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摘 要私营企业协会是带有社团性质的政治组织，是党和政府执政为民的帮手，由于私营企业协会对个体工商户档案管理的要求越来越高，私营企业协会必须实现个体工商户档案管理的数字化，才能更好的为私营企业服务。本文针对私营企业协会对个体工商户档案的数字化管理进行分析，为我国私营企业协会实现个体工商户档案的数字化管理提供资料参考。
【关键词】私营企业协会；个体工商户；档案管理；数字化
私营企业协会是由共产党和当地人民政府领导的，工商行政管理局指挥的，发挥党和政府联系个体劳动者桥梁、纽带作用的特殊社团组织。随着我国市场经济体制的不断完善，私营企业在市场中所占据的位置越来越重要，私营企业协会所面临的工作任务也变得日渐艰巨。私营企业协会对个体工商户的档案管理，是影响私营企业协会工作开展的关键，由于社会上私营企业数量的剧增，传统的档案管理手段已经不能满足私营企业协会的工作需要。信息化的大背景下，私营企业协会纷纷将优化管理水平，实现个体工商户档案的数字化管理作为私营企业协会的发展方向，但私营企业协会在实施个体工商户档案数字化管理中，凸显出很多问题，而如何解决这些问题，构建更加高效的私营企业协会个体工商户档案管理体系和管理系统，已经成为各地区私营企业协会亟需解决的问题。
1 私营企业协会个体工商户档案数字化管理的利弊分析
1.1 数字化管理在私营企业协会个体工商户档案管理中所发挥的优势
信息时代的来临，给人们的生产和生活带来了极大的变革，私营企业作为社会团体，也必然会受到信息时代变革的影响。私营企业实现对个体商户档案的数字化管理，不仅是私营企业发展的需要，也是时代发展的必然结果。数字化管理在私营企业协会工商户档案管理中的应用，能够实现档案管理的信息化，提高工商户档案的通用性、安全性、标准型和可视性。实现私营企业个体工商户档案的数字化管理，还能够通过资源管理的虚拟化，实现资源共享，提高私营企业协会对个体工商户管理的灵活度。另外，实现工商户档案的信息化管理，还能够提升信息资源管理的智能化水平，实现智能化检索，提高私营企业协会对工商户档案的使用效率。最后，数字化档案管理相比于传统的纸质档案管理，信息存储媒介由纸质档案转变为数据库，其信息的保存时间更长远。
2 私营企业协会个体工商户档案管理存在的问题
数字化信息档案管理虽然有着诸多的优势，但其在应用过程中也存在一些弊端。虽然以磁盘和光盘为介质的电子档案体积小、信息量大、检索便捷，但数据在传输过程中极易泄露。私营企业协会所管理的个体工商户档案中包含一些敏感信息，这些信息一旦泄露，将会极大的影响市场的稳定和相关企业的经营安全。另外，由于电子档案中的数据无个人字迹特征，无文件稿本形式，泄露或遭到篡改的数据信息的真实性将得不到保证，给私营企业协会的日常工作带来巨大影响。除此之外，电子档案的存储安全性受硬件和应用软件的影响较大，一旦管理软件和相关硬件设备出现问题，将会直接影响电子档案的质量和保存稳定性。
3 私营企业协会对个体工商户档案数字化管理的实施
虽然私营企业个体工商户档案数字化管理存在一定弊端，但从整体上分析，是利大于弊的，是私营企业协会想要继续发展的改革的重要方向。为了实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，降低数字化个体工商户档案管理的风险，需要从以下几方面做好私营企业协会个体工商户档案的数字化改革。
3.1 做好数字化管理模式下的电子文件的归档管理
私营企业协会在多年的工作中，积累了大量的个体工商户档案，在这些档案中的部分档案已经过期失效，并不具备保留价值。私营企业协会在对个体工商户档案进行电子文献归档时，要甄别出这类无用的档案数据，不予归档，保证私营企业协会对个体工商户数字档案的真实性、有效性和完整性，提升数字化个体商户档案的使用效率。
3.2 数字化管理模式下电子文献的著录
数字化个体工商户档案管理模式下的电子文件著录，是私营企业协会实现个体工商户档案数字化管理的重要程序，由于私营企业协会的个体工商户档案资料庞大繁杂，因而著录工作是私营企业协会实现个体工商户数字化档案管理的工作难点。为了保证著录档案的完整性和准确性，在个体工商户数字化档案管理系统的设计阶段，设计单位应够和档案管理部门有效沟通，采用由档案部门设计的著录单，并依此为基础对设计系统界面进行设计工作。为了提升管理系统设计的标准化和与现存档案体系的合作与衔接水平，档案室可以将著录项目编制成统一的表格软件，方面档案管理系统的设计部门进行设计。档案管理系统设计和现存档案管理部门的有效合作，能够极大的提升档案的著录效率和准确性。
3.3 电子档案文件的维护
电子档案文件的维护，是私营企业协会个体工商户档案数字化管理中的后期的重点工作。做好电子档案的日常维护，能够有效的提升数字化档案管理系统和相关硬件设备的应用稳定性，从而降低档案管理成本。进行电子档案文件的维护时，要做好硬件和软件两方面的维护工作。软件方面要做好档案管理系统的更新和维护，并做好系统防火墙，提升档案管理系统的工作稳定性和安全性。硬件方面则要控制好机房的温度和湿度，并做好防尘、防磁、防震工作。储存中软盘和磁盘都应垂直放置，并保证及时做好重要文件和系统的备份。
3.4 电子档案文件的安全保护
随着我国计算机技术的发展，很多投机分子利于黑客技术盗取重要档案文件以获取不正当利益，电子档案文件的安全保护其目的正是防止黑客侵入进行电子档案文件的篡改、删除或窃取。为了实现这个目的，需要对文献档案管理系统设计专业的防火墙，并树立预防为主、防治结合的观念，做好电子档案文件的备份和写保护，提升电子档案文件的安全性。
4 小结
综上所述，私营企业协会在社会主义经济发展中所发挥的作用是巨大的，随着我国私营企业数量的增多，私营企业协会面临着越来越严峻的工作压力挑战。实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，是提高私营企业协会管理水平的关键。为此，各地区私营企业协会要善于运用新技术，实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，为社会经济的发展做贡献。
参考文献
[1]姜同鉴.关于纸质档案数字化工作面临的问题及保护对策[J].中国地名，2011（09）.
[2]戴维，马玉杰.档案数字化管理整体解决方案中的艺术性应用研究[J].兰台世界. 2013（23）.
作者单位
富裕县个体私营企业协会 黑龙江省富裕县 161200
【关键词】私营企业协会；个体工商户；档案管理；数字化
私营企业协会是由共产党和当地人民政府领导的，工商行政管理局指挥的，发挥党和政府联系个体劳动者桥梁、纽带作用的特殊社团组织。随着我国市场经济体制的不断完善，私营企业在市场中所占据的位置越来越重要，私营企业协会所面临的工作任务也变得日渐艰巨。私营企业协会对个体工商户的档案管理，是影响私营企业协会工作开展的关键，由于社会上私营企业数量的剧增，传统的档案管理手段已经不能满足私营企业协会的工作需要。信息化的大背景下，私营企业协会纷纷将优化管理水平，实现个体工商户档案的数字化管理作为私营企业协会的发展方向，但私营企业协会在实施个体工商户档案数字化管理中，凸显出很多问题，而如何解决这些问题，构建更加高效的私营企业协会个体工商户档案管理体系和管理系统，已经成为各地区私营企业协会亟需解决的问题。
1 私营企业协会个体工商户档案数字化管理的利弊分析
1.1 数字化管理在私营企业协会个体工商户档案管理中所发挥的优势
信息时代的来临，给人们的生产和生活带来了极大的变革，私营企业作为社会团体，也必然会受到信息时代变革的影响。私营企业实现对个体商户档案的数字化管理，不仅是私营企业发展的需要，也是时代发展的必然结果。数字化管理在私营企业协会工商户档案管理中的应用，能够实现档案管理的信息化，提高工商户档案的通用性、安全性、标准型和可视性。实现私营企业个体工商户档案的数字化管理，还能够通过资源管理的虚拟化，实现资源共享，提高私营企业协会对个体工商户管理的灵活度。另外，实现工商户档案的信息化管理，还能够提升信息资源管理的智能化水平，实现智能化检索，提高私营企业协会对工商户档案的使用效率。最后，数字化档案管理相比于传统的纸质档案管理，信息存储媒介由纸质档案转变为数据库，其信息的保存时间更长远。
2 私营企业协会个体工商户档案管理存在的问题
数字化信息档案管理虽然有着诸多的优势，但其在应用过程中也存在一些弊端。虽然以磁盘和光盘为介质的电子档案体积小、信息量大、检索便捷，但数据在传输过程中极易泄露。私营企业协会所管理的个体工商户档案中包含一些敏感信息，这些信息一旦泄露，将会极大的影响市场的稳定和相关企业的经营安全。另外，由于电子档案中的数据无个人字迹特征，无文件稿本形式，泄露或遭到篡改的数据信息的真实性将得不到保证，给私营企业协会的日常工作带来巨大影响。除此之外，电子档案的存储安全性受硬件和应用软件的影响较大，一旦管理软件和相关硬件设备出现问题，将会直接影响电子档案的质量和保存稳定性。
3 私营企业协会对个体工商户档案数字化管理的实施
虽然私营企业个体工商户档案数字化管理存在一定弊端，但从整体上分析，是利大于弊的，是私营企业协会想要继续发展的改革的重要方向。为了实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，降低数字化个体工商户档案管理的风险，需要从以下几方面做好私营企业协会个体工商户档案的数字化改革。
3.1 做好数字化管理模式下的电子文件的归档管理
私营企业协会在多年的工作中，积累了大量的个体工商户档案，在这些档案中的部分档案已经过期失效，并不具备保留价值。私营企业协会在对个体工商户档案进行电子文献归档时，要甄别出这类无用的档案数据，不予归档，保证私营企业协会对个体工商户数字档案的真实性、有效性和完整性，提升数字化个体商户档案的使用效率。
3.2 数字化管理模式下电子文献的著录
数字化个体工商户档案管理模式下的电子文件著录，是私营企业协会实现个体工商户档案数字化管理的重要程序，由于私营企业协会的个体工商户档案资料庞大繁杂，因而著录工作是私营企业协会实现个体工商户数字化档案管理的工作难点。为了保证著录档案的完整性和准确性，在个体工商户数字化档案管理系统的设计阶段，设计单位应够和档案管理部门有效沟通，采用由档案部门设计的著录单，并依此为基础对设计系统界面进行设计工作。为了提升管理系统设计的标准化和与现存档案体系的合作与衔接水平，档案室可以将著录项目编制成统一的表格软件，方面档案管理系统的设计部门进行设计。档案管理系统设计和现存档案管理部门的有效合作，能够极大的提升档案的著录效率和准确性。
3.3 电子档案文件的维护
电子档案文件的维护，是私营企业协会个体工商户档案数字化管理中的后期的重点工作。做好电子档案的日常维护，能够有效的提升数字化档案管理系统和相关硬件设备的应用稳定性，从而降低档案管理成本。进行电子档案文件的维护时，要做好硬件和软件两方面的维护工作。软件方面要做好档案管理系统的更新和维护，并做好系统防火墙，提升档案管理系统的工作稳定性和安全性。硬件方面则要控制好机房的温度和湿度，并做好防尘、防磁、防震工作。储存中软盘和磁盘都应垂直放置，并保证及时做好重要文件和系统的备份。
3.4 电子档案文件的安全保护
随着我国计算机技术的发展，很多投机分子利于黑客技术盗取重要档案文件以获取不正当利益，电子档案文件的安全保护其目的正是防止黑客侵入进行电子档案文件的篡改、删除或窃取。为了实现这个目的，需要对文献档案管理系统设计专业的防火墙，并树立预防为主、防治结合的观念，做好电子档案文件的备份和写保护，提升电子档案文件的安全性。
4 小结
综上所述，私营企业协会在社会主义经济发展中所发挥的作用是巨大的，随着我国私营企业数量的增多，私营企业协会面临着越来越严峻的工作压力挑战。实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，是提高私营企业协会管理水平的关键。为此，各地区私营企业协会要善于运用新技术，实现私营企业协会个体工商户档案的数字化管理，为社会经济的发展做贡献。
参考文献
[1]姜同鉴.关于纸质档案数字化工作面临的问题及保护对策[J].中国地名，2011（09）.
[2]戴维，马玉杰.档案数字化管理整体解决方案中的艺术性应用研究[J].兰台世界. 2013（23）.
作者单位
富裕县个体私营企业协会 黑龙江省富裕县 161200