浅谈重点建设项目档案建设

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  摘要:由于重建设轻管理,导致重点项目档案管理问题较多,与新时代中国特色建设要求相差甚远。重建设轻管理是建设部门普遍现象,本文剖析了存在问题的原因和采取的措施,
  关键词:重点建设项目;档案管理;问题
  重点建设档案记录了整个工程项目从始到止的全过程,是最原始准确的记录,是反映该工程项目整体质量的重要凭证,也为以后工程项目改建、管理提供重要依据。由于重建设轻管理,导致重点项目档案管理问题较多,与新时代中国特色建设要求相差甚远。
  一、存在问题的症结
  施工单位档案管理意识不强,只关注工程建设却忽视档案管理,只注重眼前的效益却忽视了长远的效益;只注重新闻媒体的宣传效果缺乏存档的意识;只注重文字材料的形成却忽视了声像档案的收集和保管,这样导致部分档案材料管理混乱和遗失。其次施工单位的工程管理人员流动性较大,责任心不强,档案专业知识欠缺,造成工程项目文件材料收集不齐与整理不规范。再次执法部门监管不力,领导不重视,档案管理费用投入太少。
  二、解决问题的措施
  1、同步走分类指导
  根据不同项目的特点,采用不同样式的服务方式,档案与工程建设平行同步走,按照文件材料形成与工程进度的特点,要从工程建设的开始就要选好专人来负责即时文件材料收集的工作,从而做到档案管理和工程建设保持同步。
  2、强化过程管理服务
  在工程项目开始前和进行施工后以及竣工验收等环节都是要对其进行工程严格的控制,从而来保障施工过程与竣工后的结果保持统一。在一些重点工程开工建设的前期,要将工程竣工档案的质量要求传达到相关的施工单位,并在一些重点工程的建设过程当中,要做到主动到施工现场对施工与监理单位如何编制工程竣工档案进行指导。
  3、加强档案专业化建设。
  随着时代不断进步,在信息时代的今天,大量工作将有计算机软件、系统来完成,它能快捷、安全的对这些工作管理和分析,档案工作也是如此。由于工程项目的档案生成大量的文件。
  (1)、加强档案数据库建设。
  对数据库系统建设来说,它不仅是档案信息管理的核心,同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程,应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合,并让其能够在一定程度上协调合作,把综合数据及档案目录库进行相应的集合,只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库,使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。
  (2)、提高档案管理人员素质。
  档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的的管理队伍,一是檔案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力,对其相关知识进行有效的的掌握,并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心,对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识,使档案管理工作能够满足规定的要求,保证工作的过程中不会出现纰漏。做好重点工程项目档案的培训工作,而且要有效结合重点工程建设项目的特点,不断加强对建设和施工以及监理单位档案管理人员的培训工作,培训的内容要具有针对性和可操作性,并且要进行现场操作的示范与现场答疑工作。
  4、保证档案完整准确系统
  重点建设项目要从立项开始到勘测与设计到施工以及竣工验收等建设全过程的档案都要进行严格的控制,要对档案的完整性做到很好的保障。同时,要不断加强档案管理的硬件建设,配置一些必要的档案办公和各种保护设施,从而使得重点工程建设项目档案得到很好的安全保管。
  5、同步归档
  随着我国工程建档案现代化和信息化的不断进步,除了完整的纸质档案,声像和电子档案也在不断的进行。目前,很多重点工程建设项目的建设单位与施工单位以及监理单位都有具体的管理人员,并建立档案管理部门,健全档案管理制度,并且不断加大档案现代化与信息化建设的投入。
  6、做好竣工图的积累和编制工作
  竣工图是工程建设当中图实相符的重要依据,竣工图有着法律效率和凭证的作用。要严格检查施工单位要按照国家的相关规定来编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的整体质量,是否和设计变更与工程联系单所修改的一致,要严禁不真实编制竣工图的情况出现。随着一些重点工程建设项目的迅速发展,在城市建设方面,实施了许多城市供水和道路以及桥梁等工程项目,这将在很大程度上提高了城市的整体形象。档案和史册都是代表着建设人员的辛苦劳动与智慧。档案工作在为重点项目建设与发展当中将起到非常大的作用,并受到人们的广泛关注,档案人员要把握好机遇,坚持依法加强对重点建设项目档案工作的监管,从而确保重点建设项目档案工作与建设项目快速发展,使得档案工作为重点项目建设与发展起到非常大的作用。
  参考文献:
  [1]张异莲;;建设项目档案业务指导中应注意的问题[J];中国档案;2011年09期
  [2]夏萍;;重点建设项目档案工作之思考[J];云南档案;2011年08期
  [3]刘莉;王丽欣;;浅析科研档案的管理与利用[J];经济研究导刊;2011年22期
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