论文部分内容阅读
【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】1632-5281（2015）5
〖摘要】 医院办公室档案收藏着医院发展的原始记录，对医院的发展起着重要的参考作用。近年来，经济科技不断发展，新时期下的医院对档案管理模式也提出了新的要求，也即建立一个科学、高效、与时俱进的档案管理模式。本文，笔者将会分析新时期医院档案管理的特点以及存在的问题，为优化医院档案管理提供若干参考建议。
【关键词】新时期；医院；档案管理；特点
1.前言
办公室的档案管理直接影响着医院的管理水平，也与医院是否能科学、有效进行管理工作息息相关。随着经济的不断发展，新时期下的医院管理模式也应该作出相应的调整。医院应该根据医疗市场的要求，改变传统的档案管理模式，以最大限度地实现与时俱进。完善和提升医院办公室管理档案利于保持原始资料的完整性，以一种高效、科学的方式来进行医院管理将对医院的长远发展起着至关重要的作用。
2.新时期医院档案管理特点
2.1 资料的完整性
一般情况下，医院办公室档案的管理人员是比较稳定的。管理人员对办公室档案进行有效的整理与分类，这样便于资料的查找或翻阅。《档案工作业务建设规范》中明文规定，若档案人员要进行工作调动，必须要完成档案移交手续才可以离开职位。档案人员交接是一项手续严密、严谨认真的工作，避免了管理工作的脱节，保证了档案的完整。
2.2 管理手段智能化
新时期的医院管理以强大的科学技术做支撑，形成智能化管理。尤其是传统的纸质病历已经被电子病历所取代，电子管理成为医院管理手段的主流。电子病历方便了患者信息的采集、存档、输送和利用。目前，电子档案管理已被广泛运用于很多医院，大大提高了医院的管理水平。
2.3 类型的多样性
随着科学技术的不断发展，医院档案管理手段越来越灵活，这就大大丰富了医院档案的内容。新时期的医院办公室档案不仅保留了传统的纸质记录，还增加了很多现代化因素，如照片、视频、音频等档案记录。档案不仅包含了上下级各种文件的传送，还记录了各种签订的合同、协议、会议记录以及各种选举的投票结果等。医院办公室档案管理跟其它机构的办公室档案管理不同，因为医院是以业务为主导的机构，档案里面的业务性指导文件比较充足，并且更新比较快。医院内部设置的科室比较多，各科室又有专门的指导性文件。医院的性质和内部结构都决定了档案的多样性[1]。
3.医院档案管理存在的问题
3.1 管理格局混乱
目前，很多医院的档案一般是由专门的行政办公室进行综合档案管理，但由于医院行业管理的要求特殊，综合档案管理范围实际上是非常有限的。综合档案管理范围多局限于科技存档、部分音像档案、文书档案等。而医技档案、医疗文书档案等分属几个部门进行管理，这就导致了一个医院单位内形成了多个部门同时管理档案的混乱格局[2]。这不利于管理档案相关文件的整合，文件存档也就比较杂乱，没有一个系统的、全面的管理信息库。
3.2 档案管理人员专业水平不高
管理人员作为档案管理工作的重要主体，其专门水平、职业素质等对管理水平有极大影响。调查发现，很多医院的档案管理人员存在着专业水平参差不齐的问题。具体表现为档案管理人员的不是专业出身，大部分是退出临床一线的医生、护士担任，没有进行过相关的档案管理培训，仅仅依据传统的管理经验开展工作。这些问题导致档案管理工作质量不能满足新形势下医疗市场的要求，自然不利于档案事业的发展。
3.3 档案管理制度不健全
一般医院相关事务都遵照国家卫计委及其他上级卫生行政部门制定的规章制度来开展，医院内各部门各类工作人员的相关职责也有相应的界定。然而，卫生行政部门对医院档案管理工作的相关界定少之又少，也没有相关的工作指标和业务考核制度，容易滋长管理人员的惰性，对管理工作缺乏严谨的态度。
4.优化档案管理对策
4.1 明确管理格局
优化医院档案管理模式，首先要明确划分管理格局。医院的档案文件很多时候是有关联系的，集中管理效果会更好。所以，要改变多部门分管档案的局面，形成一个规模较大的、专门的、统一的综合档案管管理部门十分有必要。明确其职责、扩大其管理范围，这样有利于相关信息的整合，对不同性质的档案文书进行分类，并形成一个专门、系统、全面的信息管理库，使查看和翻阅更加便捷[3]。但这样会使综合档案室的工作任务加重，为了保证管理工作的速度与效果，可以适当地增设档案管理人员，分担档案管理事务。
4.2 加强档案管理人员专业知识培训
首先，在招录档案管理人员时候，可以进行相关的档案管理知识测试，这就在第一步上保证了档案管理人员的质量。其次，要适时对档案管理人员进行专门的知识和技术培训。通过各类培训，积极向档案管理人员传授相关的管理知识和经验，增设管理知识电子调查表，鼓励管理人员通过网络实现管理知识调查，让他们认识到自己的管理能力，增加他们学习管理知识的意识。再次，要适时进行专门的档案管理人员水平考核，这就给他们施加了无形的压力及动力，促使他们更积极地进行管理知识学习。最后，要加强管理人员之间的相互监督，鼓励他们相互监督提醒，规划行为，最终共同把档案管理工作做好，提高管理工作效率。
4.3 健全档案管理制度
卫生行政部门要对档案管理工作给予足够的重视，制定或健全相关的档案管理规章制度。确定管理人员的工作准则和工作指标，规划管理人员的行为。在医院管理目标考核方案中，要纳入档案管理目标考核。有相关的规章制度做指标，管理人员将会保持着对工作的严谨态度，明确自己的职责，规范自己的行为，严格按照规章制度来进行管理，提高管理的质量。
5.结束语
医院档案管理要适应新形势下医疗市场提出的新要求，紧跟科技发展的步伐，管理制度、管理手段都要做到与时俱进。因此，档案管理工作要突破传统管理模式的局限，制定明确的档案管理和考核制度，提高管理人员的专业水平和职业道德。同时，还要以强大的科学技术作支撑，增进管理手段，这将为医院的长远发展打下坚实的基础。
【参考文献】
[1] 覃树勇，陈德书.浅谈如何做好医院办公室工作[J].办公室业务.2012，（21）：5 7-58.
[2] 史张丹，杨甄.新时期做好医院办公室工作的几点思考[J].市场周刊（理论研 究）. 2013，（05）：12-13.
[3] 李红霞.浅谈新形势下医院办公室行政综合秘书的能力素质培养[J].经营管 理者.2011，（19）：23-25.
[4] 柴双超.非营利组织档案管理模式研究[D].黑龙江大学 2013，（07）：35-36.
〖摘要】 医院办公室档案收藏着医院发展的原始记录，对医院的发展起着重要的参考作用。近年来，经济科技不断发展，新时期下的医院对档案管理模式也提出了新的要求，也即建立一个科学、高效、与时俱进的档案管理模式。本文，笔者将会分析新时期医院档案管理的特点以及存在的问题，为优化医院档案管理提供若干参考建议。
【关键词】新时期；医院；档案管理；特点
1.前言
办公室的档案管理直接影响着医院的管理水平，也与医院是否能科学、有效进行管理工作息息相关。随着经济的不断发展，新时期下的医院管理模式也应该作出相应的调整。医院应该根据医疗市场的要求，改变传统的档案管理模式，以最大限度地实现与时俱进。完善和提升医院办公室管理档案利于保持原始资料的完整性，以一种高效、科学的方式来进行医院管理将对医院的长远发展起着至关重要的作用。
2.新时期医院档案管理特点
2.1 资料的完整性
一般情况下，医院办公室档案的管理人员是比较稳定的。管理人员对办公室档案进行有效的整理与分类，这样便于资料的查找或翻阅。《档案工作业务建设规范》中明文规定，若档案人员要进行工作调动，必须要完成档案移交手续才可以离开职位。档案人员交接是一项手续严密、严谨认真的工作，避免了管理工作的脱节，保证了档案的完整。
2.2 管理手段智能化
新时期的医院管理以强大的科学技术做支撑，形成智能化管理。尤其是传统的纸质病历已经被电子病历所取代，电子管理成为医院管理手段的主流。电子病历方便了患者信息的采集、存档、输送和利用。目前，电子档案管理已被广泛运用于很多医院，大大提高了医院的管理水平。
2.3 类型的多样性
随着科学技术的不断发展，医院档案管理手段越来越灵活，这就大大丰富了医院档案的内容。新时期的医院办公室档案不仅保留了传统的纸质记录，还增加了很多现代化因素，如照片、视频、音频等档案记录。档案不仅包含了上下级各种文件的传送，还记录了各种签订的合同、协议、会议记录以及各种选举的投票结果等。医院办公室档案管理跟其它机构的办公室档案管理不同，因为医院是以业务为主导的机构，档案里面的业务性指导文件比较充足，并且更新比较快。医院内部设置的科室比较多，各科室又有专门的指导性文件。医院的性质和内部结构都决定了档案的多样性[1]。
3.医院档案管理存在的问题
3.1 管理格局混乱
目前，很多医院的档案一般是由专门的行政办公室进行综合档案管理，但由于医院行业管理的要求特殊，综合档案管理范围实际上是非常有限的。综合档案管理范围多局限于科技存档、部分音像档案、文书档案等。而医技档案、医疗文书档案等分属几个部门进行管理，这就导致了一个医院单位内形成了多个部门同时管理档案的混乱格局[2]。这不利于管理档案相关文件的整合，文件存档也就比较杂乱，没有一个系统的、全面的管理信息库。
3.2 档案管理人员专业水平不高
管理人员作为档案管理工作的重要主体，其专门水平、职业素质等对管理水平有极大影响。调查发现，很多医院的档案管理人员存在着专业水平参差不齐的问题。具体表现为档案管理人员的不是专业出身，大部分是退出临床一线的医生、护士担任，没有进行过相关的档案管理培训，仅仅依据传统的管理经验开展工作。这些问题导致档案管理工作质量不能满足新形势下医疗市场的要求，自然不利于档案事业的发展。
3.3 档案管理制度不健全
一般医院相关事务都遵照国家卫计委及其他上级卫生行政部门制定的规章制度来开展，医院内各部门各类工作人员的相关职责也有相应的界定。然而，卫生行政部门对医院档案管理工作的相关界定少之又少，也没有相关的工作指标和业务考核制度，容易滋长管理人员的惰性，对管理工作缺乏严谨的态度。
4.优化档案管理对策
4.1 明确管理格局
优化医院档案管理模式，首先要明确划分管理格局。医院的档案文件很多时候是有关联系的，集中管理效果会更好。所以，要改变多部门分管档案的局面，形成一个规模较大的、专门的、统一的综合档案管管理部门十分有必要。明确其职责、扩大其管理范围，这样有利于相关信息的整合，对不同性质的档案文书进行分类，并形成一个专门、系统、全面的信息管理库，使查看和翻阅更加便捷[3]。但这样会使综合档案室的工作任务加重，为了保证管理工作的速度与效果，可以适当地增设档案管理人员，分担档案管理事务。
4.2 加强档案管理人员专业知识培训
首先，在招录档案管理人员时候，可以进行相关的档案管理知识测试，这就在第一步上保证了档案管理人员的质量。其次，要适时对档案管理人员进行专门的知识和技术培训。通过各类培训，积极向档案管理人员传授相关的管理知识和经验，增设管理知识电子调查表，鼓励管理人员通过网络实现管理知识调查，让他们认识到自己的管理能力，增加他们学习管理知识的意识。再次，要适时进行专门的档案管理人员水平考核，这就给他们施加了无形的压力及动力，促使他们更积极地进行管理知识学习。最后，要加强管理人员之间的相互监督，鼓励他们相互监督提醒，规划行为，最终共同把档案管理工作做好，提高管理工作效率。
4.3 健全档案管理制度
卫生行政部门要对档案管理工作给予足够的重视，制定或健全相关的档案管理规章制度。确定管理人员的工作准则和工作指标，规划管理人员的行为。在医院管理目标考核方案中，要纳入档案管理目标考核。有相关的规章制度做指标，管理人员将会保持着对工作的严谨态度，明确自己的职责，规范自己的行为，严格按照规章制度来进行管理，提高管理的质量。
5.结束语
医院档案管理要适应新形势下医疗市场提出的新要求，紧跟科技发展的步伐，管理制度、管理手段都要做到与时俱进。因此，档案管理工作要突破传统管理模式的局限，制定明确的档案管理和考核制度，提高管理人员的专业水平和职业道德。同时，还要以强大的科学技术作支撑，增进管理手段，这将为医院的长远发展打下坚实的基础。
【参考文献】
[1] 覃树勇，陈德书.浅谈如何做好医院办公室工作[J].办公室业务.2012，（21）：5 7-58.
[2] 史张丹，杨甄.新时期做好医院办公室工作的几点思考[J].市场周刊（理论研 究）. 2013，（05）：12-13.
[3] 李红霞.浅谈新形势下医院办公室行政综合秘书的能力素质培养[J].经营管 理者.2011，（19）：23-25.
[4] 柴双超.非营利组织档案管理模式研究[D].黑龙江大学 2013，（07）：35-36.