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【摘 要】学校办公室作为高等院校的中枢协调机构，在高校的行政管理过程中作用重大。进入21世纪以来，高校校办的功能在传统职能的基础上有了新的拓展，即在传统的组织、文秘、信息、督办、接待以及应急处突职能的基础上，与时俱进的新增了调研、法制和情报等职能。并在此基础上，带来了一定程度上的校办工作模式和思路的变革。
【关键词】校办；职能；管理
目前，国内对高校校办性质与职能的研究正如火如荼。部分高校管理干部已经开始从队伍建设，管理方法，制度建设等方面对高校校办的性质分析和职能拓展进行探究（尚道文、周华中，2008），也有很多教育学学者，从信息工作、综合协调工作等具体校办工作领域对校办新型智能进行探索（翁朝奎，2009；余义月，2009）]。本文采用语义分析方法，实证分析方法和比较分析方法，对新时期高校校办传统职能和新兴职能加以分析和梳理，并结合厦门理工学院的建设实践，总结出些许体会，以期对我国高校校办职能的研究和拓展尽绵薄之力。
一、高校校办传统职能梳理
（一）组织职能
校办的组织职能，可以分为重大活动组织和日常办公协调。重大活动，如校庆庆典、开学典礼、新系部的落成仪式等等，校办的须负责活动的企划、经费配置、人员安排、活动内容乃至突发事件处理都要进行组织和必要指挥。而对于日常办公事务，则需要校办进行部门间业务的精确协调，校办必须发挥其协调功能，把不同专业背景、不同人员构成、不同利益代表的各个部门，统一协调起来，尽量减少消极因素，形成校办工作中的有效合力。
（二）文秘职能
校办的文秘职能，主要分为日常公文处理和重要文稿草拟。日常公文处理是校办的主要工作之一，包括对校内的上行文回复、下行文发送、对外文件的回函、会议纪要的制定等等。公文处理实际上代表了校办的综合部门的工作特色，因为只有综合性办公机构，才能做到对学校宏观情况的良好掌握，才能正确履行公文处理的神圣职责。而重要文稿的草拟的重要性更是无需多言。此时的校办，便是十分典型的秘书机构。以厦门理工学院为例，学校的文秘科便是校办的重要职能科室之一，这就很好的表现了秘书机构和校办的关系。
（三）信息职能
校办在学校日常管理中也是重要的信息机关。对于外来信息和领导指示，它承担着上传下达的重要职能。 例如各类文件的收发，各种信息的校内传达等等。同时，校办本身还对一些重要信息有着一定的信息发布职能，具体表现为校办发出的各种通知，公告等带有丰富信息含量的公文。在今天信息量空前庞大的时代，我们对于校办信息职能的完善从建立校内规章制度入手，强化对校办工作人员的职业道德和业务素质的综合提升。
（四）督办职能
校办也是学校各级单位重大事务的督办机关。这主要表现在，对基层单位工作动态的及时掌握，对可能出现误差大型活动进行必要的提醒，对于领导交办的重点工作进行必要的调控等等。督办职能实际上是组织职能的延伸职能，但又不等同于组织职能，因为组织职能中，校办往往是事务的之间执行者或协调者，有着明确的职能定位和角色担当；而督办职能中，校办往往和具体的待办事项没有直接的横向联系，更不会是事务的直接承办人，校办扮演的角色更大意义上是一种督导和指引，在一定程度上还有着鞭策的意味。
（五）接待职能
做好接待工作，简而言之，要做到态度热情，突出特色，方式灵活，节约效能。在现阶段的校际接待中，应建立完整的接待制度，按照来宾的行政级别，生活习惯，来访目的等方面进行综合考虑，因人（团体）而异的设置接待方案。厦门理工学院在此方面工作可以概括为：规章制定详尽，执行坚决有力，预算科学有度，领导把关严格，为学校良好对外形象的奠定立下了汗马功劳。
（六）应急（处突）职能
对校办而言，应急工作应该做到两点：首先，枕戈待旦，严密关注。以厦门理工学院为例，该校的应急办公室直接挂靠在校办，并由校办负责学校总值班室的日常工作。校办总值班室24小时配备专职人员值班，对学校各方面情况严密关注，尽可能对突发事件做到防范于未然。第二，快速反应，有序应对。想要做到快速反应，必须对各种突发事件形成事先的完整预案。从长远看，可以成立预案建设小组的方式专职负责。该小组应该有法律、公共管理、高等教育等专业背景的教师和管理人员参加，在充分了解学校各方面情况的基础上，对不同的突发事件加以归类，形成该类突发事件在不同阶段的处置方案。
二、高校校办新兴职能初探
进入21世纪以来，随着信息时代的到来和高等院校教育体制改革的深化，当今高校校办的职能有了新的拓展。一个优秀的、有战斗力的高校校办，应该是一个集组织协调、综合管理、对外联络和信息分析四位一体的综合性办公平台。因此，新时期高校校办除应具备上文提及的六大传统职能之外，还应具备以下新兴职能：
（一）调研职能
可以分为指令性调研和自主性调研。指令性调研主要来自于校领导指示，对其认定的、急需进行研究的校内状况进行必要的调研。指令性调研往往采用校内立项的方式，拨付专项经费、配备专业人员进行指定的课题研究。主要针对现存问题的解决以及对学校现状的改良和创新。以厦门理工学院校办为例，其文秘科仅在2010年度第二学期便承担了两个亟待解决的重大校内调研课题，分别对应学校信息系统建设和突发事件管理。而所谓自主调研，就是要求校办工作人员对于日常学校教育管理工作勤加关注，发现任何不利情况或问题隐患，应及时整理记录，加以汇总，按照不同类别加以主动调研。自主调研没有官方性质，也不存在专项经费的划拨和立项手续，因此简单易行。其信息获取途径可以采用约谈、复制材料借阅、走访等多种方式。从形式上讲，自主性调研常见形式应该是调查报告，并附署校办初步处理意见，交由校领导参考。
（二）法制职能
在依法治国理念已经深入人心的今天，高校的各项管理也必须纳入“依法治校”的理念之中。新时期校办的法制职能，可以分为外部涉法事务和内部涉法事务。 所谓外部涉法事务，主要指学校在对外交往和其他涉外事务中，在业务办理过程中对法律主动和被动的综合应用。从中国民航学院被诉高考录取标准双重案，到林群英诉厦门大学博士招生不公案，再到闻名全国的复旦大学起诉学生偿还贷款案，长期以来，高校与学生、与政府部门、与其他高校对簿公堂的事情已经屡见不鲜。而内部涉法事务则更为多元，这主要因为校内立法需要不断增加，规章制度也需要不断完善，使得学校不得不借助立法技术，结合学校实际，制定学校内部的行为准则。因此，将成熟的立法技术引入校内规章制度的制定，不仅可以是制度科学有效，还可以大大提高普法力度，同时对制度实施成本的有效控制也具有十分积极的实践意义。这是一种应然的立法状态，也应是一种实然的制度设计。
（三）情报职能
新时期校办的情报只能不同于传统的信息职能，因为情报是最高级别的信息，信息则不一定成为情报。信息与情报之间，是一种原料与产品的关系。主要分为外部情报分析和内部舆情分析。
首先，外部情报分析。这主要包括对与学校相关或具有参考意义的信息加以梳理和整合，并在提炼的基础上形成对学校建设的参考意见。具体而言，应该包括新出台的国家和地方的教育类政策、方针和法规及其简易解读；外校的建设性经验和理论创新；国际和国内的教育新闻以及其他时政要闻，以及教育管理的典型案例分析等等。厦门理工学院定期出版的《校办内参》即为此类。
第二，内部舆情分析。实际上是对学校日常教学、管理活动的信息反馈和意见搜集。可以说，这是学校的路线、方针和政策执行力的检测途径之一。舆情搜集工作需要注意两点：第一，要做到对事不对人。校办作为舆情搜集和分析机关的校办，在执行其内部舆情分析之时应更加注重保护广大师生的言论自由权。当然，这一切都应在法律允许的限度之内。第二，要做到舆情典型有力。龙生九子，各不相同。那么高校师生动则数万人，其舆论评价必然五花八门。这就需要我们的校办进行多种途径的广泛取样，挑选具有普遍意义的，代表性强的师生舆论，并通过约谈，问卷调查，征求意见信箱等多种方式，让广大师生对学校的政策执行和管理效果做出最客观的评价。
三、结论
高校校办作为学校重要的综合管理机构。在当今新时期，其职能已经有了新的拓展。即在传统的组织、文秘、督促、信息、接待和应急职能的基础上，拓展出了调研、法制和情报三大新兴职能。总而言之，新时期的高校校办，是一个集合了组织力，执行力，科研力和情报分析力四位一体的综合性管理平台。它是学校的外部形象所系，也是校领导决策的参谋，组织的臂膀，执行的助手[9]。可以说，随着时代的发展，校办职能还会有新的拓展。因此只有不断与时俱进，才是一个优秀高校校办的进步阶梯。为了这一目标，我们仍需不断努力。
参考文献：
[1]尚道文，周华中.加强新时期高校校长办公室自身建设刍议[J].中国电力教育，2008，（9）：218-219.
[2]翁朝奎.试论高校校长办公室的综合协调职能[J].海峡科学，2009，（2） ：78-79.
[3]余义月.发挥校长办公室综合管理职能.促进高水平教学研究型大学建设[J].中国冶金教育，2009，（5） ：4-6.
[4]牛渭敏，张统宣.新时期高校校长办公室信息工作的思考[J].网络财富，2008，（9）：63-64.
[5]张洁珍.高校校长办公室工作研究[J].现代商贸工业，2009，（14） ：172.
[6]马明.浅谈高校校长办公室秘书角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.
[7]骆利民.办公室管理与建设刍议[J].泉州师范学院学报（社会科学），2001，（5）：79-82.
[8]唐海燕.浅谈实现高等学校办公室工作职能的四个转变[J].广西师范大学学报，1999，（3）：146-150
[9]周小燕.学校办公室管理与建设探讨[J].办公室业务，2013，（9）：203
【关键词】校办；职能；管理
目前，国内对高校校办性质与职能的研究正如火如荼。部分高校管理干部已经开始从队伍建设，管理方法，制度建设等方面对高校校办的性质分析和职能拓展进行探究（尚道文、周华中，2008），也有很多教育学学者，从信息工作、综合协调工作等具体校办工作领域对校办新型智能进行探索（翁朝奎，2009；余义月，2009）]。本文采用语义分析方法，实证分析方法和比较分析方法，对新时期高校校办传统职能和新兴职能加以分析和梳理，并结合厦门理工学院的建设实践，总结出些许体会，以期对我国高校校办职能的研究和拓展尽绵薄之力。
一、高校校办传统职能梳理
（一）组织职能
校办的组织职能，可以分为重大活动组织和日常办公协调。重大活动，如校庆庆典、开学典礼、新系部的落成仪式等等，校办的须负责活动的企划、经费配置、人员安排、活动内容乃至突发事件处理都要进行组织和必要指挥。而对于日常办公事务，则需要校办进行部门间业务的精确协调，校办必须发挥其协调功能，把不同专业背景、不同人员构成、不同利益代表的各个部门，统一协调起来，尽量减少消极因素，形成校办工作中的有效合力。
（二）文秘职能
校办的文秘职能，主要分为日常公文处理和重要文稿草拟。日常公文处理是校办的主要工作之一，包括对校内的上行文回复、下行文发送、对外文件的回函、会议纪要的制定等等。公文处理实际上代表了校办的综合部门的工作特色，因为只有综合性办公机构，才能做到对学校宏观情况的良好掌握，才能正确履行公文处理的神圣职责。而重要文稿的草拟的重要性更是无需多言。此时的校办，便是十分典型的秘书机构。以厦门理工学院为例，学校的文秘科便是校办的重要职能科室之一，这就很好的表现了秘书机构和校办的关系。
（三）信息职能
校办在学校日常管理中也是重要的信息机关。对于外来信息和领导指示，它承担着上传下达的重要职能。 例如各类文件的收发，各种信息的校内传达等等。同时，校办本身还对一些重要信息有着一定的信息发布职能，具体表现为校办发出的各种通知，公告等带有丰富信息含量的公文。在今天信息量空前庞大的时代，我们对于校办信息职能的完善从建立校内规章制度入手，强化对校办工作人员的职业道德和业务素质的综合提升。
（四）督办职能
校办也是学校各级单位重大事务的督办机关。这主要表现在，对基层单位工作动态的及时掌握，对可能出现误差大型活动进行必要的提醒，对于领导交办的重点工作进行必要的调控等等。督办职能实际上是组织职能的延伸职能，但又不等同于组织职能，因为组织职能中，校办往往是事务的之间执行者或协调者，有着明确的职能定位和角色担当；而督办职能中，校办往往和具体的待办事项没有直接的横向联系，更不会是事务的直接承办人，校办扮演的角色更大意义上是一种督导和指引，在一定程度上还有着鞭策的意味。
（五）接待职能
做好接待工作，简而言之，要做到态度热情，突出特色，方式灵活，节约效能。在现阶段的校际接待中，应建立完整的接待制度，按照来宾的行政级别，生活习惯，来访目的等方面进行综合考虑，因人（团体）而异的设置接待方案。厦门理工学院在此方面工作可以概括为：规章制定详尽，执行坚决有力，预算科学有度，领导把关严格，为学校良好对外形象的奠定立下了汗马功劳。
（六）应急（处突）职能
对校办而言，应急工作应该做到两点：首先，枕戈待旦，严密关注。以厦门理工学院为例，该校的应急办公室直接挂靠在校办，并由校办负责学校总值班室的日常工作。校办总值班室24小时配备专职人员值班，对学校各方面情况严密关注，尽可能对突发事件做到防范于未然。第二，快速反应，有序应对。想要做到快速反应，必须对各种突发事件形成事先的完整预案。从长远看，可以成立预案建设小组的方式专职负责。该小组应该有法律、公共管理、高等教育等专业背景的教师和管理人员参加，在充分了解学校各方面情况的基础上，对不同的突发事件加以归类，形成该类突发事件在不同阶段的处置方案。
二、高校校办新兴职能初探
进入21世纪以来，随着信息时代的到来和高等院校教育体制改革的深化，当今高校校办的职能有了新的拓展。一个优秀的、有战斗力的高校校办，应该是一个集组织协调、综合管理、对外联络和信息分析四位一体的综合性办公平台。因此，新时期高校校办除应具备上文提及的六大传统职能之外，还应具备以下新兴职能：
（一）调研职能
可以分为指令性调研和自主性调研。指令性调研主要来自于校领导指示，对其认定的、急需进行研究的校内状况进行必要的调研。指令性调研往往采用校内立项的方式，拨付专项经费、配备专业人员进行指定的课题研究。主要针对现存问题的解决以及对学校现状的改良和创新。以厦门理工学院校办为例，其文秘科仅在2010年度第二学期便承担了两个亟待解决的重大校内调研课题，分别对应学校信息系统建设和突发事件管理。而所谓自主调研，就是要求校办工作人员对于日常学校教育管理工作勤加关注，发现任何不利情况或问题隐患，应及时整理记录，加以汇总，按照不同类别加以主动调研。自主调研没有官方性质，也不存在专项经费的划拨和立项手续，因此简单易行。其信息获取途径可以采用约谈、复制材料借阅、走访等多种方式。从形式上讲，自主性调研常见形式应该是调查报告，并附署校办初步处理意见，交由校领导参考。
（二）法制职能
在依法治国理念已经深入人心的今天，高校的各项管理也必须纳入“依法治校”的理念之中。新时期校办的法制职能，可以分为外部涉法事务和内部涉法事务。 所谓外部涉法事务，主要指学校在对外交往和其他涉外事务中，在业务办理过程中对法律主动和被动的综合应用。从中国民航学院被诉高考录取标准双重案，到林群英诉厦门大学博士招生不公案，再到闻名全国的复旦大学起诉学生偿还贷款案，长期以来，高校与学生、与政府部门、与其他高校对簿公堂的事情已经屡见不鲜。而内部涉法事务则更为多元，这主要因为校内立法需要不断增加，规章制度也需要不断完善，使得学校不得不借助立法技术，结合学校实际，制定学校内部的行为准则。因此，将成熟的立法技术引入校内规章制度的制定，不仅可以是制度科学有效，还可以大大提高普法力度，同时对制度实施成本的有效控制也具有十分积极的实践意义。这是一种应然的立法状态，也应是一种实然的制度设计。
（三）情报职能
新时期校办的情报只能不同于传统的信息职能，因为情报是最高级别的信息，信息则不一定成为情报。信息与情报之间，是一种原料与产品的关系。主要分为外部情报分析和内部舆情分析。
首先，外部情报分析。这主要包括对与学校相关或具有参考意义的信息加以梳理和整合，并在提炼的基础上形成对学校建设的参考意见。具体而言，应该包括新出台的国家和地方的教育类政策、方针和法规及其简易解读；外校的建设性经验和理论创新；国际和国内的教育新闻以及其他时政要闻，以及教育管理的典型案例分析等等。厦门理工学院定期出版的《校办内参》即为此类。
第二，内部舆情分析。实际上是对学校日常教学、管理活动的信息反馈和意见搜集。可以说，这是学校的路线、方针和政策执行力的检测途径之一。舆情搜集工作需要注意两点：第一，要做到对事不对人。校办作为舆情搜集和分析机关的校办，在执行其内部舆情分析之时应更加注重保护广大师生的言论自由权。当然，这一切都应在法律允许的限度之内。第二，要做到舆情典型有力。龙生九子，各不相同。那么高校师生动则数万人，其舆论评价必然五花八门。这就需要我们的校办进行多种途径的广泛取样，挑选具有普遍意义的，代表性强的师生舆论，并通过约谈，问卷调查，征求意见信箱等多种方式，让广大师生对学校的政策执行和管理效果做出最客观的评价。
三、结论
高校校办作为学校重要的综合管理机构。在当今新时期，其职能已经有了新的拓展。即在传统的组织、文秘、督促、信息、接待和应急职能的基础上，拓展出了调研、法制和情报三大新兴职能。总而言之，新时期的高校校办，是一个集合了组织力，执行力，科研力和情报分析力四位一体的综合性管理平台。它是学校的外部形象所系，也是校领导决策的参谋，组织的臂膀，执行的助手[9]。可以说，随着时代的发展，校办职能还会有新的拓展。因此只有不断与时俱进，才是一个优秀高校校办的进步阶梯。为了这一目标，我们仍需不断努力。
参考文献：
[1]尚道文，周华中.加强新时期高校校长办公室自身建设刍议[J].中国电力教育，2008，（9）：218-219.
[2]翁朝奎.试论高校校长办公室的综合协调职能[J].海峡科学，2009，（2） ：78-79.
[3]余义月.发挥校长办公室综合管理职能.促进高水平教学研究型大学建设[J].中国冶金教育，2009，（5） ：4-6.
[4]牛渭敏，张统宣.新时期高校校长办公室信息工作的思考[J].网络财富，2008，（9）：63-64.
[5]张洁珍.高校校长办公室工作研究[J].现代商贸工业，2009，（14） ：172.
[6]马明.浅谈高校校长办公室秘书角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.
[7]骆利民.办公室管理与建设刍议[J].泉州师范学院学报（社会科学），2001，（5）：79-82.
[8]唐海燕.浅谈实现高等学校办公室工作职能的四个转变[J].广西师范大学学报，1999，（3）：146-150
[9]周小燕.学校办公室管理与建设探讨[J].办公室业务，2013，（9）：203