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[摘 要] 目前，我国进入大数据时代，在此时代背景下，信息资料的数量以爆炸式趋势增长，对社会的方方面面都产生了不同程度的影响，高校二级学院的档案管理方面也不例外。如何有效解决大数据时代下的教学档案管理问题，成为高校的重点工作之一。
[关 键 词] 大数据时代；二级学院；档案管理
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）19-0204-02
现阶段，全球已经进入大数据时代，信息资源泛滥，高校档案工作的主要内容又恰好是信息资源管理，因此给该项工作带来了较大的影响。高校以培养人才为中心工作，而教学档案主要是围绕这一中心工作展开，对人才培养全过程的相关教学资料进行记录和保存，为后续的学习和工作提供参考依据。因此，在大数据时代背景下，对二级学院的教学档案进行妥善管理显得十分重要。
一、高校二级学院教学档案管理工作问题
（一）教学档案管理重视程度较低
在高校的二级学院中，通常会设置资料室，并且派遣专人负责管理，但是对学院档案管理的重视程度较低，一般不设有专人管理，轻视教学档案管理工作。如若遇到上级领导检查，则临时派遣人员在较短的时间内快速整理，以此来应对检查，长此以往，使教学档案始终缺乏系统性、连续性与规范性管理。同时，由于该项工作的负责人员属于临时调配，没有经过相关的培训便直接接手管理，教学档案管理水平较低，使管理工作效率难以得到显著提升，因此，管理人员通常只能从事一些较为简单的保管工作，难以实现教学档案的规范化、标准化管理，更无法实现教学档案的信息化发展。
近年来，高校的招生规模逐渐稳定，但受到以往高校扩招的影响，许多高校中学生的数量激增，教学档案管理工作也受此影响，面临着较大挑战。此外，在教学档案管理的类型上也呈现出多样化的发展趋势，许多二级院系在档案管理上采用传统的纸质方式，这种方式虽然有一定的作用，但是却难以与时代潮流和高校发展相适应，并且纸质档案占用大量资源，对存放的空间也有较为严格的要求。当学校档案存放的空间不足时，不得不对年限较长的资料进行销毁，这既是损失也是浪费。
（二）教学档案管理缺乏制度保障
在实施二级学院教学管理体制之前，学校通常以总体目标为依据，对日常工作任务进行分配，二级学院中的行政管理人员由院长、书记、辅导员等共同组成，在工作中分工明确，工作效率较为显著。在二级学院体制实施以后，由于目前正处于实施的初期，工作内容较为杂乱，体制尚未成熟，使档案管理工作问题重重，无法在较短的时间内与高校实际情况相结合，制定符合二级学院要求的规章制度。另外，在二级学院中，由于管理制度的内容不明确，使教学质量监控、常规教学与档案管理等多个方面的人员职责没有明确分配，由于没有明确的制度作为参考和保障，使档案管理工作在落实的过程中無章可循、无法可依，为后续工作带来了阻碍[1]。
（三）教学档案管理信息化水平较低
信息化是当今时代发展的主流趋势，随着高校招生规模的不断扩大，档案数量也随之增加，但大部分高校内部仍然采用传统的管理方式，信息化水平较低，对管理工作产生较大的阻碍。
从客观方面来看，首先，档案信息化建设需要投入大量的资金，部分二级学院由于受到资金制约只能继续沿用传统方法。即便在信息化设备配备齐全的情况下，受到使用者能力的限制，导致信息化水平无法得到显著提升。其次，高校母体与二级学院之间在档案管理方面的衔接工作不到位，出现数据不统一问题，使二级学院中的许多档案信息没有及时得到更新，从而使档案管理效率降低。
从主观方面来看，档案管理人员自身素质对管理质量、效率与水平将产生直接影响，产生此种问题的原因有许多，由于档案管理人员大多属于兼职人员，并不具备专业的管理经验，没有经过专业、系统化的培训，进而对档案管理效率产生了直接的不良影响。
（四）教学档案管理工作缺乏创新性
创新是一个国家和民族发展的灵魂，能够为各项事业的发展提供充足动力。但是，在高校一级组织中，主要的工作重心被放置在学生技能培养方面，侧重于教学、师资力量等方面的投入，而历史档案管理由于无法为学校带来直接的效益常常受到轻视。在二级学院中，由于计算机、新媒体、网络技术的应用和普及不到位，很多采用传统的档案管理方式，很难完全突破传统管理的局限。由此可见，在一级组织与二级学院共同缺乏重视的前提下，档案管理工作很难得到有效的创新发展，管理人员在工作上也是应付了事，很难积极进取、充满信心。环境不完善、人员无创新，工作热情与积极习惯很难被有效调动起来，由此产生恶性循环，使二级学院的档案创新管理工作逐渐化为泡影[2]。
二、高校二级学院教学档案管理工作的创新
（一）提升档案管理重视程度，培养管理人才
在二级学院中，要想提升教学档案管理效率，首先需要从人着手，转变对此项工作的看法，加强对档案管理工作的重视，并且派遣专业人员进行管理，使档案管理者能够具备较强的职业素养。其次，还应积极开展档案管理员培训工作，使人员的业务水平与综合素养都得到提升，满足大数据时代的需求。
在大数据时代背景下，人才竞争日益激烈，对档案管理人员也提出了更高的要求，不但应具备丰富的业务知识与高超的技能水平，还应具备较强的职业能力，灵活应对复杂的学科背景。对此，应积极开展教学档案管理人员的培训工作，按照实际工作需求，要求管理人员掌握更多档案保护技术、情报学知识，提升自身的英文水平、文字功底等，并且定期进行信息化管理技术考试。2008年，我国正式出台了《高校教学档案管理办法》，其中明确提出，档案管理人员应具备多元化专业知识，丰富的知识体系与信息化管理手段等，加上教学档案管理工作具有一定的枯燥性。因此，二级学院教学档案人才队伍建设属于一项长期工程，不但要配备成熟的人才培养系统，还应制定相应的奖惩系统，通过激励机制等，加大档案管理人才建设力度，使教学档案管理工作效率得到显著提升。 （二）建立健全教学档案管理制度
要想提升二级学院教学档案管理的效率，使档案管理工作能够有章可依，则需要健全和完善教学档案管理制度，保证管理工作的顺利进行。首先，根据国家颁布的相关标准，与二级学院的办学特色相结合，明确教学档案的工作范围，使档案能够通过纸质与电子相结合的方式进行管理，并且通过采集、存储、利用等方式，对信息进行加工，使其功能得到最大限度的發挥。其次，在此基础上，对教学档案管理的内容进行明确，与传统管理内容进行区分。最后，制度的完善不可能一蹴而就，需要针对二级学院的变化灵活应对，但中心目标仍然是管理好二级学院的教学档案，使其作用得到充分发挥[3]。
（三）提高教学档案信息服务能力
在大数据时代背景下，应充分发挥教学档案管理系统的积极作用，使其信息化功能充分展现出来，为教师提供更多的教学档案信息，提升教学效率，推动教学改革的顺利进行。例如，在档案信息管理系统中，可以发挥系统力量，对信息进行收集和整理，使教师掌握到更多的国内外改革动态、理论与方法。再如，对教学档案中记载的每学期试卷进行分析，挖掘数据背后的价值，从中找出问题的根源，这样教师的工作便可以有的放矢，通过改进不足使教学效果得到显著提升。
对刚刚从事教学工作的青年教师来说，由于经验较为短缺，最有效的方式就是参考教学档案，借鉴和吸收成功教学案例中的经验与方法，使其能够在较短的时间内融入教学工作中。同时，教师还可以以教学档案为参考，与实际教学现状相结合，对教学方式进行优化，从而获得更好的教学效果。另外，教学档案还可以为教学评估提供依据，按照档案的开展情况，对教师进行评估。如若是电子文档，则由教师上传到系统中，由专业管理人员进行收集和归纳，最终上传到教学档案信息管理系统中，供其他教师进行参考和借鉴，以此来提升档案的信息服务能力。
（四）拓展教学档案管理的创新空间
二级学院中的教学档案主要供教学和学生使用，但是在信息爆炸的时代，师生对新媒体技术的应用较为广泛，忽视了对教学档案的应用，认为档案管理无需自己参与。但事实上，高校教学档案管理工作需要师生的共同参与，否则将会出现师生在实际工作中遇到问题不知该找谁询问、工作内容交叉、重复档案等问题。因此，需要在日常工作中不断创新，为二级学院档案管理信息化建设打下坚实基础，依靠创新手段提升教学档案管理的效率与水平，为学院综合实力的提升营造出新的空间[4]。
综上所述，在大数据时代背景下，信息量也呈现爆炸式的增长，使二级学院的教学档案工作难度增加，工作量日益庞大。对此，高校应加强对档案管理方面的重视程度，并且积极完善档案管理的相关体系，将信息技术与档案管理工作相结合，为师生对教学档案内容的获取与应用提供更多的便利。同时，还应积极转变教学档案管理方式，加大信息化管理力度，通过创新数字档案管理的方式促进二级学院的健康发展。
参考文献：
[1]张斐，朱江伟，汤易兵，等.关于高校二级学院教学档案管理平台建设的若干思考[J].浙江档案，2016（12）：59.
[2]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2015（4）：151-155.
[3]傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊，2015（19）：128-129.
[4]刘丹.大数据时代的高职院校教学档案管理系统研究[J]. 教师，2017（29）：113-114.
[关 键 词] 大数据时代；二级学院；档案管理
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）19-0204-02
现阶段，全球已经进入大数据时代，信息资源泛滥，高校档案工作的主要内容又恰好是信息资源管理，因此给该项工作带来了较大的影响。高校以培养人才为中心工作，而教学档案主要是围绕这一中心工作展开，对人才培养全过程的相关教学资料进行记录和保存，为后续的学习和工作提供参考依据。因此，在大数据时代背景下，对二级学院的教学档案进行妥善管理显得十分重要。
一、高校二级学院教学档案管理工作问题
（一）教学档案管理重视程度较低
在高校的二级学院中，通常会设置资料室，并且派遣专人负责管理，但是对学院档案管理的重视程度较低，一般不设有专人管理，轻视教学档案管理工作。如若遇到上级领导检查，则临时派遣人员在较短的时间内快速整理，以此来应对检查，长此以往，使教学档案始终缺乏系统性、连续性与规范性管理。同时，由于该项工作的负责人员属于临时调配，没有经过相关的培训便直接接手管理，教学档案管理水平较低，使管理工作效率难以得到显著提升，因此，管理人员通常只能从事一些较为简单的保管工作，难以实现教学档案的规范化、标准化管理，更无法实现教学档案的信息化发展。
近年来，高校的招生规模逐渐稳定，但受到以往高校扩招的影响，许多高校中学生的数量激增，教学档案管理工作也受此影响，面临着较大挑战。此外，在教学档案管理的类型上也呈现出多样化的发展趋势，许多二级院系在档案管理上采用传统的纸质方式，这种方式虽然有一定的作用，但是却难以与时代潮流和高校发展相适应，并且纸质档案占用大量资源，对存放的空间也有较为严格的要求。当学校档案存放的空间不足时，不得不对年限较长的资料进行销毁，这既是损失也是浪费。
（二）教学档案管理缺乏制度保障
在实施二级学院教学管理体制之前，学校通常以总体目标为依据，对日常工作任务进行分配，二级学院中的行政管理人员由院长、书记、辅导员等共同组成，在工作中分工明确，工作效率较为显著。在二级学院体制实施以后，由于目前正处于实施的初期，工作内容较为杂乱，体制尚未成熟，使档案管理工作问题重重，无法在较短的时间内与高校实际情况相结合，制定符合二级学院要求的规章制度。另外，在二级学院中，由于管理制度的内容不明确，使教学质量监控、常规教学与档案管理等多个方面的人员职责没有明确分配，由于没有明确的制度作为参考和保障，使档案管理工作在落实的过程中無章可循、无法可依，为后续工作带来了阻碍[1]。
（三）教学档案管理信息化水平较低
信息化是当今时代发展的主流趋势，随着高校招生规模的不断扩大，档案数量也随之增加，但大部分高校内部仍然采用传统的管理方式，信息化水平较低，对管理工作产生较大的阻碍。
从客观方面来看，首先，档案信息化建设需要投入大量的资金，部分二级学院由于受到资金制约只能继续沿用传统方法。即便在信息化设备配备齐全的情况下，受到使用者能力的限制，导致信息化水平无法得到显著提升。其次，高校母体与二级学院之间在档案管理方面的衔接工作不到位，出现数据不统一问题，使二级学院中的许多档案信息没有及时得到更新，从而使档案管理效率降低。
从主观方面来看，档案管理人员自身素质对管理质量、效率与水平将产生直接影响，产生此种问题的原因有许多，由于档案管理人员大多属于兼职人员，并不具备专业的管理经验，没有经过专业、系统化的培训，进而对档案管理效率产生了直接的不良影响。
（四）教学档案管理工作缺乏创新性
创新是一个国家和民族发展的灵魂，能够为各项事业的发展提供充足动力。但是，在高校一级组织中，主要的工作重心被放置在学生技能培养方面，侧重于教学、师资力量等方面的投入，而历史档案管理由于无法为学校带来直接的效益常常受到轻视。在二级学院中，由于计算机、新媒体、网络技术的应用和普及不到位，很多采用传统的档案管理方式，很难完全突破传统管理的局限。由此可见，在一级组织与二级学院共同缺乏重视的前提下，档案管理工作很难得到有效的创新发展，管理人员在工作上也是应付了事，很难积极进取、充满信心。环境不完善、人员无创新，工作热情与积极习惯很难被有效调动起来，由此产生恶性循环，使二级学院的档案创新管理工作逐渐化为泡影[2]。
二、高校二级学院教学档案管理工作的创新
（一）提升档案管理重视程度，培养管理人才
在二级学院中，要想提升教学档案管理效率，首先需要从人着手，转变对此项工作的看法，加强对档案管理工作的重视，并且派遣专业人员进行管理，使档案管理者能够具备较强的职业素养。其次，还应积极开展档案管理员培训工作，使人员的业务水平与综合素养都得到提升，满足大数据时代的需求。
在大数据时代背景下，人才竞争日益激烈，对档案管理人员也提出了更高的要求，不但应具备丰富的业务知识与高超的技能水平，还应具备较强的职业能力，灵活应对复杂的学科背景。对此，应积极开展教学档案管理人员的培训工作，按照实际工作需求，要求管理人员掌握更多档案保护技术、情报学知识，提升自身的英文水平、文字功底等，并且定期进行信息化管理技术考试。2008年，我国正式出台了《高校教学档案管理办法》，其中明确提出，档案管理人员应具备多元化专业知识，丰富的知识体系与信息化管理手段等，加上教学档案管理工作具有一定的枯燥性。因此，二级学院教学档案人才队伍建设属于一项长期工程，不但要配备成熟的人才培养系统，还应制定相应的奖惩系统，通过激励机制等，加大档案管理人才建设力度，使教学档案管理工作效率得到显著提升。 （二）建立健全教学档案管理制度
要想提升二级学院教学档案管理的效率，使档案管理工作能够有章可依，则需要健全和完善教学档案管理制度，保证管理工作的顺利进行。首先，根据国家颁布的相关标准，与二级学院的办学特色相结合，明确教学档案的工作范围，使档案能够通过纸质与电子相结合的方式进行管理，并且通过采集、存储、利用等方式，对信息进行加工，使其功能得到最大限度的發挥。其次，在此基础上，对教学档案管理的内容进行明确，与传统管理内容进行区分。最后，制度的完善不可能一蹴而就，需要针对二级学院的变化灵活应对，但中心目标仍然是管理好二级学院的教学档案，使其作用得到充分发挥[3]。
（三）提高教学档案信息服务能力
在大数据时代背景下，应充分发挥教学档案管理系统的积极作用，使其信息化功能充分展现出来，为教师提供更多的教学档案信息，提升教学效率，推动教学改革的顺利进行。例如，在档案信息管理系统中，可以发挥系统力量，对信息进行收集和整理，使教师掌握到更多的国内外改革动态、理论与方法。再如，对教学档案中记载的每学期试卷进行分析，挖掘数据背后的价值，从中找出问题的根源，这样教师的工作便可以有的放矢，通过改进不足使教学效果得到显著提升。
对刚刚从事教学工作的青年教师来说，由于经验较为短缺，最有效的方式就是参考教学档案，借鉴和吸收成功教学案例中的经验与方法，使其能够在较短的时间内融入教学工作中。同时，教师还可以以教学档案为参考，与实际教学现状相结合，对教学方式进行优化，从而获得更好的教学效果。另外，教学档案还可以为教学评估提供依据，按照档案的开展情况，对教师进行评估。如若是电子文档，则由教师上传到系统中，由专业管理人员进行收集和归纳，最终上传到教学档案信息管理系统中，供其他教师进行参考和借鉴，以此来提升档案的信息服务能力。
（四）拓展教学档案管理的创新空间
二级学院中的教学档案主要供教学和学生使用，但是在信息爆炸的时代，师生对新媒体技术的应用较为广泛，忽视了对教学档案的应用，认为档案管理无需自己参与。但事实上，高校教学档案管理工作需要师生的共同参与，否则将会出现师生在实际工作中遇到问题不知该找谁询问、工作内容交叉、重复档案等问题。因此，需要在日常工作中不断创新，为二级学院档案管理信息化建设打下坚实基础，依靠创新手段提升教学档案管理的效率与水平，为学院综合实力的提升营造出新的空间[4]。
综上所述，在大数据时代背景下，信息量也呈现爆炸式的增长，使二级学院的教学档案工作难度增加，工作量日益庞大。对此，高校应加强对档案管理方面的重视程度，并且积极完善档案管理的相关体系，将信息技术与档案管理工作相结合，为师生对教学档案内容的获取与应用提供更多的便利。同时，还应积极转变教学档案管理方式，加大信息化管理力度，通过创新数字档案管理的方式促进二级学院的健康发展。
参考文献：
[1]张斐，朱江伟，汤易兵，等.关于高校二级学院教学档案管理平台建设的若干思考[J].浙江档案，2016（12）：59.
[2]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2015（4）：151-155.
[3]傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊，2015（19）：128-129.
[4]刘丹.大数据时代的高职院校教学档案管理系统研究[J]. 教师，2017（29）：113-114.