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[摘要]随着计算机技术的发展和广泛应用，很多交流和沟通的方式都由传统的纸质形式走向以计算机为中介，以文字、图像、声音等为表现形式的电子文档。电子文档从起草、修改到印发都在计算机上进行，更便于修改和复制，从而提高了档案信息的时效性。文章主要分析档案信息电子化的现状及其管理采取的对策等几方面问题。
[关键词]档案信息 电子化 电子文件
中图分类号：N99 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）05-0151-01
一、电子文件含义
所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同層次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。在档案业务管理工作中，电子文件对其有着深远影响。电子文件的特点：电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对环境的温湿度、防磁性等条件有较高的要求；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，同时，在电子化建设过程中也融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这样就使档案工作中的科技含量显著增加。总之，档案信息电子化的不断推进，必将推动起整个档案管理工作的开展。
二、档案信息电子化的现状
（一）目前为止，我国还没有建立起一个达到数据交换的机读目录档案系统，并且档案信息系统及网络建设形式各行其是，在规范性、开发性、服务性、共享性等多个方面都不尽如人意，不能适应档案信息资源共享的要求。
（二）档案软件缺少信息管理功能，不具备通用性。另外，档案部门所使用的计算机型号不一，规格也各不相同，所开发出来的软件不能通用，也没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，所以就不能利用电脑完成信息管理工作，严重制约了档案信息电子化的进程。
（三）标准化、规范化工作需要进一步提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但是由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，系统软件移植性差；档案自动仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也影响了档案信息工作电子化。
（四）档案的技术标准和组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘。而目前使用的档案整理、分类方法以及有关规定已经不能适应，急需改变。
（五）档案信息资源建设严重滞后。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础，在实践操作中受到档案法规不完善、相关制度不健全、档案鉴定工作流于形式、宏观规划与协调机制欠缺等多个方面问题的影响，导致了馆藏档案数量剧增，档案库房变得紧张；还出现了因大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房矛盾的局面。
（六）档案信息管理相关人员的素质还需提高。要实现档案信息电子化，就需要现代化的人，档案信息管理人员不能只局限于一般的计算机操作，更该具备的是较高的知识层次和先进技术水平。如今我国有许多档案部门仍然缺乏现代高技术人才，信息处理复合型人才奇缺。档案部门引进了很多现代化设备却不能充分发挥出作用，因此档案信息电子化更无从谈起。
三、档案信息电子化的主要作用
档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用，主要有以下几个方面：
（一）充分发挥出了计算机的潜能，提高了利用率。大多数基层档案馆对计算机的应用单一，其功能得不到发挥，由于利用率低造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，使先进的现代设备做不到物尽其用。
（二）档案信息电子化，可一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，改变了信息加工受经费限制的局面，不仅扩大了档案信息的社会影响，同时也拓宽了服务范围。
（三）缩短了二次文献信息的加工时间，并全面提高了档案信息的时效性。档案信息电子化，编者直接利用机读形式的档案，再利用电脑的功能完成信息加工工作程序，对二次文献进行快捷地出版。
（四）档案信息电子化，使档案信息顺利地与最新技术接轨，为“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
四、档案信息电子化管理采取的对策
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，这样就与纸质文件一样能发挥出社会效用。
（二）建立档案信息管理的电子数据库。按照国家档案管理的政策、标准、规范，选择或开发档案管理软件，统一档案电子化的格式；集中人员突击做好历史积累下来的纸质档案的电子化转换工作，全部转换成电子档案，存入档案数据库。
（三）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能长期保存，这是由于所读出的信息是无接触式的，也就不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。总之，电子文件中对原始信息的长期保存是档案工作者必须深入研究的一个重要课题。对于那些需要长久保存的电子文件，必须要进行复制，以防信息丢失或损坏。
（四）建立电子档案管理制度。通过建立统一的电子档案管理制度，规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散问题，从根本上确保历史档案资料的完整。
（五）档案管理向立体化方向发展。过去的档案管理是呈直线状态的，但是人们日益对服务工作开始重视起来，因此，利用工作和其它基础工作构成一个平面。出现的这种平面结构反映的只是纸质档案的情况，在电子文件的介入后，档案种类明显在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
（六）电子档案管理人员的知识改革十分重要。目前，我国档案人员要更好的适应信息技术和档案事业发展的需求，就要积极采取有利措施，抓好知识更新、引进、消化，使档案人员的知识更为广博。所以，加快电子档案管理人员的知识改革成为了档案工作技术革命的最有效对策。
[关键词]档案信息 电子化 电子文件
中图分类号：N99 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）05-0151-01
一、电子文件含义
所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同層次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。在档案业务管理工作中，电子文件对其有着深远影响。电子文件的特点：电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对环境的温湿度、防磁性等条件有较高的要求；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，同时，在电子化建设过程中也融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这样就使档案工作中的科技含量显著增加。总之，档案信息电子化的不断推进，必将推动起整个档案管理工作的开展。
二、档案信息电子化的现状
（一）目前为止，我国还没有建立起一个达到数据交换的机读目录档案系统，并且档案信息系统及网络建设形式各行其是，在规范性、开发性、服务性、共享性等多个方面都不尽如人意，不能适应档案信息资源共享的要求。
（二）档案软件缺少信息管理功能，不具备通用性。另外，档案部门所使用的计算机型号不一，规格也各不相同，所开发出来的软件不能通用，也没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，所以就不能利用电脑完成信息管理工作，严重制约了档案信息电子化的进程。
（三）标准化、规范化工作需要进一步提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但是由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，系统软件移植性差；档案自动仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也影响了档案信息工作电子化。
（四）档案的技术标准和组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘。而目前使用的档案整理、分类方法以及有关规定已经不能适应，急需改变。
（五）档案信息资源建设严重滞后。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础，在实践操作中受到档案法规不完善、相关制度不健全、档案鉴定工作流于形式、宏观规划与协调机制欠缺等多个方面问题的影响，导致了馆藏档案数量剧增，档案库房变得紧张；还出现了因大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房矛盾的局面。
（六）档案信息管理相关人员的素质还需提高。要实现档案信息电子化，就需要现代化的人，档案信息管理人员不能只局限于一般的计算机操作，更该具备的是较高的知识层次和先进技术水平。如今我国有许多档案部门仍然缺乏现代高技术人才，信息处理复合型人才奇缺。档案部门引进了很多现代化设备却不能充分发挥出作用，因此档案信息电子化更无从谈起。
三、档案信息电子化的主要作用
档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用，主要有以下几个方面：
（一）充分发挥出了计算机的潜能，提高了利用率。大多数基层档案馆对计算机的应用单一，其功能得不到发挥，由于利用率低造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，使先进的现代设备做不到物尽其用。
（二）档案信息电子化，可一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，改变了信息加工受经费限制的局面，不仅扩大了档案信息的社会影响，同时也拓宽了服务范围。
（三）缩短了二次文献信息的加工时间，并全面提高了档案信息的时效性。档案信息电子化，编者直接利用机读形式的档案，再利用电脑的功能完成信息加工工作程序，对二次文献进行快捷地出版。
（四）档案信息电子化，使档案信息顺利地与最新技术接轨，为“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
四、档案信息电子化管理采取的对策
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，这样就与纸质文件一样能发挥出社会效用。
（二）建立档案信息管理的电子数据库。按照国家档案管理的政策、标准、规范，选择或开发档案管理软件，统一档案电子化的格式；集中人员突击做好历史积累下来的纸质档案的电子化转换工作，全部转换成电子档案，存入档案数据库。
（三）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能长期保存，这是由于所读出的信息是无接触式的，也就不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。总之，电子文件中对原始信息的长期保存是档案工作者必须深入研究的一个重要课题。对于那些需要长久保存的电子文件，必须要进行复制，以防信息丢失或损坏。
（四）建立电子档案管理制度。通过建立统一的电子档案管理制度，规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散问题，从根本上确保历史档案资料的完整。
（五）档案管理向立体化方向发展。过去的档案管理是呈直线状态的，但是人们日益对服务工作开始重视起来，因此，利用工作和其它基础工作构成一个平面。出现的这种平面结构反映的只是纸质档案的情况，在电子文件的介入后，档案种类明显在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
（六）电子档案管理人员的知识改革十分重要。目前，我国档案人员要更好的适应信息技术和档案事业发展的需求，就要积极采取有利措施，抓好知识更新、引进、消化，使档案人员的知识更为广博。所以，加快电子档案管理人员的知识改革成为了档案工作技术革命的最有效对策。