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[摘要]医院文书档案管理水平直接关系到医院档案资料的完整和质量，只有对其进行规范化管理才能成为医院可持续健康发展的重要一环，本文在分析了医院文书档案管理的现状、特点及原则之后，浅谈了提高文书档案管理的几项措施。
[关键词]档案管理 文书档案 医院 医疗 文书档案
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2013）06-0237-01
文书档案管理是医院档案管理工作的重要环节，其承载着医院重大资料的分类、传递、归整等工作。作为医院档案管理的见证者，文书档案在医院现代化和医疗卫生事业大踏步进步的进程中发挥着举足轻重的作用。我国正处于快速转型阶段，医院的现代化不能没有档案管理工作的现代化，而档案管理的现代化又离不开文书档案管理的规范化、标准化。
一、医院文书档案管理工作的现状分析
我国正处于社会转型和产业调整的关键时期，当前医院文书档案管理工作还存在诸多不完善的环节，现对其现状总结如下：①重病案、轻文书。这是医院在进行档案管理过程中的普遍问题，医院最为重视的是病案管理，而病案管理也的确是医院档案管理的中心环节。但疏于对文书档案的管理，只能让医院管理工作大打折扣，许多医院对文书檔案管理工作投入力度有限，很多档案管理人员都是兼职人员，文书存储空间不足，以至于不能达到文书档案管理的标准；②文书档案管理模式亟待升级。“分散化管理”模式是当前医院进行文书档案管理时采用的模式，所谓“分散化模式”是指文书材料归整、分类、送达等由各科室分散负责，这就会导致文书材料不统一、不整齐，经常杂乱无序的放置在各科室，文书档案管理工作效率有待提高；③手动为主、自动化不足。多数医院文书档案管理依然采用手动管理模式，而“自动化”手段欠缺，文书档案管理若缺少计算机等先进手段的辅助，效率会大为降低。所以，医院文书档案管理的升级措施将会重点体现在信息现代化方面；④管理人员不整。医院文书档案管理还面临着相关人员综合素质不高的尴尬局面，档案建设必须以人才建设为基础，而当前我国医院其管理人员并非专业人员，缺乏必要的专业知识、综合素质欠缺，医院也不重视培训工作。这就导致档案管理进展缓慢，缺乏创新动力。
二、医院文书档案特征及管理原则剖析
文书档案对于医院的重要程度有其独特性，它与其他普通机关的文书档案相比，在数量、门类等方面都呈现出复杂性。具体来说，由于医院科室级别多、类别多，相关医疗指导性资料就显得异常繁杂，再加上新病种、新疫情的出现，医疗文件就更加呈现出数量多、更新快的特点；另外，由于医院医务人员规模比其他机关单位要大，医务人员内部的流动空间较大，因此，医院内部因晋升或聘任产生的文书资料数量较大；除此之外，当前医院医患纠纷呈逐年上升趋势，随着患者维权意识的提高，医患之间的医疗事故调查报告、鉴定报告等文件资料数量也呈逐年上升趋势。以上这些态势都显示着医院文书档案复杂化以及管理不规范化等特点。
鉴于此，医院文书档案在管理过程中需遵循一定的原则，第一，医院文书档案管理的前提是进行公文管理，而公文管理的成效是建立在标准化基础上的，这其中包括了公文用纸的质量规格要高、公文用纸大小要统一、排版方式为横式、公文标题要标准、公文字迹清晰等等；第二，保密性是医院文书档案必须要遵守的原则，无论是纸质文书还是电子文书都要重视其保密工作，纸质档案要重视其原始性，电子档案要注意密钥的更换及加密技术的升级等等；第三，医院文书档案管理的流程要标准化，严格把控文件搜集、鉴定、归档、使用等流程，确保其系统化。
三、探讨医院文书档案管理的策略与途经
1、理念先行，医院高层要重视文书档案管理工作
没有理念就没有行动，多年来医院疏于对文书档案资料的管理，医院领导层未能充分认识到文书档案管理对医院现代化的重要性。新时期的文书档案管理工作不能再抱有粗放式的管理理念，要尝试注入一种生态文明服务理念，即将其作为一项健康的、稳定的、可持续的事业来抓，力求从陈旧的封闭式管理转向开放式管理，从传统手工性转向电子信息化管理，从强调保管转向强调利用。医院文书档案管理过程中应全方面配合好各环节利益，不能分而治之，要把文书档案工作视为医院可持续发展的重要一环。
2、硬件、软件建设“双管齐下”
医院文书档案管理工作要想有所突破必须要以基础设施的投入为后盾，设施建设包括硬件和软件两方面，只有做足两方面的投人才能满足医院健康有序的发展。一方面是硬件设施的建设，医院文书档案管理要有最基本的办公环境，比如资料库房建设、办公室建设等，还要有计算机、打印复印设备、扫描仪、档案密集架等办公设施，监控器、除尘器、测湿仪、消防器材等保护设备也是必备设施，以上所列举这些都将作为医院文书档案管理办公自动化的基础保障；另一方面则是软件的建设，医院要立足于自身的需求进行文书档案管理软件系统架构建设、维护、升级等。当前医院信息化建设正值快速发展期，医院有必要将现代化的电子信息技术带入文书档案管理中，电子信息技术对档案管理的好处不言而喻，不仅可以提高文档资料搜集、归整、归档的工作效率，还可以给档案人员提供网络信息检索的捷径，增强了文书档案借阅的快捷性，除此之外，医院要重视文书档案保密性的电子化管理，要通过电子化措施做好防损、防消磁，还要对电子文书档案做好备份和留存，对那些高机密的文书档案必须要采取加密处理。
3、文书档案规范化管理须贯彻到底
医院文书档案工作必须要实施规范化管理，而实现规范化管理的重点就是要降低相近公文的重复率和增加立卷组台的有序性。更具体的讲，就是将医院档案保管利用价值的最大化、卷宗的完整化以及检索利用的快捷化发挥出来。这其中要用到一个“以我为中心”的归档原则，即归档的资料要以本单位形成的文件为主，这是在我国文书立卷归档工作中一贯的原则。
在该原则基础上需要做好以下几方面的工作，第一，文件立卷归档的时效性很重要，为避免给医院档案管理带来混乱，必须要及时的将完成的文件归档，而未完成的文件不归档；第二，文件归档工作要有的放矢，做到重点突出，主次分明，哪些文件要重点归档，哪些文件不能归档，相关人员做好“把关人”的角色，并且归档的文件要保持同类性、关联性和完整性，这样能一定程度上避免文件的遗失和分散，提高管理效率；第三，文件归档过程中要做到具体问题具体分析，在“以我为中心”原则基础上要做好文件与文件的区分工作，适时降低文件间的重复率，进而提高档案利用率。
4、把档案管理人员的培训工作提上日程
医院文书档案管理工作离不开专业人员的辛勤投入，医院在做好文书档案管理工作本身的投入时一定要加强人力资源的优化工作。具体来讲，医院提升档案人员素质的手段很多，例如引进专业培训机构定期给内部人员培训，培训包括了管理理念培训和操作技能培训，还可以定期举行医院业务交流活动、现场观摩活动，把档案管理心得体会在医院内部各科室之间分享，使科室之间有专人负责收集整理科室内部形成的原始资料，便于医院档案室的文书档案管理更全面。人员培训要立足实际，不能纸上谈兵，从基础、细节、操作人手，明确档案搜集、整理、归档等环节的细则和规范要求。另外，医院还要抓档案管理人员的计算机培训，通过熟练操作文书档案管理软件系统，让档案人员尽快融入到现代信息化管理体系中。
[关键词]档案管理 文书档案 医院 医疗 文书档案
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2013）06-0237-01
文书档案管理是医院档案管理工作的重要环节，其承载着医院重大资料的分类、传递、归整等工作。作为医院档案管理的见证者，文书档案在医院现代化和医疗卫生事业大踏步进步的进程中发挥着举足轻重的作用。我国正处于快速转型阶段，医院的现代化不能没有档案管理工作的现代化，而档案管理的现代化又离不开文书档案管理的规范化、标准化。
一、医院文书档案管理工作的现状分析
我国正处于社会转型和产业调整的关键时期，当前医院文书档案管理工作还存在诸多不完善的环节，现对其现状总结如下：①重病案、轻文书。这是医院在进行档案管理过程中的普遍问题，医院最为重视的是病案管理，而病案管理也的确是医院档案管理的中心环节。但疏于对文书档案的管理，只能让医院管理工作大打折扣，许多医院对文书檔案管理工作投入力度有限，很多档案管理人员都是兼职人员，文书存储空间不足，以至于不能达到文书档案管理的标准；②文书档案管理模式亟待升级。“分散化管理”模式是当前医院进行文书档案管理时采用的模式，所谓“分散化模式”是指文书材料归整、分类、送达等由各科室分散负责，这就会导致文书材料不统一、不整齐，经常杂乱无序的放置在各科室，文书档案管理工作效率有待提高；③手动为主、自动化不足。多数医院文书档案管理依然采用手动管理模式，而“自动化”手段欠缺，文书档案管理若缺少计算机等先进手段的辅助，效率会大为降低。所以，医院文书档案管理的升级措施将会重点体现在信息现代化方面；④管理人员不整。医院文书档案管理还面临着相关人员综合素质不高的尴尬局面，档案建设必须以人才建设为基础，而当前我国医院其管理人员并非专业人员，缺乏必要的专业知识、综合素质欠缺，医院也不重视培训工作。这就导致档案管理进展缓慢，缺乏创新动力。
二、医院文书档案特征及管理原则剖析
文书档案对于医院的重要程度有其独特性，它与其他普通机关的文书档案相比，在数量、门类等方面都呈现出复杂性。具体来说，由于医院科室级别多、类别多，相关医疗指导性资料就显得异常繁杂，再加上新病种、新疫情的出现，医疗文件就更加呈现出数量多、更新快的特点；另外，由于医院医务人员规模比其他机关单位要大，医务人员内部的流动空间较大，因此，医院内部因晋升或聘任产生的文书资料数量较大；除此之外，当前医院医患纠纷呈逐年上升趋势，随着患者维权意识的提高，医患之间的医疗事故调查报告、鉴定报告等文件资料数量也呈逐年上升趋势。以上这些态势都显示着医院文书档案复杂化以及管理不规范化等特点。
鉴于此，医院文书档案在管理过程中需遵循一定的原则，第一，医院文书档案管理的前提是进行公文管理，而公文管理的成效是建立在标准化基础上的，这其中包括了公文用纸的质量规格要高、公文用纸大小要统一、排版方式为横式、公文标题要标准、公文字迹清晰等等；第二，保密性是医院文书档案必须要遵守的原则，无论是纸质文书还是电子文书都要重视其保密工作，纸质档案要重视其原始性，电子档案要注意密钥的更换及加密技术的升级等等；第三，医院文书档案管理的流程要标准化，严格把控文件搜集、鉴定、归档、使用等流程，确保其系统化。
三、探讨医院文书档案管理的策略与途经
1、理念先行，医院高层要重视文书档案管理工作
没有理念就没有行动，多年来医院疏于对文书档案资料的管理，医院领导层未能充分认识到文书档案管理对医院现代化的重要性。新时期的文书档案管理工作不能再抱有粗放式的管理理念，要尝试注入一种生态文明服务理念，即将其作为一项健康的、稳定的、可持续的事业来抓，力求从陈旧的封闭式管理转向开放式管理，从传统手工性转向电子信息化管理，从强调保管转向强调利用。医院文书档案管理过程中应全方面配合好各环节利益，不能分而治之，要把文书档案工作视为医院可持续发展的重要一环。
2、硬件、软件建设“双管齐下”
医院文书档案管理工作要想有所突破必须要以基础设施的投入为后盾，设施建设包括硬件和软件两方面，只有做足两方面的投人才能满足医院健康有序的发展。一方面是硬件设施的建设，医院文书档案管理要有最基本的办公环境，比如资料库房建设、办公室建设等，还要有计算机、打印复印设备、扫描仪、档案密集架等办公设施，监控器、除尘器、测湿仪、消防器材等保护设备也是必备设施，以上所列举这些都将作为医院文书档案管理办公自动化的基础保障；另一方面则是软件的建设，医院要立足于自身的需求进行文书档案管理软件系统架构建设、维护、升级等。当前医院信息化建设正值快速发展期，医院有必要将现代化的电子信息技术带入文书档案管理中，电子信息技术对档案管理的好处不言而喻，不仅可以提高文档资料搜集、归整、归档的工作效率，还可以给档案人员提供网络信息检索的捷径，增强了文书档案借阅的快捷性，除此之外，医院要重视文书档案保密性的电子化管理，要通过电子化措施做好防损、防消磁，还要对电子文书档案做好备份和留存，对那些高机密的文书档案必须要采取加密处理。
3、文书档案规范化管理须贯彻到底
医院文书档案工作必须要实施规范化管理，而实现规范化管理的重点就是要降低相近公文的重复率和增加立卷组台的有序性。更具体的讲，就是将医院档案保管利用价值的最大化、卷宗的完整化以及检索利用的快捷化发挥出来。这其中要用到一个“以我为中心”的归档原则，即归档的资料要以本单位形成的文件为主，这是在我国文书立卷归档工作中一贯的原则。
在该原则基础上需要做好以下几方面的工作，第一，文件立卷归档的时效性很重要，为避免给医院档案管理带来混乱，必须要及时的将完成的文件归档，而未完成的文件不归档；第二，文件归档工作要有的放矢，做到重点突出，主次分明，哪些文件要重点归档，哪些文件不能归档，相关人员做好“把关人”的角色，并且归档的文件要保持同类性、关联性和完整性，这样能一定程度上避免文件的遗失和分散，提高管理效率；第三，文件归档过程中要做到具体问题具体分析，在“以我为中心”原则基础上要做好文件与文件的区分工作，适时降低文件间的重复率，进而提高档案利用率。
4、把档案管理人员的培训工作提上日程
医院文书档案管理工作离不开专业人员的辛勤投入，医院在做好文书档案管理工作本身的投入时一定要加强人力资源的优化工作。具体来讲，医院提升档案人员素质的手段很多，例如引进专业培训机构定期给内部人员培训，培训包括了管理理念培训和操作技能培训，还可以定期举行医院业务交流活动、现场观摩活动，把档案管理心得体会在医院内部各科室之间分享，使科室之间有专人负责收集整理科室内部形成的原始资料，便于医院档案室的文书档案管理更全面。人员培训要立足实际，不能纸上谈兵，从基础、细节、操作人手，明确档案搜集、整理、归档等环节的细则和规范要求。另外，医院还要抓档案管理人员的计算机培训，通过熟练操作文书档案管理软件系统，让档案人员尽快融入到现代信息化管理体系中。