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【摘要】 数字化档案信息是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它对高校档案利用方式、高校档案业务工作、高校档案馆职能产生了重要的影响。本文对高校档案信息数字化的由来、趋势、原则以及实施方法进行了探讨。以期充分发挥档案信息在领导决策、教学科研与管理等工作中的服务作用。
【关键词】 高校档案 信息 数字化
高校在档案信息数字化过程中必须认真分析研究档案信息数字化的方法、原则、制约因素，充分利用网络和数据库的开放接口，实现跨部门、跨系统的信息资源共享，实现各类系统中数据库的互联互通，为档案利用者提供有效、快捷的信息获取渠道，真正实现信息资源的共享，从根本上提高档案信息综合服务的效率和质量。
1. 高校档案信息数字化产生及发展趋势
1.1计算机大量应用于高校各项管理，从而产生了大量数字化信息需要归档保管。许多高校建立了校园网并与因特网相连，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生不出校门只通过网络就可以与专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等，产生了大量数字化文件，进而产生了数字化档案。
1.2高校档案部门使用计算机管理档案形成了大量数字化档案信息。伴随着信息化技术手段在辅助立卷、文件自动归档等工作中的应用，传统的以纸质为载体形式的档案信息转为机读档案，从而产生数字化的档案信息。而高校档案部门业已保存的纸质档案中所蕴含的信息也迫切需要进行开发利用，存量档案信息的数字化迫在眉睫。
1.3隨着计算机网络进一步发展，信息高速公路进一步拓宽，数字化的数据与信息将渗透到我们生活的各个领域，传统的高校档案馆也许将不复存在。如在数字化过程中，可以把一个高校档案馆几十年甚至上百年的全部馆藏档案信息，通过数字化的存储技术储存在电脑里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以查阅和使用，最终高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之产生。这是高校档案信息化发展的未来趋势，也是高校档案工作发展的
必由之路。
2. 高校档案信息数字化应遵循的原则
高校档案信息数字化在具体实施过程中应遵循以下几项原则：
2.1科学性原则。科学性原则指在档案信息数字化时必须遵循档案信息的形成、保管与利用的客观规律，体现档案信息管理的特殊性。在档案信息数字化的整个过程中，档案信息收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈等都必须是真实、准确、可靠的。另外，还要充分考虑数字化档案信息的时效性。
2.2一致性原则。一致性原则指档案信息数字化后通过计算机网络、检索技术提供给用户的档案信息与原始纸质档案仅存在着载体和阅读方式上的差异，其承载的档案信息内容是完全一致的。这也为解决数字化档案的法律凭证作用奠定了一个坚实的基础。
2.3完整性原则。完整性原则是指在进行数字化工作中应确保被数字化的每份档案的主题内容与蕴含的含义是完整的，并且要保证在计算机网络上提供检索的信息都是相互关联的信息。此外，还要保证数字化后档案信息在逻辑上的相对准确独立，保证数字化档案信息的可理解性，使用户能理解每一份数字档案内容相关的信息，如元数据、物理结构和逻辑结构的关系等。
2.4重点性原则。高校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且实施起来也比较困难。因此应选择利用率高、保存价值大的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上重点保证。
2.5共享性原则。要求在档案信息数字化过程中把建立完备的档案信息数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系作为重要的内容，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高、能够较好发挥社会效益和经济效益的档案信息数字化，最大限度地提高其利用效果。
2.6安全性原则。与传统的档案信息相比，高校档案部门通过接收电子文件和馆藏纸质档案的数字化而产生的数字化档案信息，因为其依托于计算机存储技术、网络技术，数字化信息的内容和位置易发生变化，具有明显的不稳定性，故在档案信息数字化过程中要遵循安全性原则。
3. 高校档案信息数字化实施方法
高校档案信息数字化工作根据其工作内容可分为增量档案信息数字化和存量档案信息数字化两项。增量档案信息是指每年档案形成部门形成后未归档的文件材料，也就是档案管理部门参与前期预立卷控制和管理，但还没有执行物理归档手续的各类档案信息；存量档案信息是指已经履行文件材料的物理归档手续，并经档案工作人员整理上架供利用者检索查阅的档案信息。高校档案信息数字化在遵循上述原则的基础上，在具体实施过程中可采取以下方法。
3.1存量档案信息的数字化方法。档案工作人员通过扫描仪、数码相机等数字化设备将已归档的纸质档案信息加工成可以机读的电子文件信息，之后依据相关电子文件与电子档案管理的标准，借助于综合档案管理系统的数据著录与数据挂接等一系列功能实现纸质文件的电子化与服务利用的网络化，从而实现存量档案信息的数字化。其数字化应主要包括档案检查、档案整理、档案扫描、图像处理、索引录入、数据制作、数据导入、档案装订等主要工作流程。
3.2增量档案信息的数字化方法。根据笔者调查，高校档案部门常采用在线集中式归档（在档案管理部门管理的数据库服务器中开辟中心文件库，各文件形成部门将归档电子文件分类别、分年度、分内容存储到该库中，归档时集中到中心文件库中去调取数据）、在线分布式归档（各文件形成部门将归档电子文件存储在本地计算机终端中，归档时通过电子档案管理系统软件中的网络传输功能向学校档案部门移交）、在线滞后归档（根据学校档案部门的归档要求，电子文件形成部门的兼职档案员每年分几次集中整理向学校档案部门移交归档）和在线实时归档（文件形成和管理部门在文件办理完毕或文件形成后随时向学校档案部门移交归档）几种类型的联机归档方法。随着计算机与网络的普及，各归档单位一般都会先形成各类电子文件，高校在电子文件的归档过程中，可根据本单位档案工作实际、电子档案管理模式与工作条件科学选择逻辑归档或物理归档的方式与方法来进行。
结语
目前，档案信息数字化工作中还存在着诸如数字化的标准、数字化数据的海量存储、电子数据的真实性与可靠性、数字化信息的网络安全等问题有待进一步探讨和解决，随着档案信息化建设的不断深入，学校各类信息之间的联系越来越密切，档案信息的数字化已成为高校档案工作的重点，是高校档案工作发展的目标与方向。
参考文献：
[1] 昌韬.高校档案管理的网络化与数字化[J].桂林师范高等专科学校学报，2012，（1）.
[2] 石峰.高校档案信息资源数字化与共建共享探讨[J].江苏科技信息，2011，（11）.
[3] 贾淑玉.基于可持续发展的高校档案数字化建设[J].黑龙江教育学院学报，2011，（10）.
（作者单位：哈尔滨商业大学）
【关键词】 高校档案 信息 数字化
高校在档案信息数字化过程中必须认真分析研究档案信息数字化的方法、原则、制约因素，充分利用网络和数据库的开放接口，实现跨部门、跨系统的信息资源共享，实现各类系统中数据库的互联互通，为档案利用者提供有效、快捷的信息获取渠道，真正实现信息资源的共享，从根本上提高档案信息综合服务的效率和质量。
1. 高校档案信息数字化产生及发展趋势
1.1计算机大量应用于高校各项管理，从而产生了大量数字化信息需要归档保管。许多高校建立了校园网并与因特网相连，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生不出校门只通过网络就可以与专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等，产生了大量数字化文件，进而产生了数字化档案。
1.2高校档案部门使用计算机管理档案形成了大量数字化档案信息。伴随着信息化技术手段在辅助立卷、文件自动归档等工作中的应用，传统的以纸质为载体形式的档案信息转为机读档案，从而产生数字化的档案信息。而高校档案部门业已保存的纸质档案中所蕴含的信息也迫切需要进行开发利用，存量档案信息的数字化迫在眉睫。
1.3隨着计算机网络进一步发展，信息高速公路进一步拓宽，数字化的数据与信息将渗透到我们生活的各个领域，传统的高校档案馆也许将不复存在。如在数字化过程中，可以把一个高校档案馆几十年甚至上百年的全部馆藏档案信息，通过数字化的存储技术储存在电脑里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以查阅和使用，最终高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之产生。这是高校档案信息化发展的未来趋势，也是高校档案工作发展的
必由之路。
2. 高校档案信息数字化应遵循的原则
高校档案信息数字化在具体实施过程中应遵循以下几项原则：
2.1科学性原则。科学性原则指在档案信息数字化时必须遵循档案信息的形成、保管与利用的客观规律，体现档案信息管理的特殊性。在档案信息数字化的整个过程中，档案信息收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈等都必须是真实、准确、可靠的。另外，还要充分考虑数字化档案信息的时效性。
2.2一致性原则。一致性原则指档案信息数字化后通过计算机网络、检索技术提供给用户的档案信息与原始纸质档案仅存在着载体和阅读方式上的差异，其承载的档案信息内容是完全一致的。这也为解决数字化档案的法律凭证作用奠定了一个坚实的基础。
2.3完整性原则。完整性原则是指在进行数字化工作中应确保被数字化的每份档案的主题内容与蕴含的含义是完整的，并且要保证在计算机网络上提供检索的信息都是相互关联的信息。此外，还要保证数字化后档案信息在逻辑上的相对准确独立，保证数字化档案信息的可理解性，使用户能理解每一份数字档案内容相关的信息，如元数据、物理结构和逻辑结构的关系等。
2.4重点性原则。高校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且实施起来也比较困难。因此应选择利用率高、保存价值大的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上重点保证。
2.5共享性原则。要求在档案信息数字化过程中把建立完备的档案信息数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系作为重要的内容，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高、能够较好发挥社会效益和经济效益的档案信息数字化，最大限度地提高其利用效果。
2.6安全性原则。与传统的档案信息相比，高校档案部门通过接收电子文件和馆藏纸质档案的数字化而产生的数字化档案信息，因为其依托于计算机存储技术、网络技术，数字化信息的内容和位置易发生变化，具有明显的不稳定性，故在档案信息数字化过程中要遵循安全性原则。
3. 高校档案信息数字化实施方法
高校档案信息数字化工作根据其工作内容可分为增量档案信息数字化和存量档案信息数字化两项。增量档案信息是指每年档案形成部门形成后未归档的文件材料，也就是档案管理部门参与前期预立卷控制和管理，但还没有执行物理归档手续的各类档案信息；存量档案信息是指已经履行文件材料的物理归档手续，并经档案工作人员整理上架供利用者检索查阅的档案信息。高校档案信息数字化在遵循上述原则的基础上，在具体实施过程中可采取以下方法。
3.1存量档案信息的数字化方法。档案工作人员通过扫描仪、数码相机等数字化设备将已归档的纸质档案信息加工成可以机读的电子文件信息，之后依据相关电子文件与电子档案管理的标准，借助于综合档案管理系统的数据著录与数据挂接等一系列功能实现纸质文件的电子化与服务利用的网络化，从而实现存量档案信息的数字化。其数字化应主要包括档案检查、档案整理、档案扫描、图像处理、索引录入、数据制作、数据导入、档案装订等主要工作流程。
3.2增量档案信息的数字化方法。根据笔者调查，高校档案部门常采用在线集中式归档（在档案管理部门管理的数据库服务器中开辟中心文件库，各文件形成部门将归档电子文件分类别、分年度、分内容存储到该库中，归档时集中到中心文件库中去调取数据）、在线分布式归档（各文件形成部门将归档电子文件存储在本地计算机终端中，归档时通过电子档案管理系统软件中的网络传输功能向学校档案部门移交）、在线滞后归档（根据学校档案部门的归档要求，电子文件形成部门的兼职档案员每年分几次集中整理向学校档案部门移交归档）和在线实时归档（文件形成和管理部门在文件办理完毕或文件形成后随时向学校档案部门移交归档）几种类型的联机归档方法。随着计算机与网络的普及，各归档单位一般都会先形成各类电子文件，高校在电子文件的归档过程中，可根据本单位档案工作实际、电子档案管理模式与工作条件科学选择逻辑归档或物理归档的方式与方法来进行。
结语
目前，档案信息数字化工作中还存在着诸如数字化的标准、数字化数据的海量存储、电子数据的真实性与可靠性、数字化信息的网络安全等问题有待进一步探讨和解决，随着档案信息化建设的不断深入，学校各类信息之间的联系越来越密切，档案信息的数字化已成为高校档案工作的重点，是高校档案工作发展的目标与方向。
参考文献：
[1] 昌韬.高校档案管理的网络化与数字化[J].桂林师范高等专科学校学报，2012，（1）.
[2] 石峰.高校档案信息资源数字化与共建共享探讨[J].江苏科技信息，2011，（11）.
[3] 贾淑玉.基于可持续发展的高校档案数字化建设[J].黑龙江教育学院学报，2011，（10）.
（作者单位：哈尔滨商业大学）