货代企业成本管控问题研究

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  摘 要:现阶段在商务部备案的货代企业已有一万一千余家,货代行业为我国发展对外贸易提供各种服务,是我国对外经济发展的重要组成部分。近几年来,货代行业因全球经济环境不佳,致使市场竞争较为激烈,全行业正在面临前所未有的成本压力,货代企业想要继续生存和发展下去,就必须对成本进行管控。本文针对货代企业存在的问题,提出成本管控的对策包括管理层要建立战略成本管理意识,不能一味追求降低成本的绝对值,而是要将成本管控与企业发展战略相结合,通过选择优质供应商为企业提供服务,对客户进行细化等手段来实现成本管控的目的;公司全体员工要树立成本意识,使得成本管控观念深入企业各个业务流程;在会计核算方法上改变原有的传统核算方法,将管理会计方法运用其中,对成本采用作业成本法进行核算,将货代业务的工作流程看作是作业链,对作业链上的每项作业进行分析,利用管理会计方法改善现有的成本控制ERP系统,将作业成本法管理与传统成本法管理相结合。本文旨在通过相关探讨,以为货代企业成本管控的实际操作提供参照。
  关键词:货代企业;成本管控;作业成本法
  一、货代企业进行成本管控的重要性
  成本管控,对货代企业而言,就是在提供货运代理服务的过程中,对业务流程中各个环节的成本进行规划、计算、分析、考核等一系列控制、调整措施,达到以最小的成本实现企业更大价值的成本管理行为。
  货代企业进行成本管控可以帮助其实现经营管理目标。进行成本管控,降低企业成本,就可以帮助企业实现经营管理目标,在此过程中的成本管控既包括货代企业操作各个业务环节的成本控制,也包括货代企业各个管理环节对费用支出的控制。站在企业可持续发展的战略高度,对企业成本进行有效的管控,可以节约劳动力资源,也能降低经营管理成本,从而为企业结余出更多的资源,帮助货代企业更好地实现其经营管理目标。在目前货代企业面临全球出口形势不景气和国内经济下滑的经济环境,要求货代企业进行全面化、精细化的成本管控,促使其在竞争激烈的传统货代市场中继续生存和发展。
  货代企业进行成本管控可以增强市场竞争优势。在激烈的市场竞争环境下,货代企业通过对业务流程进行分解,通过有效的成本控制方法降低货代服务环节业务成本,从而带来对外报价的降低,使自身获得较大的市场竞争优势。货代企业还可以通过选择优质供应商为企业提供服务,通过技术创新等手段,提高货运代理各个环节的工作效率,可以为企业创造更大的价值收益,增强竞争优势。
  货代企业进行成本管控对货运代理各个环节消耗企业资源进行分析,可以提高企业资源的使用效率,明晰各个环节的成本,方便的计算出每个员工的成本情况,完善公司的绩效考核评价体系,促进企业良性发展。
  二、货代企业成本管控存在的主要问题
  (1)货代企业管理层缺乏战略成本管理意识
  在全球经济危机爆发前,货代企业一直将货量的多少作为重要指标对公司管理人员及业务人员进行考核,从而忽视了成本管理。公司销售部门的主要工作就是揽货,通过各种手段寻找货源,销售人员为了追求订单和货量的增长,形成了薄利多销的成本观;公司财务部门采用传统的成本核算方式,遵循财务制度记录实际发生的成本,对于本行业不同于其他行业这一特性,并没有针对本行业进行成本管控创新。
  全球经济危机爆发后,全球货代行业发生了一些重大事件,一些跨国的货运企业或者宣布破产,或者出售旗下的子公司,导致了货代企业进入了为了生存和发展的激烈竞争时期。一些货代企业因市场价格普遍降低带来销售收入下降,而成本管控并没有跟上,导致公司业务毛利下降的情况。此时公司管理者为了控制成本一方面选择价格低廉的供应商为企业提供服务,造成了企业给客户的服务品质下降,客户流失;另一方面公司管理者采取了精簡人员,合并部门,取消员工福利等一系列措施来降低成本。这些做法体现出货代企业管理者的成本控制局限于降低成本支出的绝对值上,并没有结合货代企业的特性进行战略成本管理。货代企业的战略成本管理应该体现在精细化管理上,针对货代企业的操作、报关、运输、仓储等各个环节进行精细化管理,节约每个环节的成本,提高对客户的服务质量。
  (2)货代企业采用传统成本核算方法,忽略了对间接成本的管控
  货代行业属于代理服务业,是服务业的一个分支,和生产制造企业不同,一般不拥有固定资产如物流设施,国际货代行业是指接受进出口货物收货人、发货人和其他委托方或其代理人的委托,以委托人的名义或者以自己的名义,组织、办理国际货物运输及相关业务,提供国际货物流通领域的物流增值服务的行业。货代企业提供的物流服务是以订单为样本,因接受的每个客户和每票订单对货代服务的要求不同,货代企业对应提供的服务也不尽相同,由此导致不同环节的不同经验的业务人员和操作人员提供给客户不同程度的服务。因此货代业务的成本管控区别于生产制造企业的成本管控,生产制造企业的成本一般是机械化的,一般情况下不会因操作人员的经验不同而造成产品成本大幅度变化。
  货代企业的成本主要由主营业务直接成本和非主营业务成本即期间费用两部分构成,其中主营业务直接成本是直接成本是各个代理服务项目产生的成本,如代理海运服务项目而产生的支付船公司的海运成本,代理空运服务项目而产生的支付航空公司的空运成本,代理进出口报关服务项目而产生的报关成本,代理服务过程中货物在货场或监管库存放而产生的仓储成本等等。非主营业务成本主要由房屋租金、电话网络费、业务招待费、差旅费、办公费、员工的工资、奖金和社保等等间接运营费用组成。
  目前货代企业多采用传统成本核算方法,在计算每票业务毛利时,只扣减了直接成本,将销售费用、管理费用等间接成本记入期间费用科目,没有考虑到这些费用与每票业务活动的相关性,导致单票利润虚高,没有体现全部成本的情况。在货代企业竞争激烈的情况下,一些销售人员的单票毛利只有几十元,因为采用传统成本核算方法,这个订单是赚钱的业务,但是如果将间接运营费用都分配到单票成本中,此单票就会出现亏损。传统的成本管控无法监控并及时反馈这些情况。   (3)货代业务成本核算ERP系统现阶段无法满足成本管控的要求
  目前货代企业使用的成本核算ERP系统多数都是和制造企业使用的系统相同,成本控制系统仅能体现直接成本,而无法将间接成本核算到每票业务中去。成本核算的ERP系统采用的是传统成本法,并没有将管理会计方法和手段运用其中。因此,会计数据不能准确反映公司实际服务成本的真实完整信息,会导致企业管理者的短期行为。
  三、优化货代企业成本管控的对策建议
  (1)增强货代企业管理层战略成本意识,树立全员成本意识
  战略成本管理是将企业的成本管理与企业的发展阶段相适应、与企业的基本战略相结合,从战略的高度对企业的各项成本行为、成本结构实施全方位了解、分析、控制,从而为企业提供战略管理决策信息,提高竞争优势。货代企业通过降低直接成本的绝对值,利润立即就会增加,企业竞争力也会增强。但是如果当公司选择了优质供应商与公司开展业务,虽然服务成本较之前有所增加,但提供给客户的服务较之前有了大幅度提升,从而吸引更多的新客户与公司发生业务,由此为公司带来更多收益创造更大价值。货代企业管理者应站在更高的角度,针对自身的客户进行细化分组,不能对所有客户采用一成不变的成本控制价格,根据不同客户不同订单的服务项目,选择与订单服务项目相匹配的成本报价方式,将传统的成本控制报价方式转变为以客户和订单要求为导向,发挥竞争优势,来降低订单中的成本,实现订单收益最大化。同时货代企业还要建立所有员工的成本意识,对全体员工进行成本控制的宣讲和培训工作,让所有员工意识到成本是可以控制的,成本的控制需要每个员工在工作中共同努力,而不是只是依靠领导进行要求进行把控。要鼓励员工进行学习,提升服务和操作技能,对在操作环节中改善流程带来效率提升的员工进行奖励,以带动更多的员工参与到成本管控的过程中。
  (2)采用作业成本法对货代企业间接成本进行管控
  作业成本法,是以作业为基础的成本核算方法,其理论基础是产品消耗作业,作业消耗资源并导致成本的产生。它把成本的计算深入到作业层面,是以作业为核心,在确定消耗企业资源的所有作业的基础上,将耗用的资源成本准确地计入作业,之后选择并依据作业动因,将作业成本分配到成本计算对象(产品或服务)中。
  货代企业运用作业成本法的可行性:
  1.货代行业提供的服务具有多样性。作业成本法以成本计算对象的多样化为适用条件,货运代理企业是个性化服务较高的行业,需要根据每个客户每份订单的不同需求,提供不同物流作业活动的过程,这一系列活动可以作为作业成本法的成本计算对象。因货代企业收到的每个客户每份订单的需求各不相同,其所承担的直接成本和间接费用也是不尽相同的。传统成本核算方法无法科学准确地计算出因客户不同需求对物流服务产生的影响。采用作业成本法,将直接成本和间接成本归集到成本库中,采用多样化的分配标准对成本费用进行分配,能够及时、准确地反映各类服务的成本状况,解决客户个性化服务要求代理的成本核算误差的影响。
  2.货运代理过程的可拆分性。货运代理过程因各个客户的不同需求,过程显得较为复杂,但是整个物流作业活动都可以分解为若干个相互独立的作业活动。从销售人员与客户进行业务洽谈,签订合同接受委托,调度人员与船公司或航空公司进行租船订舱,客服人员制作提单,报关人员接受委托向海关进行申报,仓库操作人员对货物进行仓储管理等等,整个过程都是由若干个独立的作业或作业中心组成。尽管这些操作活动因订单服务紧密相连,但是仍然可以区分开来分别计算各自成本的耗费情况。
  3.高比例的隐性成本。货运代理企业的间接成本在总成本中所占比例较高,难以准确合理的分配。作业成本法在间接成本计算中具有独特的优势。它是根据实际消耗进行分配,准确计算和反映企业的隐性成本为管理层的决策指明方向。
  货代企业运用作业成本法的优势:
  1.明确各环节成本,优化企业资源配置。货代企业的工作流程从揽货、操作、仓储、运输等最终送到客户指定地点是一条完整的作业链,该作业链上销售人员揽货发生的业务招待费、差旅费用、操作人员人工成本、租赁仓库的租金等间接费用较高。货代企业可以根据每个客户的不同需求和每票业务委托的具体情况,利用作业成本法归集计算每个工作流程上的成本,据此可以反映出相同货运代理服务中各个作业环节的费用情况,或不同货运代理服务中相同作业的费用对比情况,反应出不同作业成本之间的内在关系。同时作业成本法将间接成本也归集到作业活动中,根据资源动因分配到不同的货运代理服务中,使得货代企业的管理者可以清晰了解到资源耗费的真实原因和每个作业环节的实际成本。通过比较分析不同货运代理服务中各个作业环节消耗资源的差异,分析产生原因并进行资源优化配置,为企业减少资源浪费和提高资源使用效率提供了解决方案。
  2.分析客户盈利水平,为管理层决策提供依据。在竞争日益激烈的物流市场环境下,各个货代企业为了更好的生存和发展,纷纷采取延伸物流服务链条的方式,为客户提供端到端的全程供应链服务,此时更需要准确的分析客户盈利能力。作业成本法以各个作业环节为计量单位,将直接成本和间接成本形成的成本库中所消耗的资源,分配到成本对象即货代企业提供的各项货代服务中去,因这些货代服务是针对不同客户,不同订单提供的,由此可以分析出货代企业针对不同客户的成本耗费情况。为企业管理者下一步对市场进行开发和对现有客户服务拓展提供有价值的信息。
  3.改善企业绩效评价体系,加强员工内部培训。货代企业运用作业成本法可以更加真实准确地核算每个单票的成本信息,可以将间接成本分解到作业链中的每一项作业中去,精准核算每个作业和每个员工的成本费用,为员工的绩效考核提供了有效数据支持。运用作业成本法对每个作业流程的全部成本进行了核算,可以解决因不同经验员工不同操作带来的成本控制难题,可以对此加强对经验不足员工的培训,以解决因经验不足而造成的成本浪费问题。
  (3)建立有效的成本控制ERP系统,提升运营效率
  建立和完善成本控制ERP系统,将管理会计的方法运用到成本管控的ERP系统中,作业成本法管理与之前传统成本法管理相结合,可以为企业管理层提供更加准确的成本信息,在激励的市场竞争环境下,这些信息可以帮助企业管理层做出正确的判断;完善成本控制ERP系统,通过对系统中成本数据进行分析,找出企业现阶段存在的问题,帮助企业管理者运用各种方法解决问题,为企业管理层的经营决策提供有效的数据支持;完善成本控制ERP系统,提供准确的成本数据,可以提高企业全体员工的成本控制意识,让员工知道每个环节的成本,从而达到降低成本、提高效率的目的。
  总而言之,在面临全球经济疲软,我国经济结构进行调整的转型时期,货代企业要从管理层到全体员工树立节约成本的意识,货代企业中的财务人员要不断提升自身的理论水平,将管理会计运用到实践工作中去,运用作业成本法替代传统成本法进行核算,完善成本控制ERP系统,使其可以准确的核算货代企业的成本情况,将财务数据转化为对决策有用的信息,为管理层决策提供准确的数据支持,促进货代企业长期健康发展。
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