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【摘 要】 结合中国原子能科学研究院的大型科学工程——HI-13串列加速器升级工程竣工档案管理实践，详细分析了大型加速器科学工程档案管理的特点和难点，提出了档案管理的重点环节，并从系统工程角度提出了大型科学工程竣工档案管理的策略。
【关键词】 加速器;档案;管理
中国原子能科学研究院大型科技平台—HI-13串列加速器升级工程（BRIF）即将建成，竣工档案管理工作已经全面展开，在竣工档案的管理过程中，BRIF以系统完整、把握重点、符合标准为原则，详细分析了大型加速器科学工程竣工档案工作的特点和难点，确定了竣工档案管理的重点环节和重点内容，采取多项措施，建立了有效的竣工档案管理工作体系。
1 BRIF竣工档案管理工作的特点和难点：
BRIF为大型加速器科学工程，属于固定资产投资项目，由于BRIF没有先例、技术不成熟，在实验设施建立过程中还需要进行大量的研究实验、自行设计、设备研制和安装调试，具有科学研究的性质，因此BRIF竣工档案管理要满足工程档案管理和科研档案管理两个方面的要求，具有工程档案和科研档案两个方面的的特点，管理难度比较大。
工程档案管理的特点是与工程特点密不可分的：工程的特点是一次性建设，工程竣工档案管理也具有一次性的特点;工程项目组织具有临时性，一般工程项目的建设者和使用者是不同的，两者关注的内容也不相同，前者更关注三大控制的内容，后者关注建筑和装置的使用性能，因此，竣工档案管理需要既要强调基于使用者的需求建档，也要满足对建设目标实现过程建档的要求。工程还具有成果的不可挽回性，工程竣工档案管理也具有类似的性质，需要更加关注竣工文件与工程实体的符合性。
科研档案管理是为了对知识产品或软成果进行妥善保管和科学管理，尽最大可能地挖掘科研档案中存贮的各种科技信息资源，其最终目的，是为各种科研、生产及其管理服务，为科研、生产活动提供可资借鉴的成果，使科研、生产的管理更加方便、科学，从而提高科研、生产活动的质量和效率。BRIF是为了进行科学研究而建设的大型科学实验装置及配套建筑，具有创新性、复杂性、前瞻性的特点，其竣工档案与科研档案要求类似，注重对创新性的成果，对科研成果实现的过程、方法的建档、保管，如开发软件、计算过程、实验记录等。
在竣工档案管理过程中必须结合上述特点和难点，采取针对性的措施，抓住重点环节和重点内容，建立竣工档案管理体系。
2 竣工档案管理的重点
2.1重点环节
收集环节是保证竣工档案齐全完整的前提条件，必须在日常管理中制定相关的管理办法，明确档案收集的责任部门或责任人、收集的内容，建立收集的渠道。在形成档案时就要注意收集、整理文件。只有做好档案的收集工作，才能保证竣工档案的完整，齐全，这是建立竣工档案的基础。
2.2重点内容
竣工档案的重点内容是与竣工档案的特点相关的。由于竣工档案需要具有工程档案和科研档案两个方面的的特点，既强调基于使用者的需求建档，也要满足对建设目标实现过程建档的要求，其重点内容应考虑以下几个方面：
基于关键技术相关内容：初步设计、施工图设计、非标机械设计，设计验证记录等等。
基于使用者需求的相关内容;竣工图纸、设计变更等。
基于投资、进度、质量、安全控制管理的相关内容：可行性研究报告、初步设计概算进度计划，质量检测报告、检验批、安全分析报告等。
3 采取的措施
为了做好BRIF竣工档案管理工作，BRIF面对工程竣工档案管理的特点和难点，紧紧抓住竣工档案管理的重点环节和重点内容，采取一系列措施，建立了完整的档案管理体系，取得了较好效果。
3.1制定竣工档案管理办法
通过制定竣工档案管理办法，明确竣工档案收集、鉴定、整理、归档、验收、保管的责任人（who），目的（Why）、范围（what），时间、地点要求（when，where），工作流程（how），就是说做好档案管理工作需要做好五个W，一个H。
3.2建立竣工档案管理WBS-OBS责任分配矩阵——Who
建立竣工档案管理工作分解结构（Work Breakdown Structure），串列加速器工程组织分解结构（Organization Breakdown Structure），WBS中的末端工作任务，都由一个唯一的组织单元来承担。在WBS和OBS责任分配矩阵中，以OBS为行，以WBS为列，在行和列的交叉点上按实际分工联结起来，就是档案管理和部门管理统一的控制点。这一点上所包含的任务是他们共同的工作目标。WBS—OBS责任分配矩阵最重要的特性是，在每一个WBS的列必须有、且只能有一个与OBS的行相联结的交叉点。这一特性保证了档案工作中的每项工作都一一落实到每个部门，其责任矩阵既不遗漏也不重复。需要强调的是在档案管理体系中，专职档案管理部门应发挥主导作用，不仅仅是档案的登记、格式的检查，还要指导、监督检查建档的实施情况，起到档案管理体系中的发动机的作用。
图1 WBS-OBS责任分配矩阵
3.3制定竣工档案工作实施计划——When，Where
大型科研工程由于归档范围大，内容比较多，必须要制定专项进度计划予以统筹安排。进度计划应根据竣工验收的总体安排和档案专项验收的时间要求倒排各类档案的时间节点。最好竣工档案的形成能够与工程进展同步实施，避免因为人员流动、时间长等原因造成档案流失。对于计划实施情况定期进行检查，对于未能按计划完成的项目进行预警、必要时采取公示、会议协调等方式推动档案工作进程。
3.4研究政策，确定竣工验收档案管理的原则——How，what
大型科研工程竣工验收档案管理总依据是国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，行业主管部门、地方政府对于工程档案、科技档案均有一些规定，如对建筑施工、工艺设备档案的规定等等。大型科研工程竣工驗收档案管理需要根据工程实际情况，对档案管理的标准、规范、规定进行研究，确定具体的归档范围和要求。BRIF工程竣工档案管理在实施过程中以行业主管部门的管理规定为主，实施细则参考了地方规定。
3.5借鉴经验
大型科学工程建设周期长，建设内容多，竣工档案管理工作难度大，参考已经验收的大型科研工程项目竣工档案管理，如档案的分类方式，档案收集整理的范围等，可以取得事半功倍的效果。BRIF竣工档案管理实践中充分借鉴了原子能院其它工程的经验，及早确定了竣工档案管理的方式、方法，提高了效率。
3.6形成文化
全员培训，对形成档案的所有人员、部门进行档案培训，不能只培训专职档案人员。
树立标杆，在组织竣工档案工作前，首先集中对某个系统的档案进行收集、鉴定、整理、归档、验收，作为样板，其它系统参照执行。
质量监查，档案工作开展得如何，是否按档案管理程序执行，必须通过质保监查予以落实。档案管理工作要纳入质量管理体系之中来。
形成文化在工程管理工作中，档案管理工作必须深入人心，让档案的收集、鉴定、整理变成自觉行动，人人知道档案的重要意义，知道自己应收集什么档案，如何收集，如何传递，形成档案文化。
总之要做好大型加速器科学工程的档案管理，必须详细分析竣工档案的特点和难点，掌握竣工档案管理的重点内容和重点环节，做好五个W，一个H，借鉴先进工程的经验，形成档案管理文化。
参考文献：
[1]樊佩华.大科学装置中的档案管理中国档案[J]. 2010年第6期：40-41
[2]刁学玲.在建设工程项目档案的管理及其应用档案学研究[J]. 2011年第4期：54-56
[3]严旭萍.档案文化“成果观”和“规则观”档案学通讯[J]. 2012年第3期：23-26
[4]王艳明.科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义[J]. 2005年第1期：14-16
【关键词】 加速器;档案;管理
中国原子能科学研究院大型科技平台—HI-13串列加速器升级工程（BRIF）即将建成，竣工档案管理工作已经全面展开，在竣工档案的管理过程中，BRIF以系统完整、把握重点、符合标准为原则，详细分析了大型加速器科学工程竣工档案工作的特点和难点，确定了竣工档案管理的重点环节和重点内容，采取多项措施，建立了有效的竣工档案管理工作体系。
1 BRIF竣工档案管理工作的特点和难点：
BRIF为大型加速器科学工程，属于固定资产投资项目，由于BRIF没有先例、技术不成熟，在实验设施建立过程中还需要进行大量的研究实验、自行设计、设备研制和安装调试，具有科学研究的性质，因此BRIF竣工档案管理要满足工程档案管理和科研档案管理两个方面的要求，具有工程档案和科研档案两个方面的的特点，管理难度比较大。
工程档案管理的特点是与工程特点密不可分的：工程的特点是一次性建设，工程竣工档案管理也具有一次性的特点;工程项目组织具有临时性，一般工程项目的建设者和使用者是不同的，两者关注的内容也不相同，前者更关注三大控制的内容，后者关注建筑和装置的使用性能，因此，竣工档案管理需要既要强调基于使用者的需求建档，也要满足对建设目标实现过程建档的要求。工程还具有成果的不可挽回性，工程竣工档案管理也具有类似的性质，需要更加关注竣工文件与工程实体的符合性。
科研档案管理是为了对知识产品或软成果进行妥善保管和科学管理，尽最大可能地挖掘科研档案中存贮的各种科技信息资源，其最终目的，是为各种科研、生产及其管理服务，为科研、生产活动提供可资借鉴的成果，使科研、生产的管理更加方便、科学，从而提高科研、生产活动的质量和效率。BRIF是为了进行科学研究而建设的大型科学实验装置及配套建筑，具有创新性、复杂性、前瞻性的特点，其竣工档案与科研档案要求类似，注重对创新性的成果，对科研成果实现的过程、方法的建档、保管，如开发软件、计算过程、实验记录等。
在竣工档案管理过程中必须结合上述特点和难点，采取针对性的措施，抓住重点环节和重点内容，建立竣工档案管理体系。
2 竣工档案管理的重点
2.1重点环节
收集环节是保证竣工档案齐全完整的前提条件，必须在日常管理中制定相关的管理办法，明确档案收集的责任部门或责任人、收集的内容，建立收集的渠道。在形成档案时就要注意收集、整理文件。只有做好档案的收集工作，才能保证竣工档案的完整，齐全，这是建立竣工档案的基础。
2.2重点内容
竣工档案的重点内容是与竣工档案的特点相关的。由于竣工档案需要具有工程档案和科研档案两个方面的的特点，既强调基于使用者的需求建档，也要满足对建设目标实现过程建档的要求，其重点内容应考虑以下几个方面：
基于关键技术相关内容：初步设计、施工图设计、非标机械设计，设计验证记录等等。
基于使用者需求的相关内容;竣工图纸、设计变更等。
基于投资、进度、质量、安全控制管理的相关内容：可行性研究报告、初步设计概算进度计划，质量检测报告、检验批、安全分析报告等。
3 采取的措施
为了做好BRIF竣工档案管理工作，BRIF面对工程竣工档案管理的特点和难点，紧紧抓住竣工档案管理的重点环节和重点内容，采取一系列措施，建立了完整的档案管理体系，取得了较好效果。
3.1制定竣工档案管理办法
通过制定竣工档案管理办法，明确竣工档案收集、鉴定、整理、归档、验收、保管的责任人（who），目的（Why）、范围（what），时间、地点要求（when，where），工作流程（how），就是说做好档案管理工作需要做好五个W，一个H。
3.2建立竣工档案管理WBS-OBS责任分配矩阵——Who
建立竣工档案管理工作分解结构（Work Breakdown Structure），串列加速器工程组织分解结构（Organization Breakdown Structure），WBS中的末端工作任务，都由一个唯一的组织单元来承担。在WBS和OBS责任分配矩阵中，以OBS为行，以WBS为列，在行和列的交叉点上按实际分工联结起来，就是档案管理和部门管理统一的控制点。这一点上所包含的任务是他们共同的工作目标。WBS—OBS责任分配矩阵最重要的特性是，在每一个WBS的列必须有、且只能有一个与OBS的行相联结的交叉点。这一特性保证了档案工作中的每项工作都一一落实到每个部门，其责任矩阵既不遗漏也不重复。需要强调的是在档案管理体系中，专职档案管理部门应发挥主导作用，不仅仅是档案的登记、格式的检查，还要指导、监督检查建档的实施情况，起到档案管理体系中的发动机的作用。
图1 WBS-OBS责任分配矩阵
3.3制定竣工档案工作实施计划——When，Where
大型科研工程由于归档范围大，内容比较多，必须要制定专项进度计划予以统筹安排。进度计划应根据竣工验收的总体安排和档案专项验收的时间要求倒排各类档案的时间节点。最好竣工档案的形成能够与工程进展同步实施，避免因为人员流动、时间长等原因造成档案流失。对于计划实施情况定期进行检查，对于未能按计划完成的项目进行预警、必要时采取公示、会议协调等方式推动档案工作进程。
3.4研究政策，确定竣工验收档案管理的原则——How，what
大型科研工程竣工验收档案管理总依据是国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，行业主管部门、地方政府对于工程档案、科技档案均有一些规定，如对建筑施工、工艺设备档案的规定等等。大型科研工程竣工驗收档案管理需要根据工程实际情况，对档案管理的标准、规范、规定进行研究，确定具体的归档范围和要求。BRIF工程竣工档案管理在实施过程中以行业主管部门的管理规定为主，实施细则参考了地方规定。
3.5借鉴经验
大型科学工程建设周期长，建设内容多，竣工档案管理工作难度大，参考已经验收的大型科研工程项目竣工档案管理，如档案的分类方式，档案收集整理的范围等，可以取得事半功倍的效果。BRIF竣工档案管理实践中充分借鉴了原子能院其它工程的经验，及早确定了竣工档案管理的方式、方法，提高了效率。
3.6形成文化
全员培训，对形成档案的所有人员、部门进行档案培训，不能只培训专职档案人员。
树立标杆，在组织竣工档案工作前，首先集中对某个系统的档案进行收集、鉴定、整理、归档、验收，作为样板，其它系统参照执行。
质量监查，档案工作开展得如何，是否按档案管理程序执行，必须通过质保监查予以落实。档案管理工作要纳入质量管理体系之中来。
形成文化在工程管理工作中，档案管理工作必须深入人心，让档案的收集、鉴定、整理变成自觉行动，人人知道档案的重要意义，知道自己应收集什么档案，如何收集，如何传递，形成档案文化。
总之要做好大型加速器科学工程的档案管理，必须详细分析竣工档案的特点和难点，掌握竣工档案管理的重点内容和重点环节，做好五个W，一个H，借鉴先进工程的经验，形成档案管理文化。
参考文献：
[1]樊佩华.大科学装置中的档案管理中国档案[J]. 2010年第6期：40-41
[2]刁学玲.在建设工程项目档案的管理及其应用档案学研究[J]. 2011年第4期：54-56
[3]严旭萍.档案文化“成果观”和“规则观”档案学通讯[J]. 2012年第3期：23-26
[4]王艳明.科技工作程序对于科技档案管理的作用与意义[J]. 2005年第1期：14-16