环节，将使合作更为密切、便捷和高效，能够极大提升各方人员的积极性，这样的积极作用将很好体现在施工现场的工作中。做法的快速确认、快速审核到快速的落地，层层递进，加快了进程。安全问题的及时发现、及时整改极大保障现场作业人员的生命安全，质量的高效把控提升工程的整体品质和验收合格率，为项目创优申报工作奠定了基础。
4.明确责任归属提升管理
资料完整、过程清晰、沟通高效，能够有效将责任落实，提升各单位对自身的工作要求。管理者可通过
5.符合绿色环保理念
使用无纸化办公方式将减少资源的消耗，因为其最显著的特点就是在互联网平台上进行电子文件的传送，不仅量减纸质文件的印刷，同时也缩减纸质文件传递过程中所需的人力、物力及财力。纸质文件需求的减少，意味将缩减对木材的消耗，减少对环境的污染，最终达到节能减排，响应了党中央关于创建节约型社会的号召。
三.待解决问题
1.完善技术
对于互联网办公平台建设已具备一定基础，但仍在存在很多操作问题，因此，为了能够真正实现满足实际工作需求的办公平台，需要聘请相关技术人员对项目办公平台进行针对性设计。
2.完善制度
目前多数工程资料的过审及竣工验收报备仍需要采用纸质版及实体章印，因此，需要有关政府部门出台相关法规，授予电子版资料法律效益，采用先进技术增强对电子文件的管理和保护。
3.安全保护
对资料的保护，一方面必须保证资料的防外泄，因此需要有较强的防盗系统。另一方面，需要保证文件的完整性和不可修改性，以确保文件的真实有效。
四.结语
信息化办公已为现代人员带来大量的便捷，顺应信息化时代的趋势也是历史必然，智能化办公能够极大提升工作效率，而作为对工作工期要求高的建设行业，采用信息化办公，更是能够在多方面对工程质量、安全及工期产生积极影响。此外更能实现绿色建造，保护环境的重大意义。
作者简介：
黄瑞东，男，1996年2月出生，中建二局第一建筑工程有限公司坪山高新区综合服务中心项目技术员.
关键词：项目建设；沟通；管理；智能平台
一.背景：
笔者在日常涉及到需与业主等各方对接的工作中总结并列举以下几项受传统沟通方式影响较大的工作。
1 方案等资料报审
作为施工总承包，在建设过程中，需要将方案等各种施工相关资料报审业主及监理，贯穿整个工程，无节制的打印，导致大量纸张被消耗，期间还因各种原因导致出现错打、多打等现象造成不必要的浪费，在提倡绿色可持续发展的时代，这显然违背环保理念。同时，资料的报审过程相对繁琐，现实情况是，资料报审过程为：施工单位技术人员→施工单位资料员→业主/监理资料员→负责人，在这一过程中，资料员常常有大量资料需要在同一时间与对接单位进行交接，在每一个环节都可能出现错报、漏报或者资料丢失的情况，因此对每位人员都增加对资料管理的工作量。除此之外，受人员因素影响较大，在涉及到需要相关管理人员进行签字审批时，一旦因管理人员在该时刻无法在场进行签字，也导致了方案和资料的拖滞。
2 技术确认单
在现场施工中，不可避免出现无法按施工图纸正常施工及做法不明确等情况，那么此时需要由施工单位发起技术确认单，向业主或设计单位进行做法确认。实际情况常常是，该类单子往往需要经由多人交接进行确认，单子在各经手人处停滞时间的叠加，整体推迟了单子的回复时间，降低了回复速度和效率，从而导致现场对应施工的停滞不前或质量问题。
3质量安全整改单
作为施工总承包，在对现场进行施工安全及质量进行管理中，对于存在的安全质量问题需及时通知相关单位进行整改，情况严重者需采取停工处理。对于安全问题，更早地解决意味着更小可能的意外发生，这也是企业对工作人员生命安全负有的基本责任。对于质量问题，及时的解决将保证施工各项的順利进行。因此，这一过程必须保证时效性，而实际情况却常常是整改单常常未能在问题发现后第一时间送达至相关单位手中，同时后续整改也常迟迟未能及时回复，时间收到拖延后，一旦工作人员未能做到对每一项整改实时跟进，导致部分问题被置之脑后。除此之外，过程中单子发生丢失，将同样使得部分整改不到位或未整改，原本的质量问题未能得到有效解决，对后续的验收及施工均造成了不同程度的影响。
综上所述，降低效率原因如下：
在涉及到需与业主及其他单位的对接工作中，一旦文件需要经由多人进行交接，那么各人员自身因素都可能造成事情进展速度缓慢，影响问题解决的时效性。从客观因素考虑，纸质版资料的打印常受设备影响。
从环保效益、时间效益、经济效益和人员办公效率角度出发，智能沟通平台能够很好的解决上述存在的问题都可得到合理的解决。
二.优点
1.加快信息传送效率
施工单位编制完成的文件可在第一时间发送至部门领导进行审批审核，确认无误后，利用平台数字化签署系统加入署名及章印，即可马上发送至平台上业主方和监理方的负责人，省去人力报送和层层审批盖章的环节，同时，当文件等资料需进行修改，也可通过平台立即反馈给编制人，以达到及时修改，及时报审的效果。施工方案的尽早过审，意味着能够更早的进行交底，从而推进现场施工。
对于现场发现的质量安全问题同样能够在第一时间告知相关单位，并在平台上设置整改进度和时间，以实时跟进整改进程，若整改未在规定时间内完成，则可进行对该单位进行处罚，并在平台留存记录。
2.提升了资料整理及检索能力
在进行内外收发文的工作过程中，会产生大量的资料文件需要进行整理和存档，同时，工作中常常需要对已有的文件进行查阅等等，往往造成资料整理变得混乱、更有可能出现资料的损坏或丢失。而通过智能平台，可实现对资料加密管理，分类存储，有效排序，既保证了资料的完整也方便了各部门对资料的检索和查阅。极大的减轻资料管理人员的工作负担，也节省了各方人员的时间，提升了工作效率。
3.加快了工程进度
各单位间工作效率高低与否很大程度决定了项目整体工期的长短，如果能够在每一处流程都能够节省一些不必要的环节，将使合作更为密切、便捷和高效，能够极大提升各方人员的积极性，这样的积极作用将很好体现在施工现场的工作中。做法的快速确认、快速审核到快速的落地，层层递进，加快了进程。安全问题的及时发现、及时整改极大保障现场作业人员的生命安全，质量的高效把控提升工程的整体品质和验收合格率，为项目创优申报工作奠定了基础。
4.明确责任归属提升管理
资料完整、过程清晰、沟通高效，能够有效将责任落实，提升各单位对自身的工作要求。管理者可通过
5.符合绿色环保理念
使用无纸化办公方式将减少资源的消耗，因为其最显著的特点就是在互联网平台上进行电子文件的传送，不仅量减纸质文件的印刷，同时也缩减纸质文件传递过程中所需的人力、物力及财力。纸质文件需求的减少，意味将缩减对木材的消耗，减少对环境的污染，最终达到节能减排，响应了党中央关于创建节约型社会的号召。
三.待解决问题
1.完善技术
对于互联网办公平台建设已具备一定基础，但仍在存在很多操作问题，因此，为了能够真正实现满足实际工作需求的办公平台，需要聘请相关技术人员对项目办公平台进行针对性设计。
2.完善制度
目前多数工程资料的过审及竣工验收报备仍需要采用纸质版及实体章印，因此，需要有关政府部门出台相关法规，授予电子版资料法律效益，采用先进技术增强对电子文件的管理和保护。
3.安全保护
对资料的保护，一方面必须保证资料的防外泄，因此需要有较强的防盗系统。另一方面，需要保证文件的完整性和不可修改性，以确保文件的真实有效。
四.结语
信息化办公已为现代人员带来大量的便捷，顺应信息化时代的趋势也是历史必然，智能化办公能够极大提升工作效率，而作为对工作工期要求高的建设行业，采用信息化办公，更是能够在多方面对工程质量、安全及工期产生积极影响。此外更能实现绿色建造，保护环境的重大意义。
作者简介：
黄瑞东，男，1996年2月出生，中建二局第一建筑工程有限公司坪山高新区综合服务中心项目技术员.