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摘要：自2001年中国加入WTO以来，给中国带来巨大的机遇，同时也使我国的企业进入“与狼共舞”的时代，尤其是对于外贸企业而言竞争尤其激烈。因此，如何通过有效的改制和重组使自己强大起来成为各外贸企业面临的重要问题。而企业的改制必然涉及到企业的资源管理问题，档案作为企业的一项重要的资源，其处置也成为外贸企业改制过程中亟待解决的问题。首先介绍了企业档案的重要性，其次分析了外贸企业改制过程中档案处置存在的问题，最后提出解决这些问题的对策。
关键词：改制企业；档案处置；问题；对策
中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2011）18-0041-02
作者简介：王萍（1966-），女，湖北人，副研究馆员，本科学历，福建省泉州市外商投资企业投诉协调中心副主任。
廉活动。
1 企业档案的重要性
档案是历史的人、事、物的记载，是人类精英和劳动智慧结晶的载体，也是人类十分宝贵的物质和精神财富。企业档案，作为档案的一种，企业资源的重要组成部分，是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会及本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，企业档案的良好管理和维护对企业的生存和发展具有十分重要的意义和价值。科学规范的档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，且良好的档案处置工作及管理对提高企业工作质量、工作效率及维护企业历史真实面貌起着关键性的作用。尤其是我国加入世贸组织后，企业档案作为改制企业善后处理，解决企业、职工矛盾纠纷，保护企业、职工合法权益的重要凭证，因此，改制企业应本着对历史负责、对企业职工负责的态度，切实做好本企业的档案管理尤其是档案的处置工作。
2 改制企业档案处置存在的问题
外贸企业在改制过程中往往重视企业的显而易见的资源而忽视诸如企业档案这类不易觉察的重要资源，致使企业档案处置中出现各种问题，笔者认为基本问题可归结如下：
（1）对企业档案重要性认识不足，档案意识淡薄。部分改制企业领导档案意识淡薄，他们一般重视企业的生产经营，而不太重视与企业经济工作无直接联系的档案处置工作，因而在改制过程中未将档案作为企业的一种有价值的资源进行认真维护和管理，致使档案处置工作未与企业改制工作同步，造成企业改制过程中档案处置工作缺位。有的企业甚至将企业档案随便堆放在空屋中，或者直接交由个人自行存放，致使企业档案损失严重。
（2）企业档案管理不规范，操作难度大。一方面企业内部有关部门在处理企业档案时，由于企业档案数量多，年代跨度大，缺少详细的操作依据，因此，往往对档案如何处理、保管感到束手无策，很难运作；另一方面由于很多企业内部没有设专门的人员对档案进行整理，致使管理不规范、归档质量不高、门类不齐全，最终使得很多积存的档案甚至出现霉变、生虫、鼠咬等不安全隐患。这两方面给改制企业的处置带来很大的难题。
（3）人员变动频繁，档案交接不到位，档案损失较大。贸改制中，企业的重组改制行为使得有些单位或合并或撤销或重组，人员变动频繁，一些单位的兼职档案员也经常更换，这可能带来三个比较现实又棘手的问题：一是档案工作交接不力，有关人员责任心不强，使得大量档案资料积压、无人处理；二是档案人员的频繁更换，也使一些应归档的文件材料收集不全，出现兼职档案员调动时，不办理文件材料移交手续等问题；三是部分人员档案意识淡薄，把应归档的材料看作是个人或者本单位的私有财产，或者只顾个人或本企业的眼前利益，而忽视了档案的长远利益，把文件材料放在个人手中，而不及时移交给档案部门，造成重要档案文件材料的遗失。
（4）企业档案处置制度不健全，致使档案的归档和收集困难，尤其是科研档案。企业在贸改制过程中，大量档案需要进行归档和整理，尤其是涉及企业关键技术和资料的科研档案，然而很多科研人员在归档过程中利用职务便利将通过职务行为取得的科研成果占为己有或出卖给他人，拒不交给企业，这给企业档案的归档和收集带来极大的麻烦和困难。
3 对策
（1）强化对档案的重视，转变观念，同时落实档案处置责任，确保档案的完整与安全。面对改制企业的现状，可采取以下措施做好企业档案处置工作：第一，要成立改制企业档案处置工作领导小组，使责任落实到人，切实加强对改制企业档案处置工作的组织领导。第二，要进一步提高企业各人员对档案处置工作重要性的认识，将档案的清理处置工作作为改革工作的一项重要内容，列入议事日程。第三，要组织人员做好档案的收集归档工作，将企业的各类档案如文书、科技、人事、财务等不同门类和载体的档案进行收集、清点，力求达到齐全、完整。
（2）应加强档案管理和跟踪指导，确保档案的质量。为确保改制企业档案的质量，档案部门应加强管理并进行业务指导，应从以下方面采取措施:一是要做到统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理，从而减少档案处置过程中的盲目性，降低档案操作的难度。二是要明确组织要求，确保把改制企业档案工作纳入到工作计划中，落实档案工作责任制，使档案工作与改制同步进行，同步验收，同步考核，明确归档范围和分类整理范围，保证档案的完整和处置得当，减少档案处置过程中不必要的损失。
（3）要建立专门的档案处置组织机构，配备专业的档案人员做好企业档案的处置工作。要落实专门人员负责档案处置工作，明确其职责是负责收集、整理、统计及保管企业在各项工作活动中形成的全部档案；同时要按规定做好档案留存与鉴定工作，按照档案的去向分别编制移交或寄存档案的目录，尤其是在企业改制过程中办理档案的移交手续时，要做好改制过程中形成的文件材料的收集、整理、归档和移交工作，减少档案交接过程中的损失，努力把档案处置工作提高到一个新水平。
（4）要建立健全企业的档案处置和管理制度，即企业应根据自己实际情况建立符合本企业的档案处置制度，达到规范企业改制过程中档案的具体处置行为。例如可规定档案室应将不同种类和载体的档案进行分类编号、存放，使档案排列秩序井然，保证档案的完整性；同时企业可建立档案借阅登记簿、利用效果登记簿、全宗介绍和档案统计表等，保证企业档案的安全性和有效管理。
（5）加强协调，主动参与，加强对改制企业档案处置工作的监管。在企业档案处置过程中，档案管理部门应依法对企业档案工作进行监督、指导、协调、服务，正确处置档案的归属与流向，认真查处各种违反档案管理的行为，防止企业档案在企业改制中发生混乱和流失。具体应做到如下几点：首先，企业在改制中应按档案法规办事、增强档案法制意识；其次，要定期或不定期对改制企业档案处置工作进行检查，以保证及时发现问题并及时纠正；最后，对违反档案法规和有可能造成改制企业档案散失和损毁的行为，档案管理部门必须实施行政执法，对违背档案法导致档案损毁、丢失和失泄密等问题的行为，应依法追究有关人员的法律责任并根据实际情况进行处罚。最终为企业贸改制创造良好的条件，从而保证企业改制的顺利进行。
全面加强档案处置和管理工作的根本目的，在于充分发挥档案的作用，为企业的顺利改制及长远发展的目标服务。因此，在我国加入世贸的背景下，外贸企业在改制过程中应充分认识到档案的重要性，做好档案的处置和管理工作，充分发挥企业档案的价值和作用，提升企业的管理水平，为企业在激烈的竞争中谋取主动。
参考文献
［1］梁文兰，初春.关于做好企业档案管理工作的几点思考［J］.2010:20-21.
［2］李秀荣.关于企业档案管理的建议和思考［J］.2011：:8-87.
［3］高弘.对加强企业档案管理工作的探讨［J］.2010:31-32.
［4］车红梅，樊英.改制企业档案处置工作存在的问题及其应对措施［J］.2011:22-23.
［5］张立君.浅谈企业改制过程中档案管理存在的问题及对策［J］.2003:23-24.
［6］荣立岩.企业档案是一笔不容忽视的而无形资产［J］.2010:73.
关键词：改制企业；档案处置；问题；对策
中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2011）18-0041-02
作者简介：王萍（1966-），女，湖北人，副研究馆员，本科学历，福建省泉州市外商投资企业投诉协调中心副主任。
廉活动。
1 企业档案的重要性
档案是历史的人、事、物的记载，是人类精英和劳动智慧结晶的载体，也是人类十分宝贵的物质和精神财富。企业档案，作为档案的一种，企业资源的重要组成部分，是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会及本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，企业档案的良好管理和维护对企业的生存和发展具有十分重要的意义和价值。科学规范的档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，且良好的档案处置工作及管理对提高企业工作质量、工作效率及维护企业历史真实面貌起着关键性的作用。尤其是我国加入世贸组织后，企业档案作为改制企业善后处理，解决企业、职工矛盾纠纷，保护企业、职工合法权益的重要凭证，因此，改制企业应本着对历史负责、对企业职工负责的态度，切实做好本企业的档案管理尤其是档案的处置工作。
2 改制企业档案处置存在的问题
外贸企业在改制过程中往往重视企业的显而易见的资源而忽视诸如企业档案这类不易觉察的重要资源，致使企业档案处置中出现各种问题，笔者认为基本问题可归结如下：
（1）对企业档案重要性认识不足，档案意识淡薄。部分改制企业领导档案意识淡薄，他们一般重视企业的生产经营，而不太重视与企业经济工作无直接联系的档案处置工作，因而在改制过程中未将档案作为企业的一种有价值的资源进行认真维护和管理，致使档案处置工作未与企业改制工作同步，造成企业改制过程中档案处置工作缺位。有的企业甚至将企业档案随便堆放在空屋中，或者直接交由个人自行存放，致使企业档案损失严重。
（2）企业档案管理不规范，操作难度大。一方面企业内部有关部门在处理企业档案时，由于企业档案数量多，年代跨度大，缺少详细的操作依据，因此，往往对档案如何处理、保管感到束手无策，很难运作；另一方面由于很多企业内部没有设专门的人员对档案进行整理，致使管理不规范、归档质量不高、门类不齐全，最终使得很多积存的档案甚至出现霉变、生虫、鼠咬等不安全隐患。这两方面给改制企业的处置带来很大的难题。
（3）人员变动频繁，档案交接不到位，档案损失较大。贸改制中，企业的重组改制行为使得有些单位或合并或撤销或重组，人员变动频繁，一些单位的兼职档案员也经常更换，这可能带来三个比较现实又棘手的问题：一是档案工作交接不力，有关人员责任心不强，使得大量档案资料积压、无人处理；二是档案人员的频繁更换，也使一些应归档的文件材料收集不全，出现兼职档案员调动时，不办理文件材料移交手续等问题；三是部分人员档案意识淡薄，把应归档的材料看作是个人或者本单位的私有财产，或者只顾个人或本企业的眼前利益，而忽视了档案的长远利益，把文件材料放在个人手中，而不及时移交给档案部门，造成重要档案文件材料的遗失。
（4）企业档案处置制度不健全，致使档案的归档和收集困难，尤其是科研档案。企业在贸改制过程中，大量档案需要进行归档和整理，尤其是涉及企业关键技术和资料的科研档案，然而很多科研人员在归档过程中利用职务便利将通过职务行为取得的科研成果占为己有或出卖给他人，拒不交给企业，这给企业档案的归档和收集带来极大的麻烦和困难。
3 对策
（1）强化对档案的重视，转变观念，同时落实档案处置责任，确保档案的完整与安全。面对改制企业的现状，可采取以下措施做好企业档案处置工作：第一，要成立改制企业档案处置工作领导小组，使责任落实到人，切实加强对改制企业档案处置工作的组织领导。第二，要进一步提高企业各人员对档案处置工作重要性的认识，将档案的清理处置工作作为改革工作的一项重要内容，列入议事日程。第三，要组织人员做好档案的收集归档工作，将企业的各类档案如文书、科技、人事、财务等不同门类和载体的档案进行收集、清点，力求达到齐全、完整。
（2）应加强档案管理和跟踪指导，确保档案的质量。为确保改制企业档案的质量，档案部门应加强管理并进行业务指导，应从以下方面采取措施:一是要做到统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理，从而减少档案处置过程中的盲目性，降低档案操作的难度。二是要明确组织要求，确保把改制企业档案工作纳入到工作计划中，落实档案工作责任制，使档案工作与改制同步进行，同步验收，同步考核，明确归档范围和分类整理范围，保证档案的完整和处置得当，减少档案处置过程中不必要的损失。
（3）要建立专门的档案处置组织机构，配备专业的档案人员做好企业档案的处置工作。要落实专门人员负责档案处置工作，明确其职责是负责收集、整理、统计及保管企业在各项工作活动中形成的全部档案；同时要按规定做好档案留存与鉴定工作，按照档案的去向分别编制移交或寄存档案的目录，尤其是在企业改制过程中办理档案的移交手续时，要做好改制过程中形成的文件材料的收集、整理、归档和移交工作，减少档案交接过程中的损失，努力把档案处置工作提高到一个新水平。
（4）要建立健全企业的档案处置和管理制度，即企业应根据自己实际情况建立符合本企业的档案处置制度，达到规范企业改制过程中档案的具体处置行为。例如可规定档案室应将不同种类和载体的档案进行分类编号、存放，使档案排列秩序井然，保证档案的完整性；同时企业可建立档案借阅登记簿、利用效果登记簿、全宗介绍和档案统计表等，保证企业档案的安全性和有效管理。
（5）加强协调，主动参与，加强对改制企业档案处置工作的监管。在企业档案处置过程中，档案管理部门应依法对企业档案工作进行监督、指导、协调、服务，正确处置档案的归属与流向，认真查处各种违反档案管理的行为，防止企业档案在企业改制中发生混乱和流失。具体应做到如下几点：首先，企业在改制中应按档案法规办事、增强档案法制意识；其次，要定期或不定期对改制企业档案处置工作进行检查，以保证及时发现问题并及时纠正；最后，对违反档案法规和有可能造成改制企业档案散失和损毁的行为，档案管理部门必须实施行政执法，对违背档案法导致档案损毁、丢失和失泄密等问题的行为，应依法追究有关人员的法律责任并根据实际情况进行处罚。最终为企业贸改制创造良好的条件，从而保证企业改制的顺利进行。
全面加强档案处置和管理工作的根本目的，在于充分发挥档案的作用，为企业的顺利改制及长远发展的目标服务。因此，在我国加入世贸的背景下，外贸企业在改制过程中应充分认识到档案的重要性，做好档案的处置和管理工作，充分发挥企业档案的价值和作用，提升企业的管理水平，为企业在激烈的竞争中谋取主动。
参考文献
［1］梁文兰，初春.关于做好企业档案管理工作的几点思考［J］.2010:20-21.
［2］李秀荣.关于企业档案管理的建议和思考［J］.2011：:8-87.
［3］高弘.对加强企业档案管理工作的探讨［J］.2010:31-32.
［4］车红梅，樊英.改制企业档案处置工作存在的问题及其应对措施［J］.2011:22-23.
［5］张立君.浅谈企业改制过程中档案管理存在的问题及对策［J］.2003:23-24.
［6］荣立岩.企业档案是一笔不容忽视的而无形资产［J］.2010:73.