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【摘 要】本文阐述了测绘合同管理的目标和任务,分析了测绘合同管理的内容,最后就测绘合同管理的注意事项展开了自己的看法。
【关键词】测绘;合同管理;目标;任务;内容;注意事项
The analysis of surveying and mapping of the contract management
Li Fang-fang,Li Hai-ping
(Henan Institute of Geological Survey and Mapping Zhengzhou Henan 450006)
【Abstract】This paper expounds the mapping of the contract management objectives and tasks, analyzed the content of the contract management, contract management of surveying and mapping the attention of their views.
【Key words】Surveying and mapping;The contract management;Goal;Task;Content;Attention
1. 引言
近年来,随着基础工程加大投入,测绘工程得到迅猛发展。在测绘工程领域,人们对合同管理的认识、研究和应用越来越受到重视,已成为项目管理中与成本、工资、质量等管理并列的一大管理职能。本文从承包商的角度出发,谈谈测绘合同管理的看法。
2. 测绘合同管理的目标和任务
2.1 测绘合同管理的目标就是合同的作用发挥得更好,对实现测绘项目管理目标的保障程度更好。在测绘工程中没有合同管理,就难以形成配套体系,难以有高效率,不可能实现工程项目的目标。
2.2 合同管理是测绘项目管理的核心内容之一,其工作始终贯穿于项目管理的全过程。测绘合同管理任务是相当复杂和繁重的,其任务主要有:
2.2.1 建立测绘合同管理体系。测绘合同管理体系用以保证项目实施过程中的一切日常性事务工作有序进行,使项目的进展处于合同控制中,保证测绘工程成果的目标实现。
2.2.2 制订测绘合同管理办法,建立合同管理程序,建立合同审查批准制度。
2.2.3 依据测绘合同对项目进行跟踪管理。全过程跟踪测绘合同执行情况,按照动态管理原理,对项目实施全面的监督、控制和调整,尽力实现测绘合同规定的各项目标。
2.2.4 进行测绘合同变更管理。控制和处理测绘合同变更,做好变更谈判,落实变更措施,修改变更的相关材料。
2.2.5 建立测绘合同档案。加强测绘合同信息管理,做好各类信息的记录、搜集、整理和分析工作。
3. 测绘合同管理的主要内容
3.1 合同评审。
通过合同评审避免合同内容对承包方存在制约的不利因素,以便于项目验收和款项结算,追求较高资金回收率,降低风险。评审的内容一般包括质量技术要求、人力资源保障、法律法规要求、工程量、产品交付数量期限、价款和结算方式、设备保障服务等。现就测绘合同评审进行举例分析:
3.1.1 质量技术要求主要针对测绘合同中执行技术标准。譬如地形图测量执行的技术标准在合同中一般都有明确规定。《工程测量规范》(GB50026-2007)与《1:500 1:1000 1:2000地形图图式》(GB/T20257.1-2007)中的部分图式符号与参数表示不同,因此在项目作业时必须辨清合同中约定的技术标准。
3.1.2 人力资源保障。根据工程量的大小配备相应的人力资源,包括高级工程师、工程师、助理工程师、技术员以及其他服务人员的数量。
3.1.3 法律法规要求。一般根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国测绘法》和有关法律法规来签订测绘合同。
3.1.4 工程量主要针对测绘合同规定的工程量是否与资质相符,避免超出资质范围的作业。譬如某测绘合同地籍测绘工程量为45平方公里,承担单位资质为地籍测绘乙级资质。《测绘资质管理规定》和《测绘资质分级标准》明确规定地籍测绘乙级资质只能承担30平方公里以下测绘任务,因此该合同是不合法的。但该工程分成两期测绘合同来操作,且前后两期工程量都不超过30平方公里,那么由该单位承担则符合规定要求。
3.1.5 产品交付期限。一般测绘合同签订后,工期都非常紧张,因此要科学评价,客观评审,必要时应加强与甲方沟通,确保产品质量。
3.1.6 价款和结算方式对于承包方来说是测绘合同重中之重。测绘合同行使的最终目的是产生效益,如果没有效益,而一味盲干,最终只会入不敷出。当然也有出于市场占有率目标,而签订特殊的低价合同。测绘合同价款一般参照《测绘工程产品价格》。结算方式一般采用3:3:3:1方式;即测绘队伍进场支付30%,测绘外业完成支付30%,测绘工程通过验收支付30%,资料完善并提交支付10%。
3.1.7 设备保障服务主要针对单位现有设备调拨是否能够达到测绘工程的要求,包括静态GPS、动态GPS、全站仪、水准仪、微机、绘图仪、打印机、测绘专业软件等配备情况是否符合要求。
3.2 合同分析。
测绘合同签订后,为了使工程有计划、有秩序、按合同实施,必须将合同目标、要求、双方具体权力义务分解落实到具体的工程上。测绘合同对工程作业的内容和进度进行了详细的约定,进行合同分析有助于经济合理的实现合同目的。合同分析的主要对象是合同协议书、合同条款、作业范围、技术规范、工程量等。分析的重点是甲乙双方的责任和权力以及具体工期目标的分解。
由于实际工程的复杂性,在测绘合同的签订和履行过程中经常会出现一些特殊问题,这就需要请工程、法律专家进行咨询,展开拓展分析。对于特殊问题的拓展分析一般依据合同解释和工程惯例。合同解释就是运用字面解释、目的解释等方法,提炼出合同双方真实意图。工程惯例就是参照通常情况下这类问题的处理方法来解决。
3.3 合同责任落实。
组织学习合同文件,进行合同分析的最终目的就是合同责任落实,就是把测绘合同对质量、安全、工期的细分落实到经营管理人员、工程技术人员、财务人员、作业组长等身上。做好合同责任落实,主要包括以下几个方面:
3.3.1 将测绘合同中规定的义务分解到项目部、作业组。包括任务单、测绘范围、设备配置等合同分析文件。重点对工程的质量、技术要求、工期要求、图幅接边进行说明,同时强调完不成合同要求的影响和法律后果,以起到警示和督促作用。
3.3.2 在测绘合同实施开展前做好与委托方、监理方的沟通,召开协调会议,落实各种安排。
3.3.3 对项目部、作业组通过经济责任制的形式进行约束,将实现合同目标与项目部、作业组经济利益挂钩,保证最终成果按时提交。
3.4 合同控制。
合同控制指合同管理部门为保证合同所约定的各项义务的全面完成及责、权、利的实现,以合同分析的成果为基准,对整个合同实施过程进行全面监督、检查、对比、纠正的管理活动。合同控制包括:
3.4.1 合同实施监督
测绘合同管理人员与项目部人员一起检查合同实施计划的落实情况,为作业组的工作提供必要的保证,譬如现场测图、图幅接边等。对照测绘合同要求的数量、质量、技术标准和工程进度,认真检查核对,发现问题及时采取措施。对项目部和作业组进行指导,作经常性合同解释,使项目部和作业组都有全局观念,对工程中发现的问题提出意见、建议和警告。对于委托方、承包方、监理方之间出现的争议,合同管理人员必须及时作出判断和调整,确保工作顺利开展。对于工程开展后期可能出现的影响工程施工,造成合同价格上升,工期延长等情况进行预警,并及时通知委托方和监理方。
3.4.2 合同跟踪。
做好对委托方的跟踪管理,委托方必须及时地履行合同责任,及时提供测绘施工条件并支付工程款。每项工作要事先通知,让委托方及早准备,建立良好的合作关系,保证工程顺利实施。
做好对项目部、作业组的跟踪管理,对照不同阶段,核实该阶段应完成工程量、完成的质量、所用的工作时间以及相关费用支出等情况。发现实际与计划存在较大偏差的问题,要作进一步的分析,找出偏差的原因和责任,然后设法纠正。
合同跟踪不是一时一事,而是一项长期工作,贯穿于整个施工过程中,以便于发现问题及早采取措施,把握主动权避免损失。
3.4.3 合同诊断与评价。
合同诊断是对合同执行情况的判断和趋向分析、预测。合同评价可以对实际工程资料进行分析、整理,或通过对现场的直接了解,获得反映工程实施状况的信息,分析工程实施状况与合同文件的差异及其原因、影响因素、责任等;确定各个因素由谁引起;按合同规定,责任应由谁承担及承担多少;提出解决这些差异和问题的措施、方法。
合同管理偏重于经验,只有不断总结,才能不断提高管理水平,所以在合同执行后必须进行合同评价,将合同签订和执行过程中的利弊得失、经验教训总结出来,作为以后合同管理的借鉴。合同评价一般包括签订情况、执行情况、管理工作、合同条款分析评价等内容。
3.4.4 合同变更。
由于工程变更对工程施工过程影响很大,会造成工期的拖延和费用的增加,容易引起双方的争执,所以要十分重视工程变更管理问题。在测绘合同中一般以条款的形式为工程变更预留前提,譬如“本合同未尽事宜,经双方协商一致,签订补充协议,补充协议与本合同具有同等效力。”
对于合同变更要及时进行书面确认和必要的备案,包括签订补充协议。在相关的项目部、作业组落实变更内容,提出相应的措施,包括修改相关文件,例如技术设计书、施工方案、施工进度表等,对新出现的问题做好解释和对策,同时又要协调好与委托方的关系。总之,只有合同变更得到迅速落实和执行,合同控制才可能以最新的合同内容作为目标,这也是合同动态管理的要求。
3.4.5 合同归档。
测绘工程合同资料是工程质量的客观反映,是评价工程质量的前提和基础,也是处理工程质量事故、合同纠纷等问题的重要依据。因此,需要做好合同资料的收集、加工、储存以及调用和输出,同时将所有资料分类建档保存,便于处理合同纠纷和结算时核对。
4. 测绘合同管理需要注意的事项
测绘合同管理是一项综合性的工作,涉及到承包方的方方面面,能否实施有效管理把好合同关,是经营管理成败的一个重要因素。下面谈一谈在合同管理中应注意的事项:
4.1 认真对待测绘合同的严肃性。合同一旦订立,当事人双方应当按照约定履行自己的义务,不得擅自变更或解除合同。合同的变更或撤销要依法按规定进行,不能凭哪一方的一厢情愿。
4.2 测绘合同条款必须清晰明了,不能含糊其词,特别是不能出现歧义。这些条款约定了测绘范围、技术依据、工程价款、结算方式,必须仔细推敲,防患于未然。
4.3 如果合同双方由于工程施工而产生任何争议,包括对委托方任何的意见决定或估价方面的争议,除非合同已被否认或中止,承包方应该以应有的精心继续进行工程施工。同时要本着公平合理,实事求是的原则及时解决争议问题,协调好双方关系。
4.4 做好测绘合同风险管理。由于测绘市场的激烈竞争,承包工程过程中风险极大,范围很广。常见的风险很多,包括委托方的资信风险、外业测绘的当地环境风险、经济和法律风险等。因此测绘合同中应体现出有效防范和化解风险措施的条款。
把握好以上几点,在测绘合同的签订和履行过程中,就能做到游刃有余,抢占先机。
5. 结束语
测绘合同管理是工程项目管理的重要一环,只有认真做好每一个环节,才能够整体提高管理水平。结合我国测绘产业的行情,逐步完善测绘合同管理,并建立一套完整的测绘合同管理体系,缩小与发达国家的管理差距,为我国经济建设发展做出贡献。
参考文献
[1] 成虎.工程合同管理 [M] . 北京:中国建筑工业出版社,2005.
[2] 王秀燕.李锦华.工程招投标与合同管理 [M] . 北京:机械工业出版社,2009.
[3] 国家测绘局职业技能鉴定指导中心 . 测绘案例分析 [M] . 北京:测绘出版社,2009.
[4] 曹康泰.陈邦柱. 2004. 中华人民共和国测绘法释义[M] . 北京:法律出版社.
[5] 胡康生. 1999. 中华人民共和国合同法释义[M] . 北京:法律出版社.
[文章编号]1006-7619(2010)06-29-144
[作者简介] 李芳芳(1963-10),男,大学本科,高级工程师,河南省地质测绘总院总工,长期从事测绘管理工作。
【关键词】测绘;合同管理;目标;任务;内容;注意事项
The analysis of surveying and mapping of the contract management
Li Fang-fang,Li Hai-ping
(Henan Institute of Geological Survey and Mapping Zhengzhou Henan 450006)
【Abstract】This paper expounds the mapping of the contract management objectives and tasks, analyzed the content of the contract management, contract management of surveying and mapping the attention of their views.
【Key words】Surveying and mapping;The contract management;Goal;Task;Content;Attention
1. 引言
近年来,随着基础工程加大投入,测绘工程得到迅猛发展。在测绘工程领域,人们对合同管理的认识、研究和应用越来越受到重视,已成为项目管理中与成本、工资、质量等管理并列的一大管理职能。本文从承包商的角度出发,谈谈测绘合同管理的看法。
2. 测绘合同管理的目标和任务
2.1 测绘合同管理的目标就是合同的作用发挥得更好,对实现测绘项目管理目标的保障程度更好。在测绘工程中没有合同管理,就难以形成配套体系,难以有高效率,不可能实现工程项目的目标。
2.2 合同管理是测绘项目管理的核心内容之一,其工作始终贯穿于项目管理的全过程。测绘合同管理任务是相当复杂和繁重的,其任务主要有:
2.2.1 建立测绘合同管理体系。测绘合同管理体系用以保证项目实施过程中的一切日常性事务工作有序进行,使项目的进展处于合同控制中,保证测绘工程成果的目标实现。
2.2.2 制订测绘合同管理办法,建立合同管理程序,建立合同审查批准制度。
2.2.3 依据测绘合同对项目进行跟踪管理。全过程跟踪测绘合同执行情况,按照动态管理原理,对项目实施全面的监督、控制和调整,尽力实现测绘合同规定的各项目标。
2.2.4 进行测绘合同变更管理。控制和处理测绘合同变更,做好变更谈判,落实变更措施,修改变更的相关材料。
2.2.5 建立测绘合同档案。加强测绘合同信息管理,做好各类信息的记录、搜集、整理和分析工作。
3. 测绘合同管理的主要内容
3.1 合同评审。
通过合同评审避免合同内容对承包方存在制约的不利因素,以便于项目验收和款项结算,追求较高资金回收率,降低风险。评审的内容一般包括质量技术要求、人力资源保障、法律法规要求、工程量、产品交付数量期限、价款和结算方式、设备保障服务等。现就测绘合同评审进行举例分析:
3.1.1 质量技术要求主要针对测绘合同中执行技术标准。譬如地形图测量执行的技术标准在合同中一般都有明确规定。《工程测量规范》(GB50026-2007)与《1:500 1:1000 1:2000地形图图式》(GB/T20257.1-2007)中的部分图式符号与参数表示不同,因此在项目作业时必须辨清合同中约定的技术标准。
3.1.2 人力资源保障。根据工程量的大小配备相应的人力资源,包括高级工程师、工程师、助理工程师、技术员以及其他服务人员的数量。
3.1.3 法律法规要求。一般根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国测绘法》和有关法律法规来签订测绘合同。
3.1.4 工程量主要针对测绘合同规定的工程量是否与资质相符,避免超出资质范围的作业。譬如某测绘合同地籍测绘工程量为45平方公里,承担单位资质为地籍测绘乙级资质。《测绘资质管理规定》和《测绘资质分级标准》明确规定地籍测绘乙级资质只能承担30平方公里以下测绘任务,因此该合同是不合法的。但该工程分成两期测绘合同来操作,且前后两期工程量都不超过30平方公里,那么由该单位承担则符合规定要求。
3.1.5 产品交付期限。一般测绘合同签订后,工期都非常紧张,因此要科学评价,客观评审,必要时应加强与甲方沟通,确保产品质量。
3.1.6 价款和结算方式对于承包方来说是测绘合同重中之重。测绘合同行使的最终目的是产生效益,如果没有效益,而一味盲干,最终只会入不敷出。当然也有出于市场占有率目标,而签订特殊的低价合同。测绘合同价款一般参照《测绘工程产品价格》。结算方式一般采用3:3:3:1方式;即测绘队伍进场支付30%,测绘外业完成支付30%,测绘工程通过验收支付30%,资料完善并提交支付10%。
3.1.7 设备保障服务主要针对单位现有设备调拨是否能够达到测绘工程的要求,包括静态GPS、动态GPS、全站仪、水准仪、微机、绘图仪、打印机、测绘专业软件等配备情况是否符合要求。
3.2 合同分析。
测绘合同签订后,为了使工程有计划、有秩序、按合同实施,必须将合同目标、要求、双方具体权力义务分解落实到具体的工程上。测绘合同对工程作业的内容和进度进行了详细的约定,进行合同分析有助于经济合理的实现合同目的。合同分析的主要对象是合同协议书、合同条款、作业范围、技术规范、工程量等。分析的重点是甲乙双方的责任和权力以及具体工期目标的分解。
由于实际工程的复杂性,在测绘合同的签订和履行过程中经常会出现一些特殊问题,这就需要请工程、法律专家进行咨询,展开拓展分析。对于特殊问题的拓展分析一般依据合同解释和工程惯例。合同解释就是运用字面解释、目的解释等方法,提炼出合同双方真实意图。工程惯例就是参照通常情况下这类问题的处理方法来解决。
3.3 合同责任落实。
组织学习合同文件,进行合同分析的最终目的就是合同责任落实,就是把测绘合同对质量、安全、工期的细分落实到经营管理人员、工程技术人员、财务人员、作业组长等身上。做好合同责任落实,主要包括以下几个方面:
3.3.1 将测绘合同中规定的义务分解到项目部、作业组。包括任务单、测绘范围、设备配置等合同分析文件。重点对工程的质量、技术要求、工期要求、图幅接边进行说明,同时强调完不成合同要求的影响和法律后果,以起到警示和督促作用。
3.3.2 在测绘合同实施开展前做好与委托方、监理方的沟通,召开协调会议,落实各种安排。
3.3.3 对项目部、作业组通过经济责任制的形式进行约束,将实现合同目标与项目部、作业组经济利益挂钩,保证最终成果按时提交。
3.4 合同控制。
合同控制指合同管理部门为保证合同所约定的各项义务的全面完成及责、权、利的实现,以合同分析的成果为基准,对整个合同实施过程进行全面监督、检查、对比、纠正的管理活动。合同控制包括:
3.4.1 合同实施监督
测绘合同管理人员与项目部人员一起检查合同实施计划的落实情况,为作业组的工作提供必要的保证,譬如现场测图、图幅接边等。对照测绘合同要求的数量、质量、技术标准和工程进度,认真检查核对,发现问题及时采取措施。对项目部和作业组进行指导,作经常性合同解释,使项目部和作业组都有全局观念,对工程中发现的问题提出意见、建议和警告。对于委托方、承包方、监理方之间出现的争议,合同管理人员必须及时作出判断和调整,确保工作顺利开展。对于工程开展后期可能出现的影响工程施工,造成合同价格上升,工期延长等情况进行预警,并及时通知委托方和监理方。
3.4.2 合同跟踪。
做好对委托方的跟踪管理,委托方必须及时地履行合同责任,及时提供测绘施工条件并支付工程款。每项工作要事先通知,让委托方及早准备,建立良好的合作关系,保证工程顺利实施。
做好对项目部、作业组的跟踪管理,对照不同阶段,核实该阶段应完成工程量、完成的质量、所用的工作时间以及相关费用支出等情况。发现实际与计划存在较大偏差的问题,要作进一步的分析,找出偏差的原因和责任,然后设法纠正。
合同跟踪不是一时一事,而是一项长期工作,贯穿于整个施工过程中,以便于发现问题及早采取措施,把握主动权避免损失。
3.4.3 合同诊断与评价。
合同诊断是对合同执行情况的判断和趋向分析、预测。合同评价可以对实际工程资料进行分析、整理,或通过对现场的直接了解,获得反映工程实施状况的信息,分析工程实施状况与合同文件的差异及其原因、影响因素、责任等;确定各个因素由谁引起;按合同规定,责任应由谁承担及承担多少;提出解决这些差异和问题的措施、方法。
合同管理偏重于经验,只有不断总结,才能不断提高管理水平,所以在合同执行后必须进行合同评价,将合同签订和执行过程中的利弊得失、经验教训总结出来,作为以后合同管理的借鉴。合同评价一般包括签订情况、执行情况、管理工作、合同条款分析评价等内容。
3.4.4 合同变更。
由于工程变更对工程施工过程影响很大,会造成工期的拖延和费用的增加,容易引起双方的争执,所以要十分重视工程变更管理问题。在测绘合同中一般以条款的形式为工程变更预留前提,譬如“本合同未尽事宜,经双方协商一致,签订补充协议,补充协议与本合同具有同等效力。”
对于合同变更要及时进行书面确认和必要的备案,包括签订补充协议。在相关的项目部、作业组落实变更内容,提出相应的措施,包括修改相关文件,例如技术设计书、施工方案、施工进度表等,对新出现的问题做好解释和对策,同时又要协调好与委托方的关系。总之,只有合同变更得到迅速落实和执行,合同控制才可能以最新的合同内容作为目标,这也是合同动态管理的要求。
3.4.5 合同归档。
测绘工程合同资料是工程质量的客观反映,是评价工程质量的前提和基础,也是处理工程质量事故、合同纠纷等问题的重要依据。因此,需要做好合同资料的收集、加工、储存以及调用和输出,同时将所有资料分类建档保存,便于处理合同纠纷和结算时核对。
4. 测绘合同管理需要注意的事项
测绘合同管理是一项综合性的工作,涉及到承包方的方方面面,能否实施有效管理把好合同关,是经营管理成败的一个重要因素。下面谈一谈在合同管理中应注意的事项:
4.1 认真对待测绘合同的严肃性。合同一旦订立,当事人双方应当按照约定履行自己的义务,不得擅自变更或解除合同。合同的变更或撤销要依法按规定进行,不能凭哪一方的一厢情愿。
4.2 测绘合同条款必须清晰明了,不能含糊其词,特别是不能出现歧义。这些条款约定了测绘范围、技术依据、工程价款、结算方式,必须仔细推敲,防患于未然。
4.3 如果合同双方由于工程施工而产生任何争议,包括对委托方任何的意见决定或估价方面的争议,除非合同已被否认或中止,承包方应该以应有的精心继续进行工程施工。同时要本着公平合理,实事求是的原则及时解决争议问题,协调好双方关系。
4.4 做好测绘合同风险管理。由于测绘市场的激烈竞争,承包工程过程中风险极大,范围很广。常见的风险很多,包括委托方的资信风险、外业测绘的当地环境风险、经济和法律风险等。因此测绘合同中应体现出有效防范和化解风险措施的条款。
把握好以上几点,在测绘合同的签订和履行过程中,就能做到游刃有余,抢占先机。
5. 结束语
测绘合同管理是工程项目管理的重要一环,只有认真做好每一个环节,才能够整体提高管理水平。结合我国测绘产业的行情,逐步完善测绘合同管理,并建立一套完整的测绘合同管理体系,缩小与发达国家的管理差距,为我国经济建设发展做出贡献。
参考文献
[1] 成虎.工程合同管理 [M] . 北京:中国建筑工业出版社,2005.
[2] 王秀燕.李锦华.工程招投标与合同管理 [M] . 北京:机械工业出版社,2009.
[3] 国家测绘局职业技能鉴定指导中心 . 测绘案例分析 [M] . 北京:测绘出版社,2009.
[4] 曹康泰.陈邦柱. 2004. 中华人民共和国测绘法释义[M] . 北京:法律出版社.
[5] 胡康生. 1999. 中华人民共和国合同法释义[M] . 北京:法律出版社.
[文章编号]1006-7619(2010)06-29-144
[作者简介] 李芳芳(1963-10),男,大学本科,高级工程师,河南省地质测绘总院总工,长期从事测绘管理工作。