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[摘 要]档案是记录历史及个人的信息的一个载体，随着计算机网络的普及，档案管理信息化建设也迫在眉捷，同时也是时代发展必然趋势，传统的档案管理模式已不适应当前时代发展。本文就档案管理信息建设存在的问题进行分析，并提出改善措施。
[关键词]档案管理;信息化;问题;措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0327-01
1、信息化管理对企业档案工作的意义
1.1 有利于企业提高效率，降低管理成本
相对于传统档案管理模式，档案现代信息化通过信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，能让企业以较高的工作效率及较低的成本进行充分利用资源，节约产品的开发费用，促進企业快速发展。
1.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力
企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。
1.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进
档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。
2、企业档案管理信息化建设存在的问题
2.1 思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展
近年来，我国科学技术水平有了不断的进步，但是我国诸多档案管理人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提高。
2.2 基础条件薄弱，技术、资金不足
档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。
2.3 档案管理人员素质亟待提高
企業档案管理正处于由传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。
3、加强企业档案管理信息化建设的有效措施
3.1 完善档案管理信息化制度
企业要从思想上重视档案信息化管理，利用现代信息资源，结合企业现状，不断完善档案管理信息化制度，规范人们的日常工作行为，提高档案管理工作水平。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目标，并严格按照要求进行工作。其次，实行工作责任制度。把档案管理工作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。最后，要加强各部门的协作。企业内部各部门要配合档案管理工作，科学、合理的利用信息资源。
3.2 加强电子档案管理
企业档案管理信息化建设的重要表现形式就是建立电子档案，因此要加强电子档案管理。电子档案管理主要内容有：对电子档案的接收、保管、利用的技术及手段进行研究，制定行之有效的管理办法，达到电子档案管理标准化和规范化的目的。现代社会是一个信息爆炸的时代，档案管理形式多样，比如录音档案、照片档案、视频档案等，需要对不同类型载体的档案进行转换，要加强对电子文件的搜集、整理、建档、保存、管理等一系列工作，方便信息的检索，实现资源共享。
3.3 完善信息网络，实现资源共享
企业要积极利用现代信息技术，不断完善信息网络，实现资源共享。首先，建立统一的档案管理信息化平台。加强企业内部各部门之间的信息交流和沟通，建立企业内部统一的档案管理网络平台，实现各部门间的信息互通和共享，方便员工根据自身情况进行信息检索，为部门领导决策提供参考。其次，建立对外档案管理网络平台。现代信息日新月异，企业要时刻关注社会信息，积极走入市场，及时更新档案信息和掌握市场行情，实现档案信息的共享，提高企业市场竞争力。
3.4 加强档案管理信息化安全建设
企业档案管理信息化的最大特点就是利用计算机网络，而现代网络环境比较复杂，会受到病毒、垃圾信息等不良因素的影响，所以要加强企业档案管理信息化的安全建设。首先，档案管理人员要树立安全意识，严格按照工作标准执行，定期对档案信息进行检查，及时发现问题并采取相应措施解决，避免留下安全隐患。其次，利用最新技术加强档案信息化安全管理。加强网络安全体系构建和完善，建立防火墙并定期进行检查和杀毒，也可以进行网络访问限制，比如说身份认证、访问受限等，同时对重要文件进行备份保存，避免出现重要信息丢失而无法找回现象。总之，企业加强档案管理信息化建设，必须要做好信息安全管理工作。
3.5 加强档案管理法治化建设
我国从改革开放先后发布了许多政策用来改善档案管理工作。法制化是管制档案管理工作的根本，要做好档案管理工作就必须要依法管制，达成档案管理的制度化。象更新的形势对档案管理人员在业务水平、知识水平及管制操纵能力等方面都说明了新的要求。档案事业的拓展必须坚持按依法管制的道路，唯有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥原有的作用。为了增强对档案的管制和搜集、整理工作，更方便地保护和使用档案，《中华人民共和国档案法》就此产生。
档案管理作为一个体系严密的管制科学，是我国经历千载的智慧成果。尤其是最近几十年，伴随信息化的来临，加速了网络化、数字化体系发展，档案信息化的管制已经逐渐变成档案管理运行的新目标，变成当代企业管制发展的主要标志。
3.6 提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者，其素质高低直接影响到档案管理水平高低，因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。首先，提高管理人员的专业素质。企业要定期对档案管理人员进行专业培训，比如档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等，让管理人员拥有丰富档案管理知识，且实际操作能力强，切实提高管理人员业务能力。其次，加强管理人员的沟通交流能力。加强各部门档案管理人员的沟通和学习，实现信息资源的互通共享，提高企业整体档案管理水平。最后，实行考核及激励机制，提高管理人员工作责任感和积极性，鼓励管理人员进行创新，切实提高管理水平。
4、结束语
综上所述，信息化档案管理作为一个完整，同时又周密的主要管制事务，不但要求企业领导赋予高度的重视，更应该得到全部档案管理职员密切合作、积极参加。尤其是目前，信息化运行早变成为世界变革的一个目标，更好地解决档案管理事务中所面对的问题，才可以变成为企业的经济运行提供有效服务的根本保证，才能更好地为企业服务，为社会服务。
[关键词]档案管理;信息化;问题;措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0327-01
1、信息化管理对企业档案工作的意义
1.1 有利于企业提高效率，降低管理成本
相对于传统档案管理模式，档案现代信息化通过信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，能让企业以较高的工作效率及较低的成本进行充分利用资源，节约产品的开发费用，促進企业快速发展。
1.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力
企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。
1.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进
档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。
2、企业档案管理信息化建设存在的问题
2.1 思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展
近年来，我国科学技术水平有了不断的进步，但是我国诸多档案管理人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提高。
2.2 基础条件薄弱，技术、资金不足
档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。
2.3 档案管理人员素质亟待提高
企業档案管理正处于由传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。
3、加强企业档案管理信息化建设的有效措施
3.1 完善档案管理信息化制度
企业要从思想上重视档案信息化管理，利用现代信息资源，结合企业现状，不断完善档案管理信息化制度，规范人们的日常工作行为，提高档案管理工作水平。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目标，并严格按照要求进行工作。其次，实行工作责任制度。把档案管理工作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。最后，要加强各部门的协作。企业内部各部门要配合档案管理工作，科学、合理的利用信息资源。
3.2 加强电子档案管理
企业档案管理信息化建设的重要表现形式就是建立电子档案，因此要加强电子档案管理。电子档案管理主要内容有：对电子档案的接收、保管、利用的技术及手段进行研究，制定行之有效的管理办法，达到电子档案管理标准化和规范化的目的。现代社会是一个信息爆炸的时代，档案管理形式多样，比如录音档案、照片档案、视频档案等，需要对不同类型载体的档案进行转换，要加强对电子文件的搜集、整理、建档、保存、管理等一系列工作，方便信息的检索，实现资源共享。
3.3 完善信息网络，实现资源共享
企业要积极利用现代信息技术，不断完善信息网络，实现资源共享。首先，建立统一的档案管理信息化平台。加强企业内部各部门之间的信息交流和沟通，建立企业内部统一的档案管理网络平台，实现各部门间的信息互通和共享，方便员工根据自身情况进行信息检索，为部门领导决策提供参考。其次，建立对外档案管理网络平台。现代信息日新月异，企业要时刻关注社会信息，积极走入市场，及时更新档案信息和掌握市场行情，实现档案信息的共享，提高企业市场竞争力。
3.4 加强档案管理信息化安全建设
企业档案管理信息化的最大特点就是利用计算机网络，而现代网络环境比较复杂，会受到病毒、垃圾信息等不良因素的影响，所以要加强企业档案管理信息化的安全建设。首先，档案管理人员要树立安全意识，严格按照工作标准执行，定期对档案信息进行检查，及时发现问题并采取相应措施解决，避免留下安全隐患。其次，利用最新技术加强档案信息化安全管理。加强网络安全体系构建和完善，建立防火墙并定期进行检查和杀毒，也可以进行网络访问限制，比如说身份认证、访问受限等，同时对重要文件进行备份保存，避免出现重要信息丢失而无法找回现象。总之，企业加强档案管理信息化建设，必须要做好信息安全管理工作。
3.5 加强档案管理法治化建设
我国从改革开放先后发布了许多政策用来改善档案管理工作。法制化是管制档案管理工作的根本，要做好档案管理工作就必须要依法管制，达成档案管理的制度化。象更新的形势对档案管理人员在业务水平、知识水平及管制操纵能力等方面都说明了新的要求。档案事业的拓展必须坚持按依法管制的道路，唯有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥原有的作用。为了增强对档案的管制和搜集、整理工作，更方便地保护和使用档案，《中华人民共和国档案法》就此产生。
档案管理作为一个体系严密的管制科学，是我国经历千载的智慧成果。尤其是最近几十年，伴随信息化的来临，加速了网络化、数字化体系发展，档案信息化的管制已经逐渐变成档案管理运行的新目标，变成当代企业管制发展的主要标志。
3.6 提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者，其素质高低直接影响到档案管理水平高低，因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。首先，提高管理人员的专业素质。企业要定期对档案管理人员进行专业培训，比如档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等，让管理人员拥有丰富档案管理知识，且实际操作能力强，切实提高管理人员业务能力。其次，加强管理人员的沟通交流能力。加强各部门档案管理人员的沟通和学习，实现信息资源的互通共享，提高企业整体档案管理水平。最后，实行考核及激励机制，提高管理人员工作责任感和积极性，鼓励管理人员进行创新，切实提高管理水平。
4、结束语
综上所述，信息化档案管理作为一个完整，同时又周密的主要管制事务，不但要求企业领导赋予高度的重视，更应该得到全部档案管理职员密切合作、积极参加。尤其是目前，信息化运行早变成为世界变革的一个目标，更好地解决档案管理事务中所面对的问题，才可以变成为企业的经济运行提供有效服务的根本保证，才能更好地为企业服务，为社会服务。