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【摘 要】高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。本文结合目前高校档案管理工作的现状和存在的问题，提出相应的改善方法，力求今后的高校档案管理工作更加合理化、科学化。
【关键词】档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）07－0104－02
高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而在逐步地积累，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。合理科学的档案管理模式才能充分发挥档案的价值，提高院校管理水平。
一、高校档案管理存在的问题
1．对档案的重视程度不够，档案意识薄弱。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2．信息化管理滞后，软硬件设施不齐全。
高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪、交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。有关调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就是信息化了。
3．管理队伍不稳定，缺乏专业人才。
目前档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，此外兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差，容易造成管理脱节，严重影响了档案管理水平。
二、针对档案管理存在的问题提出相应的对策
1．转变对档案价值的看法，加强档案意识。
学校档案工作是为教学、科研、行政管理服务的，重视学校档案管理才能更好地发挥档案的价值。此外，健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2．加强硬件和数据库建设
实现档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。
此外充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制。毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。充分利用已成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。
3．加强档案管理队伍建设，引进培养专业人才。
档案事业的发展有赖于一支高素质的档案管理队伍。但目前档案管理队伍的社会地位不高，队伍不稳定，专业人才缺乏，普遍缺乏创新和进取精神，这些问题的存在严重制约了档案事业的健康平稳发展，所以，加强档案管理队伍的建设迫在眉睫。档案管理队伍的建设是一项综合工程，千头万绪，但其中最重要也是最根本的是通过岗位竞争激励、奖励惩罚机制、情感关怀等激励策略来激发档案管理队伍内部的驱动力，调动他们的积极性和主动性，充分发挥他们各方面的潜能。
此外，加快档案管理专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案管理科学化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理科学化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。
4．推动档案管理研究、创新
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高，以便创新档案管理。
总之，在新的历史条件下，档案工作必须要紧密联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索科学的现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
【关键词】档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）07－0104－02
高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而在逐步地积累，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。合理科学的档案管理模式才能充分发挥档案的价值，提高院校管理水平。
一、高校档案管理存在的问题
1．对档案的重视程度不够，档案意识薄弱。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2．信息化管理滞后，软硬件设施不齐全。
高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪、交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。有关调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就是信息化了。
3．管理队伍不稳定，缺乏专业人才。
目前档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，此外兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差，容易造成管理脱节，严重影响了档案管理水平。
二、针对档案管理存在的问题提出相应的对策
1．转变对档案价值的看法，加强档案意识。
学校档案工作是为教学、科研、行政管理服务的，重视学校档案管理才能更好地发挥档案的价值。此外，健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2．加强硬件和数据库建设
实现档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。
此外充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制。毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。充分利用已成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。
3．加强档案管理队伍建设，引进培养专业人才。
档案事业的发展有赖于一支高素质的档案管理队伍。但目前档案管理队伍的社会地位不高，队伍不稳定，专业人才缺乏，普遍缺乏创新和进取精神，这些问题的存在严重制约了档案事业的健康平稳发展，所以，加强档案管理队伍的建设迫在眉睫。档案管理队伍的建设是一项综合工程，千头万绪，但其中最重要也是最根本的是通过岗位竞争激励、奖励惩罚机制、情感关怀等激励策略来激发档案管理队伍内部的驱动力，调动他们的积极性和主动性，充分发挥他们各方面的潜能。
此外，加快档案管理专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案管理科学化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理科学化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。
4．推动档案管理研究、创新
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高，以便创新档案管理。
总之，在新的历史条件下，档案工作必须要紧密联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索科学的现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。