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在举办大型活动时，人们通常十分关注挑选合适的场地，邀请优秀的演讲嘉宾，而邀请专业的摄影师并与之建立良好的合作关系却很少得到主办方的重视。
Josh Power Photography摄影公司的老板——活动摄影专家Josh Power表示，“在活动策划中，人们常常会忽略聘请摄影师这项重要的预算，尽管拍摄下来的活动照片在未来具有重大的价值。照片不仅仅留存了嘉宾们的参会影像，还可以像讲故事一般，激发人们的情感共鸣，引起人们对下届活动的兴趣。”
今天，手机等移动设备的拍照功能使人们俨然都变成了摄影爱好者，但在活动现场，要拍摄高质量的照片，一定要邀请专业摄影师。资深会议策划专家Jody Brandes强调，如果这些照片需要发布在社交媒体或是公司网站、内刊等，专业摄影师更是必不可少。他说：“有时候，主办方会觉得请一位朋友或是依靠现场观众来拍摄照片比较省钱，但这样很难得到保质保量的照片，而一位专业的摄影师可以拍摄数千张照片，并筛选出几百张高质量的照片。”
寻找具有专业拍摄经验的摄影师
在选择摄影师时，主办方需要仔细考察摄影师的资历，尤其是要确保聘请的摄影师具备丰富的拍摄商务活动的经验，包括公司会议、其他各类会议、贸易型展览会等。拍摄这些活动的技能与在摄影棚里拍摄或拍摄婚礼等社会活动是不同的。
商务活动的摄影师需要应对的拍摄环境和场景十分复杂。灯光时刻都在变化，而且摄影师的工作非常匆忙。比如，摄影师可能需要拍摄的照片类型有：在幽暗的酒店房间进行的会议休息间隙，奖项评比现场陈述，沙滩上的晚宴，游艇出海巡游，或是沙漠中的骑行骆驼之旅等等。
专业的活动摄影师还需要具备与各类人群打交道的敬业精神和性格。这些人包括：参会代表、场馆的工作人员、各大公司的高层管理人员和贵宾等。Power表示，“摄影师也代表着主办方的形象，所以不应把他们看做独立的个体，而是看做主办方的成员之一。”
在考察摄影师资质的过程中，Brandes会仔细查看摄影师的工作履历，以确保摄影师的拍摄风格与活动的要求相吻合。“主办方首先要思考自己需要什么类别的照片。例如，是只需要演讲嘉宾的照片，还是也需要人们在宽松的状态下轻松有趣的照片？如果二者都需要，就要想想摄影师是否能拍摄这两种风格的照片。这一点可以从他们以往的拍摄履历中看出来。”
预先告知摄影师活动细节
选定摄影师后，帮助摄影融入主办团队的秘诀之一是分享活动相关信息。摄影师提前知道的活动背景资料越多，就越容易拍摄出理想的照片。
Express Event Imaging摄影公司的老板Curtis Tarpley表示，“有一些主办方对我在摄影之前问很多关于活动的问题有点生气，但我必须尽可能多地了解活动的细节，包括是否需要一些特效摄影、人物特写，会场是不是特别大，需要提前设置，有什么服务商等等。”
作为主办方，Brandes一般会在活动开始前，与摄影师一起熟悉一下活动的日程，并告诉摄影师她在每个环节想要什么样的照片。熟悉活动流程有助于摄影师提前知道拍摄条件与摄影过程中可能遇到的挑战。
她说：“摄影师需要提前知道场地的情况，例如同期举办活动的会议室之间距离远近等等。又比如，拍摄一张人数众多的团体照片可能需要梯子和助理人员，摄影师如果提前了解活动细节，就可有所准备。”
此外，Power表示，让摄影师提前到现场探视一番也是极有帮助的。“通过到现场查看，我可以提前告诉主办方照片拍出来是什么样子，是否有一些影响照片效果的背景板等等。例如，在一次活动中，讲台的背景被一副闪闪发光的油画破坏了。虽然我们不能改变这个背景，但提前知道这个情况，也好有备而来。”Power建议，如果活动中包含一些惊喜元素，例如燃放焰火或有重量级的嘉宾到场，最好也提前告知摄影师。“如果有VIP贵宾到场，比如州长会短暂停留20分钟，摄影师也需要有所准备，以免现场措手不及，错过拍照时机。”
签订明确的合作协议
在合作过程中，即使主办方与摄影师已经建立长时间的合作关系，也需要与对方签订一份条款明晰的合作协议，明确该次摄影服务的要求与各项细则。Tarpley表示，“每次活动都各有特色，所以有必要每次活动都单独签订一个合作协议。这样可以保证相关主办方和摄影师，不留下责权不明的灰色地带。”
在价格上，Tarpley建议主办方要详细考察各项可能发生的费用。如果可能，尽量让摄影师签下一个固定的协议价。此外，他补充道，虽然增加设备会增加费用，但他强烈建议摄影师携带双套设备，以防现场出现设备故障。“我一开始就会让主办方知道，我会准备双份的全套设备——相机、闪光灯、镜头、电脑、打印机等等。有充分的硬件装备，我有信心圆满完成拍摄任务。”
Josh Power Photography摄影公司的老板——活动摄影专家Josh Power表示，“在活动策划中，人们常常会忽略聘请摄影师这项重要的预算，尽管拍摄下来的活动照片在未来具有重大的价值。照片不仅仅留存了嘉宾们的参会影像，还可以像讲故事一般，激发人们的情感共鸣，引起人们对下届活动的兴趣。”
今天，手机等移动设备的拍照功能使人们俨然都变成了摄影爱好者，但在活动现场，要拍摄高质量的照片，一定要邀请专业摄影师。资深会议策划专家Jody Brandes强调，如果这些照片需要发布在社交媒体或是公司网站、内刊等，专业摄影师更是必不可少。他说：“有时候，主办方会觉得请一位朋友或是依靠现场观众来拍摄照片比较省钱，但这样很难得到保质保量的照片，而一位专业的摄影师可以拍摄数千张照片，并筛选出几百张高质量的照片。”
寻找具有专业拍摄经验的摄影师
在选择摄影师时，主办方需要仔细考察摄影师的资历，尤其是要确保聘请的摄影师具备丰富的拍摄商务活动的经验，包括公司会议、其他各类会议、贸易型展览会等。拍摄这些活动的技能与在摄影棚里拍摄或拍摄婚礼等社会活动是不同的。
商务活动的摄影师需要应对的拍摄环境和场景十分复杂。灯光时刻都在变化，而且摄影师的工作非常匆忙。比如，摄影师可能需要拍摄的照片类型有：在幽暗的酒店房间进行的会议休息间隙，奖项评比现场陈述，沙滩上的晚宴，游艇出海巡游，或是沙漠中的骑行骆驼之旅等等。
专业的活动摄影师还需要具备与各类人群打交道的敬业精神和性格。这些人包括：参会代表、场馆的工作人员、各大公司的高层管理人员和贵宾等。Power表示，“摄影师也代表着主办方的形象，所以不应把他们看做独立的个体，而是看做主办方的成员之一。”
在考察摄影师资质的过程中，Brandes会仔细查看摄影师的工作履历，以确保摄影师的拍摄风格与活动的要求相吻合。“主办方首先要思考自己需要什么类别的照片。例如，是只需要演讲嘉宾的照片，还是也需要人们在宽松的状态下轻松有趣的照片？如果二者都需要，就要想想摄影师是否能拍摄这两种风格的照片。这一点可以从他们以往的拍摄履历中看出来。”
预先告知摄影师活动细节
选定摄影师后，帮助摄影融入主办团队的秘诀之一是分享活动相关信息。摄影师提前知道的活动背景资料越多，就越容易拍摄出理想的照片。
Express Event Imaging摄影公司的老板Curtis Tarpley表示，“有一些主办方对我在摄影之前问很多关于活动的问题有点生气，但我必须尽可能多地了解活动的细节，包括是否需要一些特效摄影、人物特写，会场是不是特别大，需要提前设置，有什么服务商等等。”
作为主办方，Brandes一般会在活动开始前，与摄影师一起熟悉一下活动的日程，并告诉摄影师她在每个环节想要什么样的照片。熟悉活动流程有助于摄影师提前知道拍摄条件与摄影过程中可能遇到的挑战。
她说：“摄影师需要提前知道场地的情况，例如同期举办活动的会议室之间距离远近等等。又比如，拍摄一张人数众多的团体照片可能需要梯子和助理人员，摄影师如果提前了解活动细节，就可有所准备。”
此外，Power表示，让摄影师提前到现场探视一番也是极有帮助的。“通过到现场查看，我可以提前告诉主办方照片拍出来是什么样子，是否有一些影响照片效果的背景板等等。例如，在一次活动中，讲台的背景被一副闪闪发光的油画破坏了。虽然我们不能改变这个背景，但提前知道这个情况，也好有备而来。”Power建议，如果活动中包含一些惊喜元素，例如燃放焰火或有重量级的嘉宾到场，最好也提前告知摄影师。“如果有VIP贵宾到场，比如州长会短暂停留20分钟，摄影师也需要有所准备，以免现场措手不及，错过拍照时机。”
签订明确的合作协议
在合作过程中，即使主办方与摄影师已经建立长时间的合作关系，也需要与对方签订一份条款明晰的合作协议，明确该次摄影服务的要求与各项细则。Tarpley表示，“每次活动都各有特色，所以有必要每次活动都单独签订一个合作协议。这样可以保证相关主办方和摄影师，不留下责权不明的灰色地带。”
在价格上，Tarpley建议主办方要详细考察各项可能发生的费用。如果可能，尽量让摄影师签下一个固定的协议价。此外，他补充道，虽然增加设备会增加费用，但他强烈建议摄影师携带双套设备，以防现场出现设备故障。“我一开始就会让主办方知道，我会准备双份的全套设备——相机、闪光灯、镜头、电脑、打印机等等。有充分的硬件装备，我有信心圆满完成拍摄任务。”