管理锦囊妙计

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  不久前,我们公司的业务人员与西岸某家制造业者预订了一次会议行程。为确定地点,这位业务人员打电话过去,希望他们提供出机场后的路线。但是那家公司的助理却告诉他:“别担心!我们已经派直升机去接你了!”
  当我知道后,实在非常吃惊。因为我们公司的人员并不是每天都能获得这种尊贵的待遇,所以我的第一个念头是:“这家公司一定很赚钱!”但是我立刻又产生了另外一个扰人的念头:“什么样的公司会派一架每小时八百美金的直升机,来接我们的业务员?”如果我们是他们的客户,我还可以理解,因为这种待遇或许可以促成一笔生意;但我们的业务人员是卖方,而不是买方,我们是要从他们那边赚钱啊!
  我认为这种浪费是一种不良的习惯,而且我心里也对那家公司的形象打了折扣,认为他们或许不像外表看起来那么健全。几周后,我从报上得知该公司当季发生了一个为数不小的亏损,大半是因为费用超支太多,于是董事会立刻撤换了该公司总裁。
  我并不是指我有预知未来的特异功能,也不是指那架直升机造成该公司的赤字。但是对任何一个具有适度警觉心的人来说,直升机事件的确是该公司经营不善的征兆,该公司并没有善尽节省开支与控制成本的责任。
  
  不因善小而不为
  
  我认为要观察一家公司的经营好坏,一定有蛛丝马迹可循,如果能掌握这些线索,你就可以预先知道与这家公司合作的结局是好是坏。
  ● 快递费用。如果我发觉某家公司的员工不管文件是否紧急,一律都以快递传送时,我将会对我们之间的合作三思而行,因为他们一定还有更大的超支浪费发生。
  相反的,如果我要求别家公司的人员以快递为我传送文件,他们却以迟疑应对,并要求我为该次快递付费,我将对该公司刮目相看。换句话说,我虽然可以在短时间内收到文件,但我必须自行支付费用;这让我了解到该公司看紧荷包的作风,虽然这么做有点小气,却不失为聪明的做法。
  ● 电话铃响。有一次,我应邀至德拉威州(Delaware)参观一家获利丰厚的银行电话行销部门,墙上挂有一幅巨大的恭贺海报,因为该部门员工在上个月破了公司的纪录,有99.2%的客户电话在响了两声之后,就接了起来。
  要评估一家公司的经营效率,没有什么比计算电话铃响的次数来得有效。
  就像我先前说的,这家银行真的很赚钱。
  ● 停车位。在参观该银行之前,我其实已经耳闻他们十分有效率,这可以从他们的停车政策看出来。资深主管的停车位被故意安排在整个大型停车场最差的位置,离银行大门最远,年轻的职员则被安排在最佳的停车位。这种颠覆传统特权的观念其实并不新鲜,而且有更崇高的目的:这样做可以迫使高阶主管搭乘停车场内部的转乘巴士,每天都可以和许多员工接触。
  从这个小地方就可以知道,这家公司必定是非常杰出。
  ● 电话留言。许多人将电话留言视为效率的象征,但我却不这么认为。我希望能直接和人类沟通,而不是对着机器讲话。对我而言,有电话留言。就表示那家公司丧失了与客户联系的管道,也把高科技产品想得太过天真。我知道有这种想法的人毕竟只是少数,但这的确是过度依赖机器的征兆。我们公司在某些部门也有电话留言,但我却认为这是一个邪恶的发明,因为每当我打电话给某人,却被困在他的电话邮箱中,无法跳过所有预设的讯息与真人沟通,我真的就不想再打电话过去了。
  ● 回复时间。我通常也会依据对方公司人员回复我信件的速度(或是根本不回信),来判断该公司的经营效率,因为我认为回复时间具有相当的意义。
  我对那些从不回信的人感到惊讶。虽然我了解他们或许有苦衷,或许不方便回绝,或许不想得罪我,又或许根本不感兴趣。但他们绝不能拿这些理由当借口,在收到信后连声招呼也不打。他们可以回信说:
  ◇ 谢谢您的来信,但我们并没有兴趣。
  ◇ 我已将您的信件转送史密斯先生。
  ◇ 我会在三周内给您回复。
  ◇ 现在并不适合。
  ◇ 我们需要时间讨论。
  ◇ 下次您到城里来时,或许我们可以安排见个面。
  上面所列举的只是回复范例的一部分。然而许多人还是会忽略这种制式范本,这个小动作甚至花不到他们几秒钟。这会使我联想到他们做生意的方式也绝不会好到哪里去。
  以上所举的五个例子,是管理者处理实际事务的案例,包括快递、员工停车位、电话铃响、语音信箱及垃圾邮件等。这些都能展现出他们高超的管理技巧,同时也展现出他们的机智与纪律,以解决日常生活中,容易被忽略或是被视为理所当然的问题。在我看来,他们之所以具备这些高超的管理技巧,是因为他们原本就精于管理众人、金钱与管理工作。
  所以请依照以下诀窍,做个睿智的管理者。
  
  闲钱投资哲学
  
  有一次,我接受一家个人理财杂志的访问。他们问像我这种“老百姓”(和投资事家相比)如何进行投资,当时我直截了当地告诉他们我的做法与准则。但是当文章登出来,我才发现自己竟然有一套投资哲学。就像该文章所说的一样,这个哲学和我个人的管理风格类似,那就是以投资闲钱的态度行事,这可以适用于经营一个成长中的事业。
  ● 把赌注放在骑师身上。在我的工作中,我必须与许多大公司老板会面。如果我对某家公司的总裁印象不错,即使对他的事业一窍不通,我也会买他公司的股票。这就是“把赌注放在骑师身上”,我用这个方法赚的钱比我损失的要多出许多。我对石油提炼、肥皂销售或是保险完全不懂,但在我与这些公司的总裁会面后,我便会把钱投资在这些公司身上。因为我相信,一流的管理者可以创造出一流的利润。
  这个道理也适用于公司。我经常将一些有才干的人抽离原先安逸的工作岗位,将他们调到一个表面上与他们个人的学历背景没有任何相关的地方。因为我认为:如果他们真有才干,就可以做好任何事,如果某处真有利润潜力,他们必定会想办法发掘。
  ● 你丢我捡。我一直都对那些因为利空发布,而遭投资大众疯狂抛售股票的公司很感兴趣。因为如果你将眼光放在基本面,混乱就可以为你创造机会及议价空间,这就是为什么我会在德州石油(Texaco)败诉,赔偿四百万美元给宾州石油(Pennzoil)时,买进德州石油股票,并在娇生公司(Johnson&Johnson)经历了泰伦诺(Tylenol)风暴后,买进娇生公司的股票,这两家公司到现在都还屹立不摇。(我并非绝对不会犯错,当初我认为泛美航空公司(Pam Am)稳如泰山,所以买了股票,没想到一场飞机失事竟让他们关门大吉。)
  站在管理者的角度,这个方法同样也适用于招募有才干的人员。如果我知悉某一个竞争对手目前正遭遇困难,我便会在他们的员工中,挑选中意的人才,一点也不会觉得不好意思。因为这些优秀的人才都非常快乐,也非常感激我们能将他们从混乱中拯救出来。
  这个方法同样也适用于购并。如果你发现对手正在走下坡,你便可以用跳楼大拍卖的价格,买下对方最精华的部分。
  ● 放长线,钓大鱼。对我来说,长抱股票二十年,并不稀奇。我从来不担心每季盈余或是股价的短暂性上升或下跌,反而比较关心那家公司在三年、五年,甚至十年后,会变成什么样子。如果我对他们的高阶主管有信心,付出再多耐心都值得。
  我试着将这种耐心应用在公司的新事业投资上。如果我们打算开始举办一场全新的网球比赛,我们知道在第一年一定亏损,第二年可能勉强损益持平。但我不会担心头几年的赤字,我会比较关心第四、五年及以后的表现。只要我们努力做好份内工作,让世界级顶尖选手都能认同我们,吸引更多观众买票进场,我们就会有利润,也就能持续成长。
  ● 把钱放在熟悉的领域。如果我是一个电脑高手,我可能会把钱投资在高科技产业的股票上。如果我是一个银行从业人员,我就会把钱投资在银行业。但事实上我对这些产业都一窍不通,也不想假装我很懂,所以我根本不会把钱投资在那些产业上(除非第一项原则已经成立)。不管怎样,我只知道与体育活动相关的事情,所以在我的投资组合中,体育与休闲公司占了极大的比重。如果我完全不了解某个产业,对他们公司的管理阶层也不熟悉,我就会依赖投资专家来协助我达成多角化投资组合的目标(例如共同基金)。
  这种观点衍生出两项管理原则。第一,只在自己熟悉的领域打滚,可以迫使自己认清自己的短处。例如:我除了会使用行动电话与电动刮胡刀以外,对电脑与高科技的产物完全一窍不通。我也不喜欢电子类的小玩意,但是我了解我们公司必须花钱购买一些高科技设备,以支应成长的需求。
  另一项管理原则:如果你不了解某件事,就将它交给了解的人去处理。我完全不知道我们公司内部的电脑专家在做些什么,但我相信他们会善用公司资源,进行适当的投资,我所要做的,就只是知人善任罢了。
  ● 已知的风险就不算风险。要降低风险,第一步就是了解“所有的投资都有风险”。
  几年以前,我曾考虑要将钱投资在一家保险公司上,主要是因为我了解该公司的总裁,并且极为欣赏他。有一次,我问他在保险产业中最大的风险是什么,他回答道:“风险有许多种,我们的保户可能会临时遭遇变故,使我们的成本提高;政府法规可能为收费标准设定上限,使我们的获利空间受到挤压,对手也可能会采取削价竞争。但是你知道,这些所谓的风险,对我来说都不算是风险,因为我们早已经知道有这些风险存在,并且准备好一套应变措施来对付。最大的风险是那些你不知道的风险,他们躲藏在暗处,即使用尽想象力也无法预知。”
  这对我而言,不啻为当头棒喝。他让我了解到风险的全新面貌——自以为掌握全局绝对比了解自己的短处更危险。
  身为主管,当我在决定是否该在一项专案上投资时,我便会试着将这套风险理论应用上去。不管专案经理的研究工夫做得多深,我还是愿意把钱投资在了解自己专案风险的人身上。至少我知道这种人比较实际,他知道即使再完美的计划也可能失败。那些吹嘘计划“绝对可行”,而向我寻求支援的人,其实对风险一点概念也没有,他们应该回家再好好研究一番。
  
  世事多变化
  
  许多人以为,能够化解危机的管理者才是真正的管理者。我可以理解为什么大家会有这种想法,如果一个管理者能够冷静面对危难,英雄式地率领众人挽救灾难,岂不是极具戏剧性?
  但我可不信这一套,我认为如果一个管理者能在数月或数年之前,就预知危机即将来临,从而率领众人事先防范,不让危机发生,才是真正的管理者。就像俗话说的:“预防胜于治疗”,对于能够事先防范问题发生与事后拯救危机的管理者,我们应该给予前者较高的评价。
  我们应该赞扬那些能够预知危机的管理者。
  当公司的运作一切顺利,有人开始自得自满时,就开始危险了。大家会把成功视为理所当然;更糟的是,会拒绝进行任何改变,“既然还没坏,就用不着修理!”成了这些人的座右铭。
  我同样不信这一套。这些年来我学到了一件事,那就是不管公司运作多顺利,每隔三、四年一切还是会改变。不信的话,等着瞧好了,你会发现你根本无法抵挡改变的潮流。现代社会变化快速,所有事情都以加速度进行。比较适合管理者的座右铭应该是:“既然还没坏,就把它弄坏吧!”
  这种潮流虽然显而易见,但还是有人会忽略。在审视自己所经营的事业时,大部分的人都会预估它将稳定成长。如果你今年销售了一百万个产品,你预估在未来几年内可加速成长,这并非不合理。但这种思考上的谬误却会使你忽略掉竞争者可能的作为:第一,竞争者可能会推出更好的产品(减少消费者对你产品的需求),第二,竞争者可能削价竞争(减少你的利润空间);第三,竞争者可能会推出新产品,以取代现有的产品(彻底瓦解你的事业)。当你划出一条稳定成长的直线时,显然一定有人在背后正处心积虑地想要擦掉那条线,或是干脆从你身边抢走。
  经营体育活动事业让我更清楚地了解,没有一项事业会比体育事业来得变化多端,或是更加诡计难料。因为冠军的宝座可能一夕之间就江山易主,我必须无时无刻地提醒员工,世事变化无常,别掉入思考的谬误中,变得自得自满。以下三个陷阱,常会误导人们不去注意眼前的危机:
  ● 永远领先。当事情一切顺利时,人们很难想象事情不顺利时会如何,他们以为目前的成功将持续下去,永远不会结束。这在事情一帆风顺时的确没错,但我还是会提醒员工,风水轮流转,冠军宝座很容易就会被别人取代。
  举例来说,四年前的新力排行榜(Sony Ranking)上,世界排名前四名的高尔夫球选手分别是佛度(Nick Faldo)、诺曼(Greg Norman)、普莱斯(Nick Price)及蓝格(Bernhard Langer),我们同时握有这四张王牌的代理权。我们原可以让高尔夫球部门人员沉浸在这种愉悦的气氛中,或是自欺欺人地以为我们将永远保持这种荣耀。但世事无常,现在我们只握有世界排名前四名中的两名选手的代理权而已。这就是为什么我会一直苦口婆心地提醒员工,我们不可能一直稳坐冠军宝座,所以我们必须以高度警戒的态度来面对宝座一夕易主的危险,因为这种情形的确可能发生。
  如果你觉得你的员工有自得自满的情形,有一个好方法可以化解:回想公司过去五年或十年前的主要竞争对手是谁,哪家公司在市场上具有领先地位,以及当时谁在公司内表现最好。你会发现,那时居领先地位的公司或人物,现在都已经将江山拱手让人了。你还会觉得未来十年内不会有任何改变吗?
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