为什么用邮件？邮件多慢啊！可能很多朋友会这样说。但是，作为伴随网络发展至今的信息传递方式之一，邮件有它独到的一面。下面就让我用一两个实际的工作经历来说明吧。
　　
　　实例1：
　　CC——让信息充分共享
　　可能已经工作的人都有过这样的经历：你负责跟进某个项目。当中某个环节，你拿去给老板决策。老板说：“这种小事不用问我。”后来另一个环节，你就自己做主了。结果老板有一天忽然跳出来：“为什么不给我审阅？”……这时候真是有苦难言，以后到底该怎么做，心中也没有了底。
　　其实，简单的“抄送”功能在企业当中起到了信息共享的重要作用。
　　例如我要发一封邮件给甲、乙，请他们分别负责完成一些任务，同时希望甲、乙二人的领导丙也知道这个项目的进度，那么，就发一封邮件，将甲、乙作为收件人，抄送给丙。邮件正文当中，以“甲，你好！”开头，给甲安排任务。说完之后，“乙，你好！”，再给乙安排任务。你需要的做的，只是把收件人放在合适的位置——收件人或者抄送栏。
　　而他们回信时，只要在邮件软件里选择“回复给所有人”（见图1），就可以把自己的意见与整个团队沟通。
　　


　　图1
　　
　　实例2：
　　BCC——共享信息 严守秘密
　　后来，主管又安排了新的任务——把日常收集到的市场、企业信息发给各地的核心经销商和售后服务中心。这个任务表面上只要拿到所有的联系人邮件地址，群发一个邮件就可以了。
　　如果收件人超过10个，很多电子邮件服务器、电子邮件软件都会把这样的邮件识别为垃圾邮件，以至于可能很多人都收不到邮件。怎么办呢？身边的老同事教给我处理的办法：
　　第1步 先把邮件正文写好，然后“收件人”里面填上自己的邮件地址。
　　第2步 把所有真正“收件人”（那些各地经销商和售后服务中心）的地址都输入到“暗送”（即BCC）地址栏里面（见图2）。
　　


　　图2
　　
　　第3步 邮件发出，我自然就收到了这封邮件。但是那些被“暗送”，同样收到邮件的经销商、服务中心的邮件地址，我却无法像之前“抄送”的地址那样看到。同时，这封信也不会被当作垃圾邮件了。
　　
　　实例3：
　　轻松剔除无效地址
　　任务顺利完成，正要轻松地处理下一项工作。却陆续收到了几十封新邮件。惊恐之余，发现这些邮件无一例外，全是邮件服务器发来的退信。原来，因为主管给我的资料可能很旧了。所以其中的很多邮件地址早已失效。
　　到http://www.mailvalidator.com/download.html下载Dynamic Email Validator，免费版每次只能验证500个以内的邮件地址群组，不过对于我来说已经够了，我要验证的地址少，单线程也不用太多时间了。用法再简单不过了：启动软件，点“Open”，然后选择从文件导入邮件地址列表“Open a mailing list from a file”，再选定事先已经准备好的，包含了所有邮件地址的文本文件。然后点击“Validate”按钮开始验证。根据验证的邮件地址多少，时间可能长可能短。最后程序会自动把邮件地址分类存入三个文本文件，无效的、有效的和超时没响应的。我们当然就要留下有效的那些——都存在“mailgroup_valid.txt”里面了（见图3）。
　　


　　图3
　　
　　把这些有效的地址存入邮件软件里面的地址簿，保存为一个群组，问题迎刃而解，从此与退信说再见！