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摘要：每到期中期末，处理学生成绩报告单是件很烦琐的事情，利用Word软件自带的“邮件合并”功能，可以快速制作出准确、美观、正规的学生成绩报告单，达到事半功倍的效果。本文详细介绍了“邮件合并”的功能、特点及适用范围，并以Word2007为工具，介绍了使用“邮件合并”功能处理成绩报告单的方法，应用效果良好，值得推广。
关键字：邮件合并；Word2007；成绩报告单
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）17-0235-02
1 Microsoft Office Word 2007简介
Microsoft Office Word是微软公司开发的一款文字处理程序，最早是由Richard Brodie在1983年编写的，其后推出的版本可在Apple Macintosh （1984年）、SCO UNIX和Microsoft Windows （1989年）上运行。Microsoft Office Word作为 Office 的核心程序及最流行的一种文字处理程序，为用户提供很多易用的文档创建工具和丰富的功能集，帮助用户节省时间，并得到优雅美观的效果。Word2007就是Word这个应用程序的其中一个版本。
当今信息社会，Word2007作为办公自动化最重要的软件之一，是从事任何行业都需要掌握的基本软件，灵活使用Word2007中的基本文字排版及各种中高级技巧，不但能帮助我们制作出更具吸引力的文档，更能使我们的工作达到事半功倍的效果。
2邮件合并
“邮件合并”功能是Word中自带的一项非常实用的功能，这个名词是在批量处理“邮件文档”的过程中提出的，简单来说，就是在邮件文档主体的固定内容中合并一组与内容相关的数据源，这个数据源可以是Access、Excel数据表等，然后一次性生成所需的邮件文档，它还能够自定义名字、地址及其他详细情况。
日常事务处理中，常会有这样的工作：要处理的文档主体内容是基本相同的，只有个别内容发生变化。例如请柬、工资单、录取通知书、获奖证书、聘书、成绩单等，如果按照传统方法一张一张地输入信息并打印，虽然每个文档中只需更改个别内容，但是也是很费时间的。也有人选择留出空来，全部打印完成后再手工填入，那样就更耗时耗力了。使用Word自带的“邮件合并”功能，就能避免重复工作，高效、快速地完成这项工作。
现在以打印某校学生的成绩报告单为例，介绍如何使用Word2007中“邮件合并”功能，制作并打印出准确、美观、大方、正规的成绩报告单。
3 创建数据库
这里的数据库，是指由学生的个人信息、考试科目及各科成绩、排名等信息组成的数据表文件，用Access、Excel数据表等都可以，Excel表格处理软件具有强大的数据处理功能，这里使用Excel工作表作為数据库文件。将该Excel工作簿命名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”。如图1所示：
4 创建主文档
新建一个Word2007文档，设计好学生成绩报告单的样式，填入固定不变的内容，其余需要变化的内容为空，调整好字体、字形、字号等格式，保存。如图2所示。
5 开始邮件合并
1）选择“邮件”菜单——打开“开始邮件合并”选项——选择“信函”。
2）在“选择收件人”菜单下选择“使用现有列表”，选择刚才制作好的名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”的Excel工作簿。如图3所示。
3）选择“插入合并域”，如图4所示，这些就是要插入成绩单的域，这些域来自关联的数据源。将光标移至主文档中需要填入“学号”的表格单元中，将“学号”域插入该表格单元，即可在该表格中出现《学号》字段。
4）重复上述操作，逐个将“姓名、语文、数学、英语、物理、化学、生物、总分、名次”等“域”插入到相应的表格单元中。
5）至此，数据源与成绩单的域链接就设置完成了，所有的“域”插入完成后，即可出现下图效果。如图5 所示。
6）选择“预览结果”选项，即可预览到每位同学的成绩信息，通过“向前”、“向后”按钮可以查看其他同学的成绩信息。如图6所示。
7）预览确定没问题后，选择“完成并合并”，在“合并到新文档”中选择“全部”，单击确定，该操作会创建一个新文档，并且在创建的新文档中可以看到所有学生的成绩单，每一份成绩单对应Excel工作表的一条记录。
现在每一位同学的成绩单会显示在Word文档的每一页上，整体文档看起来不紧凑，通过如下设置，可以使得多位同学的成绩单显示在Word文档的同一页上。
选择“页面布局—页面设置”命令，点击“版式”标签，将“节的起始位置”设置为“接续本页”；再按下“应用于”右边的下拉按钮，选中“整篇文档”选项，单击确定，这样就可以将多名同学的成绩单显示在同一页了。如图7所示。
如果还想将成绩单分别邮寄给每一位学生，也不需要费时费力书写信封，同样可以使用“邮件合并”功能中的信封文档类型，设计信封的大小，关联含有学生家庭住址、邮编、收件人等信息的数据源，然后批量制作并打印信封。
6 结论
从以上介绍中可以看出，熟练使用“邮件合并”功能，可以准确、快捷地批量打印学生成绩单，大大提高工作效率，而且学生数量越多，越显得方便快捷。诸如工资条、请柬、邀请函、贺卡等文档的批量打印工作，也可以使用“邮件合并”功能来完成，应用效果较好，非常值得推广。
参考文献：
[1] 李姝博.Office 2010办公软件实用教程[M].清华大学出版社，2017.
[2] 钮丽琴.邮件合并功能应用探讨[J].电脑知识与技术，2007.
[3] 肖凤亭.计算机应用基础[M].机械工业出版社，2011.
[4] 罗幼平.计算机应用基础任务驱动教程[M].高等教育出版社，2011.
[5] 陈永新，王海燕，赵晓红.计算机基础教程中Word2003邮件合并功能的应用拓展研究[J].电脑知识与技术，2015（06） .
[6] 赵建设.灵活运用Word邮件合并提高工作效率[J].新经济，2015（29）.
关键字：邮件合并；Word2007；成绩报告单
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）17-0235-02
1 Microsoft Office Word 2007简介
Microsoft Office Word是微软公司开发的一款文字处理程序，最早是由Richard Brodie在1983年编写的，其后推出的版本可在Apple Macintosh （1984年）、SCO UNIX和Microsoft Windows （1989年）上运行。Microsoft Office Word作为 Office 的核心程序及最流行的一种文字处理程序，为用户提供很多易用的文档创建工具和丰富的功能集，帮助用户节省时间，并得到优雅美观的效果。Word2007就是Word这个应用程序的其中一个版本。
当今信息社会，Word2007作为办公自动化最重要的软件之一，是从事任何行业都需要掌握的基本软件，灵活使用Word2007中的基本文字排版及各种中高级技巧，不但能帮助我们制作出更具吸引力的文档，更能使我们的工作达到事半功倍的效果。
2邮件合并
“邮件合并”功能是Word中自带的一项非常实用的功能，这个名词是在批量处理“邮件文档”的过程中提出的，简单来说，就是在邮件文档主体的固定内容中合并一组与内容相关的数据源，这个数据源可以是Access、Excel数据表等，然后一次性生成所需的邮件文档，它还能够自定义名字、地址及其他详细情况。
日常事务处理中，常会有这样的工作：要处理的文档主体内容是基本相同的，只有个别内容发生变化。例如请柬、工资单、录取通知书、获奖证书、聘书、成绩单等，如果按照传统方法一张一张地输入信息并打印，虽然每个文档中只需更改个别内容，但是也是很费时间的。也有人选择留出空来，全部打印完成后再手工填入，那样就更耗时耗力了。使用Word自带的“邮件合并”功能，就能避免重复工作，高效、快速地完成这项工作。
现在以打印某校学生的成绩报告单为例，介绍如何使用Word2007中“邮件合并”功能，制作并打印出准确、美观、大方、正规的成绩报告单。
3 创建数据库
这里的数据库，是指由学生的个人信息、考试科目及各科成绩、排名等信息组成的数据表文件，用Access、Excel数据表等都可以，Excel表格处理软件具有强大的数据处理功能，这里使用Excel工作表作為数据库文件。将该Excel工作簿命名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”。如图1所示：
4 创建主文档
新建一个Word2007文档，设计好学生成绩报告单的样式，填入固定不变的内容，其余需要变化的内容为空，调整好字体、字形、字号等格式，保存。如图2所示。
5 开始邮件合并
1）选择“邮件”菜单——打开“开始邮件合并”选项——选择“信函”。
2）在“选择收件人”菜单下选择“使用现有列表”，选择刚才制作好的名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”的Excel工作簿。如图3所示。
3）选择“插入合并域”，如图4所示，这些就是要插入成绩单的域，这些域来自关联的数据源。将光标移至主文档中需要填入“学号”的表格单元中，将“学号”域插入该表格单元，即可在该表格中出现《学号》字段。
4）重复上述操作，逐个将“姓名、语文、数学、英语、物理、化学、生物、总分、名次”等“域”插入到相应的表格单元中。
5）至此，数据源与成绩单的域链接就设置完成了，所有的“域”插入完成后，即可出现下图效果。如图5 所示。
6）选择“预览结果”选项，即可预览到每位同学的成绩信息，通过“向前”、“向后”按钮可以查看其他同学的成绩信息。如图6所示。
7）预览确定没问题后，选择“完成并合并”，在“合并到新文档”中选择“全部”，单击确定，该操作会创建一个新文档，并且在创建的新文档中可以看到所有学生的成绩单，每一份成绩单对应Excel工作表的一条记录。
现在每一位同学的成绩单会显示在Word文档的每一页上，整体文档看起来不紧凑，通过如下设置，可以使得多位同学的成绩单显示在Word文档的同一页上。
选择“页面布局—页面设置”命令，点击“版式”标签，将“节的起始位置”设置为“接续本页”；再按下“应用于”右边的下拉按钮，选中“整篇文档”选项，单击确定，这样就可以将多名同学的成绩单显示在同一页了。如图7所示。
如果还想将成绩单分别邮寄给每一位学生，也不需要费时费力书写信封，同样可以使用“邮件合并”功能中的信封文档类型，设计信封的大小，关联含有学生家庭住址、邮编、收件人等信息的数据源，然后批量制作并打印信封。
6 结论
从以上介绍中可以看出，熟练使用“邮件合并”功能，可以准确、快捷地批量打印学生成绩单，大大提高工作效率，而且学生数量越多，越显得方便快捷。诸如工资条、请柬、邀请函、贺卡等文档的批量打印工作，也可以使用“邮件合并”功能来完成，应用效果较好，非常值得推广。
参考文献：
[1] 李姝博.Office 2010办公软件实用教程[M].清华大学出版社，2017.
[2] 钮丽琴.邮件合并功能应用探讨[J].电脑知识与技术，2007.
[3] 肖凤亭.计算机应用基础[M].机械工业出版社，2011.
[4] 罗幼平.计算机应用基础任务驱动教程[M].高等教育出版社，2011.
[5] 陈永新，王海燕，赵晓红.计算机基础教程中Word2003邮件合并功能的应用拓展研究[J].电脑知识与技术，2015（06） .
[6] 赵建设.灵活运用Word邮件合并提高工作效率[J].新经济，2015（29）.