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摘 要：我国信息技术高度普及的形势下，办公自动化也开始在文书工作领域中推广开来，办公自动化已经成为了文书档案归档整理的新方向，为了能够保障工作效率和质量，全面的推进办公自动化的进程，快速有效的完成文书档案归档与整合，及时反馈各种文案信息，是现阶段文书工作者必须认识的一点，而掌握办公自动化技术，就成为了现阶段相关工作人员必须具备的专业技能，本文针对目前办公自动化条件下档案归档整理中存在的问题进行分析研究，并提出了具体的解决对策。
关键词：办公自动化;文书档案;管理问题;探究分析
文书档案管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据，在办公自动化普及和推广的趋势下，企事业单位文书档案整理工作质量也逐渐提高，同时其中所存在的问题也一一暴露出来。为了能够更好的推动办公自动化进程，全面分析其中存在的问题，并制定合理的解决措施是非常必要的，只有这样才能够符合新时代发展的要求，推动企事业单位的可持续发展。
一、当前文书档案归档存在的主要问题
通过对大量的实践调查分析发现，现阶段我国办公自动化系统的普及程度已经很高，但是大部分的企业使用的内部局域网，很多外部文件并不是通过电子文档的形式传输的，因此在文件法律效力方面需要进一步加强，另外由于计算机本身存在一定脆弱性，比如计算机病毒入侵，网络中断等问题，因此文档归档的主要形式依旧是纸张。这样以来在办公自动化推行的过程中，纸质文档与电子文档就成为了两个主要的工作内容。这两个方面的工作，工作人员都可以依据原有的工作模式开展，比如电子文件可以在网上进行分类，立卷、拟写案卷提名等，然后纸质文件则是依据办公自动化的程序进行，同时依据机上已经建好的案卷，将案卷目录，文件目录以及封面、备考表等打印出来，并将这些纸质的文件实体依据打印目录进行排列，标致页码并装订。这样的方法实现了传统做法与办公自动化的结合，但是新的问题又出现了，那就是工作人员的工作量太大，工作效率与质量都无法得到有效保障，进而导致工作人员被各种繁重的公务所困，无法精力充分利用到编研方面。
二、实现文书档案归档自动化的必要性
自动化的文书档案管理系统是以网络信息化及现代化为目标，而进行的新型技术运用，其发展的基础是为了促使系统的各个层面，都能够达到标准的管理性能，实现在管理工作中的先进性及合理性，促使档案管理工作更加规范全面。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高，能够从根本上减轻档案工作者的日常办公压力，档案管理员能够随时通过系统的指示操作，完成对各类数据的统计清查与检索，得出所需的相关资料，真正意义上实现档案业务的自动化办公。
三、办公自动化条件下文书档案归档整理的方案分析
从目前文书档案归档存在的问题分析中发现，我国办公自动化条件下文书档案归档整理还需要进一步改善，下面具体分析：
（一）做到电子档案及文本档案共同归档
现阶段我国各大企事业单位虽然已经基本普及了电子档案，但是纸质文件的地位依旧不能被取代，所以说在未来的发展中企事业单位必须要将纸质档案与电子档案的归档工作进行融合，实现共存，坚持这个原则，开展一切归档工作，将其作为前提，才能够有效提高归档工作的效率和质量。
（二）确保电子文件目录完整性
为了能够顺利开展办公自动化的文书归档，工作人员首先就是要将电子档案进行文类处理，分类处理以文件属性类型而定，在查询的时候就可以依据条目进行取阅，然后是现阶段互联网的不安全因素也需要加以关注，我国政府在这个方面已经给出了相关规定，那就是一定等级的秘密文件是不可以在互联网中传播的，所以一份的企业事业单位中很多档案依旧无法利用电子文档进行处理，纸质文档也依旧会占有主导地位，在短时间内，胆子文档与纸质文档无法意义对应的问题无法得到彻底解决，为了确保文件的安全，单位在进行密级档案归档的时候，必须要针对所有文件进行全方位考虑，如果是进行密级归档的时候，可以将内容省略，但是目录进行系统录入，这样在保障了内容安全性的同时也不会因为文件不见而导致文件归档不完整。
（三）做好文件编号排序工作
进行文书档案归档的过程中，文件编号是非常关键的一个环节，大部分的企事业单位都会依照文件的年份以及机构组织进行分类，在编制档案的案卷号的时候，大部分都是将机构固定顺序作为依据进行标识，但是实际上这样的做法存在很多问题，比如所有部分的档案都必须要全部防治在档案部，这样才能够开展编号工作，如果其中一个部门没有依据要求完成任务，那么整个部分的归档工作都会因此而受到影响。在自动化的前提下，应该采用个体文件的分散式归档方法，在对文件进行排序之后，仍然将部分作为单位，但是却能够实现各部门的独立工作，能舍弃固定的部门顺序，仅以部门移交档案文件时间顺序，便可随时随地的编号归档。在进行集中归档时候，可不按照部门来作排列，只需在文件的办理完毕后，即能作编号归档，达到文件的及时归档，有效促进文书档案的自动化管理进程。
三、结束语
在办公自动化高度普及的形势下，文书文档归档工作也面临着更大规模的改革，在这场改革中文书工作的质量和效率都会得以提升，但与此同时也必然要经历很多阻碍，全面分析现阶段存在于办公自动化条件下文书档案归档的问题，并科学地制定解决对策，才能够全面促进文书归档的办公自动化的进行，建立更为完善的管理体制，将相关的流程和标准明确并落实下去，充分挖掘办公自动化的优越性，将文书档案管理质量真正提升上来。
参考文献：
[1]周韵.论文书档案质量[J].山东交通科技，2002（04）.
[2]李克.浅谈文书档案的计算机管理[J].科学之友，2012（11）.
关键词：办公自动化;文书档案;管理问题;探究分析
文书档案管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据，在办公自动化普及和推广的趋势下，企事业单位文书档案整理工作质量也逐渐提高，同时其中所存在的问题也一一暴露出来。为了能够更好的推动办公自动化进程，全面分析其中存在的问题，并制定合理的解决措施是非常必要的，只有这样才能够符合新时代发展的要求，推动企事业单位的可持续发展。
一、当前文书档案归档存在的主要问题
通过对大量的实践调查分析发现，现阶段我国办公自动化系统的普及程度已经很高，但是大部分的企业使用的内部局域网，很多外部文件并不是通过电子文档的形式传输的，因此在文件法律效力方面需要进一步加强，另外由于计算机本身存在一定脆弱性，比如计算机病毒入侵，网络中断等问题，因此文档归档的主要形式依旧是纸张。这样以来在办公自动化推行的过程中，纸质文档与电子文档就成为了两个主要的工作内容。这两个方面的工作，工作人员都可以依据原有的工作模式开展，比如电子文件可以在网上进行分类，立卷、拟写案卷提名等，然后纸质文件则是依据办公自动化的程序进行，同时依据机上已经建好的案卷，将案卷目录，文件目录以及封面、备考表等打印出来，并将这些纸质的文件实体依据打印目录进行排列，标致页码并装订。这样的方法实现了传统做法与办公自动化的结合，但是新的问题又出现了，那就是工作人员的工作量太大，工作效率与质量都无法得到有效保障，进而导致工作人员被各种繁重的公务所困，无法精力充分利用到编研方面。
二、实现文书档案归档自动化的必要性
自动化的文书档案管理系统是以网络信息化及现代化为目标，而进行的新型技术运用，其发展的基础是为了促使系统的各个层面，都能够达到标准的管理性能，实现在管理工作中的先进性及合理性，促使档案管理工作更加规范全面。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高，能够从根本上减轻档案工作者的日常办公压力，档案管理员能够随时通过系统的指示操作，完成对各类数据的统计清查与检索，得出所需的相关资料，真正意义上实现档案业务的自动化办公。
三、办公自动化条件下文书档案归档整理的方案分析
从目前文书档案归档存在的问题分析中发现，我国办公自动化条件下文书档案归档整理还需要进一步改善，下面具体分析：
（一）做到电子档案及文本档案共同归档
现阶段我国各大企事业单位虽然已经基本普及了电子档案，但是纸质文件的地位依旧不能被取代，所以说在未来的发展中企事业单位必须要将纸质档案与电子档案的归档工作进行融合，实现共存，坚持这个原则，开展一切归档工作，将其作为前提，才能够有效提高归档工作的效率和质量。
（二）确保电子文件目录完整性
为了能够顺利开展办公自动化的文书归档，工作人员首先就是要将电子档案进行文类处理，分类处理以文件属性类型而定，在查询的时候就可以依据条目进行取阅，然后是现阶段互联网的不安全因素也需要加以关注，我国政府在这个方面已经给出了相关规定，那就是一定等级的秘密文件是不可以在互联网中传播的，所以一份的企业事业单位中很多档案依旧无法利用电子文档进行处理，纸质文档也依旧会占有主导地位，在短时间内，胆子文档与纸质文档无法意义对应的问题无法得到彻底解决，为了确保文件的安全，单位在进行密级档案归档的时候，必须要针对所有文件进行全方位考虑，如果是进行密级归档的时候，可以将内容省略，但是目录进行系统录入，这样在保障了内容安全性的同时也不会因为文件不见而导致文件归档不完整。
（三）做好文件编号排序工作
进行文书档案归档的过程中，文件编号是非常关键的一个环节，大部分的企事业单位都会依照文件的年份以及机构组织进行分类，在编制档案的案卷号的时候，大部分都是将机构固定顺序作为依据进行标识，但是实际上这样的做法存在很多问题，比如所有部分的档案都必须要全部防治在档案部，这样才能够开展编号工作，如果其中一个部门没有依据要求完成任务，那么整个部分的归档工作都会因此而受到影响。在自动化的前提下，应该采用个体文件的分散式归档方法，在对文件进行排序之后，仍然将部分作为单位，但是却能够实现各部门的独立工作，能舍弃固定的部门顺序，仅以部门移交档案文件时间顺序，便可随时随地的编号归档。在进行集中归档时候，可不按照部门来作排列，只需在文件的办理完毕后，即能作编号归档，达到文件的及时归档，有效促进文书档案的自动化管理进程。
三、结束语
在办公自动化高度普及的形势下，文书文档归档工作也面临着更大规模的改革，在这场改革中文书工作的质量和效率都会得以提升，但与此同时也必然要经历很多阻碍，全面分析现阶段存在于办公自动化条件下文书档案归档的问题，并科学地制定解决对策，才能够全面促进文书归档的办公自动化的进行，建立更为完善的管理体制，将相关的流程和标准明确并落实下去，充分挖掘办公自动化的优越性，将文书档案管理质量真正提升上来。
参考文献：
[1]周韵.论文书档案质量[J].山东交通科技，2002（04）.
[2]李克.浅谈文书档案的计算机管理[J].科学之友，2012（11）.