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摘要:档案管理工作是事业单位一项重要的基础性工作,是提高事业单位工作质量和工作效率的必要保障。进一步提升事业单位档案管理水平,全面加强信息服务供给能力是顺应时代发展的必然要求。目前,部分事业单位的档案管理模式已逐步落后于时代发展要求,需采取有效措施,進一步优化档案管理模式,提高档案管理质量,充分发挥其信息服务功能,更好服务社会经济发展。
关键词:新时代;事业单位;档案管理;工作探究
引言
在事业单位管理工作中,档案管理占据着较重要的位置。作为事业单位管理工作岗位的基本工作,档案通常会记录此事业单位的成长过程,是精确分析事业单位成长能力,评价人才培养效率、发展潜力的重要标志。因此,档案管理工作效率的强弱将直接决定着其它部门工作的品质。通过事业单位内部档案资料的扩大,档案管理员的工作量也随之增大,一些问题也就凸显出来,主要表现为对档案管理不够注重、管理工作者的技能较弱、档案管理体制不完善、档案管理的现代电子信息程度不高等方面。随着社会的发展,事业单位应该更加注重档案管理人员的技能提升,确保档案管理效率的上升,使之更好地带领其他部门的成长,更好的适应时代的要求,充分发挥事业单位公共服务性,满足社会需求。
一、当前事业单位档案管理工作存在的主要问题
1.1事业单位档案检索和使用效率不高
部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关,如果检索效率低,势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题,就在于事业单位对档案管理重视不足,没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术,致使档案管理工作虽然进行了信息化建设,但并没有达到预期效果,特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要,在很大程度上降低了档案检索效率。同时,事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源,能够在经济社会发展中发挥重要作用,但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想,对档案信息资源开发重视不足,限制了档案信息资源的使用效率。
1.2档案管理信息化程度不高
现代化信息技术领域的进步,引起了各个领域工作方式的变化,各单位都在逐步采用现代化要素,但对信息技术的应用却进展缓慢。有的单位在日常工作中不使用计算机,在档案管理数字化、信息化发展过程中,如果没有充分利用计算机,就不可能创造提高信息化水平的基本条件。一方面,相关的信息和信息设备并不适合系统开发,系统访问受到严格限制,如果访问人数偏多,就会造成卡顿,甚至出现瘫痪;而另一方面就是事业单位缺乏相应的现代化技术支持,现代化意识不强,直接导致了档案管理工作的低效和落后。
二、新时代事业单位档案管理工作探究
2.1规范完善档案管理机制
档案管理的烦琐性、复杂性决定了从业者必须持续优化完善档案管理机制,进行严格、有序的规范化管理。事业单位在档案日常管理过程中,一定要注重管理的流程化、规范化、制度化,及时制修订相关档案管理制度办法,明确纸质档案、电子档案各自的管理方式,从档案的收集、整理、归档、管理、利用等各环节对相关管理人员的操作提出具体要求,做好档案管理中间各环节的衔接,形成纸质档案、电子档案双重闭关管理。此外,在优化档案管理机制中应坚持以服务社会发展为导向的原则,树立档案“大数据”观,重点提升档案的“大服务”能力,避免档案闲置在库房,最大限度将非涉密档案进行数字化处理,并上传线上公之于众,供需要者随时阅览使用,以真正发挥档案的信息服务作用。
2.2开展档案技能培训,强化档案管理的监督
基于事业单位档案管理工作的革新与完善,需要从档案管理人员入手,开展好档案管理的专业技能培训,强化档案管理的监督。例如:基于事业单位档案数字化建设的实际需求,在组织内部开展关于档案管理的信息技术培训,使得档案管理人员掌握到信息技术与新的档案管理手段,同时增强档案管理人员的信息素养。一方面,事业单位要为档案管理人员搭建起信息技术学习平台,必要情况下与其他机构或组织进行合作,联合对事业单位档案管理人员的信息技术素养与能力进行培训。另一方面,事业单位档案管理人员个人要增强档案管理意识,充分的认识到档案管理工作的重要性。为了强化档案管理人员的工作意识与责任心,事业单位需要根据档案管理工作的开展需要,进一步建立建全档案管理的监督机制,将问责与监管落实到每一个档案管理人员身上,对档案管理人员的工作绩效进行定期或突击的考察,从而强化档案管理人员的工作意识,使得事业单位档案管理越发规范化、标准化,推动事业单位档案管理工作的长效开展。
2.3提升档案管理信息化水平
随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透,任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作,组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求,管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显,电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言,需要投入大量的资源,建立目标档案管理系统,使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存,以提高档案管理及检索的效率,避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害,推行档案管理系统,将极大地提高资源利用率,减少资源浪费,提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要,结合各部门档案管理工作的需要,广泛开展调研,在合理的预算条件下,引进先进的现代化管理类设施,为档案管理能力的提升奠定基础。
结束语:
总而言之事档案管理工作对事业单位的稳定发展具有重要意义,在人事考核、人力资源优化中都起着重要作用。在当前我国经济发展进入全新阶段的背景下,事业单位内部改革工作也在深入推进。在人事档案管理工作中存在的各种问题,需要有关人员创新管理办法,转变思想观念,提升自身素质,积极引进先进技术,提升档案管理水平,推动事业单位的稳定发展。
参考文献
[1]孙弘.谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新[J].兰台内外,2020(36):47-48.
[2]陈惠华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].办公室业务,2020(23):109-110.
[3]左爱静.信息化时代事业单位档案管理工作探讨[J].办公室业务,2019(11):48.
[4]吴鹏.浅析信息时代事业单位档案管理工作的创新[J].人才资源开发,2017(08):9-10.
关键词:新时代;事业单位;档案管理;工作探究
引言
在事业单位管理工作中,档案管理占据着较重要的位置。作为事业单位管理工作岗位的基本工作,档案通常会记录此事业单位的成长过程,是精确分析事业单位成长能力,评价人才培养效率、发展潜力的重要标志。因此,档案管理工作效率的强弱将直接决定着其它部门工作的品质。通过事业单位内部档案资料的扩大,档案管理员的工作量也随之增大,一些问题也就凸显出来,主要表现为对档案管理不够注重、管理工作者的技能较弱、档案管理体制不完善、档案管理的现代电子信息程度不高等方面。随着社会的发展,事业单位应该更加注重档案管理人员的技能提升,确保档案管理效率的上升,使之更好地带领其他部门的成长,更好的适应时代的要求,充分发挥事业单位公共服务性,满足社会需求。
一、当前事业单位档案管理工作存在的主要问题
1.1事业单位档案检索和使用效率不高
部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关,如果检索效率低,势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题,就在于事业单位对档案管理重视不足,没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术,致使档案管理工作虽然进行了信息化建设,但并没有达到预期效果,特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要,在很大程度上降低了档案检索效率。同时,事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源,能够在经济社会发展中发挥重要作用,但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想,对档案信息资源开发重视不足,限制了档案信息资源的使用效率。
1.2档案管理信息化程度不高
现代化信息技术领域的进步,引起了各个领域工作方式的变化,各单位都在逐步采用现代化要素,但对信息技术的应用却进展缓慢。有的单位在日常工作中不使用计算机,在档案管理数字化、信息化发展过程中,如果没有充分利用计算机,就不可能创造提高信息化水平的基本条件。一方面,相关的信息和信息设备并不适合系统开发,系统访问受到严格限制,如果访问人数偏多,就会造成卡顿,甚至出现瘫痪;而另一方面就是事业单位缺乏相应的现代化技术支持,现代化意识不强,直接导致了档案管理工作的低效和落后。
二、新时代事业单位档案管理工作探究
2.1规范完善档案管理机制
档案管理的烦琐性、复杂性决定了从业者必须持续优化完善档案管理机制,进行严格、有序的规范化管理。事业单位在档案日常管理过程中,一定要注重管理的流程化、规范化、制度化,及时制修订相关档案管理制度办法,明确纸质档案、电子档案各自的管理方式,从档案的收集、整理、归档、管理、利用等各环节对相关管理人员的操作提出具体要求,做好档案管理中间各环节的衔接,形成纸质档案、电子档案双重闭关管理。此外,在优化档案管理机制中应坚持以服务社会发展为导向的原则,树立档案“大数据”观,重点提升档案的“大服务”能力,避免档案闲置在库房,最大限度将非涉密档案进行数字化处理,并上传线上公之于众,供需要者随时阅览使用,以真正发挥档案的信息服务作用。
2.2开展档案技能培训,强化档案管理的监督
基于事业单位档案管理工作的革新与完善,需要从档案管理人员入手,开展好档案管理的专业技能培训,强化档案管理的监督。例如:基于事业单位档案数字化建设的实际需求,在组织内部开展关于档案管理的信息技术培训,使得档案管理人员掌握到信息技术与新的档案管理手段,同时增强档案管理人员的信息素养。一方面,事业单位要为档案管理人员搭建起信息技术学习平台,必要情况下与其他机构或组织进行合作,联合对事业单位档案管理人员的信息技术素养与能力进行培训。另一方面,事业单位档案管理人员个人要增强档案管理意识,充分的认识到档案管理工作的重要性。为了强化档案管理人员的工作意识与责任心,事业单位需要根据档案管理工作的开展需要,进一步建立建全档案管理的监督机制,将问责与监管落实到每一个档案管理人员身上,对档案管理人员的工作绩效进行定期或突击的考察,从而强化档案管理人员的工作意识,使得事业单位档案管理越发规范化、标准化,推动事业单位档案管理工作的长效开展。
2.3提升档案管理信息化水平
随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透,任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作,组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求,管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显,电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言,需要投入大量的资源,建立目标档案管理系统,使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存,以提高档案管理及检索的效率,避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害,推行档案管理系统,将极大地提高资源利用率,减少资源浪费,提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要,结合各部门档案管理工作的需要,广泛开展调研,在合理的预算条件下,引进先进的现代化管理类设施,为档案管理能力的提升奠定基础。
结束语:
总而言之事档案管理工作对事业单位的稳定发展具有重要意义,在人事考核、人力资源优化中都起着重要作用。在当前我国经济发展进入全新阶段的背景下,事业单位内部改革工作也在深入推进。在人事档案管理工作中存在的各种问题,需要有关人员创新管理办法,转变思想观念,提升自身素质,积极引进先进技术,提升档案管理水平,推动事业单位的稳定发展。
参考文献
[1]孙弘.谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新[J].兰台内外,2020(36):47-48.
[2]陈惠华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].办公室业务,2020(23):109-110.
[3]左爱静.信息化时代事业单位档案管理工作探讨[J].办公室业务,2019(11):48.
[4]吴鹏.浅析信息时代事业单位档案管理工作的创新[J].人才资源开发,2017(08):9-10.