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全宗介绍，又称全宗指南，是全宗管理过程中形成的全宗卷的重要内容。当前，许多高校档案馆（室）的全宗介绍在经过第一轮的编写后，由于经过十几年甚至二十几年的后续档案的接收进馆（室），都面临着续写和增修的问题。旧的全宗介绍已经不符合国家档案管理部门对档案馆（室）基础业务评价标准的要求，更不能满足新时代为校务中心工作服务、为院校领导决策服务、为全体师生对档案信息检索服务的需求，全宗介绍的续写势在必行。但是，在全宗介绍编写的过程中，由于近些年走上档案工作岗位的人员多未参加第一轮的编写工作，缺乏经验，甚至缺乏对全宗介绍基本知识的了解，因而在全宗介绍的搜材和编写上存在着一些问题。如何写好立档单位全宗介绍，笔者提出几点与大家共同探讨。
一、材料搜集的内容与途径
搜材和积累材料是全宗介绍编写的基础和第一步，搜集哪些材料是由构成全宗介绍的要素所决定的。
（一）材料搜集涵盖的内容。既然全宗介绍主要由立档单位机构沿革 、全宗内档案情况简介、全宗档案内容介绍三部分组成，那么，材料搜集就必须围绕这三个方面展开。①立档单位机构沿革材料的搜集：主要包括立档单位名称、组建情况，机构的撤、合、并、分建、重建、恢复情况，成立时间、地点、性质、任务、职能、隶属关系，内部组织机构的设置及其职能、主要负责人姓名及变化情况等。 ②全宗内档案情况材料搜集：主要包括档案的数量、保管期限、档案收集的完整程度、档案的破损程度与数量、档案的利用价值和鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的分类、整理和排列情况等。③全宗档案内容介绍材料的搜集：主要包括反映立档单位基本职能活动、重大活动、著名人物事迹及其活动的材料;在全局层面上或在长远战略上具有重大影响事件的材料;反映事物发展变化的起始、重要转折、结果与评价的材料;反映行业或系统法制建设、职能转变、重大政策出台、重点科研项目开展情况等体现高校教育改革和特色社会主义时代特征的材料;反映院校特色、教学科研特点，以及其他具有重要价值的档案材料。
（二）材料搜集的途径与方法。材料来源真实可靠、可信，是全宗介绍内容全面、准确、客观地反映立档单位全宗情况的前提，材料的来源和搜集方法关系着全宗介绍编写质量的優劣，因此，须高度重视和严肃对待材料的搜集工作。搜集材料，一般从以下几个方面入手：
1.机构沿革材料的搜集。①从第一手资料档案入手，检索档案目录，查找相关信息，调取档案卷宗，摘抄或复制所需资料。查档范围，在时间上，可以是一个区间，如1993—1996年。这是因为，一方面材料搜集人只知道机构成立或撤并等信息的一个大概时间（年代）范围，另一方面虽了解机构成立等信息的具体年代，但在当年目录信息中无法查到，就要考虑机关档案室立卷归档的因素，检索前一年或后一年的目录信息、检索永久卷或长期卷的目录信息，看有无所需资料。在存档全宗地点上，可以是存在合并、分建、恢复或重建密切关系的两个或多个全宗。如河北工业大学、河北工学院、北洋大学、天津机电学院、天津建筑工程学院、天津工学院等。机构的频繁调整，导致归档案卷去向不明，在一个全宗目录中查找不到所需资料信息时，必须考虑检索在职能和业务联系上密切相关的全宗目录信息。在目录信息上，除检索上述直接反映所需材料的案卷级和文件级目录条款外，还可从立档单位年度工作总结、五年计划回顾与总结等综合性报告，以及大事记、年鉴中寻查相关资料。②查阅全宗卷。全宗卷是档案馆（室）在档案管理活动中形成的档案，是档案的档案。通过查阅全宗卷，看有无立档单位编写的机构沿革、职能变化、内部机构设置、主要领导人任免、档案内容介绍等资料，以节省查档时间，少走弯路，提高工作效率。同时，还可便利接续编写新的全宗介绍。③借助行业志或部门志搜集相关材料。志书虽是二手资料，但其内容来源于档案，加之重在记述、不评不议、直书其事的写作风格，以及资料性著述的特性，使得志书的记述可信度极高，有“一方信史”之美誉。因此，查阅志书的体制、机构、行政管理等相关章节，充分利用已有的学术成果，系统性地获取机构设立、职能、主要领导任免等资料，是加快全宗介绍编写进度的捷径。④借助互联网平台，充分利用政务信息公开带来的便利，检索立档单位历史概况或机构改革后职能配置、编制、领导职数等信息，加快资料搜集和积累。
2.档案情况材料的搜集。①查阅档案馆（室）全宗卷，了解该全宗管理过程的情况、了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史和发展变化情况。②检索档案馆和立档单位负责档案管理工作的处（室）形成的档案整理方案、年度工作总结等，查找和摘抄或复制有关档案的数量、鉴定、分类、编目、档案的破损程度、档案整理方法等资料。
3.档案内容介绍材料的搜集。在档案馆（室）检索体系中，无论手工检索目录还是微机检索目录，按保管期限划分，反映立档单位主要职能活动的是永久保存和长期保存（或定期保存30年以上）档案的目录信息。因此，在搜集和积累档案内容介绍材料时：①编撰者须依据文件级目录或案卷级目录提供的信息，按全宗内档案的实际分类体系，如组织机构分类（如办公室、财务处）、问题分类（如综合类、科技类）、年度分类（如1990年、2000—2005年）等，逐类逐条提炼、归纳、摘录相关资料。提炼信息的过程中，可借助著录标引工作的一些做法和经验，给出目录条款的主题词或关键词。同一分类中，首次归纳和使用反映某一具体事物的主题词或关键词并记录后，第二次出现相同内容的信息时不再重复记录，而只记录没有出现过的信息，并给出适当的主题词或关键词。②重要档案的材料的搜集，要调阅案卷、查阅文档原件、摘录主要内容等，并尽可能多角度、较详细地记录有关信息，广泛搜材，以便进行档案内容介绍时，在材料运用上有更宽广的回旋余地。
二、编写方法与需注意的几个问题
全宗介绍，是以文字叙述的形式综合性、概括地介绍一个全宗档案内容、成份及其利用价值的一种书本式检索工具。在编写实践中，应注意解决好以下几个问题。 1.记述和行文规范。一般采用规范的语言和行文格式，不用文言文、文白夹杂的半文言文、方言、土语、俗语和口头语，但清代、民国档案、革命历史档案介绍可采用具有时代特征的语言，以真实、准确反映那个时代档案文件的信息。全宗介绍的语言应符合现代汉语语法，修辞恰当、逻辑严密;应言之有物，杜绝假话、空话和套话。如“主要内容有XXX厅向国务院、国务院办公厅、省政府的请示、报告;有本单位制定的有关政策、法规文件;有总结、报告、决定、请示、批复，以及上传下达的文件和各种活动的文件材料”。用词应当准确，尽量不使用模糊性语言;行文应简洁、精练、朴实、严谨、典雅、流畅。
2.综合概括度的把握。既然是综合性、概括介绍档案内容，就不能事无巨细，面面俱到。概括的高度应到哪一层次比较恰当，须根据全宗档案数量的多少、档案内容单一性和复杂性，具体问题具体分析，因全宗实际情况而施策。在编写过程中，有几个技术要领须注意把握。①不得用立档单位名称提炼的主题词或关键词对全宗内容进行概括介绍。因为各高校是根据不同的教育专业职能分工设置的，立档单位的名称就集中体现了该机构的职能和行业特点。如在立档单位名称中提炼主题词或关键词，高度概括介绍档案内容，利用者就找不到具体的信息检索点，就等于没有介绍，就失去全宗介绍的作用。但编写实践中，確有如此高度概括介绍情况的出现。如对“XXX建筑工程学院”“XXX师范大学”全宗内容的介绍时，表述为“主要有关于建筑工程专业教育的文件”或“有教育部、省及市、县教育部门有关师范教育的各种材料”等。②不得将表述立档单位内部处（室）职能的文字“掐头去尾”再“改头换面”用做全宗内容介绍的文字。如某大学教务处的职能为：“负责拟定学校教学工作计划，制订教学方面有关规章制度，会同有关部门研究并提出学校教育事业的发展规划;制订年度招生计划;规划本科专业建设，提出专业设置及调整等的建设性意见;组织各院（系）制定和实施本科教学计划、各课程教学大纲及各有关教学文件;组织全校的教学改革研究工作和经验交流。”将上述表述职能的文字，经过“穿鞋戴帽”和“改头换面”的包装，就成了如下全宗内容介绍“教务处：档案主要内容有关于拟定学校教学工作计划、制订教学规章制度，以及与有关部门研究并提出学校教育事业的发展规划等方面的材料;有关于制订年度招生计划、规划本科专业建设、专业设置及调整等方面的文件材料;有关于组织各院（系）制定和实施本科教学计划、各课程教学大纲及各有关教学方面的文件;有关于组织全校的教学改革研究工作和经验交流等方面的文件材料。”为什么不能将表述机构职能的文字转变为全宗介绍的内容，这是因为“机构职能”所描述的是在履行职责时“将来应该做、未发生的事情”，划定了“应该做”的范围。而全宗介绍所描述的内容，是履职过程中“已经做过、发生过的事情”，是对“具体做了什么、做了哪些事情”的高度概括和介绍。③主题词或关键词外延“度”的把握、排列顺序和标点符号的使用。主题词是表达文献主题的人工语言，是概念化的、规范化的，具有组配性能，并显示词间语义关系的词和词组。关键词属于自然语言，未经规范化处理，是从标题、正文或摘要里抽取的部分词汇，概念单一。所选择的主题词或关键词，应能够准确地表达概念的含义、满足检索文献的要求，所使用主题词和关键词的外延不易过大，应尽可能使用内涵丰富外延较小的词汇，否则就失去了信息检索点。通过对案卷级或文件级目录条款的提炼、归纳给出的用于查找和检索档案信息的主题词或关键词，在内容编排时，一般把语义相关、族性相属的一组词语放在一起，按顺序排列。排列的方法，应根据概念外延大小和内涵的多少，把外延大、内涵少的词放在前面，把外延小、内涵丰富的词放在后面。也可根据内容，按照先总后分、由主到次、由表及里、由简到繁、由现象到本质的顺序排列。一个完整档案内容介绍的句式中，一类词义相近、族性相属的数个词或词组为并列关系，用顿号隔开，接续使用他类内容的主题词、关键词进行档案内容介绍时，可用连词“以及”连接，“以及”前面用逗号。一个段落中，不同档案内容介绍的完整句式间，可根据实际情况用分号或句号隔开。如“档案内容主要有关于师资管理、教师聘任、教师奖惩、教师考核、教师培训，以及职称评审、职称晋升等的决定、通知、批复;有关于劳资管理、劳资计划、工资报表、工资调整，以及离退休人员待遇等方面的文件材料”。
3.责任者、文种的运用。在全宗介绍的行文中，往往要说明文件的责任者和文种。大量档案文件的形成会有多个责任者，同时也会有多个文种。那么，有无必要将责任者或作者、文种一一列出呢？从编写全宗介绍的以往经验看，从利用者实际使用全宗介绍的具体效果看，由于档案内容介绍是综合性的、概括的，甚至是不同时期职责相近或相同、不同名称处室（如人事处、政治部）的合并介绍，且句首的责任者和句尾的文种并非一一对应，因此没有必要将责任者和使用的文种详尽列出，只将重要的责任者和文种点出就可以了。从全宗介绍要求简洁、精练、朴实的文风看，也没有必要将责任者和文种罗列详述。
4.内容介绍要详略得当、文字量适中。从全宗档案内容介绍的结构布局看，主要采用的是分类体系。从各类别内容介绍的方法看，由于档案文件数量大、跨度时间长，主要是面上的综合性、概括性介绍。但对于重要档案文件、具有突出的地方特色或行业特色内容的文件，或具有较高价值的档案文件，要作重点介绍，不仅介绍形成文件的作者、时间、地点、人物、文种，更要详细介绍文件的具体内容及其价值、意义和作用，做到文字介绍的点、面结合。每个类目文字量的多少，既要看文件内容单一或复杂的程度、档案起止时间的长短，又要看全宗案卷数量和相应的案卷级、文件级目录条款的多寡，因全宗档案具体情况而定。较大的全宗，由于案卷数量多、文件形成起止时间长，无论是案卷级目录条款还是文件级目录条款的信息量都很大，这时应以概括介绍为主，适当进行重点文件介绍，以免文字篇幅过大。但也要防止内容介绍不全面，以偏概全，一个类目下，寥寥数语，三五行字或整个全宗介绍仅千八百字情况的出现，以确保全宗介绍的质量。而较小的全宗，由于案卷数量和相应的文件级目录条款都比较少，因此除对档案内容概括介绍外，还要在更深层次上对一些重要文件作详细介绍，以免文字篇幅过小造成信息含量不足，给利用者检索或查找带来困难。
作者单位：河北工业大学
一、材料搜集的内容与途径
搜材和积累材料是全宗介绍编写的基础和第一步，搜集哪些材料是由构成全宗介绍的要素所决定的。
（一）材料搜集涵盖的内容。既然全宗介绍主要由立档单位机构沿革 、全宗内档案情况简介、全宗档案内容介绍三部分组成，那么，材料搜集就必须围绕这三个方面展开。①立档单位机构沿革材料的搜集：主要包括立档单位名称、组建情况，机构的撤、合、并、分建、重建、恢复情况，成立时间、地点、性质、任务、职能、隶属关系，内部组织机构的设置及其职能、主要负责人姓名及变化情况等。 ②全宗内档案情况材料搜集：主要包括档案的数量、保管期限、档案收集的完整程度、档案的破损程度与数量、档案的利用价值和鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的分类、整理和排列情况等。③全宗档案内容介绍材料的搜集：主要包括反映立档单位基本职能活动、重大活动、著名人物事迹及其活动的材料;在全局层面上或在长远战略上具有重大影响事件的材料;反映事物发展变化的起始、重要转折、结果与评价的材料;反映行业或系统法制建设、职能转变、重大政策出台、重点科研项目开展情况等体现高校教育改革和特色社会主义时代特征的材料;反映院校特色、教学科研特点，以及其他具有重要价值的档案材料。
（二）材料搜集的途径与方法。材料来源真实可靠、可信，是全宗介绍内容全面、准确、客观地反映立档单位全宗情况的前提，材料的来源和搜集方法关系着全宗介绍编写质量的優劣，因此，须高度重视和严肃对待材料的搜集工作。搜集材料，一般从以下几个方面入手：
1.机构沿革材料的搜集。①从第一手资料档案入手，检索档案目录，查找相关信息，调取档案卷宗，摘抄或复制所需资料。查档范围，在时间上，可以是一个区间，如1993—1996年。这是因为，一方面材料搜集人只知道机构成立或撤并等信息的一个大概时间（年代）范围，另一方面虽了解机构成立等信息的具体年代，但在当年目录信息中无法查到，就要考虑机关档案室立卷归档的因素，检索前一年或后一年的目录信息、检索永久卷或长期卷的目录信息，看有无所需资料。在存档全宗地点上，可以是存在合并、分建、恢复或重建密切关系的两个或多个全宗。如河北工业大学、河北工学院、北洋大学、天津机电学院、天津建筑工程学院、天津工学院等。机构的频繁调整，导致归档案卷去向不明，在一个全宗目录中查找不到所需资料信息时，必须考虑检索在职能和业务联系上密切相关的全宗目录信息。在目录信息上，除检索上述直接反映所需材料的案卷级和文件级目录条款外，还可从立档单位年度工作总结、五年计划回顾与总结等综合性报告，以及大事记、年鉴中寻查相关资料。②查阅全宗卷。全宗卷是档案馆（室）在档案管理活动中形成的档案，是档案的档案。通过查阅全宗卷，看有无立档单位编写的机构沿革、职能变化、内部机构设置、主要领导人任免、档案内容介绍等资料，以节省查档时间，少走弯路，提高工作效率。同时，还可便利接续编写新的全宗介绍。③借助行业志或部门志搜集相关材料。志书虽是二手资料，但其内容来源于档案，加之重在记述、不评不议、直书其事的写作风格，以及资料性著述的特性，使得志书的记述可信度极高，有“一方信史”之美誉。因此，查阅志书的体制、机构、行政管理等相关章节，充分利用已有的学术成果，系统性地获取机构设立、职能、主要领导任免等资料，是加快全宗介绍编写进度的捷径。④借助互联网平台，充分利用政务信息公开带来的便利，检索立档单位历史概况或机构改革后职能配置、编制、领导职数等信息，加快资料搜集和积累。
2.档案情况材料的搜集。①查阅档案馆（室）全宗卷，了解该全宗管理过程的情况、了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史和发展变化情况。②检索档案馆和立档单位负责档案管理工作的处（室）形成的档案整理方案、年度工作总结等，查找和摘抄或复制有关档案的数量、鉴定、分类、编目、档案的破损程度、档案整理方法等资料。
3.档案内容介绍材料的搜集。在档案馆（室）检索体系中，无论手工检索目录还是微机检索目录，按保管期限划分，反映立档单位主要职能活动的是永久保存和长期保存（或定期保存30年以上）档案的目录信息。因此，在搜集和积累档案内容介绍材料时：①编撰者须依据文件级目录或案卷级目录提供的信息，按全宗内档案的实际分类体系，如组织机构分类（如办公室、财务处）、问题分类（如综合类、科技类）、年度分类（如1990年、2000—2005年）等，逐类逐条提炼、归纳、摘录相关资料。提炼信息的过程中，可借助著录标引工作的一些做法和经验，给出目录条款的主题词或关键词。同一分类中，首次归纳和使用反映某一具体事物的主题词或关键词并记录后，第二次出现相同内容的信息时不再重复记录，而只记录没有出现过的信息，并给出适当的主题词或关键词。②重要档案的材料的搜集，要调阅案卷、查阅文档原件、摘录主要内容等，并尽可能多角度、较详细地记录有关信息，广泛搜材，以便进行档案内容介绍时，在材料运用上有更宽广的回旋余地。
二、编写方法与需注意的几个问题
全宗介绍，是以文字叙述的形式综合性、概括地介绍一个全宗档案内容、成份及其利用价值的一种书本式检索工具。在编写实践中，应注意解决好以下几个问题。 1.记述和行文规范。一般采用规范的语言和行文格式，不用文言文、文白夹杂的半文言文、方言、土语、俗语和口头语，但清代、民国档案、革命历史档案介绍可采用具有时代特征的语言，以真实、准确反映那个时代档案文件的信息。全宗介绍的语言应符合现代汉语语法，修辞恰当、逻辑严密;应言之有物，杜绝假话、空话和套话。如“主要内容有XXX厅向国务院、国务院办公厅、省政府的请示、报告;有本单位制定的有关政策、法规文件;有总结、报告、决定、请示、批复，以及上传下达的文件和各种活动的文件材料”。用词应当准确，尽量不使用模糊性语言;行文应简洁、精练、朴实、严谨、典雅、流畅。
2.综合概括度的把握。既然是综合性、概括介绍档案内容，就不能事无巨细，面面俱到。概括的高度应到哪一层次比较恰当，须根据全宗档案数量的多少、档案内容单一性和复杂性，具体问题具体分析，因全宗实际情况而施策。在编写过程中，有几个技术要领须注意把握。①不得用立档单位名称提炼的主题词或关键词对全宗内容进行概括介绍。因为各高校是根据不同的教育专业职能分工设置的，立档单位的名称就集中体现了该机构的职能和行业特点。如在立档单位名称中提炼主题词或关键词，高度概括介绍档案内容，利用者就找不到具体的信息检索点，就等于没有介绍，就失去全宗介绍的作用。但编写实践中，確有如此高度概括介绍情况的出现。如对“XXX建筑工程学院”“XXX师范大学”全宗内容的介绍时，表述为“主要有关于建筑工程专业教育的文件”或“有教育部、省及市、县教育部门有关师范教育的各种材料”等。②不得将表述立档单位内部处（室）职能的文字“掐头去尾”再“改头换面”用做全宗内容介绍的文字。如某大学教务处的职能为：“负责拟定学校教学工作计划，制订教学方面有关规章制度，会同有关部门研究并提出学校教育事业的发展规划;制订年度招生计划;规划本科专业建设，提出专业设置及调整等的建设性意见;组织各院（系）制定和实施本科教学计划、各课程教学大纲及各有关教学文件;组织全校的教学改革研究工作和经验交流。”将上述表述职能的文字，经过“穿鞋戴帽”和“改头换面”的包装，就成了如下全宗内容介绍“教务处：档案主要内容有关于拟定学校教学工作计划、制订教学规章制度，以及与有关部门研究并提出学校教育事业的发展规划等方面的材料;有关于制订年度招生计划、规划本科专业建设、专业设置及调整等方面的文件材料;有关于组织各院（系）制定和实施本科教学计划、各课程教学大纲及各有关教学方面的文件;有关于组织全校的教学改革研究工作和经验交流等方面的文件材料。”为什么不能将表述机构职能的文字转变为全宗介绍的内容，这是因为“机构职能”所描述的是在履行职责时“将来应该做、未发生的事情”，划定了“应该做”的范围。而全宗介绍所描述的内容，是履职过程中“已经做过、发生过的事情”，是对“具体做了什么、做了哪些事情”的高度概括和介绍。③主题词或关键词外延“度”的把握、排列顺序和标点符号的使用。主题词是表达文献主题的人工语言，是概念化的、规范化的，具有组配性能，并显示词间语义关系的词和词组。关键词属于自然语言，未经规范化处理，是从标题、正文或摘要里抽取的部分词汇，概念单一。所选择的主题词或关键词，应能够准确地表达概念的含义、满足检索文献的要求，所使用主题词和关键词的外延不易过大，应尽可能使用内涵丰富外延较小的词汇，否则就失去了信息检索点。通过对案卷级或文件级目录条款的提炼、归纳给出的用于查找和检索档案信息的主题词或关键词，在内容编排时，一般把语义相关、族性相属的一组词语放在一起，按顺序排列。排列的方法，应根据概念外延大小和内涵的多少，把外延大、内涵少的词放在前面，把外延小、内涵丰富的词放在后面。也可根据内容，按照先总后分、由主到次、由表及里、由简到繁、由现象到本质的顺序排列。一个完整档案内容介绍的句式中，一类词义相近、族性相属的数个词或词组为并列关系，用顿号隔开，接续使用他类内容的主题词、关键词进行档案内容介绍时，可用连词“以及”连接，“以及”前面用逗号。一个段落中，不同档案内容介绍的完整句式间，可根据实际情况用分号或句号隔开。如“档案内容主要有关于师资管理、教师聘任、教师奖惩、教师考核、教师培训，以及职称评审、职称晋升等的决定、通知、批复;有关于劳资管理、劳资计划、工资报表、工资调整，以及离退休人员待遇等方面的文件材料”。
3.责任者、文种的运用。在全宗介绍的行文中，往往要说明文件的责任者和文种。大量档案文件的形成会有多个责任者，同时也会有多个文种。那么，有无必要将责任者或作者、文种一一列出呢？从编写全宗介绍的以往经验看，从利用者实际使用全宗介绍的具体效果看，由于档案内容介绍是综合性的、概括的，甚至是不同时期职责相近或相同、不同名称处室（如人事处、政治部）的合并介绍，且句首的责任者和句尾的文种并非一一对应，因此没有必要将责任者和使用的文种详尽列出，只将重要的责任者和文种点出就可以了。从全宗介绍要求简洁、精练、朴实的文风看，也没有必要将责任者和文种罗列详述。
4.内容介绍要详略得当、文字量适中。从全宗档案内容介绍的结构布局看，主要采用的是分类体系。从各类别内容介绍的方法看，由于档案文件数量大、跨度时间长，主要是面上的综合性、概括性介绍。但对于重要档案文件、具有突出的地方特色或行业特色内容的文件，或具有较高价值的档案文件，要作重点介绍，不仅介绍形成文件的作者、时间、地点、人物、文种，更要详细介绍文件的具体内容及其价值、意义和作用，做到文字介绍的点、面结合。每个类目文字量的多少，既要看文件内容单一或复杂的程度、档案起止时间的长短，又要看全宗案卷数量和相应的案卷级、文件级目录条款的多寡，因全宗档案具体情况而定。较大的全宗，由于案卷数量多、文件形成起止时间长，无论是案卷级目录条款还是文件级目录条款的信息量都很大，这时应以概括介绍为主，适当进行重点文件介绍，以免文字篇幅过大。但也要防止内容介绍不全面，以偏概全，一个类目下，寥寥数语，三五行字或整个全宗介绍仅千八百字情况的出现，以确保全宗介绍的质量。而较小的全宗，由于案卷数量和相应的文件级目录条款都比较少，因此除对档案内容概括介绍外，还要在更深层次上对一些重要文件作详细介绍，以免文字篇幅过小造成信息含量不足，给利用者检索或查找带来困难。
作者单位：河北工业大学