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摘要：在电子公文的发展过程中，出现了很多问题，缺乏安全的保存环境、电子公文归档没有形成完整体系、电子红头与电子公章等技术问题没有解决。这些问题制约着以后电子公文的应用及推广。为了使电子公文更好的发展，我们制定了一系列解决问题的措施，比如提高安全防范意识、提高安全技术、提高网络安全性能。
关键词：电子公文；公文管理；安全防范
中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）10-000-01
电子公文是广泛应用于党政机关、企事业单位等，以電脑为载体、以网络为传输，在物理形态上有别于纸质公文，但与传统的纸质公文有相同的法律效力和规范格式的公文，是企事业单位在处理公务和行政管理时的重要工具。在当今以电子政务为主导的背景下，作为电子政务的具体应用和表现形式之一，电子公文在我国行政管理中发挥着日益重要的作用。当前，电子公文的应用和管理还存在一些问题。
一、电子公文在发展过程中出现的问题
1.缺乏安全的保存环境
与传统纸张文件不同，电子公文作为一种无实际载体的文件形式存在于网络之中，人们往往会放松了对电子文件进行保密、保护和保存的安全意识。首先，工作人员的保密意识不够，电脑零防设。其次，管理人员缺乏电子公文的保密技术，对电子文件不能设置相对安全的保护。由于电子公文通过网络远距离的传阅与接收，在传输过程中很容易遭受网络黑客的攻击，这些因素在很大程度上影响了公文处理电子化的普及和推广。由于网络的开放性，各种网络攻击时时威胁着电子公文的安全性，网络中的病毒袭击，人为操作不当等也是影响电子公文推广普及的重要因素。造成电子公文网络传输不安全的途径主要有以下几种，一是非法访问，有不法分子或非法组织通过窃取重要机密文件来牟利，从而造成信息的泄露。二是不经过授权对电子公文进行查看，这种情况是指一没有经过授权的情况下对电子公文进行查阅。三是非法篡改，是指未经授权对电子公文内容随意的进行修改。四是伪造电子公文。五是直接复制，将一些保密的公文用硬盘复制下来，从而造成信息的泄露。六是操作过程失误。七是电脑病毒。由于网络环境是开放的，不可避免的可能会有一些病毒侵入到电脑当中，有很多电子公文被病毒破坏或窃取。
2.电子公文的档案管理缺位
电子公文正在成为电子式政务的关键命脉和主要流通的方式，在电子公文被广泛应用时，公文的制作、传输和管理等环节出现了很多问题。第一，没有完善成熟的管理制度，公文归档只是形式上的归档，没有真正进行物理归档，一旦网络瘫痪、系统崩溃时公文的完整性和真实性不能得到保障。第二，在证据采集上，电子公文做不到纸质公文的完整度、可信度和持久性。第三，电子公文虽然可以方便改动，所以在版本区分上有一定的困难。电子公文的起草、传输、接收及归档保存都不同于传统的纸质公文，出现故障时部分技术是无法进行弥补修复的。电子公文的使用与归档保管是由不同的人进行操作的，电子公文的使用者主要在业务科室，档案管理人员给出的意见与建议只能作为参考，而没有决定意义，这使得电子公文的归档与保存不能顺利接手，公文的使用与管理完全被割裂开，没有明确的使用者与管理者的界定标准，这使得电子公文的的保存与归档管理工作被搁浅，目前，路局已开发了档案数字化管理应用系统，但在我们单位尚未使用，电子公文的保存和归档管理仍不够完善。
3.电子红头、签名与电子公章问题
纸质文件中的红头、签名和公章是公文严肃而规范的体现，我们目前的应用系统中，公章等决定性标志只是在电子文件中部分体现，手写签名尚未实现，无法达到公文的严肃和规范的要求。电子公章如何做到专人专用，无法被轻易复制、和窃取，是一个重要的技术问题。
二、解决措施
1.安全性问题的解决措施
电子公文工作的一个重要前提是网络安全。电子公文的网络安全，首先是保证电子公文的完整性，保密性。电子公文中的内容信息坚决不能通过网络环境泄露给没有授权的人或企业。其次是要保证可控性，在网络环境中写作主体一定要保证自己可以掌握公文的流程，比如电子公文的存储位置和传输路径等。
保护电子公文信息的安全，重点是做好防范工作。首先是针对网络的访问量进行控制。通过控制访问用户可以确保其安全性。第二是权限控制，系统对特定的用户给予特定的权限，用户在权限内进行操作，从而保障电子公文的安全。第三是防火墙控制，通过对网络中的黑客进行访问限制，形成一个安全屏障，一方面可以防止对内部资料的非正常访问，另一方面也可以防止机密信息的泄露。防火墙主要包括以下几种类型：过滤防火墙、代理防火墙、双穴主机防火墙，防火墙对电子公文信息起到保护作用。虽然也有很多方法可以减少网络安全的隐患，但是应该对电子公文进行备份，以确保资料不会丢失。
2.电子公文档案管理问题的解决措施
随着电子技术和网络技术的发展，电子公文的管理己经不单单是科技问题，如果没有正确的管理，可能引起一系列问题。
首先，应当严格制定电子公文管理标准，开发标准化软件。为了保证对电子公文各项研宄的成果，大多数人都着眼于对电子公文软件的研究上，但是由于每个人对计算机的使用习惯都不同，这就会导致大家不会统一采用一种软件。这就要求政府部门出面，对市面上存在的一些软件进行监督、管理。规范好每款软件的功能，以保证各企事业单位在使用软件时可以有一定的规范性。便于对公文进行写作、归档、管理。
第二，电子管理人员和档案管理人员可以共同参与制定一个电子公文归档管理指南。这种做法可以将电子公文的使用和管理紧密的联系起来，合作完成电子公文的使用和归档管理。各科室拟稿人员严格执行有关公文拟稿质量评价办法，按流程发文，“谁拟稿、谁负责”、“谁审核、谁负责”，由领导签发后进行登记并发文、归档，最终完成电子公文的使用和归档管理工作。
参考文献：
[1]赵培华，常青，樊建功.网络环境下处理电子公文应注意的问题[J].办公室业务，2006（2）.
[2]董相志，陈伟波，柳新华.我国电子公文的发展演变与前景[J].中国行政管理，2006.
[3]刘家真，程万家.我国电子公文文档一体化的障碍与对策[J].档案学研究，2008.
关键词：电子公文；公文管理；安全防范
中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）10-000-01
电子公文是广泛应用于党政机关、企事业单位等，以電脑为载体、以网络为传输，在物理形态上有别于纸质公文，但与传统的纸质公文有相同的法律效力和规范格式的公文，是企事业单位在处理公务和行政管理时的重要工具。在当今以电子政务为主导的背景下，作为电子政务的具体应用和表现形式之一，电子公文在我国行政管理中发挥着日益重要的作用。当前，电子公文的应用和管理还存在一些问题。
一、电子公文在发展过程中出现的问题
1.缺乏安全的保存环境
与传统纸张文件不同，电子公文作为一种无实际载体的文件形式存在于网络之中，人们往往会放松了对电子文件进行保密、保护和保存的安全意识。首先，工作人员的保密意识不够，电脑零防设。其次，管理人员缺乏电子公文的保密技术，对电子文件不能设置相对安全的保护。由于电子公文通过网络远距离的传阅与接收，在传输过程中很容易遭受网络黑客的攻击，这些因素在很大程度上影响了公文处理电子化的普及和推广。由于网络的开放性，各种网络攻击时时威胁着电子公文的安全性，网络中的病毒袭击，人为操作不当等也是影响电子公文推广普及的重要因素。造成电子公文网络传输不安全的途径主要有以下几种，一是非法访问，有不法分子或非法组织通过窃取重要机密文件来牟利，从而造成信息的泄露。二是不经过授权对电子公文进行查看，这种情况是指一没有经过授权的情况下对电子公文进行查阅。三是非法篡改，是指未经授权对电子公文内容随意的进行修改。四是伪造电子公文。五是直接复制，将一些保密的公文用硬盘复制下来，从而造成信息的泄露。六是操作过程失误。七是电脑病毒。由于网络环境是开放的，不可避免的可能会有一些病毒侵入到电脑当中，有很多电子公文被病毒破坏或窃取。
2.电子公文的档案管理缺位
电子公文正在成为电子式政务的关键命脉和主要流通的方式，在电子公文被广泛应用时，公文的制作、传输和管理等环节出现了很多问题。第一，没有完善成熟的管理制度，公文归档只是形式上的归档，没有真正进行物理归档，一旦网络瘫痪、系统崩溃时公文的完整性和真实性不能得到保障。第二，在证据采集上，电子公文做不到纸质公文的完整度、可信度和持久性。第三，电子公文虽然可以方便改动，所以在版本区分上有一定的困难。电子公文的起草、传输、接收及归档保存都不同于传统的纸质公文，出现故障时部分技术是无法进行弥补修复的。电子公文的使用与归档保管是由不同的人进行操作的，电子公文的使用者主要在业务科室，档案管理人员给出的意见与建议只能作为参考，而没有决定意义，这使得电子公文的归档与保存不能顺利接手，公文的使用与管理完全被割裂开，没有明确的使用者与管理者的界定标准，这使得电子公文的的保存与归档管理工作被搁浅，目前，路局已开发了档案数字化管理应用系统，但在我们单位尚未使用，电子公文的保存和归档管理仍不够完善。
3.电子红头、签名与电子公章问题
纸质文件中的红头、签名和公章是公文严肃而规范的体现，我们目前的应用系统中，公章等决定性标志只是在电子文件中部分体现，手写签名尚未实现，无法达到公文的严肃和规范的要求。电子公章如何做到专人专用，无法被轻易复制、和窃取，是一个重要的技术问题。
二、解决措施
1.安全性问题的解决措施
电子公文工作的一个重要前提是网络安全。电子公文的网络安全，首先是保证电子公文的完整性，保密性。电子公文中的内容信息坚决不能通过网络环境泄露给没有授权的人或企业。其次是要保证可控性，在网络环境中写作主体一定要保证自己可以掌握公文的流程，比如电子公文的存储位置和传输路径等。
保护电子公文信息的安全，重点是做好防范工作。首先是针对网络的访问量进行控制。通过控制访问用户可以确保其安全性。第二是权限控制，系统对特定的用户给予特定的权限，用户在权限内进行操作，从而保障电子公文的安全。第三是防火墙控制，通过对网络中的黑客进行访问限制，形成一个安全屏障，一方面可以防止对内部资料的非正常访问，另一方面也可以防止机密信息的泄露。防火墙主要包括以下几种类型：过滤防火墙、代理防火墙、双穴主机防火墙，防火墙对电子公文信息起到保护作用。虽然也有很多方法可以减少网络安全的隐患，但是应该对电子公文进行备份，以确保资料不会丢失。
2.电子公文档案管理问题的解决措施
随着电子技术和网络技术的发展，电子公文的管理己经不单单是科技问题，如果没有正确的管理，可能引起一系列问题。
首先，应当严格制定电子公文管理标准，开发标准化软件。为了保证对电子公文各项研宄的成果，大多数人都着眼于对电子公文软件的研究上，但是由于每个人对计算机的使用习惯都不同，这就会导致大家不会统一采用一种软件。这就要求政府部门出面，对市面上存在的一些软件进行监督、管理。规范好每款软件的功能，以保证各企事业单位在使用软件时可以有一定的规范性。便于对公文进行写作、归档、管理。
第二，电子管理人员和档案管理人员可以共同参与制定一个电子公文归档管理指南。这种做法可以将电子公文的使用和管理紧密的联系起来，合作完成电子公文的使用和归档管理。各科室拟稿人员严格执行有关公文拟稿质量评价办法，按流程发文，“谁拟稿、谁负责”、“谁审核、谁负责”，由领导签发后进行登记并发文、归档，最终完成电子公文的使用和归档管理工作。
参考文献：
[1]赵培华，常青，樊建功.网络环境下处理电子公文应注意的问题[J].办公室业务，2006（2）.
[2]董相志，陈伟波，柳新华.我国电子公文的发展演变与前景[J].中国行政管理，2006.
[3]刘家真，程万家.我国电子公文文档一体化的障碍与对策[J].档案学研究，2008.