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摘要：在单位档案管理工作中，文件整理及档案归档是其中一个重要的环节。档案归档工作是针对一些处理完毕的资料和具有参考利用价值的文件进行整理、分类和保存，其档案归档工作的质量影响着单位的管理工作。基于此，本文对政府基层档案归档工作中存在的问题进行分析，并单位档案归档文件整理方法进行探讨，以此提升单位档案归档工作的质量。
关键词：归档;问题;应对方法;档案
一、政府基层档案归档工作中存在的问题
（一）缺少归档意识
所谓的档案意识也就是人们对档案管理工作的认知以及客观反映。档案意识对档案管理的效果有着一定的影响，但是就当前发展的状况而言，单位中部分人员的归档管理意识并不强，对档案管理工作缺乏足够的关注，从而导致了单位档案归档管理不是特别的完整和准确[1]。此外，单位中的专业技术人员对生产和科研有着直接性的影响，其能明确地了解单位档案资料的相关信息，在归档工作中是极为重要的角色。但目前一些技术人员对档案管理工作也不够重视，并未以长远的眼光对待档案管理。
（二）档案资料管理制度有待健全
在日常的档案资料归档管理中，相关的制度还有待健全，主要表现是档案资料管理混乱，归档不科学现象的出现。档案资料管理不能创造直接的经济效益就使得该项工作不被重视，相关的制度也就不能及时的更新，久而久之便与社会的发展需要相脱节，即使有管理制度也得不到彻底的落实和贯彻。另外，一些对档案管理工作进行监管的部门或人员监管力度不够，监管甚至沦为了形式[2]。档案资料归档整理相关制度的不完善，再加上监管力度不足等因素就使得档案资料归档整理质量下降，不能有效的发挥其应有的作用
（三）收发部门不及时催办，增加了归档难度
通常情况下，档案收发工作是在单位的综合办公室中进行，并要求每个基层单位都要相互协调、相互促进。但就当前的发展状况而言，却没有相关的制度文件可以依照进行催办，相关收发、配合部门也没有严谨地按照相应的制度执行，致文件散落在各基层单位，这也就进一步加大了档案归档的难度。
二、单位档案归档文件整理的原则
（一）严格遵循归档文件整理规则
单位在进行档案归档文件整理过程时，应当严格遵循归档文件整理规则，遵循文件形成的规律。首先，单位在进行文件整理时，可以参照《归档文件整理规则》进行归档工作，其包含了许多档案归档以及文件整理的方法，比如按照档案纸张编目进行文件整理;同一事件的档案材料排列在一起;不破坏原有文件材料的排列顺序等等。这一规则内容给予单位档案归档工作以及文件整理指导性方法，促进单位档案工作效率的提升[3]。其次，单位的档案资料是单位在进行各项会议学习活动中产生的，其数据真实反映了单位的发展特点和面貌，因此，在进行文件整理時需要充分考虑其文件材料产生的特点和规律，在进行档案归档以及文件处理时尽量保持活动的完整性。比如说，文件的整理应当保持某项会议或者某项活动的完整性;或者文件内容的整理，不可分割正文、批复、请示和附件等内容，保持文件的内在联系;或者文件整理时保持会议、决议等重要文件的初稿、讨论稿、定稿等形成过程进行排序。
（二）档案保存整理的基础原则
单位的档案文件资料，包括本单位各项活动产生的，上级部门对本单位下发的指示性文件、指导性文件，或者对本单位相关的批示和批复文件，本单位编印的简报刊物稿子和样本，出版物的样稿和样本等等文件资料，它们之间的关系密不可分，都同样呈现了单位发展的特点和面貌。因此，单位在进行档案归档及文件整理时，应当在保持各个文件联系前提下进行，才能充分反映文件资料的时间、内容和形式，才能充分反映单位各项活动形成的面貌和历史特点，才能体现历史档案资料整理和保存的情况。因此，在档案归档及文件整理时，在保有历史整理的基础上尽量不拆分卷案整理，同时利用历史整理、检索成果，保存已经整理的卷案的原状，针对整理错误或者不当的文件资料，及时进行改动和纠正。
（三）坚持保管和利用的基本原则
单位在进行档案归档及文件整理时，除了保证其文件整理的有序性和完整性以外，还需应当坚持保管和利用的基本原则，以此实现档案管理的安全和有效利用的目的。及时针对一些具有挖掘价值的文件资料进行深入研究和保存，对失去研究价值的文件进行剔除和销毁，同时可以利用现代信息技术或者计算机技术对文件档案进行科学管理，比如利用计算机检索文档资料，可以快捷检索出分散在不同类目中的同一事件的资料或者同一问题的档案信息，以此保证档案文件之间的联系。
三、政府基层档案归档工作的应对方法
（一）强化以法治档，加强档案意识
要想进一步落实档案管理工作，就一定要在单位中宣传和推广《中华人民共和国档案法》，使大家能够更好地学习和领会，并且深入地贯彻落实，进一步强化其对档案工作的指导。此外，应建立适用于单位发展的档案管理制度，将档案工作纳入到岗位责任制中，以期提高档案资料的归档率。另外，还应积极向单位领导汇报工作，支持和鼓励档案管理部门进行一定的创新，并将单位档案管理工作落到实处。
（二）加强档案管理人员的教育培训，提高业务素养
在新形势下，不仅要求档案管理人员具有一定的政治素养，并且还需要具备一定的业务素养。当前档案类型日趋多样，档案载体越发丰富，形成档案的方式和途径也在产生着变化，这也就需要档案管理人员不管是对学科知识还是业务知识都要进行一定的学习。通过加强对档案管理人员的培养与训练，定时组织其和同行进行沟通和交流，获取新的知识，学习到新的技能，提升归档材料的质量和水平。
（三）加强档案管理网络化建设，提高业务指导水平
要想进一步强化单位档案的归档率，只是依靠档案部门是不可能实现的。这就要求相关部门进行一定的配合，充分发挥网络的作用，对档案管理人员进行业务引导，定时组织开展档案知识管理培训，提高业务水平。
（四）源头导向，规范管理
为了能够切实提高单位档案归档率，则需要对档案的产生以及使用进行监督和管理，这就一定要从档案的根源出发，优化工作程序，实行严格规范的管理。就重要档案产生的根源而言，大致能够分成内部形成和外部形成两种渠道。其中，内部形成的主要档案有申报材料、发文、协议以及合同等。对这些档案进行归档，应实行更加严格规范的管理，在台账表格的后方添加上“归档状况”这一内容，能够及时归档的就要及时归档，无法进行及时归档的要在一个月之内进行归档。到达相应期限依旧无法归档的，一定要标明档案的去向以及计划归档的时间。在每月月底，档案管理部门应按照登记台账显示的内容及数量对存档状况进行一定的核实。外部形成的档案主要有各种荣誉证书、证件以及会议材料等。首先要做的就是强化档案存档的完整性，继而就是利用文件承办表进行一定的控制和约束。
四、结束语
总而言之，单位在进行文件整理及档案归档工作中，应当在参照档案管理的基本原则基础上，对单位档案归档文件整理的方法进行深入研究，同时顺应时代发展的潮流，建立起科学合理的档案管理模式。
参考文献：
[1]朱桂珍.浅议信息化时代文书档案收集与归档[J].治黄科技信息，2020（04）：31-33.
[2]姚思猛.浅析档案管理归档整理操作方法和技巧[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：295-296.
[3]刘伟珍.档案归档管理和利用方式之研究[J].城建档案，2017（08）：63-64.
关键词：归档;问题;应对方法;档案
一、政府基层档案归档工作中存在的问题
（一）缺少归档意识
所谓的档案意识也就是人们对档案管理工作的认知以及客观反映。档案意识对档案管理的效果有着一定的影响，但是就当前发展的状况而言，单位中部分人员的归档管理意识并不强，对档案管理工作缺乏足够的关注，从而导致了单位档案归档管理不是特别的完整和准确[1]。此外，单位中的专业技术人员对生产和科研有着直接性的影响，其能明确地了解单位档案资料的相关信息，在归档工作中是极为重要的角色。但目前一些技术人员对档案管理工作也不够重视，并未以长远的眼光对待档案管理。
（二）档案资料管理制度有待健全
在日常的档案资料归档管理中，相关的制度还有待健全，主要表现是档案资料管理混乱，归档不科学现象的出现。档案资料管理不能创造直接的经济效益就使得该项工作不被重视，相关的制度也就不能及时的更新，久而久之便与社会的发展需要相脱节，即使有管理制度也得不到彻底的落实和贯彻。另外，一些对档案管理工作进行监管的部门或人员监管力度不够，监管甚至沦为了形式[2]。档案资料归档整理相关制度的不完善，再加上监管力度不足等因素就使得档案资料归档整理质量下降，不能有效的发挥其应有的作用
（三）收发部门不及时催办，增加了归档难度
通常情况下，档案收发工作是在单位的综合办公室中进行，并要求每个基层单位都要相互协调、相互促进。但就当前的发展状况而言，却没有相关的制度文件可以依照进行催办，相关收发、配合部门也没有严谨地按照相应的制度执行，致文件散落在各基层单位，这也就进一步加大了档案归档的难度。
二、单位档案归档文件整理的原则
（一）严格遵循归档文件整理规则
单位在进行档案归档文件整理过程时，应当严格遵循归档文件整理规则，遵循文件形成的规律。首先，单位在进行文件整理时，可以参照《归档文件整理规则》进行归档工作，其包含了许多档案归档以及文件整理的方法，比如按照档案纸张编目进行文件整理;同一事件的档案材料排列在一起;不破坏原有文件材料的排列顺序等等。这一规则内容给予单位档案归档工作以及文件整理指导性方法，促进单位档案工作效率的提升[3]。其次，单位的档案资料是单位在进行各项会议学习活动中产生的，其数据真实反映了单位的发展特点和面貌，因此，在进行文件整理時需要充分考虑其文件材料产生的特点和规律，在进行档案归档以及文件处理时尽量保持活动的完整性。比如说，文件的整理应当保持某项会议或者某项活动的完整性;或者文件内容的整理，不可分割正文、批复、请示和附件等内容，保持文件的内在联系;或者文件整理时保持会议、决议等重要文件的初稿、讨论稿、定稿等形成过程进行排序。
（二）档案保存整理的基础原则
单位的档案文件资料，包括本单位各项活动产生的，上级部门对本单位下发的指示性文件、指导性文件，或者对本单位相关的批示和批复文件，本单位编印的简报刊物稿子和样本，出版物的样稿和样本等等文件资料，它们之间的关系密不可分，都同样呈现了单位发展的特点和面貌。因此，单位在进行档案归档及文件整理时，应当在保持各个文件联系前提下进行，才能充分反映文件资料的时间、内容和形式，才能充分反映单位各项活动形成的面貌和历史特点，才能体现历史档案资料整理和保存的情况。因此，在档案归档及文件整理时，在保有历史整理的基础上尽量不拆分卷案整理，同时利用历史整理、检索成果，保存已经整理的卷案的原状，针对整理错误或者不当的文件资料，及时进行改动和纠正。
（三）坚持保管和利用的基本原则
单位在进行档案归档及文件整理时，除了保证其文件整理的有序性和完整性以外，还需应当坚持保管和利用的基本原则，以此实现档案管理的安全和有效利用的目的。及时针对一些具有挖掘价值的文件资料进行深入研究和保存，对失去研究价值的文件进行剔除和销毁，同时可以利用现代信息技术或者计算机技术对文件档案进行科学管理，比如利用计算机检索文档资料，可以快捷检索出分散在不同类目中的同一事件的资料或者同一问题的档案信息，以此保证档案文件之间的联系。
三、政府基层档案归档工作的应对方法
（一）强化以法治档，加强档案意识
要想进一步落实档案管理工作，就一定要在单位中宣传和推广《中华人民共和国档案法》，使大家能够更好地学习和领会，并且深入地贯彻落实，进一步强化其对档案工作的指导。此外，应建立适用于单位发展的档案管理制度，将档案工作纳入到岗位责任制中，以期提高档案资料的归档率。另外，还应积极向单位领导汇报工作，支持和鼓励档案管理部门进行一定的创新，并将单位档案管理工作落到实处。
（二）加强档案管理人员的教育培训，提高业务素养
在新形势下，不仅要求档案管理人员具有一定的政治素养，并且还需要具备一定的业务素养。当前档案类型日趋多样，档案载体越发丰富，形成档案的方式和途径也在产生着变化，这也就需要档案管理人员不管是对学科知识还是业务知识都要进行一定的学习。通过加强对档案管理人员的培养与训练，定时组织其和同行进行沟通和交流，获取新的知识，学习到新的技能，提升归档材料的质量和水平。
（三）加强档案管理网络化建设，提高业务指导水平
要想进一步强化单位档案的归档率，只是依靠档案部门是不可能实现的。这就要求相关部门进行一定的配合，充分发挥网络的作用，对档案管理人员进行业务引导，定时组织开展档案知识管理培训，提高业务水平。
（四）源头导向，规范管理
为了能够切实提高单位档案归档率，则需要对档案的产生以及使用进行监督和管理，这就一定要从档案的根源出发，优化工作程序，实行严格规范的管理。就重要档案产生的根源而言，大致能够分成内部形成和外部形成两种渠道。其中，内部形成的主要档案有申报材料、发文、协议以及合同等。对这些档案进行归档，应实行更加严格规范的管理，在台账表格的后方添加上“归档状况”这一内容，能够及时归档的就要及时归档，无法进行及时归档的要在一个月之内进行归档。到达相应期限依旧无法归档的，一定要标明档案的去向以及计划归档的时间。在每月月底，档案管理部门应按照登记台账显示的内容及数量对存档状况进行一定的核实。外部形成的档案主要有各种荣誉证书、证件以及会议材料等。首先要做的就是强化档案存档的完整性，继而就是利用文件承办表进行一定的控制和约束。
四、结束语
总而言之，单位在进行文件整理及档案归档工作中，应当在参照档案管理的基本原则基础上，对单位档案归档文件整理的方法进行深入研究，同时顺应时代发展的潮流，建立起科学合理的档案管理模式。
参考文献：
[1]朱桂珍.浅议信息化时代文书档案收集与归档[J].治黄科技信息，2020（04）：31-33.
[2]姚思猛.浅析档案管理归档整理操作方法和技巧[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：295-296.
[3]刘伟珍.档案归档管理和利用方式之研究[J].城建档案，2017（08）：63-64.