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快速报价，不错过重要信息，与客户保持顺畅的沟通，能够实时实地为客户定制产品和服务来满足他们的需求，让自己的业务拓展更加顺利。如何使这一过程变得更加简单、高效呢？四大Outlook妙招帮你解决问题。
要解决的困惑：
1 每天都要收到大量的邮件，其中有老板的、同事的、客户的，如何才能将客户发来的邮件自动移至特定的文件夹中呢？
2 前几天客户发来邮件，索要最新产品的报价，当时没有及时回复，这时如何在大量的邮件中快速找到这封邮件呢？
3 最新产品的报价发送给客户之后，有购买意向的客户通常会询问一些关于产品的详细信息，如何找到这类邮件呢？
4 对于有购买意向的客户，通常需要与其约定签合同的时间和地点，但是每天需要处理的任务繁多，如何才能为自己设置一个提醒呢？
实现邮件信息的自动分拣
作为客户经理，小黄每天都要收到很多邮件，它们都会统统放入“收件箱”中。有时一不留神可能就会把重要客户的邮件忽视，这可能会为企业造成无法挽回的损失。那么究竟能不能在Outlook中根据信箱账户等信息，把客户的邮件自动分拣出来，并放入专署的文件夹中呢？
在Outlook中可以轻松创建管理邮件的文件夹，并能够利用邮件规则将特定发件人的邮件移动到指定文件夹中，这样将很好地避免邮件遗漏的问题，其具体的操作步骤如下。
第一步：先来创建一个专门用于存放客户邮件的文件夹，在菜单栏中执行“文件→新建→文件夹”命令，打开“新建文件夹”对话框。如图1所示。
“新建文件夹”对话框
第二步：在“名称”文本框中输入“客户邮件”字样，然后单击确定按钮即可在当前所选的数据文件中添加一个名为“客户邮件”的文件夹。
第三步：执行菜单栏中的“工具”→“规则和通知”命令，打开如图2所示的“规则和通知”对话框。
“规则和通知”
第四步：单击“新建规则”按钮，打开“规则向导”对话框。在“步骤1：选择模板”选项区域中，选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项。
第五步：单击“下一步”按钮，在“步骤1：选择条件”选项区域中，清除“发件人为‘个人或通讯组列表’”复选框，然后选中“发件人位于指定通讯簿”复选框。
第六步：在“步骤2：编辑规则说明”选项区域中，单击第2行文本中的“指定”超链接，在随后打开的“添加地址列表”文本框中选中客户联系人所在文件夹，此处为“客户”文件夹，然后单击“添加”按钮，如图3所示。
第七步：仿照“第六步”，单击第4行文本中的“指定”超链接，在随后打开的“规则和通知”对话框中选择邮件所要送达的文件夹，此处为“客户邮件”文件夹。
添加地址列表
第八步：单击确定按钮返回“规则向导”对话框。然后，单击“完成”按钮，这样一个新的规则就添加到“规则和通知”对话框中了。
第九步：单击确定按钮完成规则的设置。
这样，再收到客户邮件时，Outlook就会将其自动分拣至目标文件夹“客户邮件”中。
强大的即时搜索——目标信息随用随取
虽然此时已经将客户信息自动分拣到了目标文件夹，但随着时间的推移邮件量变得十分庞大，手动查找肯定费时费力。其实在Outlook中，如果想搜索指定邮件，例如将客户前几天索要“报价明细”的邮件找到，只需在“即时搜索”文本框中输入搜索关键字，随即搜索结果中的指定关键字将高亮显示，如图4所示。
即时搜索功能快速定位相关信息
此外，我们还可以在Outlook 2007中添加搜索条件，这样可以搜索更全面、更集中。在“即时搜索”文本框右侧，单击“展开查询生成器”下三角按钮，此时，可以在“发件人”、“收件人”、“正文”、“主题”等文本框中输入搜索条件；也可以单击“添加条件”按钮，以确定更详细的搜索依据，如图5所示。
添加搜索条件，增加搜索精度
小提示
搜索范围可以不局限在Outlook中，例如，希望可以针对某一关键字同时搜索桌面、电子邮件、本地计算机上的任意位置的信息。事实上，Outlook 2007的即时搜索已经与Windows系统的桌面搜索相互集成，因此，完全不必离开Outlook 2007的工作界面，利用其强大的即时搜索功能，同样可以帮助您快速查找任意位置的所需信息。
如果要快速查找有关“报价明细”主题的所有信息，可以在Outlook“即时搜索”文本框中输入关键字“报价明细”后，单击其右侧的“显示即时搜索窗格菜单”下三角按钮，在其下拉列表中单击执行“搜索桌面”命令，即可打开搜索窗口获得搜索结果，如图6所示。
实时追踪潜在的销售机会
Outlook 2007中，还可以轻松地为邮件、任务和约会按照其属性创建颜色类别，这可以帮助客户经理更高效地追踪潜在的销售机会。例如，最新产品的报价发送给客户之后，有购买意向的客户将会进一步问询产品的详细信息，此时便可以对这些邮件进行特殊的类别标记，以便于后续的查找和跟踪。
首次使用颜色类别时，可以为不同的颜色定义一个更有意义的名称，或者根据需要创建新的颜色类别，其具体操作步骤如下。
第一步：在菜单栏中执行“动作→分类→所有类别”命令，打开“颜色类别”对话框。单击“新建”按钮，打开“添加新类别”对话框。
第二步：在“名称”框中输入类别名称（此例输入的类别名称为“问询邮件”），然后在“颜色”下拉列表中选择类别颜色，如图7所示。
“颜色类别”对话框
第三步：设置完成以后，连续单击确定按钮，关闭所有对话框。
现在，在接收到客户发送的问询邮件时，便可以对其进行类别标记，只需右键单击所要标记的邮件，然后在随后打开的快捷菜单中执行“分类”命令，并选择事先创建的“问询邮件”类别即可。
当需要检索此类邮件时，在Outlook 2007中右键单击其中任何一个标有“问询邮件”颜色类别的邮件，然后在右键菜单中执行“创建“问询邮件”搜索文件夹”命令，此时，Outlook 2007将快速检索出所有相关邮件，并在搜索文件夹下创建“问询邮件”搜索文件夹，如图8所示。
创建指定类别的搜索文件夹
小提示
Outlook 2007中提供的“搜索文件夹”是一个虚拟的文件夹，符合条件的邮件并不会转移到此类文件夹中，它们依然保存在原来的位置。这也就意味着，删除不需要的“搜索文件夹”并不会将搜索文件夹中的邮件删除。
待办事项栏——您的日常事务一网打尽
对于有购买意向的客户，通常需要与其约定签合同的时间和地点，但是每天需要处理的任务繁多，如何才能为自己设置一个提醒呢？Outlook 2007全新的待办事项栏，可以将近期的约会、会议或任务等日常事务一网打尽，从而让工作变得更具条理性。
我刚刚接收到了客户关于产品购买意向的邮件，为了避免自己遗漏签约时间，首先设置了定时提醒。右键单击该邮件，在随后打开的快捷菜单中，执行“自定义”命令，在“自定义”文本框中，选中“提醒”复选框，然后设置提醒时间，如图9所示，设置完成以后确定。
设置提醒时间
提醒设置完成以后，因为要与其他部门的同事来商讨产品供应的具体事宜，此时，需要在Outlook中创建一个会议邀请，执行菜单栏中的“文件→新建→会议要求”命令，然后选择收件人，并填写相会会议信息，设置完成以后单击发送按钮，如图10所示。
创建会议要求
邀请函发送以后，关于这一采购事务的相关工作也安排就绪了，此时所有的待办事项都将自动添加到“待办事项栏”中，并会及时进行提醒，如图11所示。(文/Office 专家)
Outlook全新的待办事项栏
要解决的困惑：
1 每天都要收到大量的邮件，其中有老板的、同事的、客户的，如何才能将客户发来的邮件自动移至特定的文件夹中呢？
2 前几天客户发来邮件，索要最新产品的报价，当时没有及时回复，这时如何在大量的邮件中快速找到这封邮件呢？
3 最新产品的报价发送给客户之后，有购买意向的客户通常会询问一些关于产品的详细信息，如何找到这类邮件呢？
4 对于有购买意向的客户，通常需要与其约定签合同的时间和地点，但是每天需要处理的任务繁多，如何才能为自己设置一个提醒呢？
实现邮件信息的自动分拣
作为客户经理，小黄每天都要收到很多邮件，它们都会统统放入“收件箱”中。有时一不留神可能就会把重要客户的邮件忽视，这可能会为企业造成无法挽回的损失。那么究竟能不能在Outlook中根据信箱账户等信息，把客户的邮件自动分拣出来，并放入专署的文件夹中呢？
在Outlook中可以轻松创建管理邮件的文件夹，并能够利用邮件规则将特定发件人的邮件移动到指定文件夹中，这样将很好地避免邮件遗漏的问题，其具体的操作步骤如下。
第一步：先来创建一个专门用于存放客户邮件的文件夹，在菜单栏中执行“文件→新建→文件夹”命令，打开“新建文件夹”对话框。如图1所示。
“新建文件夹”对话框
第二步：在“名称”文本框中输入“客户邮件”字样，然后单击确定按钮即可在当前所选的数据文件中添加一个名为“客户邮件”的文件夹。
第三步：执行菜单栏中的“工具”→“规则和通知”命令，打开如图2所示的“规则和通知”对话框。
“规则和通知”
第四步：单击“新建规则”按钮，打开“规则向导”对话框。在“步骤1：选择模板”选项区域中，选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项。
第五步：单击“下一步”按钮，在“步骤1：选择条件”选项区域中，清除“发件人为‘个人或通讯组列表’”复选框，然后选中“发件人位于指定通讯簿”复选框。
第六步：在“步骤2：编辑规则说明”选项区域中，单击第2行文本中的“指定”超链接，在随后打开的“添加地址列表”文本框中选中客户联系人所在文件夹，此处为“客户”文件夹，然后单击“添加”按钮，如图3所示。
第七步：仿照“第六步”，单击第4行文本中的“指定”超链接，在随后打开的“规则和通知”对话框中选择邮件所要送达的文件夹，此处为“客户邮件”文件夹。
添加地址列表
第八步：单击确定按钮返回“规则向导”对话框。然后，单击“完成”按钮，这样一个新的规则就添加到“规则和通知”对话框中了。
第九步：单击确定按钮完成规则的设置。
这样，再收到客户邮件时，Outlook就会将其自动分拣至目标文件夹“客户邮件”中。
强大的即时搜索——目标信息随用随取
虽然此时已经将客户信息自动分拣到了目标文件夹，但随着时间的推移邮件量变得十分庞大，手动查找肯定费时费力。其实在Outlook中，如果想搜索指定邮件，例如将客户前几天索要“报价明细”的邮件找到，只需在“即时搜索”文本框中输入搜索关键字，随即搜索结果中的指定关键字将高亮显示，如图4所示。
即时搜索功能快速定位相关信息
此外，我们还可以在Outlook 2007中添加搜索条件，这样可以搜索更全面、更集中。在“即时搜索”文本框右侧，单击“展开查询生成器”下三角按钮，此时，可以在“发件人”、“收件人”、“正文”、“主题”等文本框中输入搜索条件；也可以单击“添加条件”按钮，以确定更详细的搜索依据，如图5所示。
添加搜索条件，增加搜索精度
小提示
搜索范围可以不局限在Outlook中，例如，希望可以针对某一关键字同时搜索桌面、电子邮件、本地计算机上的任意位置的信息。事实上，Outlook 2007的即时搜索已经与Windows系统的桌面搜索相互集成，因此，完全不必离开Outlook 2007的工作界面，利用其强大的即时搜索功能，同样可以帮助您快速查找任意位置的所需信息。
如果要快速查找有关“报价明细”主题的所有信息，可以在Outlook“即时搜索”文本框中输入关键字“报价明细”后，单击其右侧的“显示即时搜索窗格菜单”下三角按钮，在其下拉列表中单击执行“搜索桌面”命令，即可打开搜索窗口获得搜索结果，如图6所示。
实时追踪潜在的销售机会
Outlook 2007中，还可以轻松地为邮件、任务和约会按照其属性创建颜色类别，这可以帮助客户经理更高效地追踪潜在的销售机会。例如，最新产品的报价发送给客户之后，有购买意向的客户将会进一步问询产品的详细信息，此时便可以对这些邮件进行特殊的类别标记，以便于后续的查找和跟踪。
首次使用颜色类别时，可以为不同的颜色定义一个更有意义的名称，或者根据需要创建新的颜色类别，其具体操作步骤如下。
第一步：在菜单栏中执行“动作→分类→所有类别”命令，打开“颜色类别”对话框。单击“新建”按钮，打开“添加新类别”对话框。
第二步：在“名称”框中输入类别名称（此例输入的类别名称为“问询邮件”），然后在“颜色”下拉列表中选择类别颜色，如图7所示。
“颜色类别”对话框
第三步：设置完成以后，连续单击确定按钮，关闭所有对话框。
现在，在接收到客户发送的问询邮件时，便可以对其进行类别标记，只需右键单击所要标记的邮件，然后在随后打开的快捷菜单中执行“分类”命令，并选择事先创建的“问询邮件”类别即可。
当需要检索此类邮件时，在Outlook 2007中右键单击其中任何一个标有“问询邮件”颜色类别的邮件，然后在右键菜单中执行“创建“问询邮件”搜索文件夹”命令，此时，Outlook 2007将快速检索出所有相关邮件，并在搜索文件夹下创建“问询邮件”搜索文件夹，如图8所示。
创建指定类别的搜索文件夹
小提示
Outlook 2007中提供的“搜索文件夹”是一个虚拟的文件夹，符合条件的邮件并不会转移到此类文件夹中，它们依然保存在原来的位置。这也就意味着，删除不需要的“搜索文件夹”并不会将搜索文件夹中的邮件删除。
待办事项栏——您的日常事务一网打尽
对于有购买意向的客户，通常需要与其约定签合同的时间和地点，但是每天需要处理的任务繁多，如何才能为自己设置一个提醒呢？Outlook 2007全新的待办事项栏，可以将近期的约会、会议或任务等日常事务一网打尽，从而让工作变得更具条理性。
我刚刚接收到了客户关于产品购买意向的邮件，为了避免自己遗漏签约时间，首先设置了定时提醒。右键单击该邮件，在随后打开的快捷菜单中，执行“自定义”命令，在“自定义”文本框中，选中“提醒”复选框，然后设置提醒时间，如图9所示，设置完成以后确定。
设置提醒时间
提醒设置完成以后，因为要与其他部门的同事来商讨产品供应的具体事宜，此时，需要在Outlook中创建一个会议邀请，执行菜单栏中的“文件→新建→会议要求”命令，然后选择收件人，并填写相会会议信息，设置完成以后单击发送按钮，如图10所示。
创建会议要求
邀请函发送以后，关于这一采购事务的相关工作也安排就绪了，此时所有的待办事项都将自动添加到“待办事项栏”中，并会及时进行提醒，如图11所示。(文/Office 专家)
Outlook全新的待办事项栏