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摘要：OA被广泛应用在企业，极大提高了员工的工作效率，但由于公司内部存在的问题，导致系统没有被有效利用。只有采取相对应的方法来处理应用中的问题，才能促进它快速健康地发展，才能更好地服务于企业、服务于人类。
关键词：OA系统；应用；问题；对策
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)14-3458-02
Problems and Countermeasures in OA Application
ZHANG Sheng-fang
(E Dong Institute of Vocation and Technology, Huanggang 438000, China)
Abstract: OA is widely applied in the enterprises, greatly improving the efficiency of the staff. But due to internal problems, the system is not used effectively. Only taking the corresponding methods to deal with problems in its application , it can promote the rapid and healthy development to service better for enterprises and mankind.
Key words: OA system ; application; problem; countermeasure
OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，在许多政府机关和企事业单位中被广泛应用。通过应用OA，可以实现数字化办公，实现工作流程和文档管理的自动化，实现分布式办公和辅助办公，提高员工的工作效率。可以优化现有的管理组织结构，增加协同办公能力，增强领导的监控能力和决策能力，提高企业竞争力。然而在实际中很多人发现效果并没有理想中那么好，这是因为在应用OA过程中存在一些问题。
1 OA应用存在的问题
近年来，办公自动化应用范围越来越广泛，人员的整体应用水平发生飞跃，部门之间、人员之间协同工作比较默契，公司办公效率大为提高。但很多公司内部还存在着很多问题，导致OA系统没有被很好地应用。
1)重硬件轻软件,多数企业决定使用OA系统后都会花重金购买电脑，铺设内部网，组建企业网，还会连上internet，为员工配备好各种硬件。然而对于软件却是简单打发，经常使用盗版软件、过期软件。软件更新速度很快，新版本的软件性能更稳定，功能更强大，更具人性化，但某些企业软件有了更新后不及时升级，不及时换代。一款软件用了十几年还在用，很不适应现代计算机应用的发展。
2)重手工轻自动化,传统办公有悠久的历史，有雄厚的群众基础，有熟悉的使用环境和方法，所以很多企业虽然使用了自动化办公，但并没有真正利用起来，特别是一些年纪大一点的工作人员，他们认为自动化办公很麻烦，没有传统的手工操作来得快，做得顺利，做得放心。对自动化有一些抵触情绪，不愿意去学习和接受自动化办公。
3)重数量轻质量，有些企业在各个部门，各个分支都使用OA系统，涉及面广，人数较多，但办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识和网络基本知识薄弱，电脑操作能力较差，OA使用水平低下，动手操作时速度慢甚至困难重重，不能顺利完成信息的收集、整理与利用，不能有效地和别人协作，不能按时完成工作流程，保持保量地完成自动化办公的任务。
4)重员工轻领导，有些企业对员工使用OA系统有明确的规定，要求他们多学多用，用好用强办公自动化，而对领导则是睁一只眼闭一只眼，导致到了领导那一步办公就不是自动化，整个工作流程就卡在那些关键的审批环节，延误了工作进展。
5)重建设轻管理，建立办公自动化系统不难，在一个星期内企业上下一条心，很快将自动化办公建起来，然而建后的管理工作却是长期的，复杂的。很多单位是任凭员工自己使用，没有统一规范操作，格式不正确、方式不正规、流程不规范等问题就影响了员工间的合作。也没有管理员进行管理和维护，工作中出现如果出现系统问题，就会出现难以挽回的损失。
2解决对策
工作人员对办公自动化的认识不足，观念陈旧，单位培训不力、管理不善，OA系统自身存在的缺陷等，造成了人们对OA的误解和误操作，造成了OA利用效率低下，潜力没有被挖掘，从而造成资源的浪费，必须要引起足够的重视，要采取办法来解决。
1）提高对OA的认识，全员参与使用。办公自动化不只是在办公的过程中使用了先进计算机技术和设备，不只是在组织内部发发电子邮件，自动管理文档，而是要建立一个有效的信息发布和交流的场所，能够把最新公告、规章制度、经验交流等在企业员工之间广泛传播。只有企业上不同部分、不同角色，流程中的各个用户都参与进来，才能保证各部门、各岗位之间协同工作，共同交流，实行工作的流程化，才能使工作及时顺畅地开展下去，不至于在某个部位被推迟或耽误。只要领导和员工齐上阵，普遍推广OA的重要性、便捷性、高效性和必要性，一致使用，OA在整个企业中就会深深地扎根，得到广泛的应用。
2）加强培训工作，掌握OA使用方法。员工的素质和技能直接影响OA的使用，功能单一的系统员工容易使用，可时随着功能的不断扩展，很多员工感觉使用OA力不从心，不知所措。所以应该对使用人员和系统管理人员进行办公自动化方面的培训，让他们学习OA理论、OA软件系统功能、操作技能等方面的内容，掌握了理论和实践知识后，员工们会用了，才爱用这个系统，才能确保办公自动化系统被真正的运用到实际工作中去。通过培训，使员工们掌握了一门技术，提高了他们的工作积极性和整体素质，也提高了员工利用OA工作的效率。
3）加强规范管理，健全规章制度。OA的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。有些企业在使用OA时，由于缺乏经验或意识淡薄，对办公自动化应用的各个环节、各个方面没有进行规范管理，有些员工使用OA的随意性很大，想用就用，想怎样用就怎样用，不考虑整个团体的情况，导致格式不统一、方式不正规、流程不规范等问题，直接影响了员工间的合作。OA系统中的各个使用模块也没有加强检查、督促，有的人用有的人不用。无规矩不成方圆，必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。要明确各个员工和管理人员的责任，要统一办公的规范操作，对办公自动化各个模块的使用加强督促、检查和指导。各用户在自己的权限下合理合法地使用OA开展工作，不断提高工作效率和企业竞争力。
4）提高系统安全性，加强网络安全防范。局域网常常会有黑客和病毒光顾，这必将对OA系统造成严重的威胁。要想使OA系统发挥出其更大的作用，必须对这些隐患采取一定的措施来进行防止。综合各种安全防范技术，如将入侵防护技术、病毒防护技术、漏洞修复技术等综合应用。只要我们不断提高和增强计算机的网络安全意识，采取有效的防范措施，随时关注工作中的计算机的运行情况，在发现异常情况时能够及时处理，就可以大大减少对我们的侵害，给OA系统一个洁净而安全的生存环境。
3总结
总之，办公自动化的发展是一个不断进化的过程，OA系统存在的问题是发展中的问题，只要员工和企业领导正视这些问题，并采取方法来解决，就能使办公自动化建设走上健康快速发展的轨道。只要员工充分利用OA，就能实现企业内部及外部的快速通信，实现多方的信息共享和交流，实现工作流程的自动化，极大地提高工作效率，节省公司运营成本，使高层决策迅速科学，提高企业的凝聚力和竞争力。
参考文献：
[1]郑竑祥.对OA系统中存在的主要问题与解决方案的探讨[J].硅谷,2011(24).
[2]曾杰,李琳.办公自动化的发展趋势分析[J].产业与科技论坛,2009(8).
[3]惠丽峰,王萍.企业办公自动化系统的安全策略[J].内蒙古石油化工,2006(4).
关键词：OA系统；应用；问题；对策
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)14-3458-02
Problems and Countermeasures in OA Application
ZHANG Sheng-fang
(E Dong Institute of Vocation and Technology, Huanggang 438000, China)
Abstract: OA is widely applied in the enterprises, greatly improving the efficiency of the staff. But due to internal problems, the system is not used effectively. Only taking the corresponding methods to deal with problems in its application , it can promote the rapid and healthy development to service better for enterprises and mankind.
Key words: OA system ; application; problem; countermeasure
OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，在许多政府机关和企事业单位中被广泛应用。通过应用OA，可以实现数字化办公，实现工作流程和文档管理的自动化，实现分布式办公和辅助办公，提高员工的工作效率。可以优化现有的管理组织结构，增加协同办公能力，增强领导的监控能力和决策能力，提高企业竞争力。然而在实际中很多人发现效果并没有理想中那么好，这是因为在应用OA过程中存在一些问题。
1 OA应用存在的问题
近年来，办公自动化应用范围越来越广泛，人员的整体应用水平发生飞跃，部门之间、人员之间协同工作比较默契，公司办公效率大为提高。但很多公司内部还存在着很多问题，导致OA系统没有被很好地应用。
1)重硬件轻软件,多数企业决定使用OA系统后都会花重金购买电脑，铺设内部网，组建企业网，还会连上internet，为员工配备好各种硬件。然而对于软件却是简单打发，经常使用盗版软件、过期软件。软件更新速度很快，新版本的软件性能更稳定，功能更强大，更具人性化，但某些企业软件有了更新后不及时升级，不及时换代。一款软件用了十几年还在用，很不适应现代计算机应用的发展。
2)重手工轻自动化,传统办公有悠久的历史，有雄厚的群众基础，有熟悉的使用环境和方法，所以很多企业虽然使用了自动化办公，但并没有真正利用起来，特别是一些年纪大一点的工作人员，他们认为自动化办公很麻烦，没有传统的手工操作来得快，做得顺利，做得放心。对自动化有一些抵触情绪，不愿意去学习和接受自动化办公。
3)重数量轻质量，有些企业在各个部门，各个分支都使用OA系统，涉及面广，人数较多，但办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识和网络基本知识薄弱，电脑操作能力较差，OA使用水平低下，动手操作时速度慢甚至困难重重，不能顺利完成信息的收集、整理与利用，不能有效地和别人协作，不能按时完成工作流程，保持保量地完成自动化办公的任务。
4)重员工轻领导，有些企业对员工使用OA系统有明确的规定，要求他们多学多用，用好用强办公自动化，而对领导则是睁一只眼闭一只眼，导致到了领导那一步办公就不是自动化，整个工作流程就卡在那些关键的审批环节，延误了工作进展。
5)重建设轻管理，建立办公自动化系统不难，在一个星期内企业上下一条心，很快将自动化办公建起来，然而建后的管理工作却是长期的，复杂的。很多单位是任凭员工自己使用，没有统一规范操作，格式不正确、方式不正规、流程不规范等问题就影响了员工间的合作。也没有管理员进行管理和维护，工作中出现如果出现系统问题，就会出现难以挽回的损失。
2解决对策
工作人员对办公自动化的认识不足，观念陈旧，单位培训不力、管理不善，OA系统自身存在的缺陷等，造成了人们对OA的误解和误操作，造成了OA利用效率低下，潜力没有被挖掘，从而造成资源的浪费，必须要引起足够的重视，要采取办法来解决。
1）提高对OA的认识，全员参与使用。办公自动化不只是在办公的过程中使用了先进计算机技术和设备，不只是在组织内部发发电子邮件，自动管理文档，而是要建立一个有效的信息发布和交流的场所，能够把最新公告、规章制度、经验交流等在企业员工之间广泛传播。只有企业上不同部分、不同角色，流程中的各个用户都参与进来，才能保证各部门、各岗位之间协同工作，共同交流，实行工作的流程化，才能使工作及时顺畅地开展下去，不至于在某个部位被推迟或耽误。只要领导和员工齐上阵，普遍推广OA的重要性、便捷性、高效性和必要性，一致使用，OA在整个企业中就会深深地扎根，得到广泛的应用。
2）加强培训工作，掌握OA使用方法。员工的素质和技能直接影响OA的使用，功能单一的系统员工容易使用，可时随着功能的不断扩展，很多员工感觉使用OA力不从心，不知所措。所以应该对使用人员和系统管理人员进行办公自动化方面的培训，让他们学习OA理论、OA软件系统功能、操作技能等方面的内容，掌握了理论和实践知识后，员工们会用了，才爱用这个系统，才能确保办公自动化系统被真正的运用到实际工作中去。通过培训，使员工们掌握了一门技术，提高了他们的工作积极性和整体素质，也提高了员工利用OA工作的效率。
3）加强规范管理，健全规章制度。OA的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。有些企业在使用OA时，由于缺乏经验或意识淡薄，对办公自动化应用的各个环节、各个方面没有进行规范管理，有些员工使用OA的随意性很大，想用就用，想怎样用就怎样用，不考虑整个团体的情况，导致格式不统一、方式不正规、流程不规范等问题，直接影响了员工间的合作。OA系统中的各个使用模块也没有加强检查、督促，有的人用有的人不用。无规矩不成方圆，必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。要明确各个员工和管理人员的责任，要统一办公的规范操作，对办公自动化各个模块的使用加强督促、检查和指导。各用户在自己的权限下合理合法地使用OA开展工作，不断提高工作效率和企业竞争力。
4）提高系统安全性，加强网络安全防范。局域网常常会有黑客和病毒光顾，这必将对OA系统造成严重的威胁。要想使OA系统发挥出其更大的作用，必须对这些隐患采取一定的措施来进行防止。综合各种安全防范技术，如将入侵防护技术、病毒防护技术、漏洞修复技术等综合应用。只要我们不断提高和增强计算机的网络安全意识，采取有效的防范措施，随时关注工作中的计算机的运行情况，在发现异常情况时能够及时处理，就可以大大减少对我们的侵害，给OA系统一个洁净而安全的生存环境。
3总结
总之，办公自动化的发展是一个不断进化的过程，OA系统存在的问题是发展中的问题，只要员工和企业领导正视这些问题，并采取方法来解决，就能使办公自动化建设走上健康快速发展的轨道。只要员工充分利用OA，就能实现企业内部及外部的快速通信，实现多方的信息共享和交流，实现工作流程的自动化，极大地提高工作效率，节省公司运营成本，使高层决策迅速科学，提高企业的凝聚力和竞争力。
参考文献：
[1]郑竑祥.对OA系统中存在的主要问题与解决方案的探讨[J].硅谷,2011(24).
[2]曾杰,李琳.办公自动化的发展趋势分析[J].产业与科技论坛,2009(8).
[3]惠丽峰,王萍.企业办公自动化系统的安全策略[J].内蒙古石油化工,2006(4).