论文部分内容阅读
摘要：随着我国事业单位职能转变，事业单位档案管理制度及人员结构等方面发生变化。档案管理根据时代发展逐渐更新管理方式，是其持续发展的重要方向。事业单位档案是保存政府信息的重要载体，其管理是公共管理的一部分。目前事业单位档案信息化管理中存在许多问题，研究事业单位档案管理信息化建设问题，对提高事业单位档案管理工作效率，促进事业单位持续发展具有重要意义。
关键词：事业单位;档案管理信息化建设;方法策略
中图分类号：G4 文献标识码：A
引言
传统档案管理已不适用于这个信息庞大复杂的时代，档案管理的效率对事业单位的发展有重要影响。因此，事业单位需要通过档案管理信息化建设抓住时代机遇，顺应时代潮流。正确认识档案管理信息化的积极影响和传统档案管理存在的缺陷，一切从实际出发，提出并实施高效适宜的解决方案，加快推进档案管理信息化建设，以满足事业单位日益增多的实际需求，创造出更大的发展空间。
一、事业单位档案管理信息化建设的优势
1.1保障档案存储环境
事业单位的档案在过去主要是通过人工收集、整理、归档，制成纸张档案的形式进行存储。但是，纸张档案的质地会受到时间及储存环境等因素的影响发生变化。而上述制约纸质档案储存完好性的因素均属于不可抗拒的客观因素。如环境潮湿、纸张被虫蛀等情况，都会影响纸质档案在记录内容上信息保存的完整度。为此，事业单位将信息化技术与档案管理工作有效地相融合，在内部建立档案信息化管理系统，这样不仅能够有效地回避客观因素的制约，还能够减轻传统纸质档案存储管理的难度，从而促使档案存储环境能够得到良好的保障。
1.2降低信息检索难度
快速甄别选取有价值的信息在当今时代尤为重要，而信息检索率和使用率很大程度上影响着事业单位的工作质量。如果仍依靠传统纸质档案，从冗杂庞大的信息中检索出价值信息的效率会很低，且有较高的出错率。相反，如果所需要的信息只通过简单的查询便可以快速地检索出来，而且信息准确几乎没有失误，那么这将会极大的提高事业单位的工作质量。因此，档案管理信息化建设可以有效增强事业单位的信息检索能力。
二、事业单位档案管理信息化建设的主要环节
2.1强化队伍建设，落实管理职责
在强化队伍建设方面，一是要吸收引进一批具有专业技术能力的人才，通过信息化建设过程，培养一批懂档案管理、有技术能力、具备高度管理责任心的专业队伍。二是要强化培训，对现有的档案管理人员进行业务和科技知识的培训，通过网络培训、讲座培训、模拟实践等方式激发员工的学习热情，提升培训效果弥补能力短板，提升业务综合水平，为档案信息化建设提供人员支撑。三是加强交流学习。与一些档案信息化建设比较好的单位联合，进行人员的交流，促进档案管理创新。此外，档案管理工作人员应树立正确的工作认知和终身学习的理念，自主学习计算机软、硬件知识，确保平台顺利运转。
2.2提高档案管理信息化建设的重视程度
想要在档案管理信息化建设中，获取充足的资金作为发展的物质保障基础，事业单位就必须提高对其重视的程度。因为，事业单位的良好发展离不开档案信息化建设所提供的准确历史信息数据及档案信息保存的完整度，這些都将成为事业单位领导在发展战略部署中的考量依据。第一，事业单位应为档案信息化建设发展提供充足的资金保障，以便及时更新硬件设施设备。第二，事业单位要积极对档案信息化系统进行定时的更新，以确保信息系统的匹配度及信息系统数据的安全性，将档案信息化效能最大化。第三，针对档案信息系统的实际应用，事业单位要予以高度的关注，在日常管理工作中要明确其功能与价值，提高其应用与使用的频率，以此来创建智能化办公场景，不断提升档案管理水平与高效产出。
2.3拓宽档案管理服务内容
档案管理信息化建设中服务能力也需要同步提高，因为服务是档案管理工作的根本性质。传统档案管理中主要有查阅、检索等服务项目，经过档案管理信息化建设，现在的档案管理服务的业务范围不断扩大，除了更加便捷准确地查询、检索相关信息以外，使用者还可以依靠平台功能对所需信息或数据进行比对、汇总、筛选等等，极大地提高了信息检索效率，给使用者更好的体验。传统档案管理的种种缺点，如效率低、出错率高、形式单一等等，经过档案管理信息化建设后，在很大程度上避免了工作缺陷，而且信息化档案管理系统让使用者从被动变为主动，改良了使用体验，丰富了服务内容，让使用者在最短的时间内检索到所需信息。
2.4提升网络安全屏障的建设
对于网络安全建设模块，需要改善的首要事情是对安全保护的认识，对可能存在危险的安全漏洞进行及时调查，定期查杀可疑特洛伊木马，防止保存档案的硬件和软件受到黑客的恶意攻击，避免不必要的损失。同时，注意网络连接的稳定性和安全性，能够迅速调查网络环境的中断。文档交接时需注意文件网络的储存，避免在交接环节出现差错，在系统处于离线情况下需及时备份相关数据，防止出现数据丢失。除此之外，网络安全的特征具有偶然性以及不确定性。为了降低数据丢失风险，日常工作也需注意对纸质档案的管理，在出现网络安全问题的时候，纸质档案的核查以及校对也需派上用场。
2.5建立评估体系，促进持续发展
评估评价是工作改进的重要手段，能够促进档案管理工作不断优化完善，建立档案信息化评估体系正是基于信息化长远发展考虑而实施的。一方面，要考虑机关事业单位特殊地位，对档案信息基础设施建设进行评估。另一方面，要强化对于档案信息资源来源的评估，确保档案信息的准确和规范，促进档案信息化有序、健康发展。
结束语
综上所述，伴随着我国社会经济水平的飞速发展与进步，在事业单位规划其档案信息化管理时，需要对规划进程步骤进行提前实现，并将信息安全工作进行完善，选择全新的档案管理方法开展相关工作。与此同时，现阶段的事业单位改革期间，针对挑战要理智面对，并进行不断创新，将传统档案管理方式融入其中，推动事业单位档案管理不断完善和发展。
参考文献
[1]徐娟.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].兰台内外，2020（32）：4-6.
[2]郝学山.提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].办公室业务，2020（18）：82-83.
[3]吴倩.新形势下事业单位档案管理信息化建设策略[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2020（07）：7-8.
关键词：事业单位;档案管理信息化建设;方法策略
中图分类号：G4 文献标识码：A
引言
传统档案管理已不适用于这个信息庞大复杂的时代，档案管理的效率对事业单位的发展有重要影响。因此，事业单位需要通过档案管理信息化建设抓住时代机遇，顺应时代潮流。正确认识档案管理信息化的积极影响和传统档案管理存在的缺陷，一切从实际出发，提出并实施高效适宜的解决方案，加快推进档案管理信息化建设，以满足事业单位日益增多的实际需求，创造出更大的发展空间。
一、事业单位档案管理信息化建设的优势
1.1保障档案存储环境
事业单位的档案在过去主要是通过人工收集、整理、归档，制成纸张档案的形式进行存储。但是，纸张档案的质地会受到时间及储存环境等因素的影响发生变化。而上述制约纸质档案储存完好性的因素均属于不可抗拒的客观因素。如环境潮湿、纸张被虫蛀等情况，都会影响纸质档案在记录内容上信息保存的完整度。为此，事业单位将信息化技术与档案管理工作有效地相融合，在内部建立档案信息化管理系统，这样不仅能够有效地回避客观因素的制约，还能够减轻传统纸质档案存储管理的难度，从而促使档案存储环境能够得到良好的保障。
1.2降低信息检索难度
快速甄别选取有价值的信息在当今时代尤为重要，而信息检索率和使用率很大程度上影响着事业单位的工作质量。如果仍依靠传统纸质档案，从冗杂庞大的信息中检索出价值信息的效率会很低，且有较高的出错率。相反，如果所需要的信息只通过简单的查询便可以快速地检索出来，而且信息准确几乎没有失误，那么这将会极大的提高事业单位的工作质量。因此，档案管理信息化建设可以有效增强事业单位的信息检索能力。
二、事业单位档案管理信息化建设的主要环节
2.1强化队伍建设，落实管理职责
在强化队伍建设方面，一是要吸收引进一批具有专业技术能力的人才，通过信息化建设过程，培养一批懂档案管理、有技术能力、具备高度管理责任心的专业队伍。二是要强化培训，对现有的档案管理人员进行业务和科技知识的培训，通过网络培训、讲座培训、模拟实践等方式激发员工的学习热情，提升培训效果弥补能力短板，提升业务综合水平，为档案信息化建设提供人员支撑。三是加强交流学习。与一些档案信息化建设比较好的单位联合，进行人员的交流，促进档案管理创新。此外，档案管理工作人员应树立正确的工作认知和终身学习的理念，自主学习计算机软、硬件知识，确保平台顺利运转。
2.2提高档案管理信息化建设的重视程度
想要在档案管理信息化建设中，获取充足的资金作为发展的物质保障基础，事业单位就必须提高对其重视的程度。因为，事业单位的良好发展离不开档案信息化建设所提供的准确历史信息数据及档案信息保存的完整度，這些都将成为事业单位领导在发展战略部署中的考量依据。第一，事业单位应为档案信息化建设发展提供充足的资金保障，以便及时更新硬件设施设备。第二，事业单位要积极对档案信息化系统进行定时的更新，以确保信息系统的匹配度及信息系统数据的安全性，将档案信息化效能最大化。第三，针对档案信息系统的实际应用，事业单位要予以高度的关注，在日常管理工作中要明确其功能与价值，提高其应用与使用的频率，以此来创建智能化办公场景，不断提升档案管理水平与高效产出。
2.3拓宽档案管理服务内容
档案管理信息化建设中服务能力也需要同步提高，因为服务是档案管理工作的根本性质。传统档案管理中主要有查阅、检索等服务项目，经过档案管理信息化建设，现在的档案管理服务的业务范围不断扩大，除了更加便捷准确地查询、检索相关信息以外，使用者还可以依靠平台功能对所需信息或数据进行比对、汇总、筛选等等，极大地提高了信息检索效率，给使用者更好的体验。传统档案管理的种种缺点，如效率低、出错率高、形式单一等等，经过档案管理信息化建设后，在很大程度上避免了工作缺陷，而且信息化档案管理系统让使用者从被动变为主动，改良了使用体验，丰富了服务内容，让使用者在最短的时间内检索到所需信息。
2.4提升网络安全屏障的建设
对于网络安全建设模块，需要改善的首要事情是对安全保护的认识，对可能存在危险的安全漏洞进行及时调查，定期查杀可疑特洛伊木马，防止保存档案的硬件和软件受到黑客的恶意攻击，避免不必要的损失。同时，注意网络连接的稳定性和安全性，能够迅速调查网络环境的中断。文档交接时需注意文件网络的储存，避免在交接环节出现差错，在系统处于离线情况下需及时备份相关数据，防止出现数据丢失。除此之外，网络安全的特征具有偶然性以及不确定性。为了降低数据丢失风险，日常工作也需注意对纸质档案的管理，在出现网络安全问题的时候，纸质档案的核查以及校对也需派上用场。
2.5建立评估体系，促进持续发展
评估评价是工作改进的重要手段，能够促进档案管理工作不断优化完善，建立档案信息化评估体系正是基于信息化长远发展考虑而实施的。一方面，要考虑机关事业单位特殊地位，对档案信息基础设施建设进行评估。另一方面，要强化对于档案信息资源来源的评估，确保档案信息的准确和规范，促进档案信息化有序、健康发展。
结束语
综上所述，伴随着我国社会经济水平的飞速发展与进步，在事业单位规划其档案信息化管理时，需要对规划进程步骤进行提前实现，并将信息安全工作进行完善，选择全新的档案管理方法开展相关工作。与此同时，现阶段的事业单位改革期间，针对挑战要理智面对，并进行不断创新，将传统档案管理方式融入其中，推动事业单位档案管理不断完善和发展。
参考文献
[1]徐娟.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].兰台内外，2020（32）：4-6.
[2]郝学山.提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].办公室业务，2020（18）：82-83.
[3]吴倩.新形势下事业单位档案管理信息化建设策略[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2020（07）：7-8.