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摘要随着市场经济的发展,企业之间的竞争越来越激烈,企业面临降低采购成本、提高采购效率等各种压力,采购管理是企业成本控制的重要环节。如何有效地控制采购成本,从影响物资采购成本的因素、供应商的选择和管理方面进行分析,提出降低物资采购成本的建议。
关键词物资采购成本;供应商的选择
中图分类号F2文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)061-0220-01
1影响物资采购成本的因素
企业以利润最大化为目的,从企业持续经营的整个期间来看,收入减去成本就是利润,成本是决定企业利润的重要因素。采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有:
1)采购价格因素。采购价格因素是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素。
2)采购数量因素。建立在批量生产和科学合理的物品核算定额和储备定额基础之上,经济批量的采购方式和数量是影响采购成本的重要因素。
3)物品市场信息因素。在全球经济和网络经济时代,及时、全面、准确地掌握分析物品市场信息,诸如物品的性能、质量、价格是影响采购成本的关键因素。
4)物品的运送方式因素。以最短的里程,最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素。
5)物品储备方式因素。先进合同的物品储备方式对节约人力和运费以及少占用资金等,都有着十分重要的作用。
6)采购策略因素。在广阔的全球经济中,激烈的市场竞争条件下,具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。
7)员工的素质因素。良好的采购工作,是决定企业产品开发,产品质量,采购成本的关键,也是决定流通企业销售状况的关键,因为采购策略事先就决定了物品畅销与否,而所有这一切都需要具备一定科学知识、业务能力和丰富经验的采购和仓库管理员工,随着经济全球化,采购活动遍布全球,则更是如此。
2供应商的选择和管理
供应商成本的高低,是影响采购价格的最根本、最直接的因素。供应商进行生产,其目的是获取利润,否则无法继续生产,因此,采购物资价格一般在供应商成本之上,两者之差为供应商利润,供应商成本是采购价格底线,一般采购人员以为采购价格高低全凭双方谈判,其实完全错误,能大幅降价是因为供应商报价中水分太多,而不是通过谈判随心所欲决定价格,因此,选择合适的有实力的供应商对降低成本尤为重要。
2.1供应商的调查
一个好供应商的标准是:①企业生产能力强,即产量高,规模大,生产历史长,经验丰富,生产设备好;②企业技术水平高,即生产技术先进,设计开发能力强,技术含量高;③企业管理水平高,即有严格的质量管理体系;④服务水平高,即对客户负责,主动热诚,售后服务,制度完备,服务能力强。
初步调查:①供货厂家情况调查:供货商地址、营业执照、注册资本、信用度。供货商地址直接关系运输方式、运输时间和运输费用,是对供应商调查工作的关键之一;②产品情况调查:产品价格、产品质量、产品可供量、售后服务、产品市场份额。采购人员应用30%时间从事产品价格调查及相关资料搜集工作。
深入调查:对关键零部件,特别是精密度高、加工难度大、质量要求高、在产品中起核心作用的部件产品,经初步调查合格,准备发展为自己的供应商,企业要进行更加深入仔细考察活动,深入到供应商企业生产线、各生产工艺、质量检验环节甚至部门管理,对现有设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察,要进行反复考察审核,只有深入调查确实达到要求时才确定为我们的供应商。
通过初步和深入调查,符合条件的可通过招标方式确定,本着公开、公正的原则,吸引多个有实力的供应商来投标竞争,然后经评标小组分析、评比而选择最优供应商。
2.2供应商的管理
基于长期的降低采购成本的理念,在物资采购管理中应该贯穿供应商管理的思想,也即是把对供应商的管理纳入物资采购管理的一个部分。这样,既可通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低物资采购的成本有很大的好处。①与供应商建立直接的战略伙伴关系。对于采购方来说,一旦确定了可以长期合作的供应商,应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则,建立一种双赢的合作关系,使采购方在长期的合作中获得资源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给物资采购方带来长期而有效的成本控制利益;②供应商行为的绩效管理。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。比如:建立供应商绩效管理的信息系统对供应商进行评级,建立量化的供应商行为绩效指标等等,并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作,增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等,对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商不断改善供货行为,保证优质及时地供货,从而有效地降低物资采购的总成本。
3降低物资采购成本的几点建议
1)制定采购预算与采购计划。制定采购预算的行为,就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面,也不仅仅是组织政策的一种延伸,它还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用。制定采购预算,是在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本的一种估计和预测,是对整个采购资金的一种理性的规划。它不单对物资采购资金进行了合理地配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时地检测与控制,确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动。
2)物资采购全成本控制。在探讨物资采购管理中降低成本的问题时,应该确立物资采购全成本控制的概念。我们所应该关注的是整个物资采购过程中的成本降低,是对總成本的控制,而不是单一的针对采购物资的价格。获得了低价的采购物资固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快捷的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。
3)建立物资管理信息系统,实现规模采购。规模采购给企业带来的额外盈利已经是一个行业的共识,国内企业大多数采用了集中采购的管理模式,有效整合与控制各种资源,发挥规模采购优势。而集中采购管理模式的实施需要规范性、高效性和透明度,因此集中采购管理的信息化系统势在必行,以期通过信息化带动企业向标准化、专业化、现代化发展,从而实现减少资金支出、降低采购成本的目的。
4)强化培训,提高人员素质。现代化的物资管理,要吸收国外先进管理理念,实施标准化、规范化管理,要用计算机平台做支撑,没有高素质的专业人才是不会有所作为的也是没有前途的,所以应强化培训,提高人员素质。通过理论和实践相结合,通过不断吸收国内外先进管理思想和方法,通过走出去,请进来等多样化的培训方式,武装物资管理人员的头脑,为断提高管理人员的素质,不断提高服务水平,以适应物资管理的发展需要。
关键词物资采购成本;供应商的选择
中图分类号F2文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)061-0220-01
1影响物资采购成本的因素
企业以利润最大化为目的,从企业持续经营的整个期间来看,收入减去成本就是利润,成本是决定企业利润的重要因素。采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有:
1)采购价格因素。采购价格因素是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素。
2)采购数量因素。建立在批量生产和科学合理的物品核算定额和储备定额基础之上,经济批量的采购方式和数量是影响采购成本的重要因素。
3)物品市场信息因素。在全球经济和网络经济时代,及时、全面、准确地掌握分析物品市场信息,诸如物品的性能、质量、价格是影响采购成本的关键因素。
4)物品的运送方式因素。以最短的里程,最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素。
5)物品储备方式因素。先进合同的物品储备方式对节约人力和运费以及少占用资金等,都有着十分重要的作用。
6)采购策略因素。在广阔的全球经济中,激烈的市场竞争条件下,具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。
7)员工的素质因素。良好的采购工作,是决定企业产品开发,产品质量,采购成本的关键,也是决定流通企业销售状况的关键,因为采购策略事先就决定了物品畅销与否,而所有这一切都需要具备一定科学知识、业务能力和丰富经验的采购和仓库管理员工,随着经济全球化,采购活动遍布全球,则更是如此。
2供应商的选择和管理
供应商成本的高低,是影响采购价格的最根本、最直接的因素。供应商进行生产,其目的是获取利润,否则无法继续生产,因此,采购物资价格一般在供应商成本之上,两者之差为供应商利润,供应商成本是采购价格底线,一般采购人员以为采购价格高低全凭双方谈判,其实完全错误,能大幅降价是因为供应商报价中水分太多,而不是通过谈判随心所欲决定价格,因此,选择合适的有实力的供应商对降低成本尤为重要。
2.1供应商的调查
一个好供应商的标准是:①企业生产能力强,即产量高,规模大,生产历史长,经验丰富,生产设备好;②企业技术水平高,即生产技术先进,设计开发能力强,技术含量高;③企业管理水平高,即有严格的质量管理体系;④服务水平高,即对客户负责,主动热诚,售后服务,制度完备,服务能力强。
初步调查:①供货厂家情况调查:供货商地址、营业执照、注册资本、信用度。供货商地址直接关系运输方式、运输时间和运输费用,是对供应商调查工作的关键之一;②产品情况调查:产品价格、产品质量、产品可供量、售后服务、产品市场份额。采购人员应用30%时间从事产品价格调查及相关资料搜集工作。
深入调查:对关键零部件,特别是精密度高、加工难度大、质量要求高、在产品中起核心作用的部件产品,经初步调查合格,准备发展为自己的供应商,企业要进行更加深入仔细考察活动,深入到供应商企业生产线、各生产工艺、质量检验环节甚至部门管理,对现有设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察,要进行反复考察审核,只有深入调查确实达到要求时才确定为我们的供应商。
通过初步和深入调查,符合条件的可通过招标方式确定,本着公开、公正的原则,吸引多个有实力的供应商来投标竞争,然后经评标小组分析、评比而选择最优供应商。
2.2供应商的管理
基于长期的降低采购成本的理念,在物资采购管理中应该贯穿供应商管理的思想,也即是把对供应商的管理纳入物资采购管理的一个部分。这样,既可通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低物资采购的成本有很大的好处。①与供应商建立直接的战略伙伴关系。对于采购方来说,一旦确定了可以长期合作的供应商,应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则,建立一种双赢的合作关系,使采购方在长期的合作中获得资源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给物资采购方带来长期而有效的成本控制利益;②供应商行为的绩效管理。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。比如:建立供应商绩效管理的信息系统对供应商进行评级,建立量化的供应商行为绩效指标等等,并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作,增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等,对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商不断改善供货行为,保证优质及时地供货,从而有效地降低物资采购的总成本。
3降低物资采购成本的几点建议
1)制定采购预算与采购计划。制定采购预算的行为,就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面,也不仅仅是组织政策的一种延伸,它还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用。制定采购预算,是在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本的一种估计和预测,是对整个采购资金的一种理性的规划。它不单对物资采购资金进行了合理地配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时地检测与控制,确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动。
2)物资采购全成本控制。在探讨物资采购管理中降低成本的问题时,应该确立物资采购全成本控制的概念。我们所应该关注的是整个物资采购过程中的成本降低,是对總成本的控制,而不是单一的针对采购物资的价格。获得了低价的采购物资固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快捷的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。
3)建立物资管理信息系统,实现规模采购。规模采购给企业带来的额外盈利已经是一个行业的共识,国内企业大多数采用了集中采购的管理模式,有效整合与控制各种资源,发挥规模采购优势。而集中采购管理模式的实施需要规范性、高效性和透明度,因此集中采购管理的信息化系统势在必行,以期通过信息化带动企业向标准化、专业化、现代化发展,从而实现减少资金支出、降低采购成本的目的。
4)强化培训,提高人员素质。现代化的物资管理,要吸收国外先进管理理念,实施标准化、规范化管理,要用计算机平台做支撑,没有高素质的专业人才是不会有所作为的也是没有前途的,所以应强化培训,提高人员素质。通过理论和实践相结合,通过不断吸收国内外先进管理思想和方法,通过走出去,请进来等多样化的培训方式,武装物资管理人员的头脑,为断提高管理人员的素质,不断提高服务水平,以适应物资管理的发展需要。