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【摘要】传统的分散档案保管模式影响了档案价值的开发与利用，因此通过规范化综合档案室的建设，才能够更加有效地提高档案的利用效率，实现科研单位档案的可持续发展。
【关键词】规范化；综合档案；可持续发展
科研单位档案内容涉及范围广、数量大，基于传统管理模式下进行档案信息的查询使用，费时费力。因此，只有建立现代化、规范化的综合档案室，才能够满足科研单位的发展需求。
一、在科研单位基于规范化建立综合档案室的必要性
建立规范化的综合档案室，有助于为科研单位对档案信息资源的开发与使用奠定物质基础。同时，这种规范化综合档案管理模式，有效地优化了管理的方式、提高了管理的效果。其优势主要在于：一是有利于单位的建设和发展。二是有利于单位整体素质的提升。三是有利于与其他单位的交流和学习。四是是有利于维护档案的完整、安全。五是有利于对方案进行充分的开发与使用。六是有助于科研单位推行科学管理手段，实现自动化办公，为建立现代化档案管理模式打下了坚实基础。
二、基于规范化要求为科研单位建设规范化综合档案室
（一）完善档案综合管理机构及制度建设。基于“统一领导，分级管理”的建设准则，完善档案管理现有体制，建立领导担任一把手，办公室主任及各研究部门配合管理，档案工作者具体操作，其他部门协调帮助，科研单位及各部门员工共同参与的分级明确的管理体系；同时，档案管理网络，可以根据人员的变更及时做出调整。另外，要完善不同种类档案归档及管理制度的构建，确定各员工具体的责任，做好档案的定期存档、检查、移交和管理工作。
（二）强化单位整体的档案意识。在单位内部通过张贴海报、电视讲话、开大会等方式为全体工作人员宣传档案法律法规知识，提高大家對档案的管理意识，通过强化科研单位工作者的档案参与、管理、监督意识等方式，帮助科研单位构建良好的档案管理氛围。
（三）建立健全档案考核制度。要坚持目标设立的三项原则：一是形成共识，让单位的发展目标和规划对职工的行为产生牵引作用。二是细化目标，即进行目标的指标分解和时间分解。三是责任到人，把总目标分解为单位目标、部门目标和岗位目标，使任务分工到岗、责任落实到人。另外，要做好政策上保证措施的制定。在档案工作开展中，要加大档案工作手册的印发，要做到每人一本，让所有工作者都明确自身的工作职责与义务；在每年年终考核的时候，要对兼职与专职档案管理人员进行年终考核，从而激发档案管理人员工作的积极性。比如在科研单位，就可以将各部门档案管理工作的实际效果，纳入到年终绩效管理指标体系考核当中，对于档案材料管理不完善、移交不及时的进行处罚，对于完成好的给予奖励，从而激发大家的工作动力。
（四）做好档案整理工作。科研单位的科研成果都是数辈人经过努力后的智慧结晶，因此做好档案管理工作十分重要。由于早期工作忽视了档案管理的重要性，因此在后期要发动退休人员捐赠过往档案资料，通过查补缺项、及时补漏的方式，提高档案的完整性。
三、完善规范化综合档案室的建设，实现科研单位档 案可持续发展
（一）建立科学高效的数据库管理系统。科研单位应该基于单位发展的实际状况，建立符合自身发展的数据库管理系统，以使用便捷、管理严谨为原则，提高档案的保密程度，避免重要档案被窃取或者泄露，确保档案的安全可靠性，优化档案工作质量、提高管理效率，实现规范化管理的目的。另外，要根据“轻重缓急、急用常用优先”原则，有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工。通过依托数字化档案手段，打造文件级目录数据库，并将重要的、使用次数多的纸质类档案编制成全文数据库，并有针对性地打造音频、图片等多媒体数据管理平台。
（二）增加档案利用方法。为科研提供服务、打造和谐氛围的时候都可以利用到档案信息资源。因此，科研单位可以定期进行科研成果展览、专家点评等方式，为单位内部建立完善的档案文化。并通过这种方式为管理层的决策与相关制度措施的制定，提供有价值的、可靠的具体资料。
（三）完善档案的安全管理。首先要增强档案的实体安全管理。在档案管理中，可以在档案室安装防盗门窗、电子温度控制器等；同时也要做好档案室内的蛀虫、霉菌的灭杀；切实落实各项档案管理要求，使用无酸纸装具安放归档档案、使用定制档案收纳盒保管纸质档案等。其次强化数字档案的安全管理。在数字档案管理中要完善数字网络安全管理制度，积极引入先进的信息安全管理措施及模式，从而实现对外部攻击的有效抵御，进而强化自身信息安全保护能力与隐蔽性，提高数字档案信息管理的安全程度。另外，要做好风险的分析与估测，制定紧急应对方案。最后要推行异地备份科研单位档案制度。在异地进行科研档案的备份是保护档案的一种有效手段，但是在此期间必须提高档案管理工作者的风险预防意识，强化综合档案室的风险应对能力，保证科研单位档案的可持续发展。
四、结语
综上所述，完善规范化综合档案室的建设，将提高档案信息的利用效果及价值，实现科研单位档案建设的可持续发展。
【参考文献】
[1]王杨.档案信息安全体系建设存在的问题和对策[J].兰台内外.2013（06）.
[2]舒琦艳.论农业科研单位档案信息化管理与创新[J].农业科技管理.2013（06）.
[3]王莉芳，汪洁等.农业科研单位档案管理探索与实践——以江苏省农业科学院为例[J].档案与建设.2013（10）.
【关键词】规范化；综合档案；可持续发展
科研单位档案内容涉及范围广、数量大，基于传统管理模式下进行档案信息的查询使用，费时费力。因此，只有建立现代化、规范化的综合档案室，才能够满足科研单位的发展需求。
一、在科研单位基于规范化建立综合档案室的必要性
建立规范化的综合档案室，有助于为科研单位对档案信息资源的开发与使用奠定物质基础。同时，这种规范化综合档案管理模式，有效地优化了管理的方式、提高了管理的效果。其优势主要在于：一是有利于单位的建设和发展。二是有利于单位整体素质的提升。三是有利于与其他单位的交流和学习。四是是有利于维护档案的完整、安全。五是有利于对方案进行充分的开发与使用。六是有助于科研单位推行科学管理手段，实现自动化办公，为建立现代化档案管理模式打下了坚实基础。
二、基于规范化要求为科研单位建设规范化综合档案室
（一）完善档案综合管理机构及制度建设。基于“统一领导，分级管理”的建设准则，完善档案管理现有体制，建立领导担任一把手，办公室主任及各研究部门配合管理，档案工作者具体操作，其他部门协调帮助，科研单位及各部门员工共同参与的分级明确的管理体系；同时，档案管理网络，可以根据人员的变更及时做出调整。另外，要完善不同种类档案归档及管理制度的构建，确定各员工具体的责任，做好档案的定期存档、检查、移交和管理工作。
（二）强化单位整体的档案意识。在单位内部通过张贴海报、电视讲话、开大会等方式为全体工作人员宣传档案法律法规知识，提高大家對档案的管理意识，通过强化科研单位工作者的档案参与、管理、监督意识等方式，帮助科研单位构建良好的档案管理氛围。
（三）建立健全档案考核制度。要坚持目标设立的三项原则：一是形成共识，让单位的发展目标和规划对职工的行为产生牵引作用。二是细化目标，即进行目标的指标分解和时间分解。三是责任到人，把总目标分解为单位目标、部门目标和岗位目标，使任务分工到岗、责任落实到人。另外，要做好政策上保证措施的制定。在档案工作开展中，要加大档案工作手册的印发，要做到每人一本，让所有工作者都明确自身的工作职责与义务；在每年年终考核的时候，要对兼职与专职档案管理人员进行年终考核，从而激发档案管理人员工作的积极性。比如在科研单位，就可以将各部门档案管理工作的实际效果，纳入到年终绩效管理指标体系考核当中，对于档案材料管理不完善、移交不及时的进行处罚，对于完成好的给予奖励，从而激发大家的工作动力。
（四）做好档案整理工作。科研单位的科研成果都是数辈人经过努力后的智慧结晶，因此做好档案管理工作十分重要。由于早期工作忽视了档案管理的重要性，因此在后期要发动退休人员捐赠过往档案资料，通过查补缺项、及时补漏的方式，提高档案的完整性。
三、完善规范化综合档案室的建设，实现科研单位档 案可持续发展
（一）建立科学高效的数据库管理系统。科研单位应该基于单位发展的实际状况，建立符合自身发展的数据库管理系统，以使用便捷、管理严谨为原则，提高档案的保密程度，避免重要档案被窃取或者泄露，确保档案的安全可靠性，优化档案工作质量、提高管理效率，实现规范化管理的目的。另外，要根据“轻重缓急、急用常用优先”原则，有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工。通过依托数字化档案手段，打造文件级目录数据库，并将重要的、使用次数多的纸质类档案编制成全文数据库，并有针对性地打造音频、图片等多媒体数据管理平台。
（二）增加档案利用方法。为科研提供服务、打造和谐氛围的时候都可以利用到档案信息资源。因此，科研单位可以定期进行科研成果展览、专家点评等方式，为单位内部建立完善的档案文化。并通过这种方式为管理层的决策与相关制度措施的制定，提供有价值的、可靠的具体资料。
（三）完善档案的安全管理。首先要增强档案的实体安全管理。在档案管理中，可以在档案室安装防盗门窗、电子温度控制器等；同时也要做好档案室内的蛀虫、霉菌的灭杀；切实落实各项档案管理要求，使用无酸纸装具安放归档档案、使用定制档案收纳盒保管纸质档案等。其次强化数字档案的安全管理。在数字档案管理中要完善数字网络安全管理制度，积极引入先进的信息安全管理措施及模式，从而实现对外部攻击的有效抵御，进而强化自身信息安全保护能力与隐蔽性，提高数字档案信息管理的安全程度。另外，要做好风险的分析与估测，制定紧急应对方案。最后要推行异地备份科研单位档案制度。在异地进行科研档案的备份是保护档案的一种有效手段，但是在此期间必须提高档案管理工作者的风险预防意识，强化综合档案室的风险应对能力，保证科研单位档案的可持续发展。
四、结语
综上所述，完善规范化综合档案室的建设，将提高档案信息的利用效果及价值，实现科研单位档案建设的可持续发展。
【参考文献】
[1]王杨.档案信息安全体系建设存在的问题和对策[J].兰台内外.2013（06）.
[2]舒琦艳.论农业科研单位档案信息化管理与创新[J].农业科技管理.2013（06）.
[3]王莉芳，汪洁等.农业科研单位档案管理探索与实践——以江苏省农业科学院为例[J].档案与建设.2013（10）.