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摘要：国内档案学界对档案学的逻辑起点有不同的认识，分别主张将档案、文件的归宿、管理和档案物质实体的双重构成作为档案学的逻辑起点。本文认为原始记录性材料内容有用性是档案学的逻辑起点，原始记录性材料内容潜在的有用性是档案的本质属性。
关键词：档案学 逻辑起点 档案本质属性 原始记录性材料
目前，国内对档案学的逻辑起点的认识大致有以下几种观点：以档案作为档案学的逻辑起点，这是档案学界传统的观点；以文件的归宿作为档案学的逻辑起点：以管理作为档案学的逻辑起点：以档案物质实体的双重构成作为档案学的逻辑起点。本文主张将原始记录性材料内容有用性作为档案学的逻辑起点，在此基础上将原始记录性材料内容潜在的有用性界定为档案的本质属性。
1、原始记录性材料内容有用性是档案学的逻辑起点
马克思在研究理论经济学的逻辑起点时，并没有从商品开始，而是从分析商品的价值和使用价值的矛盾开始的。“马克思叙述的逻辑起点是使用价值，他把使用价值当作商品二因素之一的单纯的因素，类似黑格尔称之为逻辑学开端的‘纯有’”。正如胡鸿杰所说：“一门学科的逻辑起点不能简单地等同于研究对象。作为对一门学科的逻辑起点的分析，在基本事物既定的前提下，则应当更多地去研究该事物的社会显示状况，研究该事物与学科之间的逻辑关系，而不是单纯演绎它的概念，应从已知状况出发，从现实联系出发，才是认识档案学逻辑起点的合理方式。”由此笔者在分析前几种档案学逻辑起点理论的基础上，经过进一步的思索与比较，认为档案学的逻辑起点应当界定为原始记录性材料内容的有用性。
首先，要探讨任何一门学科的逻辑起点都不可避免地要从该学科的基础性问题——定义谈起，档案学也不例外。目前档案界对档案的定义有很多，主要分为直观描述型的定义和抽象揭示型的定义。之所以有这么多种定义，主要原因就在于人们看待这一事物的侧重点不同。诚如列宁所言：“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”虽然定义很多，但都涉及了界定档案的一个最基本的限制因素：作为档案的事物必须是具有原始记录性的材料。这是一个充分非必要条件，也就是说不论是文本、图像、声音还是电子信息，只要具有原始记录性都有成为档案的可能。
原始记录性材料都可分成两个部分：一是内容的集合；二是实体的集合。新型的电子文件虽与传统的纸质文件有所不同，但仍必须存储在硬盘等一些载体上。正基于此冯湘君、刘新安提出了档案物质实体的双重构成理论，由此形成实体管理理论与信息整理理论并存的思想。但该观点仍有需要完善之处。作者在论文中曾指出“档案物质实体双重构成”所肯定的档案的物质实体属性以及用历史性原则构造档案的历史联系等，都是对经典档案学的继承和发展，也就是说档案物质实体双重构成是档案从产生之日起便具备了的性质。然而，为何从人类文明产生直到16世纪前期虽有档案整理工作却一直未形成一门学科，进而构成学科理论体系?是历史发展的偶然促成该学科的产生、发展还是由其他的原因引起的?众所周知，事物的发展是内因和外因共同起作用的结果，内因是事物变化发展的根据，外因是事物变化发展的条件，外因通过内因起作用。既然档案物质实体双重构成符合档案工作实际，而档案学又产生于近代，这是不是说明在档案物质实体双重构成的内部还有更核心的因素存在，并且随着时代的发展，当外部环境发生变化并不断作用于这一更核心的因素才促成了档案学的产生?如果这一假设正确，那么既找到了档案物质实体双重构成这一理论的落脚点，又证明了正是这一核心因素才真正促成了档案学的生成，理所当然，这一核心要素也才是真正的档案学的逻辑起点。基于这一思考，笔者首先考察了档案学产生的外部条件。就外国而言，近现代的档案学思想萌芽于16世纪——18世纪的欧洲，促使其产生的条件包括：第一，社会制度的变革。16世纪以后。欧洲一些国家的封建制度已经没落，资本主义制度逐步确立，社会的文化制度和科学技术等方面也发生了革命性的变化……工作业务不断发展，文件和档案数量迅速增加，这种变革直接催生了机关档案室的产生，由此，档案学赖以产生的基本社会制度条件和社会舆论条件已经具备；第二，档案工作的发展，纸质档案数量不断增加，对管理纸草档案、羊皮纸档案的方法提出了新的挑战，要求档案管理人员根据管理对象的变化寻求新的管理方法，由此一些国家的档案人员已经开始就档案学的一些基本理论问题展开研究。最终到19世纪，法国档案改革为欧洲档案学的形成奠定了重要基础，其主要标志是档案改革中提出并实践了档案学的三种思想理论，即档案馆事业是国家的一项独立事业，档案事业要实行集中统一管理原则，档案馆要实行向社会开放的原则。就国内而言，中国将有关档案现象作为一个独立性的专门问题进行科学系统的研究，则始于20世纪二三十年代，具体表现在：第一，行政效率运动是促使我国近代档案学思想产生的直接原因：第二，史学界整理明清历史档案和学术研究的需要，也是促进我国近代档案学思想产生的重要原因：第三，近代意义上的档案教育的创立，对促进档案学思想的产生也起到了积极的推动作用……由此可以看出，中外档案学产生有其共同之处：首先，社会制度发生变化，行政机构产生文件的数量急剧增加：其次，档案为大众服务这一思想初露端倪。
由此我们可以猜测，正是这两个主流的外部因素的出现并对原始记录性材料的内容和实体集合所包含的某一核心要素即内因的刺激，使内因发生作用才最终促成了档案学的产生。该核心要素到底是什么呢?我们再分析“作为档案的事物必须是具有原始记录性的材料”这一命题。该命题作为一个充分非必要条件表明，原始记录性材料的范围要大于档案。人们又是如何区分、辨别哪些原始记录性材料才能成为档案的呢?这涉及对相关材料的鉴定问题，而鉴定原始记录性材料能否成为档案的主要标准就是判断该材料是否具有档案价值。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体与客体之间的关系范畴。也就是说在原始记录性材料内容和实体集合的内部还存在“有用性”这一要素。“有用性”这一要素是包含在内容集合中还是在实体集合中。抑或存在于二者的交集之中呢?就档案价值而言，主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成价值的客观基础。这里的主体需要很明显是对内容集合而言的，而客体所包含的能满足主体的属性相对于档案的价值而言，也只能是其中的内容属性。至此，可以很明显地看出，在内容和实体集合的内部还存在“有用性”这一要素，它蕴含在内容集合之中。
“有用性”这一要素是否就是核心要素(即促使档案学产生的内因)，对此的论证主要需要解决两个问题：其一，该要素是否决定着内容集合的选取：其二。该要素是如何作用于内容集合，并与实体集合发 生联系进而促成档案学生成的。对于该要素是否决定着内容集合的选取与属性其实在档案的价值鉴定中已给出了答案，因为“档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性”。这就很明确地告诉我们，作为档案的有用性只能是对国家、社会组织和个人的有用性，也就是说当人们鉴定原始记录性材料中属于档案的那部分材料时，只需以有用性为指导进行鉴别和挑选即可。如果推理正确的话，那么该要素应作用于内容集合和实体集合并最终导致早期档案学理论体系的生成，事实是这样吗?内容集合广义上而言是指各种数据，若受有用性限制的话只能是信息，即满足主体特定需求的数据。实体集合就现代载体技术的发展水平而言可分为传统实体集合和非传统实体集合。传统实体集合主要指纸质、磁质等材料；非传统实体集合主要指电子文件、多媒体性质的材料。
从档案工作实践所表现的职能看，针对传统实体集合的整理。人们以“全宗理论”，“档案自然形成规律”理论为指导，形成了档案的收集、整理、鉴定、保管四大部分。从目的角度看，“全宗理论”主要是为了维护档案文件之间的历史联系和便于档案内在有用性的开发，“档案自然形成规律”理论则主要体现了原始记录性材料内容有用性的客观存在及其向档案的自然转化。所以，在这两大理论的指导下，档案的收集、整理、鉴定、保管工作中的原则、标准、要求等无一不体现出使“档案文件能够基本上满足档案用户的当前与长远的利用需求，提高库藏档案的整体质量，充分实现档案文件的积极作用。使档案文件保持最佳的价值状态”等特征。对于内容的管理在实际业务中又主要体现在检索、提供利用、编研和登记统计等四部分。从这四项业务的目的上分析，主要是为了促进档案资源的开发，以便更好地利用档案资源，更好地发挥档案的有用性。由此可以看出在档案的实体管理工作和内容管理工作中存在一共性的目的——通过管理以达到更好地发挥档案的有用性。这就暗示着与有用性同级的还存在一个影响档案有用性发挥的因素，即人们通过管理活动作用于该因素并最终影响到“有用性”这一要素，笔者姑且将其称之为“效能”(即档案有用性发挥的效率以及某种有用性能发挥到某种程度的能力)。由此反推，正是该因素与“有用性”相互作用，以有用性为主导(显然原始记录性材料中缺乏对国家、社会组织和个人有用性的材料将会被拒之门外或被淘汰出档案领域，也就是说有用性的存在决定着该材料是否有发挥其效能的必要。所以有用性是主导因素)演变发展出了早期档案学体系，至此该体系构架基本确立。而“有用性”这一要素的核心地位也已非常明确。如图(1)所示：
如此一来，有用性和效能之间的辩证关系及以有用性为主导在二者相互作用下所构成的档案学理论体系便一目了然。在文件档案产生的数量还很少并只为封建君主所使用的时代，档案的需求相应也少，需求也缺乏多样化，以致较低的利用效能并不能影响有用性的发挥。随着社会制度发生改变，文件档案的数量急剧增多，一方面更多的人有了利用档案的机会，另一方面人们对档案的各种各样的需求也在逐步扩大。这些需求就催生了档案内容的有用性与现实中人们对档案信息利用程度较低的矛盾，即形成了一种高需求低效能状态。对此，人们依据一定的原则对档案的实体集合和内容集合进行整理并借助于相应时代的技术手段和技术力量以期提高档案利用的效能。从而更深、更广地发掘档案的有用性。由于人们认识水平的局限性以及社会相关制度、社会发展水平的制约和技术发展水平的限制，使得有用性的发挥受到限制，二者之间互相作用，促进了档案工作和档案学的不断发展、完善。若从人类社会角度着眼，所有这些管理活动来源于以有用性为基础的人们的各种各样的需求，这些需求大体上可以分为个人需求、社会组织需求和国家需求，而导致这些需求产生的则是人类处于某一发展阶段的社会背景。对档案学体系而言，与内容有用性相呼应的外部结点就是一定社会背景下的各种需求，这二者的相互作用构成了当代档案学的基本理论体系。
2、基于内容有用性体系对档案学理论和档案工作实践的解读
2．1 对档案本质属性和档案工作实践的解读
如果依照上述的推理结果继续进行推理，则将对档案的本质属性作出新的定义与解释。所谓本质属性，就是一事物区别于其他事物的最具特点的性质呈现出来的解释。由于作为逻辑起点的东西在理论胚芽时期即包含着贯穿整个理论体系中的最基本的核心内容和主要观点，是理论的出发点、着眼点，又是理论的立足点和落脚点。所以档案的本质属性应存在于逻辑起点之内，并能区分别于其他相关事物。
作为原始记录性材料内容有用性的内部还可再细分为潜在的和已知的有用性，这二者之间以正比关系存在，且潜在的有用性为主动因子，已知的有用性为被动因子。当潜在的有用性不断增大(减小)时，已知的有用性也会随之增大(减小)并最终导致质变，其有用性的内容将以档案被利用的各种形式呈现出来。如图(3)所示：
该图并不一定是从原点开始的，而是从(x’，y’)(x’≥0)点开始运行的。由图可以很直观地看出，这种潜在的有用性随时间的动态变化，最终导致该材料发生两种变化：其一，存在一段时间，被销毁；其二，因其潜在有用性的增大或被认为其潜在的有用性已经存在或将长期存在，故直接进行长久保管。由此我们可以总结出档案的本质属性，即原始记录性材料内容潜在的有用性。基于上图我们就很容易地揭示档案和文件的关系：当文件还处于现行阶段时，即已知的有用性v’>0，此时x’大于0或者等于’。
2．1．1 若x’一直为0，则当v’等于0时文件被销毁。
2．1．2 当已知的有用性(v’)逐渐减小至0，潜在的有用性(x’)凸显出来时，可由此图显示其发展变化的规律。在此阶段，当文件的潜在有用性再次降为O时，该文件将被销毁。当潜在有用性不断增大时，必将在某一时刻发生质变，其内容将再次以文件或其他形式展现出来。如学籍档案中的考试分数、就读院校等内容将以新的证明文件的形式发挥其凭证作用，或者在发生产权纠纷时具有凭证价值的档案材料按规定的形式形成新的证据性文件等。当这些文件的现行有用性消失后又将按照上图的形式再次循环。
2．1．3 在档案界还存在一种现象，如一些文件在发布之前或同时，其在形成过程中产生的一系列材料已经作为档案保存了。这种情况在文书档案中大量存在，类似的现象还存在于基建档案中。底图并不用于施工便作为档案保存，而施工过程中则只依据蓝图并在工程结束后存档。这二者似乎体现出这样一种现象，档案产生在文件之前，在社会活动中使用的 只不过是档案的复印件，因为文件的定稿、底图还未经发挥效用就已经进入了保存阶段。其实，这只是表面现象。如果依据图(3)进行分析的话，很容易看出，这类文件在产生过程中人们就已经意识到其内容的重要性，并且这种重要性在未来非常长的一段时间内将不会消失，即潜在的有用性在文件产生的同时已经显现，此时人们是将x’＞0作为前提条件进行处理的。公布、使用的文件也不能简单地作为复印件看待和处理，这是因为正式文件所具备的权力。行使的职能是底稿、底图所不具有的。正本生成前所形成的一系列文件对正本具有印证性，而正本本身因含有底图、底稿等所不具备的性质故而也具有原始的凭证性，这也是为什么正本、蓝图等在职能行使完毕之后依然作为档案进行保存的原因。
由此也可看出，0－x’这段区间为档案室或资料室阶段，潜在的有用性逐渐降低将直接导致将文件或部分档案淘汰。x’－x这一阶段则为档案馆阶段，其档案的潜在有用性恒大于零，也就是说必须对其进行长期和永久保管，这恰与我国综合档案馆馆藏均为具有长久保存价值档案这一事实相吻合。
2．2 对文件与档案关系的解读
胡鸿杰在《论档案学的逻辑起点》一文中指出“我们所说的档案，就其主要成分而言，实际上不过是文件某一特定阶段的存在状态：不论档案学的研究者承认与否。档案管理的基本内容都是针对文件构建的……文件的方式是人们从事管理活动最一般的活动方式，档案的一些基本属性实际上是对文件属性的一种‘继承’”。刘东斌也指出，“档案的本质属性应该具有排他性，是惟档案独有的……如果坚持传统的‘档案是由文件转化来的’，文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华的观点，那么否定档案的本质属性是原始记录性的认识也就是‘正确’的了”。如果这些观点成立，那么原始记录性是档案本质属性的说法将不成立。笔者将原始记录性材料内容潜在有用性作为档案本质属性的观点，是将前提条件放在一个比档案更大的集合中来界定档案本质属性的，较之传统的从档案定义本身出发界定档案的本质属性的方法而言，能更好地和其他事物进行联系、对比，不至于将档案和文件的共性作为档案的本质属性，而且此观点在实际工作中也能很好地区分档案与文件及其他与档案有联系的非档案性材料。
如在实际工作中要区分文件与档案，文件是否应该保存或归档只要看其内容的已知有用性是否消失并同时判断其是否具有潜在的有用性。如果在文件的现行阶段潜在有用性已经显现，则可直接进行保存或归档，若该文件的潜在有用性在文件的现行阶段并不明显可以在档案室或资料室存放一段时间并再次进行确定即可。据此则不必针对“原始记录性”进行讨论，从这个角度还可以将档案馆看成是维持具有“原始记录性”这一特定事物的专门机构。档案因其具有文件所不具备的潜在有用性的观点，可以很好地解释文件和档案现象并能更明确地指导现实工作。
关键词：档案学 逻辑起点 档案本质属性 原始记录性材料
目前，国内对档案学的逻辑起点的认识大致有以下几种观点：以档案作为档案学的逻辑起点，这是档案学界传统的观点；以文件的归宿作为档案学的逻辑起点：以管理作为档案学的逻辑起点：以档案物质实体的双重构成作为档案学的逻辑起点。本文主张将原始记录性材料内容有用性作为档案学的逻辑起点，在此基础上将原始记录性材料内容潜在的有用性界定为档案的本质属性。
1、原始记录性材料内容有用性是档案学的逻辑起点
马克思在研究理论经济学的逻辑起点时，并没有从商品开始，而是从分析商品的价值和使用价值的矛盾开始的。“马克思叙述的逻辑起点是使用价值，他把使用价值当作商品二因素之一的单纯的因素，类似黑格尔称之为逻辑学开端的‘纯有’”。正如胡鸿杰所说：“一门学科的逻辑起点不能简单地等同于研究对象。作为对一门学科的逻辑起点的分析，在基本事物既定的前提下，则应当更多地去研究该事物的社会显示状况，研究该事物与学科之间的逻辑关系，而不是单纯演绎它的概念，应从已知状况出发，从现实联系出发，才是认识档案学逻辑起点的合理方式。”由此笔者在分析前几种档案学逻辑起点理论的基础上，经过进一步的思索与比较，认为档案学的逻辑起点应当界定为原始记录性材料内容的有用性。
首先，要探讨任何一门学科的逻辑起点都不可避免地要从该学科的基础性问题——定义谈起，档案学也不例外。目前档案界对档案的定义有很多，主要分为直观描述型的定义和抽象揭示型的定义。之所以有这么多种定义，主要原因就在于人们看待这一事物的侧重点不同。诚如列宁所言：“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”虽然定义很多，但都涉及了界定档案的一个最基本的限制因素：作为档案的事物必须是具有原始记录性的材料。这是一个充分非必要条件，也就是说不论是文本、图像、声音还是电子信息，只要具有原始记录性都有成为档案的可能。
原始记录性材料都可分成两个部分：一是内容的集合；二是实体的集合。新型的电子文件虽与传统的纸质文件有所不同，但仍必须存储在硬盘等一些载体上。正基于此冯湘君、刘新安提出了档案物质实体的双重构成理论，由此形成实体管理理论与信息整理理论并存的思想。但该观点仍有需要完善之处。作者在论文中曾指出“档案物质实体双重构成”所肯定的档案的物质实体属性以及用历史性原则构造档案的历史联系等，都是对经典档案学的继承和发展，也就是说档案物质实体双重构成是档案从产生之日起便具备了的性质。然而，为何从人类文明产生直到16世纪前期虽有档案整理工作却一直未形成一门学科，进而构成学科理论体系?是历史发展的偶然促成该学科的产生、发展还是由其他的原因引起的?众所周知，事物的发展是内因和外因共同起作用的结果，内因是事物变化发展的根据，外因是事物变化发展的条件，外因通过内因起作用。既然档案物质实体双重构成符合档案工作实际，而档案学又产生于近代，这是不是说明在档案物质实体双重构成的内部还有更核心的因素存在，并且随着时代的发展，当外部环境发生变化并不断作用于这一更核心的因素才促成了档案学的产生?如果这一假设正确，那么既找到了档案物质实体双重构成这一理论的落脚点，又证明了正是这一核心因素才真正促成了档案学的生成，理所当然，这一核心要素也才是真正的档案学的逻辑起点。基于这一思考，笔者首先考察了档案学产生的外部条件。就外国而言，近现代的档案学思想萌芽于16世纪——18世纪的欧洲，促使其产生的条件包括：第一，社会制度的变革。16世纪以后。欧洲一些国家的封建制度已经没落，资本主义制度逐步确立，社会的文化制度和科学技术等方面也发生了革命性的变化……工作业务不断发展，文件和档案数量迅速增加，这种变革直接催生了机关档案室的产生，由此，档案学赖以产生的基本社会制度条件和社会舆论条件已经具备；第二，档案工作的发展，纸质档案数量不断增加，对管理纸草档案、羊皮纸档案的方法提出了新的挑战，要求档案管理人员根据管理对象的变化寻求新的管理方法，由此一些国家的档案人员已经开始就档案学的一些基本理论问题展开研究。最终到19世纪，法国档案改革为欧洲档案学的形成奠定了重要基础，其主要标志是档案改革中提出并实践了档案学的三种思想理论，即档案馆事业是国家的一项独立事业，档案事业要实行集中统一管理原则，档案馆要实行向社会开放的原则。就国内而言，中国将有关档案现象作为一个独立性的专门问题进行科学系统的研究，则始于20世纪二三十年代，具体表现在：第一，行政效率运动是促使我国近代档案学思想产生的直接原因：第二，史学界整理明清历史档案和学术研究的需要，也是促进我国近代档案学思想产生的重要原因：第三，近代意义上的档案教育的创立，对促进档案学思想的产生也起到了积极的推动作用……由此可以看出，中外档案学产生有其共同之处：首先，社会制度发生变化，行政机构产生文件的数量急剧增加：其次，档案为大众服务这一思想初露端倪。
由此我们可以猜测，正是这两个主流的外部因素的出现并对原始记录性材料的内容和实体集合所包含的某一核心要素即内因的刺激，使内因发生作用才最终促成了档案学的产生。该核心要素到底是什么呢?我们再分析“作为档案的事物必须是具有原始记录性的材料”这一命题。该命题作为一个充分非必要条件表明，原始记录性材料的范围要大于档案。人们又是如何区分、辨别哪些原始记录性材料才能成为档案的呢?这涉及对相关材料的鉴定问题，而鉴定原始记录性材料能否成为档案的主要标准就是判断该材料是否具有档案价值。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体与客体之间的关系范畴。也就是说在原始记录性材料内容和实体集合的内部还存在“有用性”这一要素。“有用性”这一要素是包含在内容集合中还是在实体集合中。抑或存在于二者的交集之中呢?就档案价值而言，主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成价值的客观基础。这里的主体需要很明显是对内容集合而言的，而客体所包含的能满足主体的属性相对于档案的价值而言，也只能是其中的内容属性。至此，可以很明显地看出，在内容和实体集合的内部还存在“有用性”这一要素，它蕴含在内容集合之中。
“有用性”这一要素是否就是核心要素(即促使档案学产生的内因)，对此的论证主要需要解决两个问题：其一，该要素是否决定着内容集合的选取：其二。该要素是如何作用于内容集合，并与实体集合发 生联系进而促成档案学生成的。对于该要素是否决定着内容集合的选取与属性其实在档案的价值鉴定中已给出了答案，因为“档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性”。这就很明确地告诉我们，作为档案的有用性只能是对国家、社会组织和个人的有用性，也就是说当人们鉴定原始记录性材料中属于档案的那部分材料时，只需以有用性为指导进行鉴别和挑选即可。如果推理正确的话，那么该要素应作用于内容集合和实体集合并最终导致早期档案学理论体系的生成，事实是这样吗?内容集合广义上而言是指各种数据，若受有用性限制的话只能是信息，即满足主体特定需求的数据。实体集合就现代载体技术的发展水平而言可分为传统实体集合和非传统实体集合。传统实体集合主要指纸质、磁质等材料；非传统实体集合主要指电子文件、多媒体性质的材料。
从档案工作实践所表现的职能看，针对传统实体集合的整理。人们以“全宗理论”，“档案自然形成规律”理论为指导，形成了档案的收集、整理、鉴定、保管四大部分。从目的角度看，“全宗理论”主要是为了维护档案文件之间的历史联系和便于档案内在有用性的开发，“档案自然形成规律”理论则主要体现了原始记录性材料内容有用性的客观存在及其向档案的自然转化。所以，在这两大理论的指导下，档案的收集、整理、鉴定、保管工作中的原则、标准、要求等无一不体现出使“档案文件能够基本上满足档案用户的当前与长远的利用需求，提高库藏档案的整体质量，充分实现档案文件的积极作用。使档案文件保持最佳的价值状态”等特征。对于内容的管理在实际业务中又主要体现在检索、提供利用、编研和登记统计等四部分。从这四项业务的目的上分析，主要是为了促进档案资源的开发，以便更好地利用档案资源，更好地发挥档案的有用性。由此可以看出在档案的实体管理工作和内容管理工作中存在一共性的目的——通过管理以达到更好地发挥档案的有用性。这就暗示着与有用性同级的还存在一个影响档案有用性发挥的因素，即人们通过管理活动作用于该因素并最终影响到“有用性”这一要素，笔者姑且将其称之为“效能”(即档案有用性发挥的效率以及某种有用性能发挥到某种程度的能力)。由此反推，正是该因素与“有用性”相互作用，以有用性为主导(显然原始记录性材料中缺乏对国家、社会组织和个人有用性的材料将会被拒之门外或被淘汰出档案领域，也就是说有用性的存在决定着该材料是否有发挥其效能的必要。所以有用性是主导因素)演变发展出了早期档案学体系，至此该体系构架基本确立。而“有用性”这一要素的核心地位也已非常明确。如图(1)所示：
如此一来，有用性和效能之间的辩证关系及以有用性为主导在二者相互作用下所构成的档案学理论体系便一目了然。在文件档案产生的数量还很少并只为封建君主所使用的时代，档案的需求相应也少，需求也缺乏多样化，以致较低的利用效能并不能影响有用性的发挥。随着社会制度发生改变，文件档案的数量急剧增多，一方面更多的人有了利用档案的机会，另一方面人们对档案的各种各样的需求也在逐步扩大。这些需求就催生了档案内容的有用性与现实中人们对档案信息利用程度较低的矛盾，即形成了一种高需求低效能状态。对此，人们依据一定的原则对档案的实体集合和内容集合进行整理并借助于相应时代的技术手段和技术力量以期提高档案利用的效能。从而更深、更广地发掘档案的有用性。由于人们认识水平的局限性以及社会相关制度、社会发展水平的制约和技术发展水平的限制，使得有用性的发挥受到限制，二者之间互相作用，促进了档案工作和档案学的不断发展、完善。若从人类社会角度着眼，所有这些管理活动来源于以有用性为基础的人们的各种各样的需求，这些需求大体上可以分为个人需求、社会组织需求和国家需求，而导致这些需求产生的则是人类处于某一发展阶段的社会背景。对档案学体系而言，与内容有用性相呼应的外部结点就是一定社会背景下的各种需求，这二者的相互作用构成了当代档案学的基本理论体系。
2、基于内容有用性体系对档案学理论和档案工作实践的解读
2．1 对档案本质属性和档案工作实践的解读
如果依照上述的推理结果继续进行推理，则将对档案的本质属性作出新的定义与解释。所谓本质属性，就是一事物区别于其他事物的最具特点的性质呈现出来的解释。由于作为逻辑起点的东西在理论胚芽时期即包含着贯穿整个理论体系中的最基本的核心内容和主要观点，是理论的出发点、着眼点，又是理论的立足点和落脚点。所以档案的本质属性应存在于逻辑起点之内，并能区分别于其他相关事物。
作为原始记录性材料内容有用性的内部还可再细分为潜在的和已知的有用性，这二者之间以正比关系存在，且潜在的有用性为主动因子，已知的有用性为被动因子。当潜在的有用性不断增大(减小)时，已知的有用性也会随之增大(减小)并最终导致质变，其有用性的内容将以档案被利用的各种形式呈现出来。如图(3)所示：
该图并不一定是从原点开始的，而是从(x’，y’)(x’≥0)点开始运行的。由图可以很直观地看出，这种潜在的有用性随时间的动态变化，最终导致该材料发生两种变化：其一，存在一段时间，被销毁；其二，因其潜在有用性的增大或被认为其潜在的有用性已经存在或将长期存在，故直接进行长久保管。由此我们可以总结出档案的本质属性，即原始记录性材料内容潜在的有用性。基于上图我们就很容易地揭示档案和文件的关系：当文件还处于现行阶段时，即已知的有用性v’>0，此时x’大于0或者等于’。
2．1．1 若x’一直为0，则当v’等于0时文件被销毁。
2．1．2 当已知的有用性(v’)逐渐减小至0，潜在的有用性(x’)凸显出来时，可由此图显示其发展变化的规律。在此阶段，当文件的潜在有用性再次降为O时，该文件将被销毁。当潜在有用性不断增大时，必将在某一时刻发生质变，其内容将再次以文件或其他形式展现出来。如学籍档案中的考试分数、就读院校等内容将以新的证明文件的形式发挥其凭证作用，或者在发生产权纠纷时具有凭证价值的档案材料按规定的形式形成新的证据性文件等。当这些文件的现行有用性消失后又将按照上图的形式再次循环。
2．1．3 在档案界还存在一种现象，如一些文件在发布之前或同时，其在形成过程中产生的一系列材料已经作为档案保存了。这种情况在文书档案中大量存在，类似的现象还存在于基建档案中。底图并不用于施工便作为档案保存，而施工过程中则只依据蓝图并在工程结束后存档。这二者似乎体现出这样一种现象，档案产生在文件之前，在社会活动中使用的 只不过是档案的复印件，因为文件的定稿、底图还未经发挥效用就已经进入了保存阶段。其实，这只是表面现象。如果依据图(3)进行分析的话，很容易看出，这类文件在产生过程中人们就已经意识到其内容的重要性，并且这种重要性在未来非常长的一段时间内将不会消失，即潜在的有用性在文件产生的同时已经显现，此时人们是将x’＞0作为前提条件进行处理的。公布、使用的文件也不能简单地作为复印件看待和处理，这是因为正式文件所具备的权力。行使的职能是底稿、底图所不具有的。正本生成前所形成的一系列文件对正本具有印证性，而正本本身因含有底图、底稿等所不具备的性质故而也具有原始的凭证性，这也是为什么正本、蓝图等在职能行使完毕之后依然作为档案进行保存的原因。
由此也可看出，0－x’这段区间为档案室或资料室阶段，潜在的有用性逐渐降低将直接导致将文件或部分档案淘汰。x’－x这一阶段则为档案馆阶段，其档案的潜在有用性恒大于零，也就是说必须对其进行长期和永久保管，这恰与我国综合档案馆馆藏均为具有长久保存价值档案这一事实相吻合。
2．2 对文件与档案关系的解读
胡鸿杰在《论档案学的逻辑起点》一文中指出“我们所说的档案，就其主要成分而言，实际上不过是文件某一特定阶段的存在状态：不论档案学的研究者承认与否。档案管理的基本内容都是针对文件构建的……文件的方式是人们从事管理活动最一般的活动方式，档案的一些基本属性实际上是对文件属性的一种‘继承’”。刘东斌也指出，“档案的本质属性应该具有排他性，是惟档案独有的……如果坚持传统的‘档案是由文件转化来的’，文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华的观点，那么否定档案的本质属性是原始记录性的认识也就是‘正确’的了”。如果这些观点成立，那么原始记录性是档案本质属性的说法将不成立。笔者将原始记录性材料内容潜在有用性作为档案本质属性的观点，是将前提条件放在一个比档案更大的集合中来界定档案本质属性的，较之传统的从档案定义本身出发界定档案的本质属性的方法而言，能更好地和其他事物进行联系、对比，不至于将档案和文件的共性作为档案的本质属性，而且此观点在实际工作中也能很好地区分档案与文件及其他与档案有联系的非档案性材料。
如在实际工作中要区分文件与档案，文件是否应该保存或归档只要看其内容的已知有用性是否消失并同时判断其是否具有潜在的有用性。如果在文件的现行阶段潜在有用性已经显现，则可直接进行保存或归档，若该文件的潜在有用性在文件的现行阶段并不明显可以在档案室或资料室存放一段时间并再次进行确定即可。据此则不必针对“原始记录性”进行讨论，从这个角度还可以将档案馆看成是维持具有“原始记录性”这一特定事物的专门机构。档案因其具有文件所不具备的潜在有用性的观点，可以很好地解释文件和档案现象并能更明确地指导现实工作。