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摘要：现行文件对灾后恢复和重建工作具有重要作用，其价值不亚于档案。现行文件对于灾后恢复和重建工作的作用是直接的，也是无可替代的。因此，对现行文件的安全管理工作尤显重要，有必要分析现行文件安全问题，得出对现行文件的安全管理和灾后抢救措施。
关键词：地震 现行文件 安全管理 灾后重建
汶川大地震造成灾难性破坏，现行文件在地震中也受到严重的破坏。本文总结现行文件管理不到位的教训，讨论现行文件的安全管理。
对档案的灾后抢救工作，国家档案局下发了《关于加强震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，提出灾后档案安全保护要求，而对正在发挥现行作用的文件却没有提及。实际上。正在使用的文件价值更大，因为没有集中保管。散落在工作的各个地点，给文件的搜救工作带来更大困难，文件的损失也会给灾后重建带来困难。
1 现行文件对灾后恢复的重要作用
1.1 现行文件对于灾后重建工作的开展起到至关重要的作用。地震中丢失的现行城建文件——各类建筑图纸，对尚未竣工的房屋、桥梁、道路的重建、修建和继续建设都起着至关重要的作用。如果这些文件能被搜救出来，对工程师来说，既能节省再次设计的时间，而且还可以从旧有的图纸中找到薄弱环节进行修改，改善建筑结构，增强建筑物的坚韧度，把灾难的破坏程度在设计阶段就降到最低。
地上地下管线图纸对工程施工也起着借鉴作用，工程师要根据管线位置、深度和走向确定建筑的位置、深度和走向。
这些图纸的丢失，给工程师工作带来巨大挑战。既要重新设计建筑图，又要通过挖掘来探测管线的位置，工程中对基础设施的破坏加重了灾区的负担。
正因为这些文件的重要性，此次救灾工作包括了对建筑资料的搜救。“温家宝强调，我们将收集这次地震中倒塌的重要公共建筑，包括学校、医院、机关等的建筑资料，从这次地震灾害中总结经验。为日后重建提供科学依据。
温家宝说，人民解放军和武警出动了11万官兵，搜救了每一个村庄。各省市和各路救援大军的物资纷纷运抵灾区，中央财政已经安排了数百亿元人民币用于救灾，并且我们为恢复重建建立了750亿元人民币的地震恢复重建基金，明后两年还要继续追加。”
灾后重建，不仅仅是建筑一个方面，而各类建筑图纸只是重建所需要的一个方面。地上地下管线对搜救工作的影响，人口户籍及单位人员名册对伤亡人口的确定，灾后对人员的安置等都需要完整的现行文件，而现行文件的缺失给灾后的重建工作带来了难度。
1.2 现行文件对于灾后日常工作的继续开展也起到极其重要的作用。以银行的现行文件——还贷合同为例，如果这部分文件丢失，不良借贷用户就趁此机会抵赖或者拒不偿还，这对国家经济建设是不利的。即使由于不可抗拒的原因。贷款无法继续偿还，有这部分文件作为参考，就可以向国家提出申请，也可以依据它进行财政预算和银行结算。笔者本科阶段申请了国家助学贷款，目前正在依合同承诺的期限按期还贷。曾在银行整理过助学贷款文件，发现银行对现行文件的安全管理做得很不够：文件随手放在办公桌上，虽然工作人员可以互相看管，但是工作忙起来，各做各的事，若有人将其中的一两份文件拿走，谁也不会发现。
银行的现行文件不仅限于此，各种合同、借贷记录、流程单等都可以作为货币流通的依据，此次地震给银行现行文件带来的破坏是严重的，搜救工作也涵盖了银行的各类资料。“据铁军高炮团政委张博介绍，铁军高炮团15日全面展开救援工作，主要担负的任务是：清理、保护映秀镇农业银行、建设银行和信用社的现金、证券和档案资料，清理映秀镇派出所户籍档案和武器。
在映秀镇农业银行抢险现场，记者看到高炮团二营四连官兵正在紧张地清理和搬运倒塌的建筑材料。
参加抢险的这支铁军部队，14日经过13个小时从都江堰徒步行军进入映秀。截至15日14时，清理出派出所和银行的一些重要档案资料。”
灾后，一切活动还要继续。地震带来的现行文件的缺失，使得许多工作中断甚至无法继续进行，这对灾后恢复和重建也是非常不利的。灾区学生的考试和升学都需要其在校成绩、户籍证明和学校评语，而这些现行文件的缺失，给学生的考试和升学带来很大不便。
2 现行文件的安全管理措施
2.1 首先要从思想上着手。一般情况下文件都能受到良好的保护，按时移交，装订或装盒，存入档案柜，保管于库房，并且都编制定了目录。综合性档案馆还会对特定的文件进行编研，或者编写大事记。然而并非所有文件都能得到如此好的待遇，一些现行文件没有及时移交，更不用说受到专业的管理。对现行文件的重要性认识不够，造成文件不能及时归档，甚至散失、遗失的后果。文件随手放在办公桌上，找一份文件要翻遍整个桌子。一旦发生诸如火灾、水灾、地震等灾害，这些还没有“户口”的文件，通常也是“现行文件”，就受到毁灭性破坏——散失、遗失或者消失，对灾后重建不能发挥作用，延误工程进程。加重专家的工作量。
因此，要对文秘工作者及其领导进行文件重要性思想教育，加强对现行文件保管工作年度指导。灌输重视现行文件的思想，随时随地将现行文件的重要性考虑放在第一位，随手将文件安置在安全处所。
2.2 要从财政预算和人员设置上着手。行政机关通常将现行文件移交到本部门的档案室，或者交由档案员管理，而企业、银行、社会团体一般不会将文件移交到专业的保管单位或机构，而是保管于本机构的办公室，规模较大的机构则由档案室集中保管本机构的文件。对于办公室和档案室里的文件，机构不会出大力气管理，在机构的预算中几乎没有关于现行文件管理的支出，其管理人员通常由文秘工作者兼任。文秘工作者有一定的文件管理技能，但由于工作的原因，不能在现行文件管理工作上花足够的精力，不能发现现行文件管理中的问题，也不能发展出现行文件管理新技术，就更不能实现现行文件的安全管理。
因此，机构需要增加文件管理预算一项，增设专职文件管理人员。进行专业的培训，使其在现行文件管理工作上做到专业、及时，达到安全的目的，以利于保护现行文件的完整性，更利于将来的利用。
2.3 要从制度上着手。大多数情况下，各个机构不会在制度上对文件管理工作进行规范。这是一个严重的缺失。当思想上没有足够重视的时候，可以用制度在一定程度上进行弥补。
各个机构应该根据本单位的特点制定现行文件管理工作制度，从制度上规范文件管理工作， 同时也对非文件管理人员相关行为进行规定，通力合作。赏罚严明，将现行文件管理工作做好。
2.4 要从法律上进行规定和处置。对于档案的安全管理，国家已经制定《档案法》等法律法规。对现行文件的管理，法律条款有相关规定。也有部门规定。但还没有上升到专门法律的高度。
为了使现行文件的安全管理更加得力，应该对现行文件的管理进行专门的立法。对违反现行文件管理法律的行为及时处理，并对文件及时处置，以达到安全管理的目的。
3 灾后对现行文件的抢救措施
灾后现行文件的抢救工作也可以借鉴档案的安全保护和服务工作的做法，它们在很多方面都是相通的。没有绝对的界线。
5月12日，四川省汶川县发生了里氏8.0级地震。5月14日，国家档案局下发《关于加强震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，要求灾区各级档案部门和档案工作者团结一致、众志成城，全面开展抗灾自救，力争把灾害造成的损失降低到最低点。除了要做到《通知》规定的条款以外。现行文件的搜救工作还要从以下几个方面入手：
3.1 要从原办公地点入手。由于工作习惯和惯例，现行文件通常留存于办公室，要全面搜救现行文件，必须从原办公室人手，从办公桌所在位置寻找灾前正在使用的文件。这些文件对灾后工作的继续开展和阶段总结都有直接的依据和参考作用。
3.2 要从档案室入手。较大机构通常有档案室，考虑到现行文件的统一保管。一些现行文件被提前归档，安置于档案室内。搜救现行文件的工作，要深入到档案室，也把半现行文件一并搜救出来，为灾后重建工作发挥作用。
3.3 要从已经搜救出的现行文件上入手。由于灾后建筑物倒塌和天气的原因，不可能把所有现行文件都搜救出来，实际上，能搜救出来的只是很少的一部分。要发挥现行文件的价值，不完全要从文件本身入手，还可以从其他文件人手，恢复和补充出一些已经无法挽救的文件，为灾后重建工作提供帮助。
3.4 要从人员入手。机构的文秘人员，也可以为灾后现行文件的恢复提供线索，虽然不能完全恢复，也不能保证文件的原真性。但是可以为灾后日常工作的继续开展提供一定程度的依据。
现行价值，集中体现了现行文件发挥的重要作用，也是文件产生的原因。要使其现行价值得到实现，现行文件的安全管理势在必行。从此次地震中我们吸取的教训已经足够，为了让灾后建设进展顺利，为了方便文件的后续管理工作的顺利进行，对现行文件的重视绝不能低于档案。其管理工作，可以借鉴档案安全保护和服务工作的做法。
救灾工作现场产生的现行文件，由于救灾工作条件的限制，通常会丢失。在紧急情况下，更多考虑的是人的安全，文件的安全往往让位于人。这些文件对灾后日常工作的开展有巨大的指导作用，对将来的学术研究具有借鉴意义，应该得到很好的保护，进行安全管理，这方面的工作还有待进一步完善。
关键词：地震 现行文件 安全管理 灾后重建
汶川大地震造成灾难性破坏，现行文件在地震中也受到严重的破坏。本文总结现行文件管理不到位的教训，讨论现行文件的安全管理。
对档案的灾后抢救工作，国家档案局下发了《关于加强震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，提出灾后档案安全保护要求，而对正在发挥现行作用的文件却没有提及。实际上。正在使用的文件价值更大，因为没有集中保管。散落在工作的各个地点，给文件的搜救工作带来更大困难，文件的损失也会给灾后重建带来困难。
1 现行文件对灾后恢复的重要作用
1.1 现行文件对于灾后重建工作的开展起到至关重要的作用。地震中丢失的现行城建文件——各类建筑图纸，对尚未竣工的房屋、桥梁、道路的重建、修建和继续建设都起着至关重要的作用。如果这些文件能被搜救出来，对工程师来说，既能节省再次设计的时间，而且还可以从旧有的图纸中找到薄弱环节进行修改，改善建筑结构，增强建筑物的坚韧度，把灾难的破坏程度在设计阶段就降到最低。
地上地下管线图纸对工程施工也起着借鉴作用，工程师要根据管线位置、深度和走向确定建筑的位置、深度和走向。
这些图纸的丢失，给工程师工作带来巨大挑战。既要重新设计建筑图，又要通过挖掘来探测管线的位置，工程中对基础设施的破坏加重了灾区的负担。
正因为这些文件的重要性，此次救灾工作包括了对建筑资料的搜救。“温家宝强调，我们将收集这次地震中倒塌的重要公共建筑，包括学校、医院、机关等的建筑资料，从这次地震灾害中总结经验。为日后重建提供科学依据。
温家宝说，人民解放军和武警出动了11万官兵，搜救了每一个村庄。各省市和各路救援大军的物资纷纷运抵灾区，中央财政已经安排了数百亿元人民币用于救灾，并且我们为恢复重建建立了750亿元人民币的地震恢复重建基金，明后两年还要继续追加。”
灾后重建，不仅仅是建筑一个方面，而各类建筑图纸只是重建所需要的一个方面。地上地下管线对搜救工作的影响，人口户籍及单位人员名册对伤亡人口的确定，灾后对人员的安置等都需要完整的现行文件，而现行文件的缺失给灾后的重建工作带来了难度。
1.2 现行文件对于灾后日常工作的继续开展也起到极其重要的作用。以银行的现行文件——还贷合同为例，如果这部分文件丢失，不良借贷用户就趁此机会抵赖或者拒不偿还，这对国家经济建设是不利的。即使由于不可抗拒的原因。贷款无法继续偿还，有这部分文件作为参考，就可以向国家提出申请，也可以依据它进行财政预算和银行结算。笔者本科阶段申请了国家助学贷款，目前正在依合同承诺的期限按期还贷。曾在银行整理过助学贷款文件，发现银行对现行文件的安全管理做得很不够：文件随手放在办公桌上，虽然工作人员可以互相看管，但是工作忙起来，各做各的事，若有人将其中的一两份文件拿走，谁也不会发现。
银行的现行文件不仅限于此，各种合同、借贷记录、流程单等都可以作为货币流通的依据，此次地震给银行现行文件带来的破坏是严重的，搜救工作也涵盖了银行的各类资料。“据铁军高炮团政委张博介绍，铁军高炮团15日全面展开救援工作，主要担负的任务是：清理、保护映秀镇农业银行、建设银行和信用社的现金、证券和档案资料，清理映秀镇派出所户籍档案和武器。
在映秀镇农业银行抢险现场，记者看到高炮团二营四连官兵正在紧张地清理和搬运倒塌的建筑材料。
参加抢险的这支铁军部队，14日经过13个小时从都江堰徒步行军进入映秀。截至15日14时，清理出派出所和银行的一些重要档案资料。”
灾后，一切活动还要继续。地震带来的现行文件的缺失，使得许多工作中断甚至无法继续进行，这对灾后恢复和重建也是非常不利的。灾区学生的考试和升学都需要其在校成绩、户籍证明和学校评语，而这些现行文件的缺失，给学生的考试和升学带来很大不便。
2 现行文件的安全管理措施
2.1 首先要从思想上着手。一般情况下文件都能受到良好的保护，按时移交，装订或装盒，存入档案柜，保管于库房，并且都编制定了目录。综合性档案馆还会对特定的文件进行编研，或者编写大事记。然而并非所有文件都能得到如此好的待遇，一些现行文件没有及时移交，更不用说受到专业的管理。对现行文件的重要性认识不够，造成文件不能及时归档，甚至散失、遗失的后果。文件随手放在办公桌上，找一份文件要翻遍整个桌子。一旦发生诸如火灾、水灾、地震等灾害，这些还没有“户口”的文件，通常也是“现行文件”，就受到毁灭性破坏——散失、遗失或者消失，对灾后重建不能发挥作用，延误工程进程。加重专家的工作量。
因此，要对文秘工作者及其领导进行文件重要性思想教育，加强对现行文件保管工作年度指导。灌输重视现行文件的思想，随时随地将现行文件的重要性考虑放在第一位，随手将文件安置在安全处所。
2.2 要从财政预算和人员设置上着手。行政机关通常将现行文件移交到本部门的档案室，或者交由档案员管理，而企业、银行、社会团体一般不会将文件移交到专业的保管单位或机构，而是保管于本机构的办公室，规模较大的机构则由档案室集中保管本机构的文件。对于办公室和档案室里的文件，机构不会出大力气管理，在机构的预算中几乎没有关于现行文件管理的支出，其管理人员通常由文秘工作者兼任。文秘工作者有一定的文件管理技能，但由于工作的原因，不能在现行文件管理工作上花足够的精力，不能发现现行文件管理中的问题，也不能发展出现行文件管理新技术，就更不能实现现行文件的安全管理。
因此，机构需要增加文件管理预算一项，增设专职文件管理人员。进行专业的培训，使其在现行文件管理工作上做到专业、及时，达到安全的目的，以利于保护现行文件的完整性，更利于将来的利用。
2.3 要从制度上着手。大多数情况下，各个机构不会在制度上对文件管理工作进行规范。这是一个严重的缺失。当思想上没有足够重视的时候，可以用制度在一定程度上进行弥补。
各个机构应该根据本单位的特点制定现行文件管理工作制度，从制度上规范文件管理工作， 同时也对非文件管理人员相关行为进行规定，通力合作。赏罚严明，将现行文件管理工作做好。
2.4 要从法律上进行规定和处置。对于档案的安全管理，国家已经制定《档案法》等法律法规。对现行文件的管理，法律条款有相关规定。也有部门规定。但还没有上升到专门法律的高度。
为了使现行文件的安全管理更加得力，应该对现行文件的管理进行专门的立法。对违反现行文件管理法律的行为及时处理，并对文件及时处置，以达到安全管理的目的。
3 灾后对现行文件的抢救措施
灾后现行文件的抢救工作也可以借鉴档案的安全保护和服务工作的做法，它们在很多方面都是相通的。没有绝对的界线。
5月12日，四川省汶川县发生了里氏8.0级地震。5月14日，国家档案局下发《关于加强震区档案安全保护和服务工作的紧急通知》，要求灾区各级档案部门和档案工作者团结一致、众志成城，全面开展抗灾自救，力争把灾害造成的损失降低到最低点。除了要做到《通知》规定的条款以外。现行文件的搜救工作还要从以下几个方面入手：
3.1 要从原办公地点入手。由于工作习惯和惯例，现行文件通常留存于办公室，要全面搜救现行文件，必须从原办公室人手，从办公桌所在位置寻找灾前正在使用的文件。这些文件对灾后工作的继续开展和阶段总结都有直接的依据和参考作用。
3.2 要从档案室入手。较大机构通常有档案室，考虑到现行文件的统一保管。一些现行文件被提前归档，安置于档案室内。搜救现行文件的工作，要深入到档案室，也把半现行文件一并搜救出来，为灾后重建工作发挥作用。
3.3 要从已经搜救出的现行文件上入手。由于灾后建筑物倒塌和天气的原因，不可能把所有现行文件都搜救出来，实际上，能搜救出来的只是很少的一部分。要发挥现行文件的价值，不完全要从文件本身入手，还可以从其他文件人手，恢复和补充出一些已经无法挽救的文件，为灾后重建工作提供帮助。
3.4 要从人员入手。机构的文秘人员，也可以为灾后现行文件的恢复提供线索，虽然不能完全恢复，也不能保证文件的原真性。但是可以为灾后日常工作的继续开展提供一定程度的依据。
现行价值，集中体现了现行文件发挥的重要作用，也是文件产生的原因。要使其现行价值得到实现，现行文件的安全管理势在必行。从此次地震中我们吸取的教训已经足够，为了让灾后建设进展顺利，为了方便文件的后续管理工作的顺利进行，对现行文件的重视绝不能低于档案。其管理工作，可以借鉴档案安全保护和服务工作的做法。
救灾工作现场产生的现行文件，由于救灾工作条件的限制，通常会丢失。在紧急情况下，更多考虑的是人的安全，文件的安全往往让位于人。这些文件对灾后日常工作的开展有巨大的指导作用，对将来的学术研究具有借鉴意义，应该得到很好的保护，进行安全管理，这方面的工作还有待进一步完善。