论文部分内容阅读
摘 要：我国越来越重视建设项目档案，也提出了越来越严格的要。本文结合实际论述了建设项目的项目管理同档案管理的同步实施，希望能够为相关的研究者提供一定的参考依据。
关键词：建设项目 档案管理 项目管理 同步实施
随着时代的发展，社会的进步，国内也增加了较多的建设投资项目，因此十分有必要强化建设项目的档案管理，这样才能保障更为有效的项目管理。
一、建设项目档案的重要性
国内相关规定明确指出，项目竣工验收不能缺少的一部分即项目档案验收，假如建设项目没有经过项目档案验收或者档案验收无法达到标准，那么不可通过建设项目的竣工验收。从这可看出，对工程项目竣工验收来讲，项目档案拥有一定的否决权，这充分证明了在项目建设竣工验收中项目档案的价值和重要性。另外，对于建设项目后期的技改和扩建、改建和维护、使用和管理，项目档案也起到了较为重要的作用。一般情况下，相比于项目实体，项目档案的生命周期以及保管期限更长、更大的信息价值。假如没有收集到完善的资料，没有规范的对其进行保管和整理，那么会对建设项目所获效益产生直接影响。
二、建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性
工程建设同档案有着非常密切的关系。在项目建设中非常重要的一项环节就是项目建设管理，不管是项目的立项和施工、实施项目的建成和使用，管理在整个过程中贯穿始终，并且会形成海量材料以及文件。这一些材料和文件会对实施项目成果和过程进行记载，对今后的利用起到极大作用，这代表项目档案同项目档案是密不可分的。所以可以说，建设项目非常重要的一部分也包括项目档案管理。因此在进行项目管理时，要采用以下的四同步制度：第一，文件材料全部归档同步于项目总结；鉴定项目、验收文件材料同步于鉴定项目成果；项目检查材料文件积累情况同步于项目检查计划进度；项目材料文件归档要求同步于项目任务计划。通过以上的四同步制度，能够保障项目档案收集的工作更为顺利的开展。
三、建设项目档案管理与项目管理的同步实施的对策
1.相关管理人员重视建设档案。项目建设档案是重要技术档案，它对项目建设活动的成果以及整个过程进行了记载。所以同项目的其它工作不同，项目档案管理需要全员参与其中。它要求能够真实的记录和反映建设的过程，要求项目建设涉及到的每位人员都能把好环节的关，保障更为准确和完整以及系统的归档资料，而这却取决于项目负责的工作人员对工作中形成的材料和文件的收集和审查以及归档。比如，招投标的负责人员只有完整收集投招标过程当中形成的材料和文件，才能够保障这一些材料的准确以及完整。还比如，某一分项工程，合同内容和投招标文件都纳入了这一分项工程，而在具体施工时，因施工单位资质不符合相关要求，因此不能参与建设，假如工程管理中档案人员没有全程参与，那么工程档案中就会少了这一资料。只有档案人员同工程管理人员强化沟通，其才能将这一文件编制到档案当中。可以说，要想确保更为准确和完成的档案，项目管理人员应对档案的重要性形成充分的认识。
2.提前介入项目档案管理工作。假如项目投资大，周期长，那么就会有更为繁琐的建设环节，更为复杂的建设程序，而且参建单位以及产生的材料和文件也会更多。因分工原因，项目档案的产生以及运转在各个参建单位以及业务部门得以分散，而项目管理部门却不清楚项目档案的保管要求和整理规范、归档范围和组织管理等等。直到项目工程最终竣工验收，才了解到项目档案的验收要求和整理要求，而这时需处理较多积压工作，并且处于一种极为被动的状态，再加上档案人员要逐个地收集各个部门和单位的文件，对歸档质量进行检查，这增加了档案工作开展的难度，因此其在收集档案时极易出现漏项的情况。而为了提升档案开展工作的效率，建设单位档案部门需要在收集和整理项目档案管理的过程中提前介入，对相应的工作流程和工作制度进行制定，实时地对建设项目的进度进行跟踪，实施于项目开始的阶段，实现同步的档案管理工作开展。此外，针对参建单位以及项目管理人员的档案工作应进行必要的档案业务培训以及业务指标，确保事前重视，事中介入以及事后跟踪，从而保障更为完整和齐全的项目档案，继而给项目档案管理夯实基础。
3.监督建设项目档案管理与项目管理的同步实施。第一，领导应对项目档案工作引起足够的重视，并对相关的制度规章进行制定，确保项目档案管理整个过程有章可循，与此同时应将项目档案工程的网络体系建立起来，对工作职责进行明确。第二，确保工程建设进程同步于项目档案工作。项目开始申请立项时，就应着手收集和整理以及审查项目文件的工作；项目竣工验收后，就应将项目文件和资料的归档验收工作完成。与此同时，要在项目建设计划当中列入档案工作，定期地对档案建设项目档案的会议进行召开，统一管理建设项目的档案工作，有效监督各个部门和各个参建单位，保障项目建设同步于项目档案工作。第三，将一些约束机制建立起来，在对项目设备采购和施工等协议以及合同进行签订时，应对需要移交项目档案的归档时间和套数、质量要求和数量进行明确。另外，应要求档案档案管理部门人员在一些设备款项支付或者工程款项支付账单上签字。第四，将监理和施工两个环节抓住是项目档案的工作重点，只有确保思想统一，才能够保障更为顺利的档案归档。在单项工程正式开工时，应组织会议，要求监理单位和施工单位的档案工作负责人和档案人员参与，组织其学习相关的档案管理规定，并且要对每一参建单位的档案工作的工程程序和任务、责任和分工进行明确。第五，作为项目档案人员，应了解建设项目的内容，只有这样才能够保障更为准确和完整的档案。因档案管理工作极为繁琐，所以对档案人员提出的要求也较高，要求其有一定的信息化档案能力和协调联系能力，还要有终身学习能力和档案宣传能力，这样才能够更好地开展相关工作。
四、结语
总而言之，项目建设的各参建单位应对项目管理与项目档案管理的同步实施给予充分的重视，并加以落实，这样才能够保障建设项目获得更多的效益。
参考文献：
[1]李倩，蔡毅.国有投资型企业项目档案管理模式研究[J].中国管理信息化，2016，19（15）：164-164，165.
[2]尹辉，朱阔，孙晨阳等.电力工程建设EPC项目档案管理[J].吉林电力，2014，42（4）：31-32，42.
关键词：建设项目 档案管理 项目管理 同步实施
随着时代的发展，社会的进步，国内也增加了较多的建设投资项目，因此十分有必要强化建设项目的档案管理，这样才能保障更为有效的项目管理。
一、建设项目档案的重要性
国内相关规定明确指出，项目竣工验收不能缺少的一部分即项目档案验收，假如建设项目没有经过项目档案验收或者档案验收无法达到标准，那么不可通过建设项目的竣工验收。从这可看出，对工程项目竣工验收来讲，项目档案拥有一定的否决权，这充分证明了在项目建设竣工验收中项目档案的价值和重要性。另外，对于建设项目后期的技改和扩建、改建和维护、使用和管理，项目档案也起到了较为重要的作用。一般情况下，相比于项目实体，项目档案的生命周期以及保管期限更长、更大的信息价值。假如没有收集到完善的资料，没有规范的对其进行保管和整理，那么会对建设项目所获效益产生直接影响。
二、建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性
工程建设同档案有着非常密切的关系。在项目建设中非常重要的一项环节就是项目建设管理，不管是项目的立项和施工、实施项目的建成和使用，管理在整个过程中贯穿始终，并且会形成海量材料以及文件。这一些材料和文件会对实施项目成果和过程进行记载，对今后的利用起到极大作用，这代表项目档案同项目档案是密不可分的。所以可以说，建设项目非常重要的一部分也包括项目档案管理。因此在进行项目管理时，要采用以下的四同步制度：第一，文件材料全部归档同步于项目总结；鉴定项目、验收文件材料同步于鉴定项目成果；项目检查材料文件积累情况同步于项目检查计划进度；项目材料文件归档要求同步于项目任务计划。通过以上的四同步制度，能够保障项目档案收集的工作更为顺利的开展。
三、建设项目档案管理与项目管理的同步实施的对策
1.相关管理人员重视建设档案。项目建设档案是重要技术档案，它对项目建设活动的成果以及整个过程进行了记载。所以同项目的其它工作不同，项目档案管理需要全员参与其中。它要求能够真实的记录和反映建设的过程，要求项目建设涉及到的每位人员都能把好环节的关，保障更为准确和完整以及系统的归档资料，而这却取决于项目负责的工作人员对工作中形成的材料和文件的收集和审查以及归档。比如，招投标的负责人员只有完整收集投招标过程当中形成的材料和文件，才能够保障这一些材料的准确以及完整。还比如，某一分项工程，合同内容和投招标文件都纳入了这一分项工程，而在具体施工时，因施工单位资质不符合相关要求，因此不能参与建设，假如工程管理中档案人员没有全程参与，那么工程档案中就会少了这一资料。只有档案人员同工程管理人员强化沟通，其才能将这一文件编制到档案当中。可以说，要想确保更为准确和完成的档案，项目管理人员应对档案的重要性形成充分的认识。
2.提前介入项目档案管理工作。假如项目投资大，周期长，那么就会有更为繁琐的建设环节，更为复杂的建设程序，而且参建单位以及产生的材料和文件也会更多。因分工原因，项目档案的产生以及运转在各个参建单位以及业务部门得以分散，而项目管理部门却不清楚项目档案的保管要求和整理规范、归档范围和组织管理等等。直到项目工程最终竣工验收，才了解到项目档案的验收要求和整理要求，而这时需处理较多积压工作，并且处于一种极为被动的状态，再加上档案人员要逐个地收集各个部门和单位的文件，对歸档质量进行检查，这增加了档案工作开展的难度，因此其在收集档案时极易出现漏项的情况。而为了提升档案开展工作的效率，建设单位档案部门需要在收集和整理项目档案管理的过程中提前介入，对相应的工作流程和工作制度进行制定，实时地对建设项目的进度进行跟踪，实施于项目开始的阶段，实现同步的档案管理工作开展。此外，针对参建单位以及项目管理人员的档案工作应进行必要的档案业务培训以及业务指标，确保事前重视，事中介入以及事后跟踪，从而保障更为完整和齐全的项目档案，继而给项目档案管理夯实基础。
3.监督建设项目档案管理与项目管理的同步实施。第一，领导应对项目档案工作引起足够的重视，并对相关的制度规章进行制定，确保项目档案管理整个过程有章可循，与此同时应将项目档案工程的网络体系建立起来，对工作职责进行明确。第二，确保工程建设进程同步于项目档案工作。项目开始申请立项时，就应着手收集和整理以及审查项目文件的工作；项目竣工验收后，就应将项目文件和资料的归档验收工作完成。与此同时，要在项目建设计划当中列入档案工作，定期地对档案建设项目档案的会议进行召开，统一管理建设项目的档案工作，有效监督各个部门和各个参建单位，保障项目建设同步于项目档案工作。第三，将一些约束机制建立起来，在对项目设备采购和施工等协议以及合同进行签订时，应对需要移交项目档案的归档时间和套数、质量要求和数量进行明确。另外，应要求档案档案管理部门人员在一些设备款项支付或者工程款项支付账单上签字。第四，将监理和施工两个环节抓住是项目档案的工作重点，只有确保思想统一，才能够保障更为顺利的档案归档。在单项工程正式开工时，应组织会议，要求监理单位和施工单位的档案工作负责人和档案人员参与，组织其学习相关的档案管理规定，并且要对每一参建单位的档案工作的工程程序和任务、责任和分工进行明确。第五，作为项目档案人员，应了解建设项目的内容，只有这样才能够保障更为准确和完整的档案。因档案管理工作极为繁琐，所以对档案人员提出的要求也较高，要求其有一定的信息化档案能力和协调联系能力，还要有终身学习能力和档案宣传能力，这样才能够更好地开展相关工作。
四、结语
总而言之，项目建设的各参建单位应对项目管理与项目档案管理的同步实施给予充分的重视，并加以落实，这样才能够保障建设项目获得更多的效益。
参考文献：
[1]李倩，蔡毅.国有投资型企业项目档案管理模式研究[J].中国管理信息化，2016，19（15）：164-164，165.
[2]尹辉，朱阔，孙晨阳等.电力工程建设EPC项目档案管理[J].吉林电力，2014，42（4）：31-32，42.