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一、 电子文件的特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。甚至连文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都通过计算机在通讯线路中进行。这种变化决定了档案工作也将进入电子化时代。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点：1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3.电子文件的利用是可共享的,也不受时间和距离的影响；4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高,因此,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、 电子文件对档案业务管理工作的影响
1. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今的电子文件的环境中，文件的形式特征和内容均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度地整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保护。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、 档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物资对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献信息，供人们利用的过程。其益处有：1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。3.档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。5.档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面的发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现
在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束信息打下基础。
四、 电子档案的整理
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1. 文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。2.科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归类。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。购置各种设备时，需提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品的设计也逐步实行CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在购进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容、说明和注意事项。3.会计电子文件整理。(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。(2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明结构全称、编号、账簿页数、启用日期、负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
五、 电子档案的保护
归档电子文件以脱机方式保存，光盘作为新型的存贮载体，比软磁盘有良好的抗干扰能力和稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录设备，将归档电子文件转储到光盘上。光盘的保护应注意以下几点：1.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃～24℃，相对湿度40%～65%。3.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施。光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。甚至连文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都通过计算机在通讯线路中进行。这种变化决定了档案工作也将进入电子化时代。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点：1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3.电子文件的利用是可共享的,也不受时间和距离的影响；4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高,因此,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、 电子文件对档案业务管理工作的影响
1. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今的电子文件的环境中，文件的形式特征和内容均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度地整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保护。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、 档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物资对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献信息，供人们利用的过程。其益处有：1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。3.档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。5.档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面的发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现
在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束信息打下基础。
四、 电子档案的整理
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1. 文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。2.科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归类。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。购置各种设备时，需提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品的设计也逐步实行CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在购进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容、说明和注意事项。3.会计电子文件整理。(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。(2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明结构全称、编号、账簿页数、启用日期、负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
五、 电子档案的保护
归档电子文件以脱机方式保存，光盘作为新型的存贮载体，比软磁盘有良好的抗干扰能力和稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录设备，将归档电子文件转储到光盘上。光盘的保护应注意以下几点：1.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃～24℃，相对湿度40%～65%。3.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施。光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。