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摘 要：随着学校建设的不断加快以及计算机信息化时代的到来,对学校档案管理工作提出了新的挑战。一个学校的档案管理对于这个学校的整体管理起着既重要又深远的作用。因此，本文首先概述了学校档案管理工作的意义并就如何实现计算机在学校管理工作提出了一些自己的看法。
关键词:计算机 学校档案 管理
1. 引言
近年来由于我国教育事业的蓬勃发展，中等职业学校招生规模也在逐渐扩大,学校档案数量和种类越来越多，学校的部门设置、工作方式等都随之不断地发生着变化，导致学校档案管理的难度也越来越大。教职工查询要求日趋提高,只依靠增加档案工作者的人数和使用传统的工作方法已经跟不上档案业务量的增长速度,不能满足教职工的需求。因此,需要加快中等职业学校档案管理计算机化进程, 学校档案管理必然向着网络化的方向发展，充分发挥计算机信息化在学校档案管理中的作用。
2.學校档案管理工作的意义
随着学校办学规模的扩大,办学层次和办学水平的不断提高,尤其面临市场经济、信息社会,特别是知识经济的大潮、高新技术的应用与渗透, 档案工作作为一种重要的信息资源,对学校的发展起着不可替代的重要作用,当然档案建设毫不例外面临着新的挑战,在过去计划经济基础上的长期经验式管理,手工操作和一些传统的工作方法就有许多不相适应之处,严重影响了档案管理工作进一步发展。档案建设作为学校管理必不可少的环节和方面,它是教育事业发展的基础。一个学校如果没有完整的档案，就等于割断了历史，就无法全面反映学校各项工作和教学活动的全过程，更谈不上开发和利用。所以必须采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精做好，为学校的中心工作服好务。同时档案工作要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。尤其是信息化时代对档案信息的管理技能，需要提高档案工作者自身对计算机等现代化管理工具的应用能力，要通过计算机网络为师生提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。就我校的档案工作而言我们已采用计算机管理系统先后建立教师业务档案、行政档案、会计档案、学生档案、社会实践活动档案等,这些档案资料的积累是学校教学管理向科学化、规范化迈进必要前提。因此只有不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，档案工作才能始终保持旺盛的生机和活力。这就要求档案工作者始终坚持解放思想、实事求是，与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新的实际能力，档案工作的功能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用。
3、如何实现计算机在档案管理中的工作
应用计算机技术实现档案管理，要做好以下几方面的工作：
3.1 重点优先，逐步推进
档案管理工作的一个重要目的就是要使档案为全社会所用，而实现计算机管理档案的目的是 为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应先根据档案资料的重要程度、价值 大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案资料进行排队，将那些可以开放的核心档案 和社会利用率较高的档案进行重点优先加工整理，要分清轻重缓急，逐步推进，全面完成。 这样就可以加快档案管理计算机化的进程，进而提高社会利用的效率。
3.2 、开展综合培训，提高业务水平。
应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。
3.3 建章立制、规范管理、使档案工作科学化、制度化、规范化、现代化
要做好学校档案工作，在解决了思想认识方面的问题后，重要的工作就是要建立健全档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，在加强档案工作的科学化、制度化、规范化上做文章，努力实现学校档案管理的现代化。
学校档案工作面广、量大、门类较多。人事档案、文书档案、会计档案、基本建设档案、教学教研档案、学生学籍档案等等，样样俱全。要做好这些档案的收集、归档、整理、利用工作，必须要有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门、各业务人员的责任和任务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立起一个档案工作的良好基础。例如：在档案材料的收集上，明确提出各种材料的归档范围、归档时间和责任科室。收集工作要做到口勤、手勤、腿勤，尽量把文件材料收集齐全完整；在规范管理上，收发查阅强调保密，收集整理强调完整，组卷归档准确，整理装订标准等，这样才能保证档案工作做到更好。
3.4.加速档案管理现代化建设步伐
利用计算机等现代化手段整理档案,可以收到事半功倍的效果。同时避免了人工立卷中因不同人的思想、理解能力不同,对同一文件的不同分类产生看法分歧,影响案卷质量,给利用工作带来不便。利用计算机网络信息平台,形成一套科学的、高效的档案检索工具,建立完整的档案信息库,模拟人工立卷,按照材料的类别将属于条目的内容打印出来,来替代传统的以“卷”为单位的案卷目录检索工具。也可根据文件先后形成顺序的排列打印,降低人为因素对文件归档工作的影响,发挥计算机的管理优势, 实现中职学校档案工作的网络化、数字化管理,加快学校档案管理的现代化建设步伐。
4、结论
总之，利用计算机网络技术管理档案是学校档案管理工作发展的必然趋势，它代表的是一种全新的现代化信息环境。它会随着计算机管理水平的不断提高而充分发挥出优势，实现真正意义上的档案管理现代化，从而使档案信息在学校工作中发挥更大的作用。
［参考文献］
［1］ 张鹏. 谈医院档案计算机管理［J］.西南军医，2009，(7）.
［2］ 康力，余信理.档案管理现代化与计算机［J］湖北档案，1998，(7）.［3］、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。
［4］刘瑛，《质疑档案工作能否产业化管理》，[J]，《兰台世界》，2005年第7期。
关键词:计算机 学校档案 管理
1. 引言
近年来由于我国教育事业的蓬勃发展，中等职业学校招生规模也在逐渐扩大,学校档案数量和种类越来越多，学校的部门设置、工作方式等都随之不断地发生着变化，导致学校档案管理的难度也越来越大。教职工查询要求日趋提高,只依靠增加档案工作者的人数和使用传统的工作方法已经跟不上档案业务量的增长速度,不能满足教职工的需求。因此,需要加快中等职业学校档案管理计算机化进程, 学校档案管理必然向着网络化的方向发展，充分发挥计算机信息化在学校档案管理中的作用。
2.學校档案管理工作的意义
随着学校办学规模的扩大,办学层次和办学水平的不断提高,尤其面临市场经济、信息社会,特别是知识经济的大潮、高新技术的应用与渗透, 档案工作作为一种重要的信息资源,对学校的发展起着不可替代的重要作用,当然档案建设毫不例外面临着新的挑战,在过去计划经济基础上的长期经验式管理,手工操作和一些传统的工作方法就有许多不相适应之处,严重影响了档案管理工作进一步发展。档案建设作为学校管理必不可少的环节和方面,它是教育事业发展的基础。一个学校如果没有完整的档案，就等于割断了历史，就无法全面反映学校各项工作和教学活动的全过程，更谈不上开发和利用。所以必须采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精做好，为学校的中心工作服好务。同时档案工作要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。尤其是信息化时代对档案信息的管理技能，需要提高档案工作者自身对计算机等现代化管理工具的应用能力，要通过计算机网络为师生提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。就我校的档案工作而言我们已采用计算机管理系统先后建立教师业务档案、行政档案、会计档案、学生档案、社会实践活动档案等,这些档案资料的积累是学校教学管理向科学化、规范化迈进必要前提。因此只有不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，档案工作才能始终保持旺盛的生机和活力。这就要求档案工作者始终坚持解放思想、实事求是，与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新的实际能力，档案工作的功能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用。
3、如何实现计算机在档案管理中的工作
应用计算机技术实现档案管理，要做好以下几方面的工作：
3.1 重点优先，逐步推进
档案管理工作的一个重要目的就是要使档案为全社会所用，而实现计算机管理档案的目的是 为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应先根据档案资料的重要程度、价值 大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案资料进行排队，将那些可以开放的核心档案 和社会利用率较高的档案进行重点优先加工整理，要分清轻重缓急，逐步推进，全面完成。 这样就可以加快档案管理计算机化的进程，进而提高社会利用的效率。
3.2 、开展综合培训，提高业务水平。
应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。第二要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。
3.3 建章立制、规范管理、使档案工作科学化、制度化、规范化、现代化
要做好学校档案工作，在解决了思想认识方面的问题后，重要的工作就是要建立健全档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，在加强档案工作的科学化、制度化、规范化上做文章，努力实现学校档案管理的现代化。
学校档案工作面广、量大、门类较多。人事档案、文书档案、会计档案、基本建设档案、教学教研档案、学生学籍档案等等，样样俱全。要做好这些档案的收集、归档、整理、利用工作，必须要有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门、各业务人员的责任和任务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立起一个档案工作的良好基础。例如：在档案材料的收集上，明确提出各种材料的归档范围、归档时间和责任科室。收集工作要做到口勤、手勤、腿勤，尽量把文件材料收集齐全完整；在规范管理上，收发查阅强调保密，收集整理强调完整，组卷归档准确，整理装订标准等，这样才能保证档案工作做到更好。
3.4.加速档案管理现代化建设步伐
利用计算机等现代化手段整理档案,可以收到事半功倍的效果。同时避免了人工立卷中因不同人的思想、理解能力不同,对同一文件的不同分类产生看法分歧,影响案卷质量,给利用工作带来不便。利用计算机网络信息平台,形成一套科学的、高效的档案检索工具,建立完整的档案信息库,模拟人工立卷,按照材料的类别将属于条目的内容打印出来,来替代传统的以“卷”为单位的案卷目录检索工具。也可根据文件先后形成顺序的排列打印,降低人为因素对文件归档工作的影响,发挥计算机的管理优势, 实现中职学校档案工作的网络化、数字化管理,加快学校档案管理的现代化建设步伐。
4、结论
总之，利用计算机网络技术管理档案是学校档案管理工作发展的必然趋势，它代表的是一种全新的现代化信息环境。它会随着计算机管理水平的不断提高而充分发挥出优势，实现真正意义上的档案管理现代化，从而使档案信息在学校工作中发挥更大的作用。
［参考文献］
［1］ 张鹏. 谈医院档案计算机管理［J］.西南军医，2009，(7）.
［2］ 康力，余信理.档案管理现代化与计算机［J］湖北档案，1998，(7）.［3］、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。
［4］刘瑛，《质疑档案工作能否产业化管理》，[J]，《兰台世界》，2005年第7期。