企业资产内控管理的流程、缺陷和改进

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  摘 要:资产是指企业实际拥有并控制的,可以以货币具体价值计量,预期会给企业带来未来经济利益的各种经济资源。主要包括:财产、债权以及其他资源。资产管理贯穿企业从采购生产,到经营销售,可以说资产的安全是企业的“持续航行”的重要基础,因此企业需要通过各种手段,保证企业具体资产的可靠、安全以及持续计量等,而“企业资产内控管理”就是保障的重要环节之一。
  关键词:内部控制;企业;资产管理
  一.引言
  (一)內部控制的发展进程和行业态势
  内部控制是组织运营和管理活动发展到一定阶段的产物,也是科学的必然要求[1]。在经历了内部控制的“牵制阶段”、“系统阶段”、“结构化阶段”和“框架阶段”,该门学科日趋成熟,与此同时,企业也随企业内部控制的逐渐成熟而愈加稳定。
  (二)我国资产内控的规章制度
  我国的内部控制管理起步较英美国家稍晚,2008年5月22号财政部会同证监会、审计署和银保监会制定了《企业内部控制基本规范》(下称:《规范》)并于2009年7月1日起实施,《规范》共七章五十条,立足我国的国情,依据我国企业的具体状况,制定了我国内控管理的具体框架。
  二.企业资产内部控制管理总体要求和流程
  (一)资产内部控制管理的总体要求
  根据财政部2010年6月4日颁布的:《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》(下称:《指引》)总则第二条的具体要求:“企业资产指企业拥有或控制的:存货、固定资产和无形资产”。[2]
  企业应当设置并且梳理具体的资产管理流程,制定具体合理并且科学的资产内部管理制度规范,然后按照具体需要进行管理的项目细分规划,利用电算化方式,并在此基础上对具体内容具体流程和方式进行管理,如存货在通过购买生产等方式取得后,通过验收登记、记录造册、购买保险、抽查盘点等流程进行整理,以确保管理有效落实。
  (二)存货管理流程
  第一,存货通过各种方式取得后如外购、自产等,由仓储部门验收,并记录确定数额,如果通过验收不合格(取得方式不正当、预算不合理、货物缺损),则查明原因后处理,如果验收合格,将验收单据交由会计部门,并做入库处理。
  第二,在仓储保管过程中,领用物资、销售物资都需要做到对存货记录数据的即时修正,并及时将单据交由会计部门,保证会计信息的连续性。
  第三,需要对存货进行经常盘点,以防止缺损、漏记、失窃、冒领冒用现象的发生,降低公司财务和经济效益受影响的风险,如果在盘点中发现问题,应及时查明追责;另外,具体存货盘点和管理方法可按照公司具体情况具体制定,如实地盘存制、ABC库存分类管理法等。
  (三)固定资产管理流程
  第一,企业通过外购、自建等方式取得固定资产后,会计系统登记记账,确定折旧方案并按照方案进行折旧。
  第二,固定资产需要验收、登记、投保,并且定期维护定期评估。
  (四)无形资产管理流程
  第一,企业通过外购、自行研发或其他方式取得无形资产后,会计信息系统需作相应账务处理。
  第二,通过资产的验收,进入保护和评估循环。定期评估确认无形资产的价值,无形资产是否有侵权,无形资产持有时间长短剩余等。
  第三,如果没有通过评估,需要考虑是否需要更新升级(技术),或者做资产的处置,会计信息系统也应做相应的账务处理。
  三.企业资产内部控制管理现存在的缺陷
  (一)财务人员对于资产认识程度不够
  财务人员对资产认识度不够高,重视度不够强是缺陷之一。
  有关资料显示[3]存在财务人员对于资产具体用途、折旧程序、盘亏盘盈流程不严谨的现象发生,以及还存在科目归属不合理,采用会计政策不适应公司具体情况的现象发生。如果财务人员的相关处理不到位、不严谨、不够重视,很容易造成资产记录不连续和不明确,甚至有可能造成对可使用资产记录成报废,将可修理资产也做报废处理,最后造成企业资产流失。
  (二)相关管理盘查和管理措施不到位且追责不到位
  库存盘查不严谨,盘查方式使用不合理,是存货盘查缺陷的主要问题。部分企业将存货重要程度的归属不合理,还存在对重要物资盘查不细致,而普通物质盘查强度低,低值易耗品干脆不盘查的现象发生。由于存货一般不像固定资产,存在流动性强、普遍轻便易挪动、单一价值普遍较低等特点,而低值易耗品更存在像轻便、价值更低、数量巨大、质量差这样的特点。如果盘查不严谨、采用盘查措施不合理,很容易造成资产流失的风险。
  (三)缺乏有效的制度和监督
  制度的不够严谨全面或彻底缺失、监督管理不严或彻底缺失、监管人员岗位不轮换等情况,都有可能造成企业资产相关管理部门的人员松散,监督人员徇私舞弊,以及误工的可能性发生。
  对于无形资产,如果监督不到位,则更会造成严重的影响,如无形资产构建审批不严格、无自主权、无形资产处置怠慢、竞争能力弱、归属权模糊不清等,对公司核心竞争力和具体经营业务会产生程度不同的风险。
  (四)信息系统落后或缺失造成的信息不对称
  信息系统落后或缺失造成的信息不对称,会构成资产流失的风险。
  仓储部门、相关资产的管理部门及部门具体管理人员、信息维护与处理人员、内审监管部门之间的信息系统落后、信息时效性差、沟通不到位、电算化系统普及度不强或更新慢或彻底不普及,都有可能造成财会部门与这些相关的部门或人员间信息不对称,构成资产流失的潜在风险。
  (五)供应链不合理,验收程序不规范
  供应链选择不合理也是风险构成的要素之一。
  企业为保证利润和市场影响,基本都会挑选合适的有保障的供应商,因此一般影响不大。
  然而不可避免的存在有个别企业,供应商选择不合理,供应链时断时续以及质量不合格的情况发生,如果相关企业还同时存在验收程序不规范的情况,将会构成财务重大风险,以至账实不符、质检不合格,浪费公司经济资源。
  四.建设企业资产内部控制管理的必要性和改进措施
  (一)必要性
  企业资产管理是保证资产完整,提高资产使用效率的重要保障,保障企业正常经营,促进企业更好发展。从战略层面资产内控管理促进企业战略发展有极现实意义。另外,资产的数额会在财务报表有所反映,保证资产的连续完整安全,对投资者、工资高层管理人员等的决策和信息使用,有准确性保障和重大责任。
  (二)改进措施
  相关改进措施应着重于:
  1.电算化系统的普及,各部门信息网络建立,存货仓储部门和财会部门应优先配备最新的电算化系统,保证部门之间信息对称。
  2.加强监督管理措施,大型企业应建立监管部门和内审部门,协同配合对资产进行定期和不定期的盘查和抽查。
  3.加强具体部门职工的监督和管理,对繁杂单一的工作岗位给予相应的激励措施,满足员工精神需求,并且及时调动岗位,避免发生因一个岗位工作时间过长,而产生的过劳懒工、过熟盗窃的现象。
  4.重视投保,公司加强投保意识,选择成本收益适合的保险公司。
  5.重视三更:软件更新,制度更新,人员更新。
  6.加强财务部门、仓储部门、管理部门、监督部门对于资产的认知和重视。
  7.严谨验收规范,选择适宜企业的供应链。
  8.重视追责,如果产生损失,相关损失需落实到人,必要情况采取法律措施。
  参考文献:
  [1] 方红星,池国华.内部控制 [M]. 大连:东北财经大学出版社,2017.
  [2] 中国政府网,等.关于印发企业内部控制配套指引的通知[EB/OL].[2010-05-05].http://www.gov.cn/zwgk/2010-05/05/content_1599512.htm.
  [3] 张奎. 企业资产内控管理缺陷及制度建设研究[J]. 财经界.2015,(363):83-83
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