[摘 要]随着当今社会的发展和现代信息技术水平的不断提高，产生了越来越多需要保存的重要文献、技术资料、以及文化艺术等需要保存归挡的文件，因此也对档案室的管理水平提出了更高的要求，档案室管理作为一项软件指标成为了衡量一个单位整体管理水平的有效参数。正规化的档案室管理可使其职能充分的发挥出来，从而影响到档案的开发利用和为机关全面建设服务的能力。目前各单位对档案室的硬件建设积极性较高，但管理水平还有待于进一步提高，在管理使用过程中却存在着一定的问题。
　　[关键词]档案室 管理
　　中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）12-0226-01
　　一、檔案室管理及其重要性
　　档案室一般是为机关、团体、企事业单位设立的，为了保存单位制度文件、原始资料及利于开展利用的相关资料、声像资料、职工履历、机密文件、技术资料等而设立的。档案室的管理主要是收集、整理各项文件，进行分类归档，记录各个文件进出的详细情况，以及搜集相关的扩展资料，并且定期检查、核对、清理档案资料，保证档案的完整性、准确性、安全性、保密性。档案室的管理，一是有助于防止原始资料的丢失，使得有价值、有文化技术意义的资料能够很好地保存下来；二是有助于工作的有效率、有质量地进行，当需要资料的时候，能够在档案室及时找到，为档案的利用创造便利的条件；三是有助于单位机密的保密工作，严格的档案室管理制度，要求档案室管理者依法行使自己的职责，遵守对机密文件的保密制度。
　　二、档案室在管理使用过程中存在的问题
　　一是认识不到位，存在着重建设轻管理的问题。部分单位领导由于认识上存在着误区，把大量的人力、物力、财力投入到档案室的外部建设上，忽略了档案室本身的作用。二是工作不到位，存在着不注重档案的收集与整理的问题。认识上的不到位，必然带来管理上的不到位；管理上的不到位，必然造成具体操作者不注重档案的收集与整理，由此产生了环节上的恶性循环。有的档案缺项落项，有的档案盒名称与所装内容不符，有的档案分类混乱，有的档案不回收或回收不及时，普遍存在着档案不完整、要素不全、内容不实、格式不规范的弊病。有的甚至把档案的收集与整理当作一种累赘与负担。三是人员不到位，存在着档案人员的素质亟待提高的问题。大多数单位没有专职的档案管理员，档案人员一般由其它岗位人员兼职担任，由于受自身素质和管理权限的限制，工作仅限于借阅登记和打扫卫生，有的连基本的文件档案分类、查询、文件检索和管理常识都不懂。而且，档案人员保密意识不强，存在着借阅档案不及时登记和收回，文件销毁不符合规定程序，随意性很大。
　　三、加强档案室正规化管理，提升管理水平
　　（一）加强重视，创造有利条件。
　　一要明确管理标准，加强制度建设。要加强档案室正规化管理，首先要建立健全《档案工作人员岗位职责》、《档案保密制度》、《档案室管理规则》《档案室安全保卫制度》、《档案资料查阅利用制度》、《立卷归档制度》等配套制度，使档案室管理工作有章可循，有据可依。二要投入一定的“财力”，加强“硬件”建设。档案室要专房专用，配备防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防高温等基本设施及必备的办公设备，以确保档案的安全及档案工作顺利开展。三要投入一定的“精力”，加强“软件”建设。要开展经常性的监督检查，督促档案室工作的扎实开展。检查内容主要包括：文件档案、图纸档案是否放在档案盒或图柜内；档案是否按档号排放，档案柜是否编顺序号；档案柜、图柜、档案盒和目录标签的设置是否做到统一标准；立卷归档的文件材料种类、份数、页数是否完整，文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件是否齐全；日常技术维护是否到位；是否存在安全隐患等方面。监督检查是主要手段，目的是要促进档案室各项管理制度的严格落实，进一步巩固工作成果。
　　（二）对照标准，完善档案管理。
　　《中华人民共和国档案法》和《<中华人民共和国档案法>实施办法》，以及有关档案工作的方针、政策及规章对档案室的管理和工作程序提出了明确的要求。各机关事业单位要严格按照相关制度规定，加强各种文件、业务档案、报表、预案和其它档案的收集、登记、分类、整理和归档工作管理；规范档案室入库登记、档案借阅审批、销毁审批制度，确定审批权限，规范相关手续。并定期详细地对各种档案进行分类、整理与收集，保证档案的真实性、准确性、系统性与完整性。
　　（三）以人为本，提高人员素质。
　　一要加强档案人员的培养教育。档案人员最好由经过院校档案管理专业正规培训的素质好、业务能力强、的职工担任，也可由经过档案岗位培训的职工担任。在工作中，对档案人员要严格要求，要有热忱为人民服务、为档案事业作奉献的思想，有认真负责、吃苦耐劳的精神，有不怕麻烦、耐心细致的工作作风。各级档案部门要通过多种形式进行宣传教育，要定期组织档案业务培训，指导专（兼）职档案人员的业务工作，不断提高档案法制观念和档案管理规范化意识，增强全员参与档案管理工作的自觉性。二要增强档案人员的保密意识。各机关事业单位要高度认识档案保密工作的重要性，定期组织档案人员进行培训，使档案工作人员牢固树立高度的保密观念，提高泄密防范意识，严格遵守党和国家各项保密制度，确保党和国家秘密安全。三要明确档案人员工作权限。档案人员要熟悉了解自己的工作权限，遵章办事，按照程序、权限办事，严格履行请示或审批手续及做好相关记录。四要调动档案人员工作积极性。档案工作看似简单，其实是一项复杂而又严谨的工作，需要档案人员具备很强的专业知识。因此，各机关事业单位要进一步提高对档案人员的重视，积极为档案人员考评晋升有关职称提供方便和帮助。另一方面，要采取有效措施，为档案人员提供培训学习的机会，充分调动档案人员的工作积极性，更好地促进工作开展。？
　　（四）依靠现代科技，拓宽管理手段。
　　档案的收集就是将不同的档案进行分类，放置在不同的所属区域，登记归档，为日后的使用提供便利。但是这样的收集方式，已经无法满足飞速发展的社会经济，现在是数字化的时代， 随着办公自动化技术的日益普及，计算机在档案管理领域中发挥着越来越重要的作用。计算机的应用已经成为必然，接受计算机来代替繁重的操作已经成为发展的趋势。在计算机运用中，如果在计算机上进行过归档登记，那么我们只需要打开登记表，在编辑一栏中找到查找选项，输入所要整理的书名或资料名称，一切关于该资料的信息都会一览无遗，各机关事业单位也当顺应形势的要求，加大物质和技术投入力度，逐步实现档案管理的自动化，从而实现档案管理和利用由繁杂的手工操作，向利用计算机进行立卷、检索、编目、统计、借阅方向发展，实现纸质和电子文件以及纸质和电子档案的管理和保管工作并重，充分发挥计算机技术对档案工作的完善简化作用，有效提高档案室管理水平和效率。如不少单位已经开始这方面的尝试，取得了良好的效果。例如，对档案分类储存编制目录后，建立档案管理数据库，开发档案管理信息平台，与办公室联成局域网，文件的查找、检索和使用非常简便，极大地提高了办公效率，同时可以及时地对档案进行动态更新。
　　综上所述，传统的档案室管理已经远远不能满足信息现代化的需要，我们将使用创新的思维为档案室的管理和高速发展建立起桥梁，在确保资料保存完好的同时，跟上时代的发展。