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【文章摘要】
档案管理对于选拔任用干部和机关事业单位的工作情况的积累具有特别重要的意义。对此，本文从现实需要出发，分析研究了档案保管期限表的作用，档案保管期限表的类型，档案保管期限表的结构，文中最后对档案保管期限表的编制方法进行了分析研究。通过对这些分析，为今后档案管理和保存工作提供依据。
【关键词】
档案保管期限；档案保管；档案管理；保管期限；期限表；期限
我国的档案管理工作正处在重要发展时期，档案教育是档案事业发展的重点，在全面实施“科教兴国”战略中，档案管理工作肩负着培养、造就档案专业人才的历史重任。档案管理工作要以深化改革为契机，坚持质量和效益并重，为国家的各项事业发展多出人才，快出人才，出好人才。对此，本文对于档案管理工作中的期限表进行了分析研究。
1 档案保管期限表的作用
1.1档案保管期限表的含义
档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它通常是机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值的原则和标准。
1.2档案保管期限表的作用
关于档案保管期限表的作用，我们根据日常档案管理工作的实际情况，可以分为以下几个方面的具体作用：一是档案保管期限表能统一人们的思想认识，保证鉴定工作的质量，提高鉴定工作的效率。有了档案保管期限表，鉴定工作人员以此表为依据和标准，就可以避免个人认识理解不同，造成鉴定工作不一致的情况。从而有利于加快鉴定工作的速度，推动鉴定工作的顺利开展；二是档案保管期限表能够防止人们任意地销毁档案。档案保管期限表，具体规定了各类档案的保管期限，标准明确，界限清楚，加之有严格的制度，凡需销毁的档案都应以此进行鉴定，就能有效防止人们有意无意地销毁档案，确保档案的安全；三是档案保管期限表便于文书部门或业务部门将文件准确地组卷。文书工作人员在立卷时，以档案保管期限表作为重要参考依据，容易区分文件的不同保存价值，比较准确地将不同价值的文件组成不同的案卷，并且初步确定其保管期限，为日后档案的鉴定工作奠定了基础。
2 档案保管期限表的类型
目前，从我国现有的各种档案保管期限表来看，大致可归纳为以下几种类型。
2.1标准档案保管期限表
它是由国家档案行政管理部门编制，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值时使用。比如：国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》就是一个标准档案保管期限表，其特点是：一是它是确定全国各机关、团体、企业、事业单位档案保管期限表的标准，具有通用性；二是它是制定其他各种类型档案保管期限表的依据。各系统、各部门、各机关按照“标准表”的原则，结合本单位的实际情况，制定其他各种类型的档案保管期限表。在确定其他各种类型档案保管期限时，应以“标准表”的保管期限为依据，原则上只能从长，不能缩短。
2.2专门档案保管期限表
它是由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时通用的依据和标准。比如：财政部和国家档案局共同颁发的《会计档案保管期限表》、中国地名委员会和国家档案局共同颁发的《地名档案保管期限表》就属于些种类型。
2.3同系统机关档案保管期限表
它是由主管机关编制，供同一系统内各机关、企事业单位鉴定档案时通用的依据和标准。此种表需报同级档案行政管理部门备案。
2.4同类型机关档案保管期限表
它是由档案行政管理部门编制、供同一类型各单位鉴定档案时通用的依据和标准。
2.5机关档案保管期限表
它是各机关、团体、企事业单位根据本单位档案的具体情况编制，专供本单位鉴定档案时使用的。为了使用方便，机关档案保管期限表可以与本单位立卷用的案卷类目结合起来。
上述各种类型的档案保管期限表之间具有相互制约的关系。第一种档案保管期限表具有指导意义，它是制定其他几种档案保管期限表的依据；而机关、团体、企事业单位档案保管期限表，又必须以其他几种档案保管期限表为依据。它们之间的相互关系，具体体现了档案工作统一领导，分组管理的原则精神，它有利于档案保管期限表的制定和档案保管期限的确定。
3 档案保管期限表的结构
档案保管期限表，主要由说明和条款两部分组成。其中，条款部分是档案保管期限表的主体。
3.1说明
一般应指出档案保管期限表的适用范围，编制保管期限表的依据，确定保管期限的原则，保管期限表的结构，保管期限的计算方法，保管期限表的批准时间和开始使用的日期，以及其他需要说明的有关项目。
3.2条款
条款是主要项目，它具体地指明了各种档案的保管期限，它是使用档案保管期限表，划分档案保管期限的根据。条款部分一般由顺序号、条款名称、保管期限、附注等项目组成，（1）顺序号。即条款的代号，也是各条款排列的序号。它是在确定了条款分类、排列次序以后编制的。其目的是为了便于使用条款。条款必须统一编流水号，不能重复。（2）条款名称。即一组类型相同的档案的名称。拟制条款要求文字简明，概括反映出一组文字的来源内容和形式。每一条款应代表一组具有内在联系的价值相同的文件。条款一般不应拟的过多和过细，但也不宜过于概括。条款拟出以后，应根据条款之间的联系，加经系统排列。（3）保管期限。即每组文件的保存时间。它是保管期限表的核心部分。也是对档案价值分析、研究和判定的结果和反映。保管期限有永久、长期、短期3种。保管期限的计算，应从文件办完的次年1月1日算起。（4）附注。即在条款下面对条款及其保管期限所作的必要的注释和说明的栏目。比如：对不能最后确定其保管基础的条款，可注明在什么情况下定什么保管基础。再比如：对保管期限计算方法特殊的一些合同、协议书等，应注明是有效期满后的保管期限。
4 档案保管期限表的编制方法
编制档案保管期限表，一般有以下几个步骤：
4.1做好准备工作
学习党和国家关于档案鉴定工作的原则和有关规定，详细了解和研究机关的工作职能、范围、任务、组织机构、业务分工、文件的数量、类型等情况，以便宜正确地编制档案保管期限表。
4.2草拟档案保管期限条款
在准备工作的基础上确定分类方案，草拟期限表的条款，初步确定保管期限。若是条款较多时，可采取分类，避免重复。
4.3草案完成后，应分送各单位、各部门征求意见，反复修改补充，使其更加切合实际
4.4报送机关领导批准
经讨论修改定稿的保管期限表，送领导批准、颁发，并报档案行政管理部门和上级主管机关备案。
【作者简介】
刘丽颖（1970—），女，汉族，现任职于吉林省大安市档案局，研究方向为档案管理。
档案管理对于选拔任用干部和机关事业单位的工作情况的积累具有特别重要的意义。对此，本文从现实需要出发，分析研究了档案保管期限表的作用，档案保管期限表的类型，档案保管期限表的结构，文中最后对档案保管期限表的编制方法进行了分析研究。通过对这些分析，为今后档案管理和保存工作提供依据。
【关键词】
档案保管期限；档案保管；档案管理；保管期限；期限表；期限
我国的档案管理工作正处在重要发展时期，档案教育是档案事业发展的重点，在全面实施“科教兴国”战略中，档案管理工作肩负着培养、造就档案专业人才的历史重任。档案管理工作要以深化改革为契机，坚持质量和效益并重，为国家的各项事业发展多出人才，快出人才，出好人才。对此，本文对于档案管理工作中的期限表进行了分析研究。
1 档案保管期限表的作用
1.1档案保管期限表的含义
档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它通常是机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值的原则和标准。
1.2档案保管期限表的作用
关于档案保管期限表的作用，我们根据日常档案管理工作的实际情况，可以分为以下几个方面的具体作用：一是档案保管期限表能统一人们的思想认识，保证鉴定工作的质量，提高鉴定工作的效率。有了档案保管期限表，鉴定工作人员以此表为依据和标准，就可以避免个人认识理解不同，造成鉴定工作不一致的情况。从而有利于加快鉴定工作的速度，推动鉴定工作的顺利开展；二是档案保管期限表能够防止人们任意地销毁档案。档案保管期限表，具体规定了各类档案的保管期限，标准明确，界限清楚，加之有严格的制度，凡需销毁的档案都应以此进行鉴定，就能有效防止人们有意无意地销毁档案，确保档案的安全；三是档案保管期限表便于文书部门或业务部门将文件准确地组卷。文书工作人员在立卷时，以档案保管期限表作为重要参考依据，容易区分文件的不同保存价值，比较准确地将不同价值的文件组成不同的案卷，并且初步确定其保管期限，为日后档案的鉴定工作奠定了基础。
2 档案保管期限表的类型
目前，从我国现有的各种档案保管期限表来看，大致可归纳为以下几种类型。
2.1标准档案保管期限表
它是由国家档案行政管理部门编制，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值时使用。比如：国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》就是一个标准档案保管期限表，其特点是：一是它是确定全国各机关、团体、企业、事业单位档案保管期限表的标准，具有通用性；二是它是制定其他各种类型档案保管期限表的依据。各系统、各部门、各机关按照“标准表”的原则，结合本单位的实际情况，制定其他各种类型的档案保管期限表。在确定其他各种类型档案保管期限时，应以“标准表”的保管期限为依据，原则上只能从长，不能缩短。
2.2专门档案保管期限表
它是由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时通用的依据和标准。比如：财政部和国家档案局共同颁发的《会计档案保管期限表》、中国地名委员会和国家档案局共同颁发的《地名档案保管期限表》就属于些种类型。
2.3同系统机关档案保管期限表
它是由主管机关编制，供同一系统内各机关、企事业单位鉴定档案时通用的依据和标准。此种表需报同级档案行政管理部门备案。
2.4同类型机关档案保管期限表
它是由档案行政管理部门编制、供同一类型各单位鉴定档案时通用的依据和标准。
2.5机关档案保管期限表
它是各机关、团体、企事业单位根据本单位档案的具体情况编制，专供本单位鉴定档案时使用的。为了使用方便，机关档案保管期限表可以与本单位立卷用的案卷类目结合起来。
上述各种类型的档案保管期限表之间具有相互制约的关系。第一种档案保管期限表具有指导意义，它是制定其他几种档案保管期限表的依据；而机关、团体、企事业单位档案保管期限表，又必须以其他几种档案保管期限表为依据。它们之间的相互关系，具体体现了档案工作统一领导，分组管理的原则精神，它有利于档案保管期限表的制定和档案保管期限的确定。
3 档案保管期限表的结构
档案保管期限表，主要由说明和条款两部分组成。其中，条款部分是档案保管期限表的主体。
3.1说明
一般应指出档案保管期限表的适用范围，编制保管期限表的依据，确定保管期限的原则，保管期限表的结构，保管期限的计算方法，保管期限表的批准时间和开始使用的日期，以及其他需要说明的有关项目。
3.2条款
条款是主要项目，它具体地指明了各种档案的保管期限，它是使用档案保管期限表，划分档案保管期限的根据。条款部分一般由顺序号、条款名称、保管期限、附注等项目组成，（1）顺序号。即条款的代号，也是各条款排列的序号。它是在确定了条款分类、排列次序以后编制的。其目的是为了便于使用条款。条款必须统一编流水号，不能重复。（2）条款名称。即一组类型相同的档案的名称。拟制条款要求文字简明，概括反映出一组文字的来源内容和形式。每一条款应代表一组具有内在联系的价值相同的文件。条款一般不应拟的过多和过细，但也不宜过于概括。条款拟出以后，应根据条款之间的联系，加经系统排列。（3）保管期限。即每组文件的保存时间。它是保管期限表的核心部分。也是对档案价值分析、研究和判定的结果和反映。保管期限有永久、长期、短期3种。保管期限的计算，应从文件办完的次年1月1日算起。（4）附注。即在条款下面对条款及其保管期限所作的必要的注释和说明的栏目。比如：对不能最后确定其保管基础的条款，可注明在什么情况下定什么保管基础。再比如：对保管期限计算方法特殊的一些合同、协议书等，应注明是有效期满后的保管期限。
4 档案保管期限表的编制方法
编制档案保管期限表，一般有以下几个步骤：
4.1做好准备工作
学习党和国家关于档案鉴定工作的原则和有关规定，详细了解和研究机关的工作职能、范围、任务、组织机构、业务分工、文件的数量、类型等情况，以便宜正确地编制档案保管期限表。
4.2草拟档案保管期限条款
在准备工作的基础上确定分类方案，草拟期限表的条款，初步确定保管期限。若是条款较多时，可采取分类，避免重复。
4.3草案完成后，应分送各单位、各部门征求意见，反复修改补充，使其更加切合实际
4.4报送机关领导批准
经讨论修改定稿的保管期限表，送领导批准、颁发，并报档案行政管理部门和上级主管机关备案。
【作者简介】
刘丽颖（1970—），女，汉族，现任职于吉林省大安市档案局，研究方向为档案管理。