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[摘 要]艺术类高校系部秘书是协助系部领导做好教学、行政管理工作的专职人员，在系部管理中具有不可替代的重要作用，直接影响管理工作的质量。尤其是艺术类高校，教学体制、教师身份、学生专业都具有其特殊性，使得艺术类高校的系部秘书必须具备特殊的综合素能。文章以中国音乐学院国乐系秘书岗位为例，从四个方面论述艺术类高校系部秘书如何做好系部教学、行政管理工作。
[关键词]艺术类高校 系部秘书 管理 综合素能
[中图分类号] G64 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）05-0118-02
一、要做好系部秘书，必须了解岗位职责
以中国音乐学院国乐系为例，系部秘书在完成系领导交办的各项任务之余，其岗位职能和授权范围还包括两个方面。
一是教学管理方面。中国音乐学院国乐系是学院表演方向的重点学科之一，以培养从事中国民族器乐演奏、教学、研究，推动民族音乐继承和发展的专门人才为主要办学特色。国乐系拥有老中青三代享誉中外的艺术家，28位在职教师均在各自的专业领域享有盛名。专业的门类有二胡、竹笛、古筝、三弦等18种教学方向。国乐系与其他系部相比，具有教师多、专业多的特点，因此，当好国乐系秘书的一个重要前提就是要了解国乐系的历史、师生专业、学科门类、专业构成等等，这样才能做到心中有数，有利于工作的正常开展。国乐系以“口传心授”、示范教学的一对一教学模式为主，以乐团为教学相长的实践基地，配合专业教学。系部秘书在业务上除接受教务处的指导，及时落实各项通知、文件之外，要协助本系教师完成实践活动、师生教学互动、科研项目申报等各项教学管理工作。
二是行政管理方面。国乐系作为中国音乐学院二级行政单位，受学院办公室的直接领导。系部秘书要对学院党、政部门下发的文件进行及时的分析、整理，并请示相关领导，进行下一步工作的安排部署。同时，国乐系的领导均为国内外知名的艺术家，在外有演出、访问、讲学等重要任务，对内要心系学校发展、系部公务和学生教育。因此，作为系部秘书对内要当好贤内助，对外要当好经纪人的角色，在保护系部教师的合法权益的同时，也要进行有效的宣传和推广。
二、要做好系部秘书，必须具备过硬技能
一个称职的系部秘书，必须具有一定的综合能力，包括统筹能力、办事能力、调查研究能力、文字表达能力等。简单来讲，要“三会”。
一要会说。尽管系部秘书的只是一个相对普通的岗位，但是要做好上传下达，做好组织管理，做好协调沟通，就必须具有“会说话”的能力，这样才能将上级的政策准确传达，收到事半功倍的效果，获得意想不到的成功。
二要会写。系部秘书的岗位职责要求会写，即写各种材料、文件，无论工作报告、领导讲话，还是各类请示、通知、汇报、总结等，都是用系统的文字来说明工作。国乐系是表演学科，其特征是重表演而轻理论，师生的文字功底相对薄弱，因此作为秘书，会写规范性的文字是必备技能，要在领会领导的意图下，将富含艺术特色的观点、理论、研究融入规范的文字体裁中。这就要求艺术类院校的系部秘书要熟悉材料、文件种类、体裁以及写法，认真对待每篇文稿，更好地实现以文辅政、以文助政。要养成长期读书看报的习惯，时刻留意国家发展大势、艺术界整体趋势和学院发展形势，只有这样才能及时有效地综合情况、提供信息，做到厚积薄发。
三要会组织协调。系部秘书的组织协调工作在教学、行政管理中占有重要位置，是领导协调下不可缺少的辅助力量。作为国乐系秘书除了日常执行上级决策，组织各种会议、活动之外，还涉及艺术类高校自主招生考试、乐团外出巡演等特殊事宜。在组织运行中，要做好系部与党院办、国际交流部、教务处、学生处等各部门的协调工作，要有统筹全局的规划意识、运筹帷幄的组织管理能力，在精准领会领导意图的基础上，快速、准确、高质量地执行各项预定的工作任务，确保取得预期的成效。
三、要做好系部秘书，必须提升综合素养
在这里，结合系部秘书的特点，重点阐述一下综合素养方面的三种“意识”需要强化。
一是强化服务意识。作为系部秘书，要树立全局观念，上要绝对服从和服务于领导，下要服务全体师生。要有“以育人为本”、“以学生为本”、“以教师为主体”的服务意识。要突出为领导服务，做好领导的参谋助手，始终站在全局的高度，站在领导的角度，不断增强理性思维能力，能想事、多想事、想大事，为领导分忧，为师生解难，为发展尽责。要增强工作的预见性，强化超前意识，考虑问题尽可能快半拍、早半拍，凡事想得远一点，思考深一点。
二是强化责任意识。系部秘书工作纷繁复杂、千头万绪，如中国音乐学院国乐系的秘书，单从处理乐团演出事宜来说，既要负责演员护照、签证等前期手续办理，又要随团进行乐器管理、彩排监督和生活安排，每个细节都会影响整个工作的成败。只有具备较强的责任感，才能认真对待工作的每个环节、每个细节，减少工作差错，防止重大失误，杜绝责任事故，切实做到环环相扣、“密”而不漏、忙而不乱。
三是强化和谐意识。系部秘书尽管是一个个体，但也是系部乃至整个学校这个大集体中的一员。“谋靠共识，行靠合力”，“凭一己之力，难以成百事”，所以系部秘书就是要团结系部的所有教职工，协调左右，沟通八方，消除误会，化解矛盾，使工作的氛围更加和谐。要增强团队意识，最大限度地调动各方面的积极性，共同开创工作新局面。要淡泊名利、大度从容，勇于出面办事，勇于出面担事，但绝不出风头、不抢功，做到谦虚谨慎，乐于奉献。
四、要做好系部秘书，必须把握基本准则
笔者认为，当好一个系部秘书，最重要的是要有原则性，同时要有灵活性，并做到内外兼顾。
一是坚持规则不放松。大到一个社会、一个国家，小到一个学校、一个系部，只有人人讲原则、个个守规矩，才能秩序井然。系部秘书身处系部中枢，肩负重要使命，更要始终坚持原则，敢于坚持原则，善于坚持原则。在大是大非面前保持清醒头脑，要坚定政治立场，牢守办事原则。对自己、对老师和同学，只要是工作上的事，哪怕是最小的事也要从严约束，从高要求，从微慎守，尤其要吃得苦，吃得亏。 二是保证灵活不呆板。要紧紧围绕系部工作和领导要求，增强工作的预见性、前瞻性、主动性、灵活性，做到早介入、早思考、早研究，做到随机应变、快速高效。要以人为本，体现人文关怀，做到无情管理，有情操作。要待人以宽，保持开阔胸怀，宽容气度，容人之长，容人之短，容人之异，容人之过。
三是内外兼顾不偏废。如国乐系秘书，在内要协助组织安排拉弦、吹打、弹拨等各教研室的专业教学管理，起草各类文件材料，后勤服务等行政事务；在外涉及乐团演出服务、媒体应对、本系教师的对外宣传，做好组织协调、联系沟通工作等等。因此，内外、动静都重要，两者不可偏废。这就要求系部秘书“对内是参谋助手、服务员，对外是行家里手、联络员”，既要保障组织正常运转，又要维护教师权益，树立系部乃至学校的良好形象。
最后，艺术类高校还有其特殊性。就中国音乐学院国乐系为例，其小专业多，专业有琵琶、二胡、古筝、扬琴、唢呐、笙、打击乐等等，无论是任何专业的教师还是学生都非常富有个性。系部秘书不仅要服务于领导，也要服务于广大的师生群体。对于教师，由于一对一的教学模式，使教师们承担繁重的工作量，工作中难免会有不顺心的时候，秘书必须要揣摩每个人的脾气、秉性，知道他们看重和在乎的是哪方面的问题，处理每件事情都应该站在他们的角度上去分析和思考，遇到教师心情不好的时候，要善于疏导、语气平和，先平复其心情，建立良好的沟通，从而优质地配合工作，为老师们排忧解难。对于学生，秘书主要负责学生的教学管理，学分情况。艺术院校的学生性格各异，管理时要注重方法，要配合辅导员做好学生的思想政治工作的前提下，在教学相关的问题上要及时提醒，并定期给学生总结历届学生中优良的典范，成功的经验，以督促学生按教学方案完成必修和选修的学分。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 毕红军.浅谈高校艺术系秘书应具备的综合素质[J].中国校外教育，2012，（12）.
[2] 李国有，张红.秘书之友[M].北京：人民教育出版社，2004.
[3] 郝福正，安国良.议高校艺术系秘书技能[J].艺术教育，2009，（10）.
[4] 程会勇，国会苏.浅谈如何当好国有企业董事会秘书[J].产业与科技论坛，2010，（12）.
[5] 章志强，范立彬，段晓颖.高校秘书素质浅谈[J].当代教育教学论坛，2009，（12）.
[责任编辑：雷 艳]
[关键词]艺术类高校 系部秘书 管理 综合素能
[中图分类号] G64 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）05-0118-02
一、要做好系部秘书，必须了解岗位职责
以中国音乐学院国乐系为例，系部秘书在完成系领导交办的各项任务之余，其岗位职能和授权范围还包括两个方面。
一是教学管理方面。中国音乐学院国乐系是学院表演方向的重点学科之一，以培养从事中国民族器乐演奏、教学、研究，推动民族音乐继承和发展的专门人才为主要办学特色。国乐系拥有老中青三代享誉中外的艺术家，28位在职教师均在各自的专业领域享有盛名。专业的门类有二胡、竹笛、古筝、三弦等18种教学方向。国乐系与其他系部相比，具有教师多、专业多的特点，因此，当好国乐系秘书的一个重要前提就是要了解国乐系的历史、师生专业、学科门类、专业构成等等，这样才能做到心中有数，有利于工作的正常开展。国乐系以“口传心授”、示范教学的一对一教学模式为主，以乐团为教学相长的实践基地，配合专业教学。系部秘书在业务上除接受教务处的指导，及时落实各项通知、文件之外，要协助本系教师完成实践活动、师生教学互动、科研项目申报等各项教学管理工作。
二是行政管理方面。国乐系作为中国音乐学院二级行政单位，受学院办公室的直接领导。系部秘书要对学院党、政部门下发的文件进行及时的分析、整理，并请示相关领导，进行下一步工作的安排部署。同时，国乐系的领导均为国内外知名的艺术家，在外有演出、访问、讲学等重要任务，对内要心系学校发展、系部公务和学生教育。因此，作为系部秘书对内要当好贤内助，对外要当好经纪人的角色，在保护系部教师的合法权益的同时，也要进行有效的宣传和推广。
二、要做好系部秘书，必须具备过硬技能
一个称职的系部秘书，必须具有一定的综合能力，包括统筹能力、办事能力、调查研究能力、文字表达能力等。简单来讲，要“三会”。
一要会说。尽管系部秘书的只是一个相对普通的岗位，但是要做好上传下达，做好组织管理，做好协调沟通，就必须具有“会说话”的能力，这样才能将上级的政策准确传达，收到事半功倍的效果，获得意想不到的成功。
二要会写。系部秘书的岗位职责要求会写，即写各种材料、文件，无论工作报告、领导讲话，还是各类请示、通知、汇报、总结等，都是用系统的文字来说明工作。国乐系是表演学科，其特征是重表演而轻理论，师生的文字功底相对薄弱，因此作为秘书，会写规范性的文字是必备技能，要在领会领导的意图下，将富含艺术特色的观点、理论、研究融入规范的文字体裁中。这就要求艺术类院校的系部秘书要熟悉材料、文件种类、体裁以及写法，认真对待每篇文稿，更好地实现以文辅政、以文助政。要养成长期读书看报的习惯，时刻留意国家发展大势、艺术界整体趋势和学院发展形势，只有这样才能及时有效地综合情况、提供信息，做到厚积薄发。
三要会组织协调。系部秘书的组织协调工作在教学、行政管理中占有重要位置，是领导协调下不可缺少的辅助力量。作为国乐系秘书除了日常执行上级决策，组织各种会议、活动之外，还涉及艺术类高校自主招生考试、乐团外出巡演等特殊事宜。在组织运行中，要做好系部与党院办、国际交流部、教务处、学生处等各部门的协调工作，要有统筹全局的规划意识、运筹帷幄的组织管理能力，在精准领会领导意图的基础上，快速、准确、高质量地执行各项预定的工作任务，确保取得预期的成效。
三、要做好系部秘书，必须提升综合素养
在这里，结合系部秘书的特点，重点阐述一下综合素养方面的三种“意识”需要强化。
一是强化服务意识。作为系部秘书，要树立全局观念，上要绝对服从和服务于领导，下要服务全体师生。要有“以育人为本”、“以学生为本”、“以教师为主体”的服务意识。要突出为领导服务，做好领导的参谋助手，始终站在全局的高度，站在领导的角度，不断增强理性思维能力，能想事、多想事、想大事，为领导分忧，为师生解难，为发展尽责。要增强工作的预见性，强化超前意识，考虑问题尽可能快半拍、早半拍，凡事想得远一点，思考深一点。
二是强化责任意识。系部秘书工作纷繁复杂、千头万绪，如中国音乐学院国乐系的秘书，单从处理乐团演出事宜来说，既要负责演员护照、签证等前期手续办理，又要随团进行乐器管理、彩排监督和生活安排，每个细节都会影响整个工作的成败。只有具备较强的责任感，才能认真对待工作的每个环节、每个细节，减少工作差错，防止重大失误，杜绝责任事故，切实做到环环相扣、“密”而不漏、忙而不乱。
三是强化和谐意识。系部秘书尽管是一个个体，但也是系部乃至整个学校这个大集体中的一员。“谋靠共识，行靠合力”，“凭一己之力，难以成百事”，所以系部秘书就是要团结系部的所有教职工，协调左右，沟通八方，消除误会，化解矛盾，使工作的氛围更加和谐。要增强团队意识，最大限度地调动各方面的积极性，共同开创工作新局面。要淡泊名利、大度从容，勇于出面办事，勇于出面担事，但绝不出风头、不抢功，做到谦虚谨慎，乐于奉献。
四、要做好系部秘书，必须把握基本准则
笔者认为，当好一个系部秘书，最重要的是要有原则性，同时要有灵活性，并做到内外兼顾。
一是坚持规则不放松。大到一个社会、一个国家，小到一个学校、一个系部，只有人人讲原则、个个守规矩，才能秩序井然。系部秘书身处系部中枢，肩负重要使命，更要始终坚持原则，敢于坚持原则，善于坚持原则。在大是大非面前保持清醒头脑，要坚定政治立场，牢守办事原则。对自己、对老师和同学，只要是工作上的事，哪怕是最小的事也要从严约束，从高要求，从微慎守，尤其要吃得苦，吃得亏。 二是保证灵活不呆板。要紧紧围绕系部工作和领导要求，增强工作的预见性、前瞻性、主动性、灵活性，做到早介入、早思考、早研究，做到随机应变、快速高效。要以人为本，体现人文关怀，做到无情管理，有情操作。要待人以宽，保持开阔胸怀，宽容气度，容人之长，容人之短，容人之异，容人之过。
三是内外兼顾不偏废。如国乐系秘书，在内要协助组织安排拉弦、吹打、弹拨等各教研室的专业教学管理，起草各类文件材料，后勤服务等行政事务；在外涉及乐团演出服务、媒体应对、本系教师的对外宣传，做好组织协调、联系沟通工作等等。因此，内外、动静都重要，两者不可偏废。这就要求系部秘书“对内是参谋助手、服务员，对外是行家里手、联络员”，既要保障组织正常运转，又要维护教师权益，树立系部乃至学校的良好形象。
最后，艺术类高校还有其特殊性。就中国音乐学院国乐系为例，其小专业多，专业有琵琶、二胡、古筝、扬琴、唢呐、笙、打击乐等等，无论是任何专业的教师还是学生都非常富有个性。系部秘书不仅要服务于领导，也要服务于广大的师生群体。对于教师，由于一对一的教学模式，使教师们承担繁重的工作量，工作中难免会有不顺心的时候，秘书必须要揣摩每个人的脾气、秉性，知道他们看重和在乎的是哪方面的问题，处理每件事情都应该站在他们的角度上去分析和思考，遇到教师心情不好的时候，要善于疏导、语气平和，先平复其心情，建立良好的沟通，从而优质地配合工作，为老师们排忧解难。对于学生，秘书主要负责学生的教学管理，学分情况。艺术院校的学生性格各异，管理时要注重方法，要配合辅导员做好学生的思想政治工作的前提下，在教学相关的问题上要及时提醒，并定期给学生总结历届学生中优良的典范，成功的经验，以督促学生按教学方案完成必修和选修的学分。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 毕红军.浅谈高校艺术系秘书应具备的综合素质[J].中国校外教育，2012，（12）.
[2] 李国有，张红.秘书之友[M].北京：人民教育出版社，2004.
[3] 郝福正，安国良.议高校艺术系秘书技能[J].艺术教育，2009，（10）.
[4] 程会勇，国会苏.浅谈如何当好国有企业董事会秘书[J].产业与科技论坛，2010，（12）.
[5] 章志强，范立彬，段晓颖.高校秘书素质浅谈[J].当代教育教学论坛，2009，（12）.
[责任编辑：雷 艳]